Benchmarking – narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

PROJEKT ŚLĄSKIEGO ZWIĄZKU GMIN I POWIATÓW Nad wypracowaniem narzędzi pracują: Katarzyna Topolska – Ciuruś, ekspert ds. przygotowania innowacji ze specjalizacją w zakresie zarządzania jednostką finansów publicznych, dyrektor Urzędu Miejskiego w Gliwicach Tomasz Skalski, ekspert ds. przygotowania innowacji ze specjalizacją w zakresie komunikacji społecznej, adiunkt w Instytucie Socjologii na Uniwersytecie Śląskim Marcin Sakowicz, ekspert ds. przygotowania innowacji ze specjalizacją w zakresie zarządzania procesami, adiunkt Krajowej Szkoły Administracji Publicznej oraz Szkoły Głównej Handlowej Beata Bujak – Szwaczka, ekspert ds. ewaluacji ze specjalizacją w zakresie zarządzania procesami, prowadzi działalność ewaluacyjną projektów w ramach własnej firmy Stanisław Tamm, ekspert ds. ewaluacji ze specjalizacją w zakresie zarządzania jednostką finansów publicznych z doświadczeniem praktycznym, sekretarz Miasta Poznań Za koordynację projektu odpowiedzialny jest Mariusz Śpiewok

BENCHMARKING „Benchmarking to metoda porównywania własnych rozwiązań z najlepszymi oraz ich udoskonalania przez uczenie się od innych i wykorzystywanie najlepszych doświadczeń” [Wawak S., Zarządzanie jakością. Teoria i praktyka, s.138, 2002]]

KONTROLA ZARZĄDCZA Ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy

BUDŻET ZADANIOWY Prawdopodobny termin wdrożenia budżetów zadaniowych w samorządach w efekcie ustawowego obowiązku to 2014 rok Z ankiet przeprowadzonych wśród jednostek samorządu, które wdrożyły budżet zadaniowy wynika, że szczególnego wysiłku wymaga: – proces hierarchizacji zadań, – definiowanie wskaźników efektywności Źródło: portal www.budzet-zadaniowy.com

BENCHMARKING A CEL KONTROLI ZARZĄDCZEJ Czy istnieje realna szansa na skuteczniejszą realizację zadania i celu? Czy są jednostki, których wyniki wskazują wyraźnie, że zadanie może być realizowane skuteczniej? Skutecznie czyli oszczędnie? Jak zadanie jest realizowane w jednostkach osiągających lepsze wyniki? Czy skutecznie realizujemy zadania i cele? Skutecznie czyli efektywnie? Skutecznie czyli terminowo? Czy w oparciu o wyniki innej jednostki powinien zostać zweryfikowany cel w mojej jednostce? Czy w oparciu o informacje o sposobie realizacji zadania w innej jednostce powinienem uruchomić zmianę? Skutecznie czyli zgodnie z prawem?

BENCHMARKING A STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ WYMAGANIA „Za najistotniejszy element kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej lub samorządowych jednostek organizacyjnych należy uznać system wyznaczania celów i zadań dla jednostek w danym dziale administracji rządowej lub samorządowych jednostek organizacyjnych, a także system monitorowania realizacji wyznaczonych celów i zadań” FAKTY Formułowanie celów i mierników realizacji celów stanowi nadal wyzwanie dla zarządzających na każdym szczeblu zarządzania w administracji. Projekt benchmarkingowy wg koncepcji ŚZGiP ma na celu wypracowanie narzędzia wsparcia systemów realizacji kontroli zarządczej w urzędach poprzez: pomoc w formułowaniu celów i sposobów ich monitorowania dla wybranych procesów zachodzących w urzędach oraz definiowania ryzyka osiągania celów na etapie planowania zmian [standard: cele i zarządzania ryzykiem]; zapewnienie systemu wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (innymi jednostkami) mogącymi mieć istotny wpływ na osiąganie celów i realizację zadań poprzez poszukiwanie najlepszych rozwiązań i propagowanie doświadczeń [standard: informacja i komunikacja]; systemowe przygotowania kadry zarządzającej do realizacji kontroli zarządczej [standard: środowisko wewnętrzne]

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI W PROJEKCIE ŚZGiP PROJEKT INNOWACYJNY A WDROŻENIE INNOWACJI Istotą projektu innowacyjnego jest wypracowanie metody, narzędzia, którego wykorzystaniem jednostki administracji publicznej będą zainteresowane po zakończeniu projektu. Na każdym etapie projektu innowacyjnego (etap przygotowania innowacji i etap upowszechnienia i włączania innowacji) rolę uczestników projektu można określić jako konsultacyjno-testującą. Udział jednostek w projekcie ma zapewnić, że zaproponowana formuła benchmarkingu wraz z metodą jego wdrażania (uwzględniającą poszerzenie kompetencji kadry zarządzającej w zakresie wybranych elementów kontroli zarządczej) będzie narzędziem „szytym na miarę” potrzeb i możliwości jednostek, do których jest kierowana.

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI W PROJEKCIE ŚZGiP KROK 1 Dobór grupy benchmarkingowej – urzędy miast na prawach powiatów, urzędy gmin i starostwa powiatowe ISTOTA NA ETAPIE PRZYGOTOWYWANIA INNOWACJI (projekt innowacyjny) Kładziemy nacisk na praktyczny wymiar innowacji. Informacja zwrotna od uczestników projektu będzie podstawowym źródłem wypracowania założeń. Stąd na tym etapie poszukujemy jednostek/pracowników zainteresowanych i zaangażowanych w rozwiązania systemowe w jednostkach z zakresu zarządzania. ISTOTA NA ETAPIE TESTOWANIA (projekt innowacyjny) Weryfikujemy założenia teoretyczne w praktyce w dwóch etapach – w I etapie z udziałem jednostek biorących udział w przygotowaniu innowacji, w II etapie w gronie rozszerzonym do 40 jednostek. ISTOTA NA ETAPIE WDROŻENIA (projekt wdrożeniowy) Systematyczny benchmarking ukierunkowany na poszukiwanie i upowszechnianie dobrych praktyk oraz szkolenia kadry zarządzającej.

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ UCZESTNICY PROJEKTU Z KTÓRYMI ZAWARTO POROZUMIENIA Miasta na prawach powiatu: Bielsko-Biała Tychy Rybnik Częstochowa Bytom Gliwice Dąbrowa Górnicza Żory Sosnowiec Piotrków Trybunalski Kalisz Tarnów Krosno Urzędy gmin: 14. Radlin 15. Jaworze Starostwa Powiatowe: 16. Zawiercie

W SPRAWIE UDZIAŁU W PROJEKCIE BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ JEDNOSTKI Z KTÓRYMI PROWADZONE SĄ USTALENIA FORMALNE W SPRAWIE UDZIAŁU W PROJEKCIE Miasta na prawach powiatu: 17. Bydgoszcz 18. Chorzów 19. Piekary Śląskie 20. Jastrzębie – Zdrój 21. Jaworzno 22. Katowice Urzędy gmin: 23. Gaszowice 24. Lubliniec Starostwa Powiatowe: 25. Piotrków Trybunalski

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI W PROJEKCIE ŚZGiP KROK 2 Ustalenie obszarów wspólnych /identyfikacja kluczowych procesów/ ISTOTA NA ETAPIE PRZYGOTOWYWANIA INNOWACJI (projekt innowacyjny) Uzgodnienie procesów kluczowych z punktu widzenia kierowników jednostek, dla których możemy zdefiniować jednorodny cel (niezależnie od indywidualnej specyfiki jednostki) ISTOTA NA ETAPIE TESTOWANIA (projekt innowacyjny) Dopracowanie celu dla wybranych procesów kluczowych (w zakresie objętym benchmarkingiem), w oparciu o pierwsze informacje zwrotne o wynikach osiąganych w innych jednostkach ISTOTA NA ETAPIE WDROŻENIA (projekt wdrożeniowy) Identyfikacja i upowszechnianie dobrych praktyk dla procesów objętych benchmarkingiem i weryfikacja zakresu kolejnego badania. .

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI W PROJEKCIE ŚZGiP Zidentyfikowane obszary wspólne 1. Postępowanie administracyjne 1) Pozwolenie na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu użytkowania (powiat) 2) Warunki zabudowy i zagospodarowania terenu (gminy) 3) Wydawanie decyzji środowiskowych (gminy, powiaty) 2. Rejestracja działalności gospodarczej (zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej realizowane przez gminy) 3. Naliczanie zobowiązań i egzekwowanie dochodów należnych z tytułu podatków i opłat lokalnych - podatek od nieruchomości (gminy)

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI W PROJEKCIE ŚZGiP Zidentyfikowane obszary wspólne – cd. 4. Utrzymanie infrastruktury miejskiej -> oświetlenie (gminy) 5. Organizacja sieci szkół w zakresie dotyczącym kształcenia obowiązkowego (szkoły podstawowe, gimnazja i szkoły ponadgimnazjalne – gminy; ponadgimnazjalne zawodowe – powiaty) 6. Realizacja usług społecznych w drodze konkursów na działalność pożytku publicznego – po analizie propozycja zastąpienia zgodnie z pkt. 8 7. Zarządzanie zasobami ludzkimi (gminy i powiaty) 8. Organizacja pracy urzędy (gminy i powiaty) 9. Propozycja dla uczestników: organizacja żłobków (gminy - zakres do konsultacji oraz zatwierdzenia przez przedstawicieli urzędów) w miejsce realizacji usług publicznych w drodze konkursów na działalność pożytku publicznego

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI W PROJEKCIE ŚZGiP KROK 3 Sformułowanie wskaźników pomiaru efektywności dla uzgodnionych obszarów wspólnych ISTOTA NA ETAPIE PRZYGOTOWYWANIA INNOWACJI (projekt innowacyjny) Projekt zakłada, że wskaźniki zostaną sformułowane dla wszystkich zdefiniowanych obszarów wspólnych, tak by niezależnie od decyzji o doborze obszarów do benchmarkingu jednostki mogły korzystać z zaproponowanych metod pomiaru. ISTOTA NA ETAPIE TESTOWANIA (projekt innowacyjny) Weryfikacja skuteczności metod pomiaru w zakresie objętym benchmarkingiem. ISTOTA NA ETAPIE WDROŻENIA (projekt wdrożeniowy) Porównanie wyników osiąganych przez jednostki w celu identyfikacji dobrych praktyk.

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI W PROJEKCIE ŚZGiP Konsultacje proponowanego zestawu wskaźników odbędą się w Starostwie Powiatu Zawierciańskiego 2 sierpnia 2011 Konsultacje przeprowadzi firma zewnętrzna

Rekomendacja procesów, które objęte zostaną benchmarkingiem BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI W PROJEKCIE ŚZGiP KROK 4 Rekomendacja procesów, które objęte zostaną benchmarkingiem ISTOTA NA ETAPIE PRZYGOTOWYWANIA INNOWACJI (projekt innowacyjny) Spośród zidentyfikowanych procesów kluczowych do benchmarkingu rekomendowane zostaną te, dla których benchmarking istotnie zwiększa trafność samooceny osiąganych wyników, dane wejściowe do monitorowania są porównywalne, a przyjęte zasady monitorowania nie generują znaczących kosztów realizacji zadania. ISTOTA NA ETAPIE TESTOWANIA (projekt innowacyjny) Weryfikacja doboru procesów. ISTOTA NA ETAPIE WDROŻENIA (projekt wdrożeniowy) Systematyczny benchmarking wybranych procesów.

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI W PROJEKCIE ŚZGiP KONIEC ETAPU PRZYGOTOWANIA INNOWACJI – SIERPIEŃ 2011 Uzgodniono wstępny zakres i metodę prowadzenia benchmarkingu do fazy testowej

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ KONCEPCJA REALIZACJI W PROJEKCIE ŚZGiP KROK 5 TESTOWANIE Praktyka wskazuje, że każdorazowo, przy wprowadzeniu nowego procesu lub nowej metody pomiaru procesu, benchmarking musi zostać poprzedzony badaniem pilotażowym skupiającym się na weryfikacji poprawności przyjętych założeń. Etap testowy należy przewidzieć każdorazowo gdy wprowadzane będą nowe obszary do benchmarkingu lub istotne zmiany w metodzie pomiaru.

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ OBCIĄŻENIE UCZESTNIKA PROJEKTU Rok 2011 Konsultacje wstępnej wersji produktu (koncepcji benchmarkingu) i strategii wdrażania, zewnętrzna firma konsultingowa, jednodniowe konsultacje w siedzibie urzędu - 2 sierpnia 2011 r. Od 2012, co roku Warsztaty wyjazdowe podnoszące kompetencje z zakresu zarządzania, uwzględniające wypracowaną metodę (w późniejszych latach udoskonaloną metodę) Szkolenia z zakresu obsługi narzędzia informatycznego wspierającego gromadzenie danych (Katowice, jednodniowe) Warsztaty przygotowujące organizacyjnie do pilotażu (Katowice, jednodniowe) Zebranie danych i wprowadzenie na portal – obciążenie zależne od organizacji Urzędu Identyfikacja i opis dobrych praktyk wraz z ekspertem – wybrane urzędy Warsztaty wyjazdowe doskonalące wykorzystywanie dobrych praktyk zidentyfikowanych w badaniu

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ NAD CZYM BĘDZIEMY PRACOWALI ? Wypracujemy modelowy zestaw wskaźników - położymy nacisk na efektywność i adekwatność procesu monitorowania Zaproponujemy model prowadzenia benchmarkingu kładąc szczególny nacisk na zapewnienie komfortu udostępniania danych Przygotujemy kadrę zarządzającą do zarządzania procesami i ich doskonalenia z wykorzystaniem benchmarkingu Przeprowadzimy pilotażowe i docelowe badania oraz upowszechnimy uśrednione wyniki i najlepsze praktyki Będziemy zabiegać o uznanie nowego narzędzia jako standardu w realizacji kontroli zarządczej I stopnia w urzędach

BENCHMARKING – NARZĘDZIE EFEKTYWNEJ KONTROLI ZARZĄDCZEJ CZEGO NIE ZAPEWNIMY? Zadania zarządzających pozostaną nadal we właściwych rękach, a więc nie zapewnimy: => systemu monitorowania wszystkich procesów… …ale z Państwa udziałem wybierzemy i zdefiniujemy te kluczowe dla samooceny funkcjonowania urzędu => wnioskowania… …ale nauczymy jak zminimalizować zagrożenie wyciągania błędnych wniosków => doskonalenia usług… …ale ułatwimy dostęp do najlepszych rozwiązań

Śląski Związek Gmin i Powiatów e-mail: benchmarking@silesia.org.pl www.benchmarking.silesia.org.pl Tel: 32 77 60 161, 501 355 568 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego