Przekazywanie akt do Archiwum UMK Na podstawie Przepisów kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących na UMK od 1 lutego 2005 roku. mgr Paulina Bunkowska Toruń 2012

Prezentacja obejmuje: Zakres przekazywania dokumentacji powstałej na UMK Tryb przekazywania dokumentacji Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacji archiwalnej (kat. A, B-50 i BE 25-50) Dokumentacji niearchiwalnej (kat. B- powyższej B-5)

Zakres przekazywania dokumentacji powstałej na UMK

Zakres przekazywania (materiały archiwalne łącznie z pomocami tj. kartoteki, spisy, rejestry, bazy danych) Dokumentacja kat. A niż 5-letnim okresem przechowywania (materiały niearchiwalne z dłuższym łącznie z pomocami jw.) Dokumentacja kat. B

c.d. Zakres przekazywania Dokumentacja kat. A i B Przekazywana po 3 pełnych latach kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy Np. Akta z 2005 r. będą przekazywane w 2009 r.

c.d. Zakres przekazywania Dokumentacja z Sekcji Archiwum UMK Tylko spisy i wykazy przechowywanej dokumentacji oraz ewidencja baz danych Dokumentacja studenckich kół naukowych Na zasadach ogólnych Dokumentacja innych organizacji i stowarzyszeń studenckich Przekazywanie ewidencji, np. w postaci spisów zdawczo-odb.

Tryb przekazywania dokumentacji

Przekazywanie następuje po: Uzgodnieniu terminu, trybu i warunków przekazania z Archiwum UMK Na 2 tygodnie przed przekazaniem akt przesyłany jest spis zdawczo-odbiorczy (patrz: formularze i wzory do Archiwum UMK) Archiwum UMK po sprawdzeniu prawidłowości spisu zdawczo-odbiorczego wyraża zgodę na przyjęcie dokumentacji Przygotowanie dokumentacji, sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego oraz transportu do Archiwum UMK spoczywa na komórce/jednostce przekazującej (§28, ust. 4)

Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50

Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50 Przełożenie akt z segregatorów do teczek papierowych (najlepiej bezkwasowych)   rok referent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia

Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50 2. Prawidłowe opisanie teczki, zgodnie z wymogami instrukcji Pieczątka nagłówkowa komórki/jednostki Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu Dział Nauki Znak teczki: symbol komórki/jednostki (DN)- symbol klasyfikacyjny z wykazu akt (610) DN-610 Kat. A Kategoria archiwalna Granty KBN Tytuł teczki 2001-2006 Daty skrajne

ostatecznego załatwienia c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50 3. Dołączenie na początek spisu spraw (patrz: formularze i wzory)   rok referent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia

c. d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50 4. Ułożenie spraw w kolejności numerów ze spisów spraw oraz pisma chronologicznie w każdej ze spraw  2001   DN   610 Granty KBN  rok referent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia 1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx  xx  2.   xxxxxxxxxxx  3.    xx  xxx x  1 DN-610-1/01 DN-610-2/01 DN-610-3/01

c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A 6. W przypadku akt kat. A ponumerowanie wszystkich zapisanych kart (tzw. paginacja), a na wewnętrznej stronie teczki zapisanie liczby kart znajdujących się w teczce oraz usunięcie części metalowych (zszywek, spinaczy itp.), koszulek. 1 2 3 Niniejsza teczka zawiera 3 karty 2.03.2012 Jan Kowalski c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A

c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A Ponadto: Sprawy w teczce można przełożyć papierem przebitkowym tzw. bibułką, a akta osobowe należy przesznurować

Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. A 9. Ułożenie teczek w kolejności symboli z wykazu akt i ponumerowanie teczek zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym UMK Dział Nauki DN-610 Kat. A Granty KBN 2001-2004 UMK Dział Nauki DN-6150 Kat. A Stypendia na pisanie monografii 2001-2004 UMK Dział Nauki DN-63 Kat. A Badania naukowe wspólnie z instytucjami naukowymi zagranicznymi 2001-2004 1 2 3

Uwierzytelnienie spisów zdawczo-odbiorczych Nr nadaje Archiwum UMK

Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B-5)

Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B-5) Przełożenie akt z segregatorów do teczek papierowych   rok referent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia

Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B-5) 2. Prawidłowe opisanie teczek, zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej Pieczątka nagłówkowa komórki/jednostki Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu Dział Zaopatrzenia i Transportu Znak teczki: symbol komórki/jednostki (DZT) - symbol klasyfikacyjny z wykazu akt (244) DZT-244 Kat. B-10 Kategoria archiwalna Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń Tytuł teczki 2001-2004 Daty skrajne

ostatecznego załatwienia c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B-5) 3. Dołączenie na początek spisu spraw (patrz: formularze i wzory)   rok referent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia

c. d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat c.d. Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B-5) 4. Ułożenie spraw w kolejności numerów ze spisów spraw  2001   DZT   241 Zaopatrzenie rok referent symbol kom. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia 1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx  xx  2.   xxxxxxxxxxx  3.    xx  xxx x  1 DZT-241-1/01 DZT-241-2/01 DZT-241-3/01

Przygotowanie akt do przekazania Dokumentacja kat. B (powyżej B5) 9. Ułożenie teczek w kolejności symboli z wykazu akt i ponumerowanie teczek zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym Dział Zaopatrzenia i Transportu UMK DZT-241 Kat. B5 Zaopatrzenie 2001-2004 Dział Zaopatrzenia i Transportu UMK DZT-244 Kat. B10 Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń 2001-2004 Dział Zaopatrzenia i Transportu UMK DZT-25 Kat. BE5 Źródła zaopatrzenia 2001-2004 1 2 3

Ewidencja przekazywanej dokumentacji Materiały archiwalne (kat. A) Dokumentacja niearchiwalna (Kat. B) Spisy zdawczo-odbiorcze 4 egz. 3 egz. Oddzielnie dla kat. A i B

Uwierzytelnienie spisów zdawczo-odbiorczych Nr nadaje Archiwum UMK

E-mail: archiwum@umk.pl Służymy pomocą Dr hab. Anna Supruniuk - Kierownik Archiwum UMK 611-47-42 Mgr Paulina Bunkowska 611-22-32 lub 611-47-43 Mgr Bożena Kierzkowska 611-22-04 Mgr Weronika Krajniak 611-22-33 Mgr Jacek Waliszewski Ewa Wiśniewska 611-22-32 lub 611-47-33 E-mail: archiwum@umk.pl

…Koniec