Jak prawidłowo wybrać dostawcę, czyli zakupy w projekcie

Prezentacja na temat: "Jak prawidłowo wybrać dostawcę, czyli zakupy w projekcie"— Zapis prezentacji:

1

2 Jak prawidłowo wybrać dostawcę, czyli zakupy w projekcie
współfinansowanym w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata Agnieszka Skraba Dolnośląska Instytucja Pośrednicząca

3 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r.
RPO WD / 4 Podstawa prawna Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.[) Wytyczne programowe Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad udzielania zamówień i wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych w projektach realizowanych w ramach Priorytetów 1-9 RPO WD Obowiązuje wersja Wytycznych wg dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. Dostępne na stronie internetowej Str. 3/66

4 Tryb uproszczony – opcjonalnie - zamówienia o wartości do 20 tys. PLN
Zasady ogólne / 1 Tryb podstawowy udzielania zamówień – obligatoryjnie - zamówienia o wartości powyżej 20 tys. PLN Tryb uproszczony – opcjonalnie - zamówienia o wartości do 20 tys. PLN Str. 4/66

5 PREFEROWANA FORMA - INTERNET
Zasady ogólne / 2 Wnioskodawca/Beneficjent zapewnia zachowanie zasady przejrzystości i jawności prowadzonego postępowania, w szczególności poprzez zagwarantowanie wszystkim potencjalnym wykonawcom odpowiedniego poziomu upublicznienia zapytania ofertowego umożliwiającego rynkowi otwarcie na konkurencję w taki sposób, że Wnioskodawca/Beneficjent publikuje, wystarczająco dostępnie, zapytanie ofertowe przed udzieleniem zamówienia. PREFEROWANA FORMA - INTERNET Obowiązek upublicznienia dotyczy w szczególności: zapytania ofertowego przed udzieleniem zamówienia, informacji o dokonanym wyborze najbardziej korzystnej ekonomicznie i jakościowo oferty, Str. 5/66

6 Dobry przykład upublicznienia
Str. 6/66

7 Dobry przykład upublicznienia
Str. 7/66

8 Dobry przykład upublicznienia
Str. 8/66

9 Zły przykład upublicznienia (dokumentowania)
Str. 9/66

10 JEST TO NARUSZENIE ZASADY RÓWNOŚCI SZANS.
Zasady ogólne / 3 UWAGA! Upublicznieniu (w takiej samej formie co zapytanie ofertowe) podlegają również inne informacje mogące mieć wpływ na wynik postępowania tj. zmiany w treści zapytania ofertowego (termin i miejsce składania ofert, zmiana opisu przedmiotu zamówienia) NIE JEST UPUBLICZNIENIEM PRZEKAZANIE INFORMACJI (NP. DROGĄ TELEFONICZNĄ, LISTOWNĄ LUB MAILOWĄ) JEDYNIE WYBRANYM 2-3 POTENCJALNYM OFERENTOM! JEST TO NARUSZENIE ZASADY RÓWNOŚCI SZANS. Str. 10/66

11 Zasady ogólne / 4 Minimalny czas upublicznienia zapytania ofertowego, nie może być krótszy niż 3 dni robocze od dnia ukazania się upublicznionego zapytania ofertowego. Terminy liczy się zgodnie z kodeksem cywilnym, tzn. od dnia następnego po zaistnieniu zdarzenia. W praktyce zapis wytycznych oznacza minimalny termin na składanie ofert, jaki należy wskazać w zapytaniu. Przykład: zapytanie upublicznione w dniu musi mieć wskazany termin składania ofert co najmniej do r. Str. 11/66

12 Zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej następujące elementy:
Elementy zapytania ofertowego / 1 Zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej następujące elementy: nazwę (firmę) i adres (siedzibę) Wnioskodawcy/Beneficjenta, tytuł realizowanego projektu lub który zamierza realizować w ramach RPO WD (działanie i Priorytet), opis przedmiotu zamówienia, opis sposobu obliczenia ceny, NP. „CENA POWINNA ZAWIERAĆ WSZYSTKIE KOSZTY ZWIĄZANE Z DOSTAWĄ, WYMAGA SIĘ PODANIA CENY NETTO ORAZ WYSOKOŚCI PODATKU VAT” MUSI BYĆ JASNE, CZY JEST TO CENA JEDNOSTKOWA, CZY WARTOŚĆ CAŁOŚCI ZAKRESU DOSTAWY; CENA NETTO CZY CENA BRUTTO. termin i miejsce wykonania zamówienia, rodzaje kryteriów oraz opis kryteriów, którymi Wnioskodawca/Beneficjent będzie się kierować przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia (wagi) tych kryteriów i sposobu oceny ofert (np. punktacji), Str. 12/66

13 KRYTERIA MUSZĄ BYĆ MIERZALNE I MOŻLIWE DO WERYFIKACJI.
Elementy zapytania ofertowego / 2 KRYTERIUM OBOWIĄZKOWYM JEST ZAWSZE CENA (NIE MUSI BYĆ ONA JEDNAK KRYTERIUM NAJWAŻNIEJSZYM). NALEŻY PODAC WSZYSTKIE KRYTERIA, KTÓRE PODLEGAĆ BĘDĄ OCENIE ORAZ ICH WAGI I SPOSÓB PUNKTOWANIA POSZCZEGÓLNYCH KRYTERIÓW. KRYTERIA MUSZĄ BYĆ MIERZALNE I MOŻLIWE DO WERYFIKACJI. miejsca, sposobu i terminu składania ofert, opis warunków udziału w postępowaniu, jeżeli Wnioskodawca/Beneficjent chce określić takie warunki, WARUNKI UDZIAŁU NIE MOGĄ DYSKRYMINOWAĆ OFERENTÓW logotypy obowiązujące w ramach RPO WD Str. 13/66

14 Dobry przykład zapytania / 1
Str. 14/66

15 Dobry przykład zapytania / 2
Str. 15/66

16 Dobry przykład zapytania / 3
Str. 16/66

17 Zły przykład zapytania
Str. 17/66

18 Zasada ochrony uczciwej konkurencji / 1
Spełnienie zasady ochrony uczciwej konkurencji następuje poprzez zakaz m.in.: 1) stosowania oznaczenia towarów lub usług wprowadzających w błąd; Opis przedmiotu zamówienia musi być na tyle dokładny, aby jasne było, co, ile i o jakich parametrach ma być przedmiotem oferty. Należy przy tym zwrócić uwagę, aby wymagane parametry były nie gorsze niż te opisane we wniosku aplikacyjnym. Str. 18/66

19 Zasada ochrony uczciwej konkurencji / 2
2) tworzenie nieuzasadnionych przeszkód dla konkurencji w dostępie do zamówienia, w szczególności przez wskazanie znaków towarowych lub handlowych, marki, patentów, typów, rodzajów lub źródła pochodzenia bądź produkcji, które mogłyby prowadzić do nieuzasadnionego i nieobiektywnego uprzywilejowania lub wyeliminowania z postępowania podmiotów lub robót, dostaw, usług (chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia bądź Wnioskodawca/Beneficjent nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą wystarczająco dokładnych określeń) i  niedopuszczenie możliwości składania ofert równoważnych Przykład: Beneficjent wskazał konkretny model i typ stacji roboczej, bez jednoznacznego wskazania możliwości składania ofert równoważnych i bez podania warunków równoważności, tłumacząc ten fakt podaniem rozwiązania przykładowego. Komputer nie jest przypadkiem specjalistycznego charakteru zamówienia – na rynku dostępne są urządzenia o zbliżonych parametrach i możliwościach, bez problemu można też opisać przedmiot zamówienia używając jedynie jego parametrów brzegowych np. procesor nie gorszy niż…, pamięć RAM minimum 4 GB, itp. Str. 28/66

20 Zasada ochrony uczciwej konkurencji / 3
W PRZYPADKU UŻYCIA NAZWY, PRODUCENTA LUB TYPU (JEŻELI JEST TO BEZWZGLĘDNIE KONIECZNE), WYMAGA SIĘ RÓWNIEŻ UŻYCIA SFORMUŁOWANIA „LUB RÓWNOWAŻNE” (ALBO PODOBNEGO), PRZY CZYM NALEŻY RÓWNIEŻ PODAĆ, CO BENEFICJENT UWAŻA ZA PRZEDMIOT RÓWNOWAŻNY (NP. „NIE GORSZY NIŻ …”, „PARAMETRY NIE MNIEJSZE NIŻ…, ITP.) SPECYFIKA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, KTÓRA DOPUSZCZA PODANIE KONKRETNEJ NAZWY I TYPU, TO NP. ZAKUP ŚRODKA TRWAŁEGO/WARTOŚCI NIEMATERIALNEJ I PRAWNEJ KOMPATYBILNEGO (NP. PODZESPOŁU) Z POSIADANYM LUB KUPOWANYM RÓWNOLEGLE, NIE MAJĄCEGO ODPOWIEDNIKA ZA INTEGRALNĄ CZĘŚĆ ZAPYTANIA OFERTOWEGO (W TYM OPISU PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA) UWAŻA SIĘ RÓWNIEŻ WSZELKIE ZAŁĄCZNIKI TYPU PROJEKT BUDOWLANY, KOSZTORYS INWESTORSKI, ITP. UWAGA NA NAZWY WŁASNE UŻYTE W TYCH DOKUMENTACH! Str. 31/66

21 Zasada ochrony uczciwej konkurencji / 4
KONFLIKT INTERESÓW Wnioskodawca / beneficjent zobowiązany jest do dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów, rozumianego jako brak bezstronności i obiektywizmu przy wyłanianiu wykonawcy do realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych w ramach realizowanego projektu. Za konflikt interesów uważa się w szczególności: zakup od osób z najbliższej rodziny, zakup od podmiotów powiązanych osobowo lub kapitałowo z beneficjentem Str. 32/66

22 Wymaga się zachowania równości szans na rynku ofert poprzez:
Porównanie i wybór ofert / 1 Wymaga się zachowania równości szans na rynku ofert poprzez: porównanie co najmniej 2 ważnych ofert pochodzących od różnych wykonawców, na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, w oparciu o określone kryteria. W przypadku niewpłynięcia wymaganej ilości ofert (w tym żadnej oferty) w postępowaniu: Wnioskodawca/Beneficjent (zamawiający) dokonuje wyboru dowolnego wykonawcy, który spełnia wszystkie kryteria i warunki określone w zapytaniu ofertowym będącym podstawą wyłonienia wykonawcy. W powyższej sytuacji, uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną. W takim przypadku, konieczne jest przedstawienie przez Wnioskodawcę/Beneficjenta pisemnego oświadczenia o wystąpieniu, według stanu na dzień wskazania dowolnego wykonawcy, ww. obiektywnej przesłanki oraz pisemnego uzasadnienia wyboru takiego trybu zlecenia zamówienia. Str. 33/66

23 Porównanie i wybór ofert / 2
W PRAKTYCE OZNACZA TO WYMÓG UPUBLICZNIENIA ZAPYTANIA OFERTOWEGO I W PRZYPADKU POZYSKANIA JEDYNIE JEDNEJ WAŻNEJ OFERTY (LUB ŻADNEJ), DOKONANIE ZAKUPU OD DOWOLNEGO DOSTAWCY (POD WARUNKIEM, ŻE KUPIMY PRZEDMIOT OPISANY W ZAPYTANIU OFERTOWYM). Str. 34/66

24 Porównanie i wybór ofert / 3
Oferta ważna to nie (tylko) oferta ze wskazanym terminem ważności, ale spełniająca wszelkie warunki wskazane w zapytaniu ofertowym, w szczególności wymagania (parametry) techniczne określone dla przedmiotu zamówienia. Także oferta złożona w terminie! Należy zadbać, aby wszystkie informacje umożliwiające weryfikację kryteriów ważności znalazły się w samej ofercie lub w dokumentach powiązanych. Zaleca się stosowanie formularzy ofertowych, wzorów ofert, specyfikacji (zwłaszcza w przypadku zamówień na roboty budowlane), stanowiących załącznik do zapytania ofertowego. Str. 35/66

25 Tryb podstawowy - sytuacje wyjątkowe
W przypadku, gdy ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia lub brak konkurencji na danym rynku (lokalnym, regionalnym, krajowym, zagranicznym, itp.) stwierdzonej w wyniku dokonanej analizy tego rynku lub szczególne okoliczności nie jest możliwe porównanie co najmniej 2 ważnych ofert, dopuszcza się, w drodze wyjątku, wybór jednej ważnej oferty, bądź skierowanie zapytania ofertowego do jednego wykonawcy, spełniającego wszystkie kryteria i warunki określone w  Wytycznych oraz w pierwotnym zapytaniu ofertowym będącym podstawą wyłonienia wykonawcy. W takim przypadku, konieczne jest przedstawienie przez Wnioskodawcę/Beneficjenta pisemnego oświadczenia o wystąpieniu, według stanu na dzień wyboru jednej ważnej oferty, bądź skierowania zapytania ofertowego, ww. obiektywnej przesłanki oraz pisemnego uzasadnienia wyboru takiego trybu zlecenia zamówienia. NP. JEDYNY DOSTAWCA NA RYNKU, PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA OBJĘTY PATENTEM, ITP. TAKĄ PRZESŁANKĄ MOŻE BYĆ TEŻ ZAKUP UŻYWANYCH ŚRODKÓW TRWAŁYCH (O ILE ICH PODAŻ NA RYNKU JEST OGRANICZONA). W TRYBIE TYM NIE JEST KONIECZNE UPUBLICZNIANIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO. NIEMNIEJ, ZALECA SIĘ DOKONANIE UPUBLICZNIENIA W KAŻDYM PRZYPADKU. Str. 47/66

26 W przypadku zamówień o wartości do 20.000 PLN
Uproszczony tryb - zamówienie o wartości do PLN W przypadku zamówień o wartości do PLN Wnioskodawca/Beneficjent może zastosować uproszczony tryb procedury udzielania zamówień i wyboru wykonawcy, odstępując od obowiązku upublicznienia zapytania ofertowego i porównania co najmniej 2 ważnych ofert pochodzących od różnych wykonawców oraz zastąpić go inną formą porównania lub udokumentowania oceny danej dostawy, usługi, roboty budowlanej, obowiązującej w dniu jej zakupu na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty i w oparciu o określone kryteria. Wnioskodawca/Beneficjent zobowiązany jest jednak do zachowania trybu pisemnego prowadzonego postępowania, który w tym przypadku polega np. na: zgromadzeniu i porównaniu ofert dostępnych na rynku (bez wskazywania ich minimalnej liczby oraz uznaniu na potrzeby niniejszych Wytycznych - za oferty również te, które nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu art. 543 Kodeksu cywilnego, czyli oferta ze strony internetowej/sklepu internetowego, gazetka promocyjna sieci handlowych lub sklepów, katalogi/foldery/broszury reklamowe, itp.) i sporządzeniu notatki z przeprowadzonego badania rynku, badania telefonicznego, internetowego cen rynkowych, itp. Str. 51/66

27 Uproszczony tryb - zamówienie poniżej 20 000 PLN - ASORTYMENT
Wnioskodawca/Beneficjent realizujący zamówienia na usługi, dostawy, roboty budowlane w ramach projektu, dotyczące jednolitego asortymentu pochodzącego łącznie od jednego lub kilku wykonawców usług, dostaw, robót budowlanych uwzględnia przy tym zakaz dzielenia zamówienia na części lub zaniżania jego wartości w celu zastosowania uproszczonej procedury udzielenia zamówienia i wyboru wykonawcy oraz uniknięcia stosowania procedur określonych w Wytycznych. W tym celu Wykonawca/Beneficjent, udzielając zamówienia ma obowiązek sumowania w ramach projektu łącznej wartości usług, dostaw lub robót budowlanych należących do danego asortymentu. Str. 55/66

28 ASORTYMENT POD UWAGĘ BIERZE SIĘ KATEGORIĘ W DANEJ GRUPIE AKTUALNEJ PKWiU OZNACZONĄ SYMBOLEM PIĘCIOCYFROWYM Przykład: Pozostałe roboty związane z wykładaniem podłóg i ścian, włączając tapetowanie Roboty związane z wykładaniem podłóg i ścian lastryko, marmurem, granitem lub łupkiem Pozostałe roboty związane z wykładaniem podłóg i ścian (włączając tapetowanie), gdzie indziej niesklasyfikowane Str. 56/66

29 Uproszczony tryb - zamówienie poniżej 20 000 PLN
UWAGA ! WYBÓR TRYBU UPROSZCZONEGO (O ILE WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA NA TO POZWALA) NALEŻY DO BENEFICJENTA, JEDNAK W PRZYPADKU DECYZJI O PRZEPROWADZENIU POSTĘPOWANIA WG NORMALNEGO TRYBU, W CELU UZNANIA JEGO PRAWIDŁOWOSCI NALEŻY PRZESTRZEGAĆ WSZYSTKICH WYMAGANYCH WYTYCZNYMI ZASAD (NAWET JEŚLI Z UWAGI NA WARTOŚĆ PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA MOŻLIWE BYŁOBY ZASTOSOWANIE TRYBU UPROSZCZONEGO) Str. 57/66

30 Dokumentowanie procesu udzielania zamówień / 1
NA WNIOSKODAWCY / BENEFICJENCIE SPOCZYWA OBOWIĄZEK UDOWODNIENIA SPEŁNIENIA WYMOGÓW ZWIĄZANYCH Z PROCEDURĄ UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ: obowiązek dokumentowania, przechowywania i okazywania instytucjom kontrolującym dokumentów i dowodów potwierdzających, udokumentowaniu procedury udzielenia zamówienia służy ponadto Karta zamówienia A, która stanowi Załącznik nr 1 do Wytycznych. Str. 58/66

31 Inne przykłady nieprawidłowości związanych z wyborem dostawców:
Najczęściej popełniane błędy Inne przykłady nieprawidłowości związanych z wyborem dostawców: brak dokumentacji z postępowań (zapytań, ofert, dowodów upublicznienia zapytania i dokonanego wyboru), różne wersje tych samych dokumentów! (zwłaszcza różna treść zapytań i ofert), brak potwierdzenia rzeczywistego terminu wpływu oferty (WAŻNE, JEŚLI OFERTA MA DATĘ ZBIEŻNĄ Z OSTATECZNYM TERMINEM ICH SKŁADANIA WSKAZANYM W ZAPYTANIU), oferta adresowana na inną firmę (występuje, jeśli beneficjent prowadzi również działalność pod inną firmą lub jest powiązany z innym przedsiębiorstwem/grupą przedsiębiorstw), błędne przeliczenie wartości ofert złożonych w obcej walucie (wg innego niż wskazany w zapytaniu kursu) błędne określenie wartości oferty - istotne w przypadku ofert opcjonalnych (np. dodatkowe wyposażenie, osprzęt, itp.) Str. 64/66

32 Dostępny na stronie www.dip.dolnyslask.pl
Korekty finansowe Za naruszenia procedury wyboru wykonawców (przeprowadzanej zarówno w oparciu o ustawę PZP, jak i Wytyczne IZ), nakładane są korekty finansowe w oparciu o dokument pn. Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE (tzw. Taryfikator) Dostępny na stronie Str. 65/66

33 DOLNOŚLĄSKA INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA
ul. Strzegomska 2 - 4 Wrocław tel (-14) DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ !