KORESPONDENCJA W SPRAWACH HANDLOWYCH Opracowanie: Wioleta Musiał

Korespondencja w sprawach handlowych dotyczy głównie zawieranych transakcji kupna – sprzedaży. W transakcji tej występują dwie strony: dostawca i odbiorca. Dostawca przenosi na odbiorcę własność swojego towaru, a odbiorca uiszcza zapłatę za towar po określonej cenie. Transakcja kupna – sprzedaży dochodzi do skutku po ustaleniu przez dostawcę i odbiorcę przedmiotu dostawy i jej warunków (rodzaj towaru, ilość, jakość, cena, miejsce i termin dostawy oraz regulacja należności). Ustalenia te dokonywane są poprzez wymianę korespondencji.

Korespondencja prowadzona jest w czterech fazach transakcji kupna – sprzedaży: I faza – propozycja kupna – sprzedaży, II faza – zamówienie, III faza – dostawa, IV faza – weryfikacja dostawy.

I FAZA – PROPOZYCJA KUPNA – SPRZEDAŻY Korespondencję I fazy kupna – sprzedaży rozpoczyna pismo informacyjne. Pismo informacyjne kieruje dostawca do różnych potencjalnych odbiorców. Ma ono na celu zorientowanie przyszłych odbiorców w asortymencie towarów proponowanych do sprzedaży, cenach, warunkach dostawy i płatności. Pisma informacyjne sporządzane są na blankietach korespondencyjnych.

Zapytanie o ofertę kieruje odbiorca do różnych dostawców Zapytanie o ofertę kieruje odbiorca do różnych dostawców. Pismo to ma na celu zorientowanie się odbiorcy o warunkach dostawy i płatności poszukiwanych towarów. Odbiorca informuje o towarach, których poszukuje. Zachęca dostawców do złożenia ofert. Po ich otrzymaniu wybiera najkorzystniejsze dla siebie warunki. Zapytania o ofertę sporządzane są na blankietach korespondencyjnych.

Oferta jest wiążącą propozycją sprzedaży lub kupna towaru, albo świadczenia usług. Może też być odpowiedzią dostawcy na zapytanie o ofertę. W ofercie dostawca podaje dokładne informacje o towarze lub towarach proponowanych do sprzedaży (rodzaj, gatunek, cena) oraz warunki dostawy i płatności, terminy składania zamówień i ich formy, ilość lub częstotliwość dostaw, termin ważności oferty. Oferty sporządzane są na blankietach korespondencyjnych. Wszelkie zmiany dotyczące proponowanych warunków muszą być dokonywane na podstawie porozumienia odbiorcy z dostawcą drogą telefoniczną lub korespondencyjną. Odbiorca na podstawie uzyskanych informacji kieruje do dostawcy bezpośrednio zamówienie.

II FAZA – ZAMÓWIENIE Zamówienie jest zobowiązaniem odbiorcy do zakupienia wyszczególnionych w zamówieniu towarów po określonej cenie, na podanych warunkach dostawy i płatności. Zamówienie powinno zawierać: określenie towaru, ilość, jakość, cenę, ogólną sumę do zapłaty, potwierdzenie proponowanych w ofercie warunków dostawy i płatności. Zamówienie może być sporządzone na blankiecie korespondencyjnym, na formularzu własnym lub dostawcy, jeżeli jest załączony do oferty. Po otrzymaniu zamówienia dostawca potwierdza jego przyjęcie.

III FAZA – DOSTAWA W fazie tej mogą wystąpić następujące pisma: awizo, specyfikacja wysyłkowa, faktura, dowód przyjęcia, protokół szkody. Awizo jest to krótkie zawiadomienie, w którym dostawca informuje odbiorcę o wysyłce towaru. Zawiera ono: adres nadawcy i odbiorcy, datę wysyłki towaru, stację nadania, stację przeznaczenia, numery dokumentów przewozowych, numer wagonu kolejowego lub innych środków przewozowych. Awizo sporządza się na formularzu lub na blankiecie korespondencyjnym.

Specyfikacja wysyłkowa jest podstawą wydania towarów z magazynu Specyfikacja wysyłkowa jest podstawą wydania towarów z magazynu. Oryginał wysyłany jest razem z towarem. Jest ona również podstawą wystawienia faktury. Specyfikacja wysyłkowa zawiera: adres dostawcy i odbiorcy, numer specyfikacji, datę sporządzenia, numer wagonu i listu przewozowego, stacji przeznaczenia, informację o towarze (określenie towaru, indeks, jednostka miary, ilość wydana, cena, wartość, rodzaj opakowania), podpisy. Specyfikacja sporządzana jest na formularzu.

Faktura jest to rachunek stanowiący dowód transakcji kupna – sprzedaży Faktura jest to rachunek stanowiący dowód transakcji kupna – sprzedaży. Wystawiana jest przez dostawcę. Zawiera ona: adres dostawcy i odbiorcy, numer faktury, datę wystawienia, numer konta bankowego dostawcy i odbiorcy, sposób zapłaty, informację o sprzedanym towarze (nazwa towaru, jednostka miary, ilość, cena, wartość, wysokość marży, suma należności, rodzaj opakowania), podpis dostawcy. Faktura sporządzana jest na formularzu. Jest dokumentem stanowiącym podstawę rozliczeń między dostawcą a odbiorcą.

Dowód przyjęcia sporządzany jest przez odbiorcę w celu faktycznego stwierdzenia zgodności otrzymanej przesyłki z zamówieniem. Przyjęcia towaru dokonuje się komisyjnie. W przypadku stwierdzenia braków czy też wad dostarczonego towaru sporządza się protokół szkody, który stanowi podstawę do wniesienia reklamacji. Protokół przyjęcia towaru zawiera: dostawcę towaru, określenie towaru, opis stwierdzonych braków lub wad towarów, uzasadnienie odmowy przyjęcia towaru, jeżeli ma to miejsce. Protokół sporządzany jest na formularzu lub na papierze bez nadruku. Jeżeli w trakcie dostawy towaru wynikają jakieś niejasności, wówczas prowadzona jest dodatkowa korespondencja np.. W sprawie błędnego wystawienia faktury.

IV FAZA – WERYFIKACJA DOSTAWY Otrzymany towar nie zawsze odpowiada warunkom zamówienia. Niejednokrotnie odbiorca stwierdza braki ilościowe lub wady towaru, wówczas sporządza on reklamację ilościową lub jakościową i kieruje ją do dostawcy. Reklamacja jest to pismo, w którym odbiorca określa swoje zastrzeżenia i uwagi oraz wysuwa żądania wobec dostawcy. Odbiorca może: zwrócić wadliwy towar dostawcy, żądać obniżenia ceny, rozwiązać transakcję kupna – sprzedaży i żądać odszkodowania zgodnie z warunkami umowy.

Odbiorca po otrzymaniu przesyłki środkiem transportowym obcym i stwierdzeniu uszkodzenia plomb lub śladów włamania, sporządza komisyjnie protokół szkody, lub ewentualnie zgłasza kradzież policji, sporządza protokół. Zarówno protokół przyjęcia towaru, protokół szkody, jak i protokół policji stanowią podstawę do wniesienia reklamacji. Dostawca po otrzymaniu reklamacji przyjmuje ją lub odrzuca. W wypadku, gdy szkoda nie nastąpiła z winy dostawcy, reklamacja może być kierowana do przewoźnika lub do zakładu ubezpieczeń. Reklamacje sporządza się na blankiecie korespondencyjnym. Odpowiedź na reklamację jest ustosunkowaniem się dostawcy na stawiane mu przez odbiorcę zarzuty. Odpowiedź ta sporządzana jest na blankiecie korespondencyjnym.