Realizacja projektu „Lubuski e-Urząd” Grzegorz Grzywacz p.o. Dyrektora Biura Społeczeństwa Informacyjnego e-mail: g.grzywacz@lubuskie.pl tel.: +48 68 456 54 42 Zielona Góra, dnia 22 lutego 2011r.

Cel projektu Zakresem projektu Lubuski e-Urząd – jest umożliwienie używania technologii informacyjnych i Internetu przez obywateli, przedstawicieli biznesu oraz interakcja pomiędzy wymienionymi a administracją publiczną. Celem projektu jest redukowanie odwiedzin obywateli w urzędach, migracja tego typu kontaktów do Internetu i prosty dostęp do informacji publicznych. Efektem natomiast będą tańsze koszty administracji publicznej oraz prosty dostęp do danych będących w dyspozycji administracji publicznej.

Cel projektu Projekt „Lubuski e-Urząd” umożliwi realizację podstawowych usług Systemów informatycznych administracji publicznej w województwie, powiatach i gminach  w oparciu o założenia idei społeczeństwa informacyjnego i realizacji szeroko pojętych usług dla obywateli i przedsiębiorstw. Wdrożenie Systemu ma zapewnić obywatelom jasny, efektywny i zunifikowany sposób kontaktu z Urzędem na poziomie Gminy, Powiatu i Urzędu Marszałkowskiego. Jednocześnie projekt ma umożliwić wykorzystanie wspólnej funkcjonalności Systemu przez urzędy powiatowe i gminne, gdzie zwykle nie jest opłacalna budowa i utrzymanie odpowiedniej infrastruktury niezbędnej dla realizacji usług dla obywateli i przedsiębiorstw i ich jednostkach podległych.

Partnerzy Projektu Wszystkie Jednostki Samorządu Terytorialnego (95 JST) szczebla wojewódzkiego, powiatowego i gminnego oraz ich jednostki podległe w wyniku projektu otrzymają jednolite i nowoczesne narzędzia do rozwoju usług publicznych świadczonych drogą elektroniczną na rzecz obywateli i przedsiębiorców. Z warstwy regionalnej korzystać będą mogły także inne jednostki publiczne zlokalizowane na terenie Województwa Lubuskiego (administracja rządowa i agendy terenowe urzędów centralnych).

Warstwa regionalna projektu serwisy informacyjne (treści cyfrowe, standaryzacja informacji), regionalna platforma komunikacji elektronicznej (RPKE) zintegrowana z ePUAP oraz systemami elektronicznego obiegu dokumentów – oprogramowanie dla urzędów i jego jednostek podległych, platforma elektronicznego obiegu dokumentów dla jednostek organizacyjnych JST, system raportowania oraz analiz porównawczych w zakresie sprawozdawczości budżetowej jednostek samorządu terytorialnego, Regionalny Biuletyn Informacji Publicznej, system informatyczny automatycznych zgłoszeń serwisowych do nadzoru infrastruktury teleinformatycznej przedmiotu projektu (monitorowanie efektywności oraz trwałości projektu), infrastruktura teleinformatyczna warstwy regionalnej Centrum Przetwarzania Danych.

Warstwa lokalna projektu elektroniczny obieg dokumentów w JST, zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego, oprogramowanie antywirusowe, systemy dedykowane, infrastruktura teleinformatyczna dla warstwy lokalnej w JST.

Trwałość projektu Monitorowanie efektywności oraz trwałości projektu będzie monitorowane poprzez wdrożenie systemu automatycznych zgłoszeń serwisowych do nadzoru infrastruktury teleinformatycznej będącej przedmiotem projektu. 5 lat okresu gwarancji dla całości przedmiotu zamówienia.

Prowadzenie projektu – Biuro Projektu Projekt prowadzony będzie przez Biuro Społeczeństwa Informacyjnego (BI) działające w strukturach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego. Projekt będzie realizowany w imieniu Lidera przez pracowników Biura wspieranych przez Inżyniera Kontraktu. nadzór nad merytorycznym zakresem projektu oraz dostosowywanie jego zakresu do potrzeb użytkowników - w możliwym zakresie z uwzględnieniem wymogów obowiązującego prawa oraz Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego 1.3, obsługę biurową i logistyczną, opracowywanie specyfikacji i procedur przetargowych oraz prowadzenie postępowań przetargowych zgodnie z PZP, obsługę finansową projektu oraz rozliczenia z Partnerami, rozliczenie i sprawozdawczość na potrzeby LRPO.

Licencjonowanie oprogramowania Projekt będzie realizowany przez Lidera (Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego), który będzie bezpośrednim beneficjentem projektu „Lubuski e-Urząd”. Nabywane w ramach projektu licencje (jako wartości niematerialne i prawne) na oprogramowania aplikacyjne, biurowe, systemowe, narzędziowe winny zapewniać legalne użytkowanie także przez partnerów projektu (JST). Oprogramowanie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) dla warstwy regionalnej oraz dla poszczególnych urzędów nie będzie zawierało limitu użytkowników – dla obecnych i przyszłych urzędników. Przewiduje się w okresie realizacji projektu (2011r.– 2012r.) oraz jego trwałości (2013r. – 2017r.) użyczenie na rzecz gmin i starostw przez UM oprogramowania biurowego, narzędziowego, systemów operacyjnych, oprogramowania obiegu dokumentów i innego oprogramowania. Po okresie trwałości oprogramowanie wraz ze sprzętem komputerowym zostanie przekazane do Beneficjentów.

Dostawy i ewidencja sprzętu komputerowego i oprogramowania Dla warstwy regionalnej dostawy sprzętu komputerowego i oprogramowania odbywać się będą do siedziby UM gdzie nastąpi odbiór, instalacja, uruchomienie i wdrożenie oraz oznakowanie znakami środków trwałych zakupionych w ramach projektu. Dla warstwy lokalnej dostawy sprzętu komputerowego i oprogramowania odbywać się będą bezpośrednio do każdego z urzędów wg rodzaju i ilości przewidzianych w projekcie. Protokół odbioru podpisywany będzie przez upoważnionego pracownika JST. Protokół (dla sprzętu z numerami seryjnymi sprzętu) przekazywany będzie do UM celem przyjęcia do ewidencji środków trwałych oraz nadania numerów inwentarzowych. Całkowite przejęcie sprzętu i oprogramowania w użytkowanie na okres realizacji i trwałości projektu przez JST nastąpi po wizycie przedstawicieli UM w siedzibie JST i oznakowaniu sprzętu. Przekazanie, instalacja i uruchomienie sprzętu możliwe będzie bezpośrednio po dostawie do JST lub po nadaniu numerów ewidencyjnych.

Procedury przetargowe wybór Inżyniera Kontraktu – przetarg nieograniczony IV kw. 2010r., rozstrzygnięcie przetargu nastąpiło w lutym 2011r., Wykonawcą została firma Gamp Sp. z o.o. z najniższą ofertą 398 520,00 zł, (zaoszczędzono 90 tys. zł) wybór Głównego Wykonawcy na dostawę sprzętu dla warstwy regionalnej i lokalnej, oprogramowania aplikacyjnego, systemowego, narzędziowego, wdrożenia, szkoleń – przetarg nieograniczony I kw. 2011r., wybór dostawców aktualizacji i rozbudowy oraz zwiększenia ilości licencji oprogramowania obiegu dokumentów w obecnych JST oraz innego specjalistycznego oprogramowania – przetarg nieograniczony II kw. 2011r., przetarg na usługi informacji i promocji - przetarg nieograniczony II kw. 2011r.

Ramowe koszty projektu Nazwa zadania Suma wg zadań Sprzęt dla warstwy regionalnej 7 200 000 2 500 000 Oprogramowanie dla warstwy regionalnej 3 500 000 Dostawa z instalacją dla warstwy regionalnej 850 000 Szkolenia dla warstwy regionalnej 350 000 Sprzęt i oprogramowanie warstwy lokalnej (PC, notebook, MS Windows i MS Office) 17 000 000 11 500 000 Oprogramowanie dla warstwy lokalnej 4 000 000 Dostawa z instalacją dla warstwy lokalnej 950 000 Szkolenia dla warstwy lokalnej 550 000 Przygotowanie projektu i zarządzanie projektem 800 000 800 000 25 000 000

Zadania organizacyjne dla partnerów Aneksy do zawartych umów (gdzie będą zmiany infrastruktury), Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej i formalnie umocowanej do reprezentowania ze strony JST (np. Sekretarz), Wyznaczenie osoby do kontaktów operacyjnych i bieżących oraz dla koordynacji ze strony JST (np. informatyk), Realizacja zaleceń przeprowadzonego latem 2010 r. audytu w JST, Zabezpieczenie środków na wkład własny (zgodnie z umową z UM z lipca 2010r.) na lata 2011 i 2012.

Harmonogram realizacji projektu Ogłoszenie przetargu na generalnego wykonawcę – pierwszy kwartał 2011r., rozpoczęcie wdrożenia – trzeci kwartał 2011r., pierwszy etap wdrożenia – trzeci kwartał  2011r., drugi etap wdrożenia – pierwszy kwartał 2012r., testowania systemów w JST – druga połowa  2012r., zakończenie i rozliczenie – czwarty kwartał 2012r.

Powiązania zewnętrzne Koordynacja z projektami centralnymi MSWiA: nowy elektroniczny dowód osobisty (pl.ID), portal centralny ePUAP, profil zaufany. Zmiany ustaw i rozporządzeń dotyczących elektronicznej administracji

Zakres prac Inżyniera Kontraktu „Lubuski e-Urząd”

Ogólne obowiązki Inżyniera Kontraktu sprawdzenie kompletności dokumentacji projektowej, wspieranie Zamawiającego we wszystkich czynnościach technicznych, administracyjnych i finansowych związanych z realizacją Kontraktu, nadzór nad prawidłową realizacją dostaw i usług, udział w rozliczeniach okresowych i końcowym oraz sprawozdawczości okresowej i końcowej na rzecz Instytucji Wdrażającej LRPO i innych instytucji kontrolnych, udział we wszystkich czynnościach związanych z realizacją projektu (narady i spotkania, odbiory, uruchomienia, szkolenia, itp.), zarówno w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego jak i w u wszystkich partnerów projektu – 95 gminach i powiatach,

Ogólne obowiązki Inżyniera Kontraktu zarządzanie ryzykiem związanym z realizacją projektu, zapewnienie logistyki i udostępnienie środka transportowego podczas wizyt przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego w JST i innych lokalizacjach niezbędnych do realizacji projektu położonych na terenie województwa lubuskiego, pełnienie kompleksowego nadzoru technicznego we wszystkich fazach budowy i wdrożenia systemu realizowanego w ramach Projektu, inne obowiązki niezbędne do realizacji zadania inwestycyjnego.

Wizyty Inżyniera Kontraktu Dla zapewnienia właściwego i skutecznego nadzoru nad realizacją dostaw, udział w odbiorach sprzętu i instalacji sprzętu komputerowego, oznaczenia i przyjęcie na ewidencję środków trwałych i wyposażenia Zamawiającego sprzętu komputerowego, odbioru usług, nadzór nad szkoleniami, udział w spotkaniach u wszystkich 95 partnerów projektu szacuje się wizyt w terenie: co najmniej dwanaście wizyt przedstawiciela Wykonawcy u każdego z partnerów projektu w trakcie całego okresu trwania projektu w każdym z 95 JST. raz na kwartał (w okresie trwania projektu) jedna wspólna wizyta przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy w każdym z 95 JST.

Zakres prac generalnego wykonawcy „Lubuski e-Urząd”

Zakres prac Generalnego Wykonawcy Zakres prac generalnego wykonawcy obejmuje dostawę sprzętu komputerowego (urządzeń teleinformatycznych), aplikacji internetowych, systemu elektronicznego obiegu dokumentów, prace wdrożeniowe oraz szkolenia związane z kompleksową realizacją projektu.

Zadania Generalnego Wykonawcy Dostawa i wdrożenie oprogramowania oraz szkolenia: system elektronicznego obiegu dokumentów dla warstwy regionalnej, system elektronicznego obiegu dokumentów dla 62 JST, Regionalny Biuletyn Informacji Publicznej, portal Internetowy, regionalna platforma komunikacji elektronicznej (Cyfrowy Urząd), automatyczny system zgłoszeń serwisowych, system raportowania oraz analiz porównawczych w zakresie sprawozdawczości budżetowej jednostek samorządu terytorialnego, oprogramowanie MS SQL, oprogramowanie antywirusowe – 1846 szt. zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego – 351 szt.

Zadania Generalnego Wykonawcy Dostawa, konfiguracja i uruchomienie infrastruktury technicznej szkolenia serwery z MS Windows Serwer – 113 szt. farma serwerów kasetowych (blade) MS Windows Serwer – 2 szt. macierz dyskowa – 4 szt. biblioteka taśmowa – 3 szt. stacje robocze z MS Windows 7 i MS Office 2007 – 1 012 szt. laptopy z MS Windows 7 i MS Office 2007 – 216 szt. skanery – 100 szt. urządzenia wielofunkcyjne – 2 szt. firewall`e – 97 szt., router`y – 15 szt. przełączniki 24 portowe – 39 szt., przełączniki 48 portowe – 36 szt. zasilacze awaryjne UPS`y (350, 500, 650, 1500, 3k, 8k, 15, 30 kVA) – łącznie 400 szt. szafy stelażowe (Rack) – 14 szt.

Harmonogram prac Generalnego Wykonawcy Zadanie Termin Dostawa sprzętu komputerowego oraz Oprogramowania Systemowego i aplikacyjnego w nim określonego 45 dni od daty podpisania umowy Dostawa licencji Oprogramowania aplikacyjnego: System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Regionalna platforma komunikacji elektronicznej (Cyfrowy Urząd) Regionalny Biuletyn Informacji Publicznej Automatyczny System zgłoszeń serwisowych System raportowania oraz analiz porównawczych w zakresie sprawozdawczości budżetowej jednostek samorządu terytorialnego Dostawa licencji Oprogramowania narzędziowego: Serwera bazy danych MS SQL Serwer licencja na procesor, Pozostałe zaoferowane przez Wykonawcę a niezbędne do realizacji funkcji zamawianych Systemów

Harmonogram prac Generalnego Wykonawcy cd. Zadanie Termin Wdrożenie Automatycznego Systemu zgłoszeń serwisowych 60 dni od daty podpisania umowy Instalacja i konfiguracja urządzeń sieciowych typu router dostępowy, urządzenie zabezpieczające Firewall 70 dni od daty podpisania umowy Montaż i uruchomienie sprzętu komputerowego 90 dni od daty podpisania umowy Dostawa i instalacja zestawów do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego wraz z certyfikatem kwalifikowanym 9 miesięcy od daty podpisania umowy Dostawa, montaż i uruchomienie urządzenia do generowania Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (HSM) Wdrożenie wszystkich dostarczanych i wdrażanych Systemów informatycznych 18 miesięcy od daty podpisania umowy

Możliwe kolejne projekty SI Edukacja, szkolenia, e-Zdrowie, e-Learning, wykluczenie cyfrowe (przedszkola, szkoła podstawowa, gimnazjum, liceum, szkoły policealne), Systemy zintegrowane dla JST (klasy ERP), Geodezja i mapy cyfrowe (GIS, dyrektywa Inspire, zarządzanie kryzysowe, planowanie przestrzenne), Infrastruktura techniczna, sieci szerokopasmowe, WiMax, Inne … O kolejnych projektach należy myśleć już dzisiaj aby je właściwie i optymalnie przygotować.

Dziękuję za uwagę Grzegorz Grzywacz p.o. Dyrektora Biura Społeczeństwa Informacyjnego e-mail: g.grzywacz@lubuskie.pl tel.: +48 68 456 54 42 Zielona Góra, dnia 22 lutego 2011r.