Wdrażanie projektów współpracy - metodologiczny aspekt budowy projektu współpracy (przy opracowaniu prezentacji wykorzystano materiał przygotowany przez p. Agnieszkę Celińską w ramach szkolenia „Zarządzanie projektami współfinansowanymi z funduszy UE”)

Co to jest projekt? PROJEKT (według UE) to sekwencja powiązanych ze sobą działań, które przebiegają w pewnym określonym czasie oraz są ukierunkowane na osiągnięcie precyzyjnie zdefiniowanego celu 3 podstawowe elementy: powiązanie działań określenie w czasie wspólny cel

Cechy projektu zorientowanie na cel koordynacja powiązanych ze sobą działań skończony czas trwania: początek i koniec wyjątkowość, niepowtarzalność element niepewności i ryzyka trwała zmiana w otoczeniu projekty wdrażają ludzie dla ludzi

Projekt powinien posiadać: jasno zdefiniowanych interesariuszy (udziałowców) oraz grupę docelową projektu; zdefiniowane narzędzia koordynacji, zarządzania i finansowania; system monitoringu i ewaluacji; odpowiedni poziom finansowych i ekonomicznych analiz (korzyści projektu przeważają nad kosztami)

Podstawowe pytania przed przystąpieniem do prac nad projektem: CO ma być rezultatem projektu? DLACZEGO należy zrealizować projekt – jakie są powody, korzyści i przesłanki ekonomiczne? JAK projekt jest / będzie realizowany? KTO powinien być zaangażowany w jego realizację? KIEDY projekt będzie realizowany / zakończony?

Podstawowe pytania przed przystąpieniem do prac nad projektem: JAK DŁUGO potrwa realizacja projektu? ILE będzie kosztował? JAKIE dodatkowe środki będą potrzebne? CO może mieć wpływ na rezultat projektu? JAKIE są pozostałe ryzyka?

Nie ma problemu – nie ma projektu Planowanie projektu obejmuje zarówno: dokładne zgłębienie problemu, który dany projekt ma rozwiązać (cel projektu wynika z problemu) i sposobów jego rozwiązania oraz zasobów dostępnych dla zaradzenia temu problemowi: finansowych (wraz ze źródłami finansowania) ludzkich (zespół projektowy) rzeczowych innych (organizacyjnych, czasowych, itp.)

Planowanie projektu jakie działania są potrzebne (opis działań)? kiedy się rozpoczną i kiedy się zakończą (harmonogram)? kto je wykona (personel)? jakie urządzenia, materiały i narzędzia są potrzebne do ich realizacji (zasoby materialne)? ile to będzie kosztowało (budżet)?

Projekty ze środków UE – o czym warto pamiętać od początku? Instytucje finansujące nie wyasygnują żadnych środków, dopóki nie zobaczą w pełni dojrzałej propozycji projektowej; Opracowanie takiej propozycji wymaga czasu i pieniędzy; Nie wszystkie propozycje otrzymują dofinansowanie – GŁÓWNIE dlatego, że nie spełniają obowiązujących norm lub kryteriów przyznawania pomocy;

Projekty ze środków UE – o czym warto pamiętać od początku? Znajomość kryteriów przyznawania pomocy stosowanych przez różne źródła finansowania i programy; Zrozumienie struktury programowej; Uwzględnienie ogólnych zasad przyznawania pomocy ze środków danego Funduszu.

Powodzenie projektu – wybrane czynniki: staranne planowanie; projekt dotyczy faktycznych problemów grupy docelowej; jasno zdefiniowana grupa docelowa projektu; należyta reprezentacja różnych interesów poprzez udział partnerów w projekcie; partnerzy projektu dotrzymują zobowiązań; efektywne zarządzanie projektem; kompetentny i zmotywowany zespół;

Zarządzanie projektem - przykładowa definicja Zarządzanie projektem to „ … wykorzystanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik projektowych w celu zaspokojenia lub nawet przekroczenia potrzeb i oczekiwań interesariuszy zawiązanych z tym projektem” (PMI – Instytut Zarządzania Projektami)

Parametry projektu: zakres – wyznaczenie celów koniecznych do osiągnięcia, określenie co w projekcie zostanie wykonane, a niekiedy także czego realizacja projektu nie przewiduje; koszty – wyrażone w jednostkach pieniężnych, określone w formie budżetu projektu, stanowiącego limit, który nie powinien zostać przekroczony; czas – rozumiany jako termin realizacji projektu, każde skrócenie lub wydłużenie czasu powoduje zmiany w realizacji projektu, szczególności zmiany w jego kosztach;

Parametry projektu: zasoby – obejmujące zazwyczaj następujące grupy: zasoby kapitałowe, ludzkie, technologiczne, informacyjne - w każdym projekcie są podstawą przy tworzeniu harmonogramu; jakość – rozumiana w dwojaki sposób: jako jakość produktu będącego efektem projektu, oraz jakość procesu zarządzania projektem, wynikającej z nieustannej kontroli jego realizacji i implementacji niezbędnych zmian.

Zarządzanie Cyklem Projektu Sposób w jaki projekty są planowane i realizowane, przebiega według sekwencji określanej jako cykl projektu. Cykl rozpoczyna się od identyfikacji pomysł i rozwija się w plan pracy, który może być oceniany i wdrażany. Zarządzanie cyklem projektu to pewien schemat metodyczny, w którym identyfikuje się oraz opisuje istniejące problemy, a następnie tworzy, planuje, wdraża, monitoruje i ocenia działania mające je rozwiązać.

Zarządzanie Cyklem Projektu - najczęstsze powody niepowodzenia projektu: Brak spójności projektu (wewnętrzne elementy projektu, takie jak budżet, zadania i obowiązki nie są dobrze ze sobą powiązane); Planowanie finansowe (np. niedoszacowanie kosztów), kwestie związane z przepływem gotówkowym, brak kompetencji do zarządzania projektem i problem kosztów nie kwalifikujących się do dofinansowania;

Zarządzanie Cyklem Projektu - najczęstsze powody niepowodzenia projektu: Słaby związek miedzy wynikami projektu, a przewidywanym końcowym wpływem projektu; Złe rozplanowanie projektu w czasie i brak określenia krytycznych powiązań pomiędzy zadaniami i dróg napływu środków (opracowanie ścieżki krytycznej)

Cykl życia projektu Cykl życia projektu w szczególności definiuje: co powinno zostać zrobione w poszczególnej fazie (np. kiedy przeanalizować problemy jakie dotykają naszych odbiorców, a kiedy przygotować szczegółowy harmonogram działań); w których fazach będą powstawały poszczególne produkty cząstkowe, a co istotniejsze w jaki sposób będą one oceniane, weryfikowane i monitorowane; kto będzie zaangażowany w poszczególne zadania w ramach kolejnych faz; jak monitorować, kontrolować poszczególne fazy.

Cykl życia projektu

Cykl życia projektu Cykl ma trzy wspólne elementy: określa kluczowe decyzje, potrzeby informacyjne i odpowiedzialność w każdej z faz; fazy cyklu mają charakter progresywny – każda z nich musi być ukończona tak, aby następna mogła być przeprowadzona z sukcesem; oparty jest na ewaluacji tak, by przenosić doświadczenia z istniejących projektów na tworzenie przyszłych programów oraz projektów.

Cykl życia projektu / Faza identyfikacji harmonogram W tworzeniu harmonogramu kluczowe znaczenie mają: kolejność zadań; czas trwania wszystkich zadań; wzajemne zależności między nimi; kamienie milowe projektu; zasoby ludzkie i rzeczowe dla wszystkich zadań; narzędzie: np. wykres Gantt’a.

Cykl życia projektu / Faza identyfikacji harmonogram Na zakończenie planowania przebiegu projektu są określane tzw. „kamienie milowe” projektu. Kamienie milowe są to punkty koordynacyjne i kontrolne projektu, są one szczególne ze względu na: znaczenie cząstkowych wyników projektu dla rezultatów jego następnych etapów oraz rezultatu końcowego tzw. odbiór cząstkowy, znaczenie dla dotrzymania planowanych terminów projektu, konieczność kontroli realizacji przyjętego budżetu projektu, konieczność częściowego rozliczenia projektu itd.

Check lista Check lista – najprostszy instrument monitorowania postępów prac projektowych. Tworzymy listę zadań do wykonania w projekcie. Sprawdzamy systematycznie postęp prac.

Lista zadań dla projektu X Harmonogramy GANTT’a Zasada budowania harmonogramu: T 1 T 2 T 3 T 4 T 5 T 6 T 7 T 8 T 9 Lista zadań dla projektu X 24

Zadanie (czynność) i jej czas trwania Harmonogramy GANTT’a Zasada budowania harmonogramu: zadanie T 1 T 2 T 3 T 4 T 5 T 6 T 7 T 8 T 9 day 1 day 2 day 3 day 4 day 5 day 6 day 7 day 8 day 9 day 10 day 11 czas Zadanie (czynność) i jej czas trwania 25

Harmonogramy GANTT’a Zasada budowania harmonogramu: zadanie T 1 T 2 day 1 day 2 day 3 day 4 day 5 day 6 day 7 day 8 day 9 day 10 day 11 czas Fazy, grupy zadań: 26 http://en.wikipedia.org

Zależności zadań w harmonogramie: Harmonogramy GANTT’a Zasada budowania harmonogramu: zadanie T 1 T 2 T 3 T 4 T 5 T 6 T 7 T 8 T 9 day 1 day 2 day 3 day 4 day 5 day 6 day 7 day 8 day 9 day 10 day 11 czas „start-to-start”; „start-to-finish” „finish-to-finish” Zależności zadań w harmonogramie: 27 http://en.wikipedia.org

Śledzenie postępu prac projektowych Harmonogramy GANTT’a Zasada budowania harmonogramu: 90% wykonania zadanie T 1 100% wykonania T 2 90% T 3 80% T 4 T 5 0% T 6 T 7 T 8 T 9 day 1 day 2 day 3 day 4 day 5 day 6 day 7 day 8 day 9 day 10 day 11 czas Śledzenie postępu prac projektowych 28 http://en.wikipedia.org

Budżet projektu: KAŻDY BUDŻET SKŁADA SIĘ Z DWÓCH CZĘŚCI: ZESTAWIENIA KOSZTÓW, KTÓRE BĘDĄ PONOSZONE W TRAKCIE REALIZACJI PROJEKTU w tym z wyodrębnieniem kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalne PRZYCHODÓW NIEZBĘDNYCH NA ICH POKRYCIE W planowaniu budżetu niezwykle istotna jest znajomość wytycznych dotyczących kosztów kwalifikowalnych w ramach PROW 2007-2013, a w przypadku projektów współpracy – w szczególności działania 421.

Budżet projektu: Koszty w projekcie: niezbędne dla realizacji projektu; uwzględnione w budżecie; spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansowego (cena / jakość); zostały faktycznie poniesione i wykazane w dokumentacji finansowej; poparte odpowiednimi dokumentami. KOSZTY SĄ JEDNYM Z ELEMENTÓW OCENY KOSZTORYS, a w konsekwencji ZESTAWIENIA RZECZOWO-FINANSOWE POWINY BYĆ KOMPLETNE, RZETELNE I REALISTYCZNE

Cykl życia projektu / Faza finansowania Procedura przyznania pomocy w tym ocena projektu współpracy (w przypadku operacji polegającej na przygotowaniu projektu współpracy; Podpisanie umowy przyznania pomocy

Cykl życia projektu / Faza wdrożenia realizowane są poszczególne zadania w ramach projektu, wszelkie zadania w ramach projektu są oceniane pod względem zgodności z planem (monitoring) – umożliwia to sprawdzenie możliwości osiągnięcia zakładanych celów, w razie konieczności projekt jest modyfikowany stosownie do zmian, jakie nastąpiły od momentu jego przygotowania – z zachowaniem ograniczeń wskazanych w umowie przyznania pomocy zawartej z SW Istotnym elementem fazy realizacji jest monitorowanie interesariuszy i partnerów oraz śledzenie wykonania budżetu

Cykl życia projektu / Faza wdrożenia Monitoring - proces systematycznego zbierania i analizowania ilościowych i jakościowych informacji na temat wdrażanych projektów i całego programu w aspekcie finansowym i rzeczowym Cel monitorowania: zapewnienie zgodności realizacji projektów z wcześniej zatwierdzonymi założeniami i celami; zarządzanie informacją – wspomaganie procesu decyzyjnego.

Cykl życia projektu / Faza ewaluacji Ewaluacja: wykonanie działań administracyjnych związanych z zamknięciem projektu, ocena rezultatów projektu i porównanie z przyjętymi założeniami, wyciągnięcie wniosków.

Cykl życia projektu / Analiza ryzyka Ryzyko to rodzaj niepewności, która w przypadku realizacji projektu będzie powodowała możliwość rozwijania się projektu w sposób niezgodny z zaplanowanym budżetem, czasem czy założeniami merytorycznymi.

Cykl życia projektu / Analiza ryzyka Ciągłe zmiany warunków w jakich działają instytucje wpływają na to, iż żadnego projektu nie da się bezbłędnie zaplanować, ani tym bardziej przeprowadzić ściśle według planów. Powoduje to, iż realizacja projektu poddana jest na oddziaływanie ryzyka. W zależności od rodzaju projektu możliwość występowania czynników ryzyka kształtuje się na różnym poziomie

Cykl życia projektu / Analiza ryzyka Jeżeli w ramach planowanego projektu będziemy wykorzystywać metody realizacji, których nigdy wcześniej nie wykorzystywaliśmy, ale rezultaty, które będzie generował projekt to rezultaty osiągane już wcześniej to nasz projekt jest obarczony umiarkowanym ryzykiem. Podobna sytuacja ma miejsce także wtedy gdy w ramach planowanego projektu będziemy wykorzystywać metody realizacji, które wykorzystywaliśmy już wcześniej, ale za ich pomocą chcemy osiągnąć rezultaty inne niż dotychczasowe.

Cykl życia projektu / Analiza ryzyka Wśród najczęstszych typowych sytuacji związanych z ryzykiem projektowym możemy wymienić: ryzyko, ze projekt nie osiągnie zakładanych celów, ryzyko czasowe – projekt nie zostanie ukończony w zakładanym czasie, ryzyko kosztowe – projekt nie zostanie ukończony zgodnie z zakładanym budżetem. Ryzyko w projekcie może mieć uwarunkowania zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne.

Cykl życia projektu / Analiza ryzyka Najczęstsze zagrożenia wewnętrzne w to zagrożenia związane: ze sposobem planowania – zbyt ogólne planowanie powoduje powstanie; z niebezpieczeństwem związanym ze złym budżetowaniem czasu niezbędnego do realizacji poszczególnych działań, a przez to do realizacji całego projektu, Zapamiętaj! Planując harmonogram projektu wybierz jednostkę czasu, która pomoże Ci jak w najbardziej dokładny sposób zaplanować czas trwania poszczególnych działań i zadań.

Cykl życia projektu / Analiza ryzyka W trakcie planowania bardzo często występuje także „hurra optymizm”, który powoduje przyjmowanie tylko i wyłącznie założeń związanych z pozytywnym scenariuszem. Zapamiętaj! Planuj tak, abyś wziął pod uwagę ewentualne negatywne aspekty realizowanych działań.

Cykl życia projektu / Analiza ryzyka Sposób redukcji ryzyka w projekcie (przykłady): rozłożenie zadań na bardziej szczegółowe, spotkania robocze dotyczące form współpracy, konsultacje planów technicznych, konsultacje budżetu projektu, uelastycznienie budżetu projektu, opracowanie zasad przekazywania doświadczeń z innych, podobnych projektów, wykorzystanie danych historycznych.

Wdrażanie projektów współpracy - koszty kwalifikowalne projektu współpracy

Koszty kwalifikowalne – przygotowanie projektu Poniesione przez LGD nie wcześniej niż rok przed dniem złożenia WoPP organizacji i przeprowadzenia spotkań partnerów projektu współpracy, w tym koszty: podróży lub pobytu osób zaangażowanych ze strony LGD w przygotowanie projektu współpracy (np. bilety lotnicze, kolejowe, zakwaterowanie – hotele, wyżywienie osób przygotowujących projekt itp.), najmu sprzętu lub pomieszczeń (np. najem sali na spotkanie, najem sprzętu – np. multimedialnego niezbędnego podczas spotkania),

Koszty kwalifikowalne – przygotowanie projektu tłumaczeń (zarówno dokumentacji np. umowy o wspólnej realizacji projektu współpracy, która będzie podpisana ze wszystkimi partnerami projektu i której opracowanie stanowi zasadniczą część fazy przygotowania projektu, jak i tłumaczenia podczas spotkań), opracowania, druku lub powielenia materiałów (np. materiałów na spotkanie, materiałów informacyjnych o przygotowywanym projekcie);

Koszty kwalifikowalne – przygotowanie projektu wynagrodzenia za wykonanie badań, analiz, opracowań, studiów lub planów wykonalności, planów rozwoju gospodarczego lub planów rozwoju przedsiębiorczości (dokumentów, które dostarczą wiedzę uznaną przez LGD za niezbędną do prawidłowego przygotowania projektu współpracy, np. plan wykonalności inwestycji, jeśli projekt jest inwestycyjny i planowana jest budowa np. sieci świetlic); wynagrodzenia za świadczenie usług prawniczych (w tym np. doradztwa prawnego przy projektowaniu zapisów umowy o wspólnej realizacji projektu współpracy).

Koszty kwalifikowalne – realizacja projektu Poniesione przez LGD nie wcześniej niż w dniu, w którym został złożony WoPP organizacji wyjazdów związanych z realizacją projektu współpracy, w tym koszty: podróży lub pobytu osób zaangażowanych ze strony LGD w realizację projektu współpracy (np. bilety lotnicze, kolejowe, zakwaterowanie – hotele, wyżywienie osób zaangażowanych w realizację projektu), tłumaczeń (np. materiałów informacyjnych i promocyjnych związanych z projektem, dokumentacji technicznej, a także tłumaczenia podczas spotkań),

Koszty kwalifikowalne – realizacja projektu najmu sal lub innych powierzchni lub dzierżawy gruntu (np. placów czy działek na których będą realizowane zadania w ramach projektu, tj. np. plac na którym będzie odbywać się festyn; hala wystawowa, gdzie będzie organizowana giełda produktów regionalnych; sala koncertowa, gdzie będą odbywać się występy zespołów ludowych itp.); przygotowania dokumentacji technicznej, badań lub analiz (np. wszelka wymagana m.in. przepisami prawa budowlanego dokumentacja techniczna niezbędna do realizacji projektu inwestycyjnego; badania socjologiczne dotyczące wpływu projektu na lokalną społeczność);

Koszty kwalifikowalne – realizacja projektu zakupu, najmu lub dzierżawy oraz montażu maszyn, urządzeń, narzędzi, wyposażenia, sprzętu lub oprogramowania np.; zakup strojów ludowych – jeśli projekt dotyczy lokalnego dziedzictwa kulturowego, wyposażenie np. świetlic wiejskich – jeśli w ramach projektu założono np. budowę sieci takich świetlic, zakup sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem – jeśli projekt dotyczy nowych technologii np. IT, Uwaga: Sprzęt komputerowy kupowany w ramach działania „Wdrażanie projektów współpracy” ma być sprzętem na potrzeby projektu, a nie stanowiącym wyposażenie biura LGD.

Koszty kwalifikowalne – realizacja projektu zakup specjalistycznego oprogramowania np. do projektowania graficznego, zakup maszyn i urządzeń np. drukarskich – jeśli w ramach projektu planowane jest stworzenie i wydawanie lokalnej gazety; zakup sprzętu i wyposażenia np. przystani kajakowej – jeśli projekt obejmuje wytyczenie szlaku oraz budowę przystani itp.; Uwaga: Koszt zakupu zalicza się do kosztów kwalifikowalnych jedynie w przypadku gdy koszt najmu albo dzierżawy przekraczałby koszt zakupu. Uwaga: Do kosztów kwalifikowalnych nie zalicza się kosztów zakupu środków transportu.

Koszty kwalifikowalne – realizacja projektu c.d. zakupu materiałów lub przedmiotów np.; wszelkich materiałów budowlanych, o ile w projekcie przewidziana jest inwestycja; eksponatów do lokalnego muzeum – o ile projekt przewiduje stworzenie takiego muzeum itp.; zakupu materiału siewnego lub nasadzeniowego roślin wieloletnich (materiał siewny i nasadzeniowy dotyczy np. kwiatów, traw, krzewów i drzew ozdobnych, a więc roślin ozdobnych, a nie wykorzystywanych w produkcji rolniczej – np. zbóż, roślin strączkowych, okopowych itp.); ;

Koszty kwalifikowalne – realizacja projektu c.d. robót budowlanych; nadzoru autorskiego lub inwestorskiego (w przypadku prowadzenia robót budowlanych w ramach projektu); organizacji i przeprowadzenia wydarzeń promocyjnych, kulturalnych, rekreacyjnych lub sportowych (np. festyny, festiwale, zawody sportowe, dni produktu lokalnego, targi rękodzieła czy ekologicznej żywności);

Koszty kwalifikowalne – realizacja projektu c.d. opracowania, druku lub powielenia oraz dystrybucji materiałów informacyjnych, w tym audiowizualnych, dotyczących projektu współpracy, zakupu lub wynajęcia powierzchni reklamowych, zakupu czasu antenowego oraz zamieszczenia materiałów prasowych w prasie (np. ulotki, banery, roll up’y, foldery, materiały audio i wideo, albumy, książki – dotyczące projektu);

Koszty kwalifikowalne – realizacja projektu c.d. wytyczenia lub oznakowania szlaków turystycznych, ścieżek dydaktycznych lub przyrodniczych, w tym pomników przyrody, obiektów historycznych, przyrodniczych, kulturalnych lub sakralnych, wykraczających poza obszar LSR (np. wytyczenie i oznakowanie ścieżki rowerowej, szlaku spływu kajakowego; wytyczenie i oznakowanie szlaku przyrodniczego np. w dolinie rzeki Rzeka; oznaczenie wiejskich kapliczek lub kościołów, pomników przyrody np. starych drzew; itp.) ; utworzenia lub aktualizacji baz danych, w tym bazy informacji turystycznej (bazy danych mogą np. dotyczyć miejsc gniazdowania ptaków, punktów widokowych, miejsc noclegowych, agroturystyki, gastronomii, miejsc dostępu do Internetu);

Koszty kwalifikowalne – realizacja projektu c.d. tworzenia stron internetowych (dotyczących realizowanego projektu, a nie strony internetowej LGD) (dotyczących realizowanego projektu, a nie strony internetowej LGD) ; wynagrodzenia za świadczenie usług, w tym usług prawniczych lub księgowych (wszelkie umowy zlecenia, o dzieło, z wyłączeniem umów o pracę, osób zatrudnianych na potrzeby realizacji projektu, w tym koordynatora/współkoordynatora projektu);

Koszty kwalifikowalne – realizacja projektu c.d. opłat sądowych i opłat za licencje lub patenty (np. opłata za stoisko wystawiennicze na targach, opłata patentowa lub licencyjna – jeśli projekt zakłada wykorzystanie nowych technologii czy wynalazków).

Koszty kwalifikowalne – realizacja projektu c.d. Uwaga: Do kosztów kwalifikowalnych realizacji projektu współpracy nie zalicza się rat zapłaconych z tytułu umowy leasingu oraz zakupu rzeczy używanych, z wyłączeniem rzeczy związanych z lokalną kulturą lub dziedzictwem historycznym, czyli przedmiotów stanowiących wyposażenie muzeów czy skansenów. Uwaga: Określenie „osoby zaangażowane ze strony LGD w przygotowanie bądź realizację projektu” nie odnosi się tylko do pracowników LGD, ale też do jej członków niebędących pracownikami, a także osób związanych z LGD i zaangażowanych w przygotowanie bądź realizację projektu (np. lokalni mieszkańcy) oraz osób do których projekt jest bezpośrednio skierowany (np. uczniowie szkół dla których w ramach projektu organizowane są wymiany i staże).

Wniosek o płatność Zmiany we wniosku o płatność WNIOSEK (wersja 3z)

Dziękuję za uwagę.