Kontrola zarządcza w szkole. VII Ogólnopolska Konferencja Kadry Kierowniczej Oświaty Miętne, 12 –14 lutego 2010.

Omawiane przepisy Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240), 2. Standardy kontroli zarządczej Ministra Finansów ogłoszone w Komunikacie nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz. Urz. MF, Nr 15, poz.84).

W rozdziale 6 ustawy o finansach publicznych wprowadzono pojęcie kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych w miejsce terminu – kontrola finansowa. Podstawowym elementem kontroli zarządczej jest odpowiedzialność każdego kierownika jednostki za wdrożenie i monitorowanie takich elementów kontroli zarządczej, aby jednostka osiągała wyznaczone jej cele w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. VII Konferencja OSKKO, Miętne, 12 –14 lutego 2010, www.oskko.edu.pl/konferencjaoskko2010/

2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; Zgodnie z art. 68 ust. 2  celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;   2) skuteczności i efektywności działania;   3) wiarygodności sprawozdań;   4) ochrony zasobów;   5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;   6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;   7) zarządzania ryzykiem. VII Konferencja OSKKO, Miętne, 12 –14 lutego 2010, www.oskko.edu.pl/konferencjaoskko2010/

Zgodnie z art. 69 zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków:   1)   ministra w kierowanych przez niego działach administracji rządowej, zwanego dalej "ministrem kierującym działem",   2)   wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego;   3)   kierownika jednostki. Dyrektor szkoły lub placówki oświatowej będzie odpowiedzialny za funkcjonowanie I poziomu kontroli zarządczej w kierowanej przez niego jednostce.

Standardy kontroli zarządczej Standardy to uporządkowany zbiór wskazówek, które osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie kontroli zarządczej powinny wykorzystać do tworzenia, oceny i doskonalenia systemów kontroli zarządczej. Zostały przedstawione w pięciu grupach odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej: środowisko wewnętrzne, b) cele i zarządzanie ryzykiem, c) mechanizmy kontroli, d) informacja i komunikacja, e) monitorowanie i ocena.

Kryteria oceny w procesie kontroli Sprawność organizacji - zdolność przystosowywania się do zmieniających się warunków otoczenia. 2. Celowość - umiejętność podejmowania działań umożliwiających osiąganie założonych rezultatów. 3. Gospodarność - osiągnięcie maksymalnej realizacji celu przy minimalnych nakładach środków. 4. Rzetelność - zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym. 5. Legalność - zgodność określonego działania lub decyzji z obowiązującym prawem, regulaminami, umowami itp. VII Konferencja OSKKO, Miętne, 12 –14 lutego 2010, www.oskko.edu.pl/konferencjaoskko2010/

Elementy systemu kontroli zarządczej - środowisko kontroli. Środowisko kontroli stanowi podstawę dla pozostałych elementów kontroli, zapewniając jej odpowiednią strukturę. Przesądza też o charakterze organizacji. Obejmuje takie czynniki jak wartości etyczne i kompetencje pracowników, styl kierowania przedsiębiorstwem, sposób delegowania uprawnień i odpowiedzialności oraz sposób organizacji i dbałości o rozwój pracowników. - środowisko kontroli to pracownicy wraz z ich indywidualnymi cechami i otoczenie w jakim działają.

Elementy systemu kontroli zarządczej - Oszacowanie ryzyka. Osiąganie celów organizacji obarczone jest ryzykiem. Rodzi się potrzeba oszacowania tego ryzyka. Oszacowanie powinno polegać na identyfikacji i analizie odpowiednich rodzajów ryzyka, wiążących się z wyznaczonymi celami organizacji. Identyfikacja ryzyk powinna ułatwiać zarządzanie nimi i dążenie do ich minimalizowania. Szacowanie ryzyka ma być procesem ciągłym, z uwagi na stale zmieniające się warunki funkcjonowania organizacji, które niosą za sobą nowe potencjalne ryzyka.

W procesie identyfikacji ryzyka uwzględnia się w szczególności: Elementy systemu kontroli zarządczej - Oszacowanie ryzyka. W procesie identyfikacji ryzyka uwzględnia się w szczególności: ryzyko dotyczące całej jednostki, każdego istotnego obszaru jej działalności, zmiany zachodzące w jednostce i jej otoczeniu, ryzyko dotyczące systemów informatycznych,  ryzyko pochodzące ze źródeł zewnętrznych, ryzyko o charakterze finansowym, ryzyko wynikające z prowadzonej działalności, ryzyko związane z zarządzaniem.

Elementy systemu kontroli zarządczej - Czynności kontrolne. Czynnościami kontrolnymi są wszelkie, oparte na procedurach, czynności, które pozwalają zapewnić przestrzeganie wytycznych kierownictwa szkoły. Równocześnie umożliwiają one podjęcie koniecznych działań identyfikujących i minimalizujących ryzyka zagrażające osiąganiu celów organizacji. Czynności kontrolne podejmowane są na wszystkich szczeblach organizacji, we wszystkich jej komórkach. Przykładami tych czynności są m.in. zezwolenia, weryfikacje, uzgadnianie, przeglądy działalności statutowej, zabezpieczanie aktywów i podział obowiązków.

Elementy systemu kontroli zarządczej – Monitorowanie. Ma na celu ocenę jakości działania tego systemu. Monitorowanie jest w zasadzie procesem ciągłym, wykonywanym w toku bieżących czynności zarządczych. Uzasadnione jest jednak dokonywanie doraźnych, dodatkowych ocen systemu, których częstotliwość i zakres zależy od oszacowania ryzyka i efektywności bieżących procedur monitorowania. Wykryte w systemie niedociągnięcia powinny być każdorazowo zgłaszane kierownictwu, a to powinno skutkować odpowiednimi modyfikacjami systemu kontroli zarządczej.

Elementy systemu kontroli zarządczej - Informacja i komunikacja. Dobry system komunikacji powinien sprzyjać zdobywaniu i wymianie informacji koniecznych do skutecznego zarządzania i kontrolowania organizacji. Aby przepływ informacji spełniał swoje zadania, konieczne jest zapewnienie odpowiedniej formy i czasu jej przekazywania. Skuteczna komunikacja obejmuje przepływ informacji wewnątrz organizacji, a także wychwytywanie i odbieranie sygnałów płynących z zewnątrz i efektywne komunikowanie się z otoczeniem organizacji. W ramach przepływu informacji wewnątrz organizacji, istotne jest przypominanie pracownikom przez kierownictwo o konieczności poważnego traktowania systemu kontroli zarządczej i uświadamianie im ich roli w tym systemie. VII Konferencja OSKKO, Miętne, 12 –14 lutego 2010, www.oskko.edu.pl/konferencjaoskko2010/

Sumując Środowisko kontroli, obejmując indywidualne cechy pracowników i otoczenie w jakim funkcjonują, stanowi podstawę, na której opiera się cały system kontroli zarządczej. W tym środowisku, kierownictwo dokonuje oszacowania ryzyka mogącego wpływać na osiąganie celów organizacji. Czynności kontrolne służą analizie ryzyka i zapewnieniu realizowania wytycznych kierownictwa. Regularne monitorowanie systemu kontroli daje zapewnienie o jego odpowiedniej jakości. Natomiast sprawnie działający system komunikacji stanowi gwarancję prawidłowego przebiegu powyższych procesów.

Istotą kontroli zarządczej jest więc to, że pozwala ona na skuteczne i sprawne zarządzanie szkoła poprzez określenie narzędzi pomocnych do jej przeprowadzenia oraz powołanie osób za nią odpowiedzialnych. W przypadku wykrycia ewentualnych nieprawidłowości daje możliwość ich skorygowania lub usunięcia.

Czynniki wspomagające skuteczność kontroli zarzadczej. Formalne określenie zakresu przeprowadzanych kontroli. Precyzyjne określenie zakresu zadań, obowiązków i odpowiedzialności wymaganych od pracowników zatrudnionych na określonych stanowiskach pracy. Prawidłowy system obiegu, ewidencji i kontroli dokumentacji gospodarczej. Podstawowym dokumentem regulującym te kwestie jest instrukcja obiegu dokumentów. Właściwy dobór kadr. W szczególności ważne jest, aby przestrzegany był zakaz łączenia funkcji wydawania dyspozycji i ich wykonywania w zakresie gospodarowania składnikami majątkowymi. Określenie zasad wykorzystywania, przechowywania i inwentaryzowania składników majątkowych. Wysokie kwalifikacje osób dokonujących kontroli. VII Konferencja OSKKO, Miętne, 12 –14 lutego 2010, www.oskko.edu.pl/konferencjaoskko2010/

Ograniczenia kontroli. podejmowanie błędnych decyzji na podstawie ustaleń kontrolnych, niedbałość, roztargnienie lub zmęczenie pracowników, lekceważenie kontroli przez kierownictwo, zmowę osób działających wspólnie, w celu popełnienia lub ukrycia czynu niedozwolonego. Kontrola zarządcza nie jest "lekiem na całe zło" – ale pomaga dążyć organizacji wyznaczoną ścieżką, unikając po drodze przykrych niespodzianek.

Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w szkole/placówce odpowiedzialny jest dyrektor. Sprawuje on osobiście ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu, jak również prawidłowością wykorzystania sygnałów kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Odpowiedzialny jest także za należyte wykorzystanie wyników kontroli. Dyrektor odpowiedzialny jest również za opracowywanie planów działalności organizacji i sprawozdań z ich wykonania, ale również za składanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

Porady praktyczne. Regulamin (procedura, instrukcja) kontroli zarządczej jest dokumentem ustalającym organizację zakres i obowiązki. Nie należy w nim opisywać definicji, ogólnych zasad i metod kontroli lecz konkretne rozwiązania obowiązujące w szkole/placówce uwzględniające potrzeby oraz rodzaj i specyfikę działalności danej szkoły czy placówki. Regulamin kontroli zarządczej można wprowadzić zarządzeniem i zobowiązać pracowników do zapoznania się z jego zapisami. Kontrola prowadzona w szkole/placówce powinna być dokumentowana np. w księdze kontroli wewnętrznej aby na jej podstawie dyrektor mógł sporzadzić informację dla jst (II poziom kontroli zarządczej). VII Konferencja OSKKO, Miętne, 12 –14 lutego 2010, www.oskko.edu.pl/konferencjaoskko2010/

Regulamin/procedura powinien zawierać: Zakres i zadania kontroli Organizację kontroli zawierającą: -Zakres kontroli funkcjonowania komórek organizacyjnych – w przypadku szkoły mogą to być np.: sekretariat, biblioteka, pomieszczenia administracyjne, dydaktyczne i gospodarcze, ale także gospodarka składnikami majątku. - Przedmiot czynności kontrolnych w poszczególnych komórkach organizacyjnych. - Rodzaje dokumentów, w tym badanych pod względem merytorycznym, formalnym i ewentualnie rachunkowym.

Przykładowe obszary kontroli. Realizacja zadań (dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych) zgodnie z zatwierdzonym projektem organizacji szkoły, kierunkami pracy i statutem. Realizacja wszystkich zadań przez pracowników zgodnie z ich zakresami czynności.  Przestrzeganie dyscypliny pracy przez wszystkich pracowników. Polityka kadrowa i poradzenie spraw w zakresie uprawnień pracowników i obowiązków pracodawcy ( zatrudnienie, wynagrodzenie, dokumentacja, ZFŚS ... Kontrola przed zagrożeniami. Gospodarka finansowej zgodnie z zatwierdzonym planem finansowym jednostki oraz ustalenia kierunków wydatkowania i pozyskiwania środków finansowych budżetowych i pozabudżetowych. Prowadzenie w szkole/placówce zamówień publicznych.

VII Konferencja OSKKO, Miętne, 12 –14 lutego 2010, www. oskko. edu VII Konferencja OSKKO, Miętne, 12 –14 lutego 2010, www.oskko.edu.pl/konferencjaoskko2010/