Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" Usprawnienia w dziale finansowym. Warszawa Projekty dla siebie i dla całej firmy Współpraca z IT. Krzysztof Sutkowski, ENIRO

Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" Rola Działu Finansów Ochrona aktywów firmy –Optymalizacja przepływów gotówkowych –Ochrona przed nadużyciami Zgodność z procedurami i prawem –Przepisy zewnętrzne (ustawy, rozporządzenia) –Reguły wewnętrzne Wspomaganie decyzji –Cykliczne standardowe raporty –Kontrola efektywności projektów

Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" Procedury Cel tworzenia procedur –Automatyzm działań –Uproszczenie pracochłonnych, biurokratycznych i uciążliwych czynności –Zasady przepływu dokumentów –Ochrona przed nadużyciami (np. limity autoryzacji) –Wyznaczenie odpowiedzialnych osób –Eliminacja ryzyka prawnego i finansowego Zasady tworzenia procedur –Obieg dokumentów zgodny ze zdrowym rozsądkiem –Zrozumiały język, najlepiej 1 strona tekstu (+ formularz) –Jeśli mała firma - tylko rutynowe sytuacje –Przykład zastosowania

Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" Usprawnienia: Centralizacja zakupów Wybór najlepszego dostawcy –Wyposażenie, sprzęt IT, art. biurowe –Cykliczne sprawdzanie cen wybranego dostawcy 1 dostawca – 1 faktura – lepsza cena (?) –Karty paliwowe z limitem wydatków, taksówkowe –Telefony stacjonarne – 1 dostawca w biurach –Telefony komórkowe – 1 dostawca Umowy ramowe Wzory umów typowych Eliminacja operacji kasowych

Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" Usprawnienia: Księgowania zbiorcze Integracja systemów: księgowego, płacowego i płatniczego Kodowanie szczegółów w pliku zasysanym do systemu księgowego (np. kody budżetów) 1 dostawca – 1 faktura (wersja elektroniczna) –Paliwo –Telefony –Taksówki –Poczta Miesięczne zestawienia tego samego typu kosztów Miesięczne pracownicze zestawienie wydatków Zbiorcze rozliczanie podróży służbowych

Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" Usprawnienia: Kontrola kosztów Zrozumiała procedura zakupowa –Prosty formularz autoryzacji zakupów / zapotrzebowania –Limity autoryzacji wydatków –Zakupy dokonywane tylko przez wyznaczone osoby Kodowanie kosztów –Budżety (cost centers) –Koszty podatkowe, niepodatkowe –Dokonane przez określoną osobę Karta zamiast gotówki Limity tankowań, telefoniczne itd.

Klub Dyrektorów Finansowych "Dialog" Konsekwencje usprawnień Standaryzacja zakupów (produktów, usług) Strach przed wprowadzeniem usprawnień –Mniej pracy – redukcja personelu –Więcej pracy – dodatkowe obowiązki –Łatwiejsze wykrycie nadużyć Redukcja dokumentacji Zmniejszenie kosztów –Możliwe nowe koszty wprowadzenia usprawnień Łatwiejsza kontrola kosztów i płatności Mniej wątpliwości podatkowych