Udostępnianie dokumentacji w archiwum wyodrębNionym – do celów służbowych i naukowo-badawczych mgr Klaudia Banach.

Prezentacja na temat: "Udostępnianie dokumentacji w archiwum wyodrębNionym – do celów służbowych i naukowo-badawczych mgr Klaudia Banach."— Zapis prezentacji:

1 Udostępnianie dokumentacji w archiwum wyodrębNionym – do celów służbowych i naukowo-badawczych
mgr Klaudia Banach

2 PODSTAWY PRAWNE Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych; Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych; Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych; Regulamin korzystania z Materiałów Archiwalnych Pracowni Udostępniania Akt w Archiwum Wojskowego w Gdyni.

3 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych; §  2. Materiały archiwalne zgromadzone w archiwach wyodrębnionych są udostępniane przez: 1) umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami w pomieszczeniach przystosowanych do swobodnego korzystania z materiałów; 2) przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci reprodukcji tych materiałów albo w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

4 jednostek organizacyjnych i obywateli,
§ 3.  1. Materiały archiwalne dotyczące osób fizycznych udostępnia się w pełnym zakresie tym osobom do celów własnych, jeżeli nie narusza to: prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i  obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi. 2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1, zawierające dane osób trzecich są udostępniane po anonimizacji tych danych.

5 ZGŁOSZENIE §  4.  1. Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego. 2. Zgłoszenie składa się do organu, któremu podlega archiwum wyodrębnione, zwane dalej „archiwum”, lub który je nadzoruje.

6 OBOWIĄZUJĄCE FORMULARZE

7

8 UDOSTĘPNIANIE AKT Do celów naukowo-badawczych
udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego; Udostępniane są posiadane materiały archiwalne po upływie 30 lat od daty ich wytworzenia; Materiały archiwalne od których wytworzenia nie upłynęło 30 lat, udostępnia się za pisemną zgodą Wojskowego Biura Historycznego poprzez Archiwum Wojskowe w Gdyni; Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych nastąpi przerwa przekraczająca 6 miesięcy, ponowne ich udostępnienie wymaga złożenia nowego zgłoszenia;

9

10 Do celów służbowych UDOSTĘPNIANIE AKT
udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego; Brak okresu karencji wytworzenia akt; Celowość wniosku a kompetencje JW.; Określenie okresu ważności wniosku; W przypadku materiałów niejawnych: Załączenie uwierzytelnionej przez Pełnomocnika ds. OIN kserokopii upoważnienia lub poświadczenia bezpieczeństwa;

11 Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie zamówienia (rewersu), wypełnionego samodzielnie, czytelnym pismem, przez użytkownika, osobno dla każdej jednostki archiwalnej - niewłaściwie lub nieczytelnie wypełnione zamówienia nie będą realizowane.

12 UŻYTKOWNIK PRACOWNI MA PRAWO:
korzystać z inwentarzy, kartotek, spisów, skorowidzów i innych pomocy ewidencyjnych potrzebnych do pracy; korzystać z merytorycznej i technicznej pomocy pracowników Archiwum; korzystać z własnego komputera przenośnego; korzystać z komputerowych baz danych, udostępnianych na komputerach Pracowni.

13 W PRACOWNI W SZCZEGÓLNOŚCI ZABRONIONE JEST:
ingerowanie w treść lub formę materiałów archiwalnych; używanie atramentu oraz korektorów i pisaków; sporządzanie notatek na papierze umieszczonym bezpośrednio na aktach; opieranie się na materiałach archiwalnych lub umieszczanie na nich innych przedmiotów; kładzenie otwartych ksiąg i poszytów grzbietem do góry; wymienianie się aktami z innymi użytkownikami; używanie telefonów komórkowych, w celach innych niż kopiowanie akt; zakłócanie pracy innym korzystającym;

14 WARTO PAMIĘTAĆ Informacji o zasobie archiwalnym, dostępnych środkach ewidencyjno - informacyjnych i o zasadach udostępniania materiałów archiwalnych udzielają pracownicy Archiwum; Informacji o materiałach archiwalnych niezbędnych do złożenia zamówień użytkownik wyszukuje samodzielnie w dostępnych w Archiwum środkach ewidencyjno – informacyjnych; Materiały archiwalne wymagające przygotowania do udostępnienia, np. paginowania czy zabiegów konserwatorskich, udostępniane są w terminie umożliwiającym wykonanie tych prac; Użytkownik zobowiązany jest do zwracania materiałów archiwalnych w należytym porządku, przy całkowitym zachowaniu wewnętrznego układu akt.

15 UDOSTĘPNIANIE AKT NA ZEWNĄTRZ
na okres 3 miesięcy (możliwe przedłużenie); upoważnionym podmiotom, jednak wyłącznie w zakresie ich kompetencji.

16 dodatkowo w każdą środę do godz. 19.
REGULAMIN KORZYSTANIA Z MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH PRACOWNI UDOSTĘPNIANIA AKT regulamin dostępny na pracownia udostępniania akt dla użytkowników jest czynna od poniedziałku do piątku od godz. 7:00 do godz.15:00; dodatkowo w każdą środę do godz. 19.

17 KONTAKT Sekcja ewidencji, opracowywania i udostępniania zasobu
(kierownik sekcji p. Małgorzata PARUSIŃSKA) tel Pracownia udostępniania akt tel