Zarządzanie projektem w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej

Cele warsztatu Dlaczego warto zarządzać projektem na każdym jego etapie? Zrozumienie finansowych i administracyjnych zasad oraz wymogów zarządzania projektem Zilustrowanie poszczególnych wyzwań oraz możliwych rozwiązań w zarządzaniu międzynarodowym projektem i partnerstwem

…innymi słowy Jak nie popaść w kłopoty? Jakie są wymagania? Co robi koordynator? Czy mój projekt jest wystarczająco dobry? Czy dostanę dofinansowanie? Jak znaleźć partnerów? Jak sprawić, żeby każdy partner przygotował swoją część? …???

Czym jest projekt? Zasoby (budżet, personel) Cele (ilościowe i jakościowe)Czas PROJEKT

Cechy charakterystyczne projektu EWT +Konkretny kosztorys ze strony wszystkich partnerów +Różne języki i kultura pracy +Różne typy partnerów +Praca grupowa na odległość +Zasady i wymagania programu +Zasady i wymagania krajowe +… =bardziej złożone zarządzanie projektem

Czemu służy zarządzanie projektem? Zapewnienie przejrzystości Zapewnienie wspólnych dla wszystkich partnerów celów Dzielenie się pracą Wypracowanie efektywnych struktur, podział odpowiedzialności Koordynowanie działań Zapewnienie zgodności z programem …

Oczekiwania wobec projektów EWT Współpraca Podejście strategiczne Połączony z innymi politykami lokalnymi Różne perspektywy Komplementarność Jasne rezultaty Projekty w ramach EWT muszą być adekwatne dla wszystkich regionów – partnerów projektu. Powinny być budowane w oparciu o wiele czynników, z których najważniejszym jest WSPÓŁPRACA

Cykl życia projektu

Pomysł na projekt, nawiązywanie partnerstwa

Zadania w etapie 1. Przygotowanie podstawowej koncepcji projektu – jaki problem ma on rozwiązać Analizy źródłowe Poszukiwanie i identyfikacja partnera Zdefiniowanie zakresu projektu Zaangażowanie kluczowych grup społecznych Ustanowienie kontaktu z programem

Koncept projektu – od czego zacząć? PartnerstwoIdea Łatwe do zidentyfikowania wspólne cele Często bliskość geograficzna Partnerzy na ogół się znają Zadania: analiza potrzeb, zapewnienie poparcia regionalnych/lokalnych grup społecznych IdeaPartnerstwo Wspólne potrzeby, regiony partnerskie mają różne opcje rozwiązania problemów Możliwość zaangażowania partnerów różnego typu Zadania: rozpowszechnienie idei, poszukiwanie partnera

Analizy źródłowe Czy pomysł jest odpowiedni?Ocena potrzeb grup docelowych, zaangażowanie grup społecznych Czy ktoś inny robi to samo?Ocena istniejących projektów i aktywności Czy możemy budować na istniejących doświadczeniach? Integracja rezultatów zakończonych projektów, przygotowanie projektów kontynuacji Czy pomysł jest zgodny z wymaganiami programu? Dokładne sprawdzenie programu i innych strategicznych dokumentów

Sformułowanie idei Krótki i przejrzysty opis (1-2 strony) Dane osób do kontaktu (osoba musi znać język angielski!) Co projekt oferuje partnerom? Oczekiwania wobec partnerów: kraj pochodzenia, doświadczenie, typ instytucji

Jak znaleźć partnera do projektu? Wykorzystanie istniejących kontaktów Organizacje sektorowe Wspólny Sekretariat Techniczny danego programu Strony internetowe programów: Urząd Marszałkowski – zadzwoń lub napisz:

Dobre partnerstwo Wymagania wobec partnera: wiedza zasoby (czas, personel, pieniądze) zaangażowanie i zaufanie dzielenie potrzeb Dobre partnerstwo: pogłębiona wiedza, doświadczenie, współpraca równość wspólne cele Dobre partnerstwo to mix: umiejętności doświadczenia różnego typu organizacji: publicznych, NGO ważne: równowaga geograficzna

Spotkania przygotowawcze Projektów nie pisze się przez telefon czy poprzez e, potrzebne są spotkania twarzą w twarz! ustanowienie/wzmocnienie osobistego kontaktu zapewnienie pełnego zrozumienia zrozumienie motywacji wyjaśnienie tego, co jest potrzebne osiągnięcie porozumienia zintegrowanie potrzeb i interesów wymiana pomysłów, zbadanie możliwości Powiedz mi - zapomnę, pokaż mi, może zapamiętam, zaangażuj mnie –zrozumiem (chińskie przysłowie)

Opis idei badania źródłowe – luki, analiza potrzeb wpasowanie się w kontekst – wymagania krajowe, regionalne, lokalne – wymagania programu zbieranie feedbacku – grupy docelowe, grupy społeczne – poziom programu wkład specjalistów – konsultacje – grupy eksperckie Zaangażowanie wszystkich partnerów!

Zaangażowanie grup społecznych Jakie kategorie/typy organizacji chcemy zaangażować? Którzy ludzie z organizacji są najbardziej przydatni dla projektu (wiedza, doświadczenie, pozycja)? Dlaczego angażujemy daną grupy? Jak chcemy ją zaangażować? Jaki jest cel tej grupy? Czy ma cele, które mogą być sprzeczne z celem projektu i mogą mu zagrozić? Czego oczekuje od projektu?

Zadanie 1

Przygotowanie projektu i aplikacja

Zadania w etapie 2. Decyzja o wyborze Lead Partnera Ustalenie celów Przygotowanie budżetu Umocnienie kontaktu z instytucjami programu Ustalenie wskaźników projektu Złożenie aplikacji

Podział obowiązków Lead Partner: koordynuje wkład partnerów przygotowuje i zgłasza aplikację podpisuje umowę o dofinansowanie ponosi ogólną odpowiedzialność za wdrażanie projektu zapewnia, że wydatki zostały poniesione na planowane działania otrzymuje płatności z programu i przekazuje je pozostałym partnerom Pozostali partnerzy: wszyscy partnerzy muszą zgodzić się na wybór danego Lead Partnera ponoszą odpowiedzialność za wszystkie działania, które winni wykonać zgodnie z projektem ponoszą odpowiedzialność za nieprawidłowości w wydatkach

Kryteria współpracy

Lead Partner jako koordynator projektu Doświadczenie – znajomość przedmiotu projektu, doświadczenie w zarządzaniu, kontakty, doświadczenie w programach UE, wystarczające zasoby Aktywna koordynacja – strategia i planowanie, monitorowanie postępów, negocjacje z partnerami, zarządzanie ryzykiem Komunikacja i informacja – podtrzymywanie zaangażowania/motywacji partnerów, kanał komunikacji między programem a partnerami Zarządzanie finansowe – zapewnienie, że wszyscy partnerzy znają wymagania oraz mają dostęp do wszystkich niezbędnych informacji

Od pomysłu do aplikacji = pomysł na projekt= ustalenie celów= zdefiniowanie work packages = przygotowanie budżetu = zdefiniowanie systemu wskaźników

Planowanie projektu Cele strategiczne Work packages

Jak formułować cele? SPECIFIC (konkretny): czy jest bezpośrednio powiązany z projektem? MEASURABLE (mierzalny): czy może być zdefiniowany ilościowo i jakościowo w sposób pozwalający na ocenę? ACHIEVABLE (osiągalny): czy mieści się w zakresie projektu? RELEVANT (odpowiedni): czy odnosi się do tego, co projekt zamierza osiągnąć? TIME-RELATED (określony w czasie): jak długo trwa jego osiągnięcie?

Po co planować? Jasność co do wspólnych celów Pewność co do ponoszonej odpowiedzialności i wymaganych zasobów Gotowość do wdrażania Minimalizacja ryzyka porażki – Realistyczny i dający się osiągnąć plan działania – Wzmocnione zaangażowanie partnerów

Zadanie 2

Budżet projektu Planowanie zasobów: Zdefiniowanie działań i zadań wynikających z celów Umieszczenie tych przedsięwzięć w perspektywie czasowej – ustalenie kamieni milowych Szacowanie kosztów: Jakie zasoby są niezbędne dla każdego działania (ludzie, sprzęt, materiały)? Jaki jest koszt każdego z zasobów? Zdefiniuj rozsądne maksimum dla nieznanego Wykorzystaj wcześniejsze doświadczenia Czy pamiętasz o kosztach koordynacji i kosztach pośrednich? Stworzenie budżetu: Umieść koszty zasobów w liniach budżetowych Przydziel roczny budżet każdemu partnerowi

Nie zapomnij… o kosztach: zatrudnienia pracownika/pracowników zewnętrznych ekspertyz, konsultacji podróży i zakwaterowania spotkań, konferencji, seminariów, działań promocyjnych, publikacji wyposażenia ogólnych

Typy wskaźników Wskaźniki wpływuCzy rezultaty doprowadziły do żądanych zmian? Długoterminowe skutki działań: spadek liczby długotrwale bezrobotnych, wzrost PKB Wskaźniki produktuCo zostało wyprodukowane? Wynik działań, aktywności: liczba seminariów, ilość otwartych centrów innowacji, itd. Wskaźniki rezultatuJaka jest korzyść wynikająca z produktów? Bezpośrednie zalety przeprowadzenia określonych działań: uczestnicy w szkoleniu, liczba nowych przedsiębiorstw

Proces aplikacyjny Aplikacja Ocena kwalifikowalności projektu Ocena zgodności z programowymi kryteriami wyboru Decyzja Komitetu Monitorującego Zmiany w budżecie, zatwierdzenie warunkowe Odrzucenie Zatwierdzenie Odrzucenie Kontrakt Poprawiony projekt

Dobra aplikacja Zgodność z programem: odnosi się do programu jest zgodna ze szczegółowymi wymaganiami programu wspiera cele i priorytety programu zidentyfikowanie i zaangażowanie grup społecznych szerszy wpływ na szczebel krajowy/regionalny, odniesienie do innych programów, inicjatyw, mechanizmów finansowych. Wewnętrzna spójność projektu: jasno zdefiniowany wspólny problem – potrzeba współpracy zgoda dotycząca aplikacji logiczne powiązanie między celem głównym, celami szczegółowymi, działaniami i wynikami dobrze zbudowany system wskaźników jasny podział ról i obowiązków przejrzysty budżet

Zadanie 3

Realizacja projektu

Zadania w etapie 3. Podpisanie umowy o dofinansowanie Porozumienia o partnerstwie, ustalenie struktur podejmowania decyzji Dokładne planowanie i wyznaczenie punktów kontrolnych (milestones) Uzgodnienie wsp ó lnej kultury pracy Implementacja

Umowa o dofinansowanie Obejmuje obowiązek stosowania się do zasad i wymagań programowych, krajowych oraz unijnych Zezwala na podejmowanie zatwierdzonych działań Dodatkowe działania wymagają zgody ze strony struktur programu

Porozumienia o partnerstwie Jasno zdefiniowane obowiązki każdego partnera Rozkład najważniejszych zasad wsp ó łpracy (wymagania dotyczące: współpracy, informacji, terminów wykonania zadań) Pomaga zminimalizować ryzyko Definiuje odpowiedzialność finansową partner ó w i zapewnia bezpieczeństwo finansowe partnera wiądącego

Planowanie 1.Lista działań i zadań 2.Wyznaczenie odpowiedzialnych za poszczególne działania 3.Ustalenie wzajemnych relacji 4.Oszacowanie rzeczywistego czasu i ewentualnych opóźnień 5.Zdefiniowanie punktów kontrolnych (milestones)

Aspekty kulturowe Bariery językowe: brak wspólnego dla wszystkich języka komunikacji mix native speakerów i pozostałych różne znaczenia, interpretacje poszczególnych wyrażeń Bariery językowe: brak wspólnego dla wszystkich języka komunikacji mix native speakerów i pozostałych różne znaczenia, interpretacje poszczególnych wyrażeń Różnice kulturowe: gesty i zwyczaje różne odczucia w danej sytuacji Różnice kulturowe: gesty i zwyczaje różne odczucia w danej sytuacji Kultura pracy: struktura organizacyjna, sposób podejmowania decyzji współpraca podejście do zmian i problemów Kultura pracy: struktura organizacyjna, sposób podejmowania decyzji współpraca podejście do zmian i problemów Komunikacja: różne sposoby przekazywania i rozpowszechniania informacji Komunikacja: różne sposoby przekazywania i rozpowszechniania informacji

Żelazne zasady współpracy Otwarta i uczciwa komunikacja Postrzeganie siebie nawzajem - partner ó w jako profesjonalist ó w Wzajemne wspieranie się Możliwość zadawania pytań na każdym etapie realizacji projektu Dzielenie się informacjami, wiedzą, umiejętnościami Aktywny udział wszystkich członków zespołu Zdroworozsądkowe podejście do konflikt ó w

Zadanie 4

Realizacja projektu

Zadania w etapie 4. Trzymanie się wyznaczonej ścieżki! Przeprowadzenie procedur zamówień publicznych Zarządzanie finansowe, sprawozdawczość Monitoring i ewaluacja Zmiany Informacja i komunikacja

Zarządzanie finansowe Najczęściej spotykane problemy: brak odpowiednich dowodów na wykonanie zadania, dokonanie wydatków nie uwzględnionych we wniosku, dokonanie wydatków niekwalifikowalnych

Sprawozdawczość Terminy: Okres realizacji projektu jest podzielony na sześciomiesięczne okresy trwające od: –stycznia do czerwca –lipca do grudnia Dla każdego półrocznego okresu, w WST należy złożyć sprawozdanie z postępów w realizacji. Sprawozdanie musi być złożone w ciągu trzech miesięcy po zakończeniu okresu sprawozdawczego ( 1 października, 1 kwietnia).

Kontrola pierwszego stopnia Weryfikuje: –czy poniesione koszty są kwalifikowalne? – zgodność z warunkami programu, przestrzeganie zatwierdzonych wniosków aplikacyjnych i umów o dofinansowanie –pokrywanie kosztów i prawidłowe sprawozdania faktur –czy działania rzeczywiście miały miejsce i czy kontraktowane towary i usługi zostały dostarczone –czy zasady społeczne były respektowane zwłaszcza w odniesieniu do informacji, publikacji, równych szans, ochrony środowiska

Monitoring i ewaluacja Wkład Produkty projektu Rezultaty projektu i jego oddziaływanie Monitoring Ewaluacja Skupia się na zagadnieniach sprawnego zarządzania projektem Skupia się na strategicznych aspektach: jakości, zarządzania i efektów

Czemu służy monitoring? Wspiera wdrażanie projektu, wskazuje czy założone cele są osiągane Zapewnia wiarygodność rezultat ó w Przewiduje potencjalne problemy w odpowiednim czasie i ułatwia podejmowanie decyzji

Monitoring jako proces raport feedback Monitoring to ciągły proces ze ściśle określonymi terminami

Co jest wymagane w monitoringu Pisemne raporty Zaktualizowane listy działań, problemów, zagadnień Zaktualizowane plany i harmonogramy Zaktualizowane wyniki i rezultaty Zaktualizowane wskaźniki Propagowanie wyników Porównywanie zaplanowanych kosztów i wydatków Certyfikaty wydatków

Czemu służy ewaluacja? Systematycznemu zbieraniu informacji (dane jakościowe i ilościowe) na każdym etapie projektu Odpowiada na pytanie – czy zostały osiągnięte zamierzone cele? Ulepszaniu podejmowanych działań

Ewaluacja Tematy: Trafność (relewance) – do jakiego stopnia cele projektu pasują do zmieniających się potrzeb regionalnych, krajowych i unijnych Efektywność (efficiency) – jak wkładane środki przekładają się na osiągane wyniki Skuteczność (effectivness)– w jakim stopniu narzędzia użyte w projekcie przyczyniają się do osiągnięcia założonych celów Użyteczność (utility) – czy projekt ma wpływ na grupę docelową i jej potrzeby Trwałość (sustainability) – w jakim stopniu zmiany lub korzyści płynące z projektu będą trwałe po zakończeniu projektu

Zmiany Mogą dotyczyć: działań, ról partnerów, partnerstwa, budżetu, harmonogramu Jaki mają wpływ na budżet, ramy czasowe? Czy wszystkie działania zostaną wykonane? Nakreślenie alternatywnych rozwiązań najbardziej pasujących do projektu

Last but not least… Przez cały czas trwania projektu nie zapomnij o informacji i promocji. Postaraj się, aby Tw ó j projekt był znany jak najszerszemu gronu odbiorc ó w!

Zadanie 4 Przygotuj plan działań informacyjnych i promocyjnych.

Zamknięcie projektu GRATULACJE !!! ALE.....

Pamiętaj o: Możliwości dodatkowej kontroli finansowej - przechowywanie dokumentów dotyczących projektu – przynajmniej 3 lata Zasadach dotyczących własności i przychodów z projektu Trwałości projektu Propagowaniu efektów projektu Wykorzystaniu osiągniętych wyników w innych projektach

Więcej informacji