Co trzeba wiedzieć, aby napisać budżet projektu w 7PR KRAJOWA IZBA GOSPODARCZA 27.10.2008 Co trzeba wiedzieć, aby napisać budżet projektu w 7PR Barbara Trammer Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk

INFORMACJE Model Grant Agreement: http://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.html Guide to Financial Issues: http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html Frequently Asked Questions http://ec.europa.eu/research/index.cfm?pg=faq&lg=en Wysyłanie zapytań do KE http://ec.europa.eu/research/enquiries Research for SMEs at a glance ftp://ftp.cordis.lu/pub/fp7/docs/research_smes_en.pdf Research for SME associations at a glance http://www.6pr.pl/pliki/6486/research_smes_assoc_en.pdf

brała lub bierze udział nie brała i nie bierze udziału INFORMACJA 1 Według jakiej metody będziemy kalkulować budżet projektu? Nasza instytucja brała lub bierze udział w projektach 7PR Nasza instytucja nie brała i nie bierze udziału w żadnym projekcie 7PR

Jeśli instytucja brała lub bierze udział w projektach 7PR Instytucja zobowiązana jest stosować jedną metodę do rozliczania wszystkich projektów realizowanych w 7PR Możliwość zmiany Jeśli jednak koszty pośrednie poprzedniego projektu rozliczane były jako ryczałt, to istnieje możliwość sprawozdania ich w sposób rzeczywisty w następnym projekcie. W takim jednak przypadku wszystkie kolejne projekty muszą być konsekwentnie rozliczane wg nowo wybranego sposobu. Odwrotny kierunek zmian jest niemożliwy Należy uzyskać informację jaką metodę stosuje instytucja w 7PR i zastosować ja do kalkulacji budżetu

Jeśli instytucja nie brała i nie bierze udziału w żadnym projekcie 7PR Należy zapoznać się z zasadami i zdecydować, jaką metodę będzie stosowała instytucja przy realizacji projektów 7PR

KOSZTY BEZPOŚREDNIE I KOSZTY POŚREDNIE W PROJEKTACH koszty bezpośrednie są to koszty poniesione bezpośrednio w związku z realizacją projektu, np. wynagrodzenia personelu zatrudnionego do wykonania poszczególnych zadań, koszty podróży, materiałów, zakupu sprzętu itp. koszty pośrednie są to koszty ogólne funkcjonowania jednostki związane z realizacją danego projektu, np. koszty administracji i zarządzania, wynajęcia lub amortyzacji budynków i aparatury, usług telekomunikacyjnych i pocztowych, wody, elektryczności, ogrzewania, ubezpieczenia, wyposażenia biurowego, zatrudnienia personelu administracyjnego itp.

METODY SPRAWOZDAWANIA KOSZTÓW W PROJEKTACH RZECZYWISTE KOSZTY POŚREDNIE Model ten mogą stosować instytucje posiadające system księgowy pozwalający na wyodrębnienie tego typu kosztów RYCZAŁT NA KOSZTY POŚREDNIE Według stawki ustalonej przez KE

W badaniach pionierskich (program Pomysły) - 20% WYSOKOŚĆ RYCZAŁTU NA KOSZTY POŚREDNIE (liczony jako procent od kosztów bezpośrednich z wyłączeniem podwykonawstwa) PODSTAWOWA STAWKA – 20% DLA PODMIOTÓW PUBLICZNYCH O CHARAKTERZE NIEZAROBKOWYM, SZKÓŁ ŚREDNICH I WYŻSZYCH, ORGANIZACJI BADAWCZYCH I MŚP - które nie są w stanie wyliczyć rzeczywistych kosztów pośrednich przypadających na projekt - gdy uczestniczą w projektach zawierających działania w zakresie badań i rozwoju technologicznego oraz działania demonstracyjne - ryczałt na koszty pośrednie wynosi: - 60% dla dotacji przyznanych na podstawie zaproszeń do składania wniosków zamykających się przed 1 stycznia 2010r. - nie mniej niż 40 % dla dotacji przyznanych na podstawie zaproszeń do składania wniosków zamykających się po 31 grudnia 2009r. W badaniach pionierskich (program Pomysły) - 20% Projekty badawczo-szkoleniowe Marie Curie (program Ludzie) – 10% W projektach typu Akcje koordynujące i wspierające koszty pośrednie ograniczone są do 7%

Jakie koszty powinniśmy uwzględnić w budżecie projektu ? INFORMACJA 2 Jakie koszty powinniśmy uwzględnić w budżecie projektu ? Jakie koszty będą przez KE dofinansowane ?

KOSZTY KWALIFIKOWALNE (1) Rzeczywiście poniesione (nie koszty szacunkowe, przewidziane w budżecie) przez beneficjenta Poniesione w okresie trwania projektu za wyjątkiem kosztów poniesionych w związku ze: - sprawozdaniami końcowymi i sprawozdaniami dotyczącymi ostatniego okresu - świadectwami kontroli sprawozdań finansowych, o ile są wymagane za ostatni okres - z końcowymi przeglądami, o ile mają miejsce które to koszty mogą być poniesione w terminie do 60 dni od zakończenia projektu

KOSZTY KWALIFIKOWALNE (2) Zgodne z normalnymi zasadami rachunkowości i zarządzania oraz praktykami beneficjenta i państwa, w którym beneficjent ma swoją siedzibę Poniesione wyłącznie dla osiągnięcia celów i zamierzonych wyników projektu z zachowaniem zasad gospodarności, skuteczności i wydajności Zaksięgowane w księgach rachunkowych beneficjenta Wskazane w szacunkowym budżecie ogólnym w aneksie I do Umowy grantowej UWAGA: Opłaty celne oraz VAT nie są kosztem kwalifikowalnym

Jaką otrzymamy wysokość dofinansowania z KE ? INFORMACJA 3 Jaką otrzymamy wysokość dofinansowania z KE ?

WYSOKOŚĆ DOFINANSOWANIA KE (liczona procentowo od całkowitych kosztów kwalifikowalnych) Działania badawczo-rozwojowe lub innowacyjne (badania skierowane na zdobycie nowej wiedzy, która będzie wykorzystana w celu rozwoju nowych produktów, procesów lub usług lub też doprowadzi do znaczącej poprawy istniejących produktów, procesów lub usług) – do 50% – do 75% dla podmiotów publicznych o charakterze niezarobkowym, szkół średnich i wyższych, organizacji badawczych i MŚP Działania demonstracyjne (działania związane ze sprawdzeniem w badaniach przemysłowych nowych lub poprawionych produktów, procesów lub usług, włącznie z prototypami, jeśli nie mogą być one bezpośrednio skomercjalizowane) – do 50%

WYSOKOŚĆ DOFINANSOWANIA KE (liczona procentowo od całkowitych kosztów kwalifikowalnych) Inne działania – do 100% obejmują między innymi działania: w zakresie zarządzania upowszechniania wiedzy (np. stworzenie strony internetowej, prezentacja projektu podczas konferencji, publikacje) koordynacji, sieci współpracy (np. organizacja spotkań, seminariów, koszty podróży dot. koordynacji i rozwoju współpracy) ochrona i zarządzanie prawami własności intelektualnej badania dot. społeczno-ekonomicznych oddziaływań wyników szkoleniowe UWAGA: Koordynacja naukowa zalicza się do działań RTD, w związku z tym jest finansowania przez KE w 50% lub 75%

WYSOKOŚĆ DOFINANSOWANIA KE (liczona procentowo od całkowitych kosztów kwalifikowalnych) Projekty typu Akcje koordynacyjne i wspierające – do 100% Badania pionierskie (program Pomysły) – do 100% Projekty badawczo-szkoleniowe Marii Curie (program Ludzie) – do 100%.

INFORMACJA 4 Jaką otrzymamy wysokość dofinansowania na realizację projektu z Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

DOFINANSOWANIE ZE STRONY MNISW Z dniem 1 lipca 2007r. weszła w życie ustawa o zmianie ustawy o zasadach finansowania nauki ROZPORZĄDZENIE MINISTRA NAUKI I SZKOLNICTWA WYŻSZEGO z dnia 25 września 2007 r. w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na naukę przeznaczonych na finansowanie współpracy naukowej z zagranicą § 7.4 Wniosek o finansowanie projektu międzynarodowego współfinansowanego może obejmować finansowanie ze środków na naukę kosztów nie większych niż wysokość kosztów zaplanowanych na ten cel przez jednostkę naukową ze środków krajowych i nie większych niż 60% planowanych kosztów udziału jednostki w projekcie. OBOWIĄZUJĄ ZASADY DOT. POMOCY PUBLICZNEJ

CAŁKOWITE KOSZTY PROJEKTU Koszty kwalifikowalne = uwzględnione w budżecie projektu CAŁKOWITE KOSZTY PROJEKTU Koszty niekwalifikowalne – VAT, w niektórych sytuacjach np. część amortyzacji urządzeń Całkowite koszty projektu KOSZTY BEZPOŚREDNIE KOSZTY POŚREDNIE NIEKWALIFIKOWALNE KOSZTY

KALKULACJA BUDŻETU

INNE KOSZTY konieczne do realizacji projektu WYNAGRODZENIA SPRZĘT TRWAŁY MATERIAŁY PODRÓŻE I DIETY INNE KOSZTY konieczne do realizacji projektu PODWYKONAWSTWO KOSZTY POŚREDNIE

KOSZTY OSOBOWE Określ jakie osoby będą brały udział w realizacji projektu pod kątem wysokości wynagrodzeń (niektóre jednostki przyjmują na etapie tworzenia budżetu przybliżone wielkości wynagrodzeń - np. dla określonej grupy pracowników) Określ ilość czasu niezbędną do realizacji poszczególnych zadań (przedstawioną w osobomiesiącach) Oblicz koszty osobowe (ilość osobomiesięcy x miesięczne wynagrodzenie) INNE KOSZTY Określ zadania do wykonania w projekcie i koszty tych zadań (podróże, materiały, amortyzacja sprzętu trwałego, usługi obce i inne) Oszacuj, czy należy uwzględnić w budżecie koszty świadectwa kontroli sprawozdań finansowych (w 7PR jest ono obowiązkowe tylko wtedy, gdy łączna żądana wysokość dofinansowania do projektu z KE na rzecz danego uczestnika wynosi 375.000 euro lub więcej)

Wypełnianie tabeli budżetowej we wniosku projektowym RPK Politechnika Śląska ul. Akademicka 2a p.44 44-100 Gliwice Tel. 32/2372092 Fax 32/2372450 e-mail: rpk@polsl.pl

EPSS – przykład tabeli (A3 EPSS – przykład tabeli (A3.1 – budżet) dla projektu współpracy malej lub średniej skali (collaborative project) RTD Demonstration Training Coordination Support Management Other Total Personnel costs (€) Subcontracting (€) Other direct costs (€) Indirect costs (€) Lump sum, flat rate or scale of unit (option only for ICPC) (€) KOLUMNY NIEAKTYWNE Total budget (€) Requested EC contribution (€) Total receipts (€)

BADANIA NA RZECZ MŚP

CEL PROJEKTU Wspieranie grup innowacyjnych MŚP w rozwiązywaniu wspólnych dla nich problemów technologicznych oraz zdobywaniu know-how w dziedzinie technologii poprzez stworzenie możliwości podzlecania badań wykonawcom BRT Adresowane do przedsiębiorstw, które widzą potrzebę dalszego rozwoju przez wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań, ale nie posiadają własnego zaplecza badawczego

Z PERSPEKTYWY MŚP Sprawdzenie i uzasadnienie zgodności zadań projektu ze strategią biznesową MŚP Wielkość finansowania publicznego nie pokryje całości kosztów, konieczny będzie wkład własny MŚP

BENEFICJENCI MŚP co najmniej 3 MŚP (z wyłączeniem organizacji badawczych/firm konsultacyjnych) WYKONAWCY BADAŃ co najmniej 2 wykonawców badań (np. uniwersytety, organizacje badawcze i przedsiębiorstwa przemysłowe, w tym również MŚP prowadzące badania naukowe) Oprócz tego beneficjentami mogą być też inne przedsiębiorstwa i użytkownicy końcowi wnoszący określony wkład w realizację projektu

RODZAJE DZIAŁAŃ W PROJEKCIE Działania w zakresie badań i rozwoju technologicznego zasadnicza część projektu stanowiąca domenę wykonawców badań. MŚP skupiają się na wstępnym określeniu, a następnie wypróbowaniu i weryfikacji zdobytej wiedzy Działania w zakresie demonstracji mają na celu wykazanie rentowności nowych technologii, których bezpośrednie wprowadzenie na rynek nie jest możliwe (np. testowanie prototypów). Jest to ostatni etap przed wprowadzeniem produktów i procesów do produkcji Inne działania ułatwiają wdrożenie wyników w MŚP, w szczególności są to szkolenia i upowszechnianie Działania w zakresie zarządzania konsorcjum zalecane jest, by koordynatorem było MŚP, ale ponieważ zarządzanie konsorcjum jest zadaniem złożonym i wymaga doświadczenia, możliwe jest powierzenie go wykonawcy badań lub też partnerem w projekcie może być instytucja zajmująca się profesjonalnie zarządzaniem projektami

DZIAŁANIA I POZIOM DOFINANSOWANIA DZIAŁANIE MŚP Wykonawcy badań Badania i rozwój technologiczny 75% (1) Demonstracja 50% Inne (np. szkolenia, upowszechnianie wiedzy) 100% (2) Zarządzanie konsorcjum Koszty działalności badawczej i demonstracyjnej wykonawców badań są przedmiotem podwykonawstwa, ujęte zostaną w budżecie MŚP i zapłacone wykonawcom badań zgodnie z przedstawiona przez nich fakturą Koszty zarządzania konsorcjum i innych działań poniesione przez wykonawców badań zostaną przewidziane w ich budżecie

TRANSAKCJA MŚP oraz wykonawców badań łączy w ramach tych projektów relacja klient-sprzedawca. MŚP zakupują know-how w dziedzinie technologii.

BUDŻET I DOFINANSOWANIE KE Projekt 3-letni Koszty Dofinansowanie Wkład KE MŚP – własne działania badawcze 600.000 75% 450.000 MŚP – podwykonawstwo (faktura od wykonawcy badań) 1.800.000 1.350.000 MŚP – zarządzanie konsorcjum 175.000 100% Wykonawca badań – zarządzanie konsorcjum 25.000 RAZEM 2.600.000 2.000.000 Dofinansowanie KE ograniczone do 110% całkowitej kwoty podwykonawstwa w zakresie badań badawczo-rozwojowych i demonstracyjnych - łącznej kwoty faktur przedstawionych MSP przez wykonawców badań (1.800.000 x 110%) 1.980.000

PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ Regulation (EC) No 1906/2006 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2006 laying down the rules for the participation…. Art. 39 ust.1 Nowa wiedza, która powstała w wyniku prac prowadzonych w ramach działań pośrednnich jest własnością uczestników, którzy przeprowadzili prace prowadzące do jej powstania Art. 40 ust.1 Jeżeli kilku uczestników wspólnie prowadziło prace prowadzące do powstania nowej wiedzy i udział każdego z nich w tych pracach jest niemożliwy do ustalenia, nowa wiedza jest współwłasnością ich wszystkich. Sporządzają oni umowę dotyczącą podziału i warunków korzystania z prawa współwłasności zgodną z warunkami umowy o dotację.

PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ Art. 41 Art. 39 ust. 1 i art,40 ust.1 nie mają zastosowania do działań prowadzonych na rzecz określonych grup. W przypadku tych działań nowa wiedza jest współwłasnością uczestników będących członkami określonej grupy, na rzecz której prowadzono działanie, chyba że uczestnicy postanowili inaczej. W przypadku, gdy właściciele nowej wiedzy nie są członkami wspomnianej grupy, zapewniają oni, że grupie tej przyznane są wszystkie niezbędne prawa do tej nowej wiedzy, tak by wiedza ta mogła być upowszechniana i wykorzystywana zgodnie z tym, co przewidziano w aneksie technicznym do umowy.

Dostęp na zasadzie licencji Korzyści MŚP Własność nowej wiedzy Dostęp na zasadzie licencji Odzwierciedlenie w cenie płaconej wykonawcom badań

BADANIA NA RZECZ STOWARZYSZEŃ MŚP

CEL PROJEKTU Wspieranie stowarzyszeń i grup MŚP w opracowaniu technicznych rozwiązań problemów wspólnych dla większej liczby MŚP działających w określonych sektorach przemysłu i usług Realizowane projekty powinny przyczynić się do opracowania nowych norm i standardów europejskich, rozwiązania wspólnych problemów technologicznych w dziedzinie zdrowia, bezpieczeństwa, czy ochrony środowiska Projekty są prowadzone przez stowarzyszenia i grupy MŚP, które zlecają usługi badawcze wyspecjalizowanym jednostkom (mogą to być uczelnie, instytuty badawcze, przedsiębiorstwa) celem pozyskania technologii lub know-how niezbędnego dla swoich członków

BENEFICJENCI STOWARZYSZENIA co najmniej 3 stowarzyszenia/grupy MŚP WYKONAWCY BADAŃ co najmniej 2 wykonawców badań (np. uniwersytety, organizacje badawcze i przedsiębiorstwa przemysłowe, w tym również MŚP prowadzące badania naukowe) GRUPA INDYWIDUALNYCH MŚP (2-5) mająca za zadanie dopilnować, aby rezultaty projektu były adekwatne do potrzeb przedsiębiorstw Dodatkowo mogą uczestniczyć inni beneficjenci – nie będący ani stowarzyszeniem MŚP/grupą MŚP ani wykonawcą badań (np. tzw. użytkownicy końcowi).

Zasady działania Koszty ponoszone przez członków stowarzyszenia w związku z realizacja projektu są zaliczane do kosztów projektu (członkowie stowarzyszeń mogą uczestniczyć w projekcie nie będąc formalnie partnerami) Członkowie stowarzyszenia sporządzają indywidualne sprawozdania finansowe (formularz C) Stowarzyszenie na podstawie dostarczonych przez członków sprawozdań finansowych (formularz C) sporządza skrócone sprawozdanie finansowe konsolidujące sumę kosztów kwalifikowalnych ponoszonych przez członków i stowarzyszenie Dopuszczalne działania w projekcie, zasady kalkulacji budżetu, dofinansowania są analogiczne do obowiązujących w przypadku Badań na rzecz MŚP.

Dziękuję za uwagę Osoby do kontaktu: Barbara Trammer barbara.trammer@kpk.gov.pl Iwona Kucharczyk iwona.kucharczyk@kpk.gov.pl Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk ul. Żwirki i Wigury 81 02-091 Warszawa tel: 0 22 828 74 83 fax: 0 22 828 53 70 e-mail: kpk@kpk.gov.pl