Rozdzielanie i załatwianie spraw

Pracownicy kancelarii rozdzielają pisma, analizując ich treść i na tej podstawie dzielą korespondencję pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne. Każda komórka organizacyjna ma w kancelarii swoją teczkę. Zależnie od liczby pism przychodzących, raz dziennie lub częściej korespondencja przekazywana jest kierownikowi danej komórki organizacyjnej. Ten przegląda ją i przydziela odpowiednim pracownikom do załatwienia. Pisma, które wymagają osobistego zajęcia się sprawą, kierownik pozostawia sobie. Kierownik, rozdzielając pisma, zajmuje się ich dekretowaniem.

Dekretowanie pism – to czynności związane z rozdzielaniem pism i nanoszeniem na nie informacji dotyczących sposobu i terminu załatwiania sprawy. Każdą informację kierownik datuje i podpisuje.

Pracownik danej komórki załatwia sprawę pod względem merytorycznym oraz formalnym. Merytoryczne załatwienie sprawy jest uzależnione od faktycznego stanu sprawy, odzwierciedla przyczyny, skutki zdarzeń oraz interesy stron, oddaje istotę sprawy, czyli jej meritum. Załatwienie sprawy pod względem formalnym polega na załatwieniu jej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, np. w określonym terminie, na określonym formularzu, po uzyskaniu określonych opinii.

Po wstępnym opracowaniu sprawy, pracownik przedstawia sposób jej załatwienia kierownikowi w celu uzyskania aprobaty. Aprobata – to akceptacja merytorycznego i formalnego załatwienia sprawy. Wyróżnia się aprobatę wstępną i ostateczną.

Każde pismo, które jest sporządzone w toku pracy biurowej powinno być opatrzone numerem sprawy – znakiem, który określa się jako nasz znak. Każdy znak pisma składa się zawsze z kilku elementów literowych i cyfrowych oddzielanych od siebie kreskami poziomymi lub pochyłymi. Np. NA-4.3.1-45/2006.

Każde pismo wychodzące z jednostki organizacyjnej musi być podpisane przez osobę upoważnioną. Zwykle jest to szef tej jednostki lub jego zastępca. Pisma do podpisania podaje się szefowi w specjalnej teczce do podpisu.

Przy stosowaniu teczki do podpisu obowiązują następujące zasady: Każde pismo wkłada się oddzielnie między sztywne strony teczki, Jeśli pismo ma więcej stron niż jedną, to stronę, na której ma być złożony podpis, kładzie się na wierzchu, a pozostałe strony we właściwej kolejności pod spodem, Jeżeli podpisać należy więcej stron niż jedną, każdą z nich kładzie się osobno pomiędzy sztywnymi stronami teczki.

Pisma wpływające do komórek organizacyjnych powinny być rozpatrywane w określonych terminach. Wyróżnia się dwa główne terminy załatwiania spraw: prekluzyjne i porządkowe Termin prekluzyjny – to termin, po którego upływie dokonana czynność prawna pozbawiona jest skutków prawnych i uważana jest za niebyłą. Wszystkie pozostałe terminy są terminami porządkowymi.

Terminy stałe obejmują z góry ustalone okresy, np Terminy stałe obejmują z góry ustalone okresy, np. dwutygodniowe, miesięczne, kwartalne. W takich terminach najczęściej sporządza się sprawozdania i to często właśnie od nich sprawozdania noszą nazwy, np. sprawozdanie miesięczne, kwartalne, roczne.

Terminy doraźne mogą być wyznaczone przez: kierownika komórki organizacyjnej podczas dekretowania pisma pracownika podczas układania pism do rozpatrzenia nadawcę korespondencji w treści pisma