Forum edukacyjne Dobre praktyki POIG działanie 4.2 Jolanta Rola-Zawadzka 8 czerwca 2009

Przedstawienie firmy Firma SUPERBET: Z sektora MSP (zatrudnia 35 osób) Zlokalizowana w woj. mazowieckim, powiat łosicki, wieś Zakrze Spółka Jawna – firma rodzinna Branża – produkcja wyrobów betonowych

Droga do POIG Program PHARE 2003 – Wstęp do jakości. 2. Krajowy program "Kierunki działań rządu wobec sektora małych i średnich przedsiębiorstw od 2003 do 2006" dofinansowanie na uzyskanie certyfikatu ISO 9001:2000. 3. Program PHARE 2003 - Program Technologie Informatyczne dla Przedsiębiorstw p.t. "Przygotowanie do wdrożenia zintegrowanego informatycznego systemu zarządzania klasy ERP".

Droga do POIG 4. Fundusz Dotacji Inwestycyjnych w ramach PHARE 2003 Rozwój i Modernizacja Przedsiębiorstw w Oparciu o Nowe Technologie projekt pt. "Modernizacja przedsiębiorstwa poprzez zakup komputerów oraz wdrożenie nowoczesnej technologii IT". 5. Fundusz Dotacji Inwestycyjnych w ramach PHARE 2003 Rozwój i Modernizacja Przedsiębiorstw w Oparciu o Nowe Technologie projekt pt. . "Modernizacja logistyczna procesu produkcji i dystrybucji”.

Droga do POIG 6. SPOWKP lata 2004-2006 działanie 2.1 Wzrost konkurencyjności małych i średnich przedsiębiorstw poprzez doradztwo i zrealizowaliśmy projekt pt. "Poprawa konkurencyjności firmy poprzez wdrożenie i certyfikację systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 14001 i ISO 18001”. 7. SPOWKP lata 2004-2006 działanie 2.3 Wzrost konkurencyjności małych i średnich przedsiębiorstw poprzez inwestycje na realizację projektu pt. "Modernizacja procesu produkcji w oparciu o innowacyjną technologię formowania wyrobów".

Czas na duży projekt POIG działanie 4.2. Stymulowanie działalności B+R przedsiębiorstw oraz wsparcie w zakresie wzornictwa przemysłowego. Projekt pt. „ Rozbudowa firmy SUPERBET w oparciu o innowacyjną technologię produkcji”.

Czas na duży projekt Planowane rezultaty: Wdrożenie nowego produktu objętego prawem własności przemysłowej Wzrost potencjału produkcyjnego o 30% Wzrost zatrudnienia o 2 etaty Ograniczenie negatywnego oddziaływania na środowisko naturalne i poprawa warunków BHP Utworzenie własnego laboratorium B+R

Nasze żelazne zasady Pozyskanie dotacji to poezja, realizacja to proza, a rozliczanie to dramat, który czasem przechodzi w tragedię.

Nasze żelazne zasady Projekt rozlicza się już od chwili jego pisania, bo trzeba sensownie i realnie ustalić: koszty projektu, harmonogram realizacji, wskaźniki produktu i rezultatu.

Nasze żelazne zasady Poznać dokładnie zasady rozliczania przed przystąpieniem do realizacji projektu. Szczególnie uważać, gdy rozpoczyna się realizację projektu przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie.

Nasze żelazne zasady Dotrzeć do najistotniejszych informacji, których brak uniemożliwi rozlicznie projektu: Okres kwalifikowalności wydatków (nie podlega zmianom), Rozpoczęcie realizacji robót (nie może nastąpić przed okresem kwalifikowalności wydatków), Co uznaje się za dzień rozpoczęcia robót,    Co uznaje się za dzień zakończenia robót.

Nasze żelazne zasady Dobrze przygotować projekt, aby realizować zadania zgodnie z harmonogramem zawartym w umowie. Poznać możliwości dokonania zmian w harmonogramie.

Nasze żelazne zasady Prawidłowo prowadzić dokumentację związaną z projektem: Dokumentacja potwierdzająca wybór dostawcy (udowadnia, że beneficjent dokonał wyboru w sposób przejrzysty i najefektywniejszy ekonomicznie), Faktury zakupu – kluczowe dokumenty do rozliczenia, Dokumenty potwierdzające dokonanie przelewu (płatności trzeba dokonywać przelewami), Protokół odbioru lub dowód przyjęcia środka trwałego (dokument potwierdzający fizyczne nabycie danego dobra).

Nasze żelazne zasady Dokumentacja potwierdzająca wybór dostawcy: - zebrać 3 oferty i wybrać najkorzystniejszą oraz stworzyć protokół uzasadniający wybór, -w chwili składania zamówienia wszystkie oferty muszą być aktualne, - w przypadku zakupu środków trwałych używanych konieczne są dokumenty potwierdzające, iż dany środek w ostatnich 7-miu latach nie był finansowany ze środków publicznych. Spełnienie tego wymogu staje się często problematyczne, zwłaszcza gdy sprzedający zlikwidował działalność.

Nasze żelazne zasady Faktury zakupu powinny: - określać podstawę ich wystawienia (nr umowy, zamówienia), - treść faktury powinna dokładnie odpowiadać konkretnemu zadaniu z harmonogramu zadań. (możliwe jest wystawianie faktur na zaliczki i faktur proforma), - posiadać wpisaną pełną dekretację (ujęcie dowodu w księgach rachunkowych), - być sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym, co potwierdza podpis z datą,

Nasze żelazne zasady Faktury zakupu powinny: zapewniać zgodność dokumentów z formalno-prawnymi wymaganiami: (prawidłowe nazwy dostawcy i odbiorcy, poprawne adresy dostawcy i odbiorcy, prawidłowe NIP-y dostawcy i odbiorcy lub ich odpowiedniki zagraniczne, prawidłowe daty, numery dokumentów księgowych, podane kwoty brutto, netto oraz kwoty VAT, być odpowiednio opisane (tytuł projektu, numer umowy i data zawarcia umowy, numer zadania, informacja o współfinansowaniu ze środków unijnych, dla faktur w walutach obcych kurs z dnia dokonania płatności i z dnia dokonania księgowania).

Nasze żelazne zasady Dokumenty potwierdzające dokonanie przelewu: Muszą w łatwy sposób identyfikować wydatki związane z projektem. Odbiorca i tytuł przelewu ściśle musi wynikać z faktury, zgodnie z którą dokonywany jest przelew. Wszelkie zapłaty muszą być wykonane „co do grosza”. Zapłata nie powinna być wcześniejsza niż data wpływu faktury i data sprawdzenia jej pod względem formalnym, merytorycznym).

Nasze żelazne zasady Wydzielić subkonto, z którego będą wykonywane przelewy, aby w łatwy sposób identyfikować wydatki związane z projektem.

Nasze żelazne zasady Protokół odbioru lub dowód przyjęcia środka trwałego    musi wynikać z umowy na dostawy (wykonawstwo lub usługi) i korespondować z zakresem projektu wskazanym we wniosku.

Nasze żelazne zasady Wszystkie dokumenty rozliczeniowe muszą mieć daty w terminach danego działania, zgodnie z harmonogramem i kosztorysem przyjętym w umowie dotacyjnej - rozpoczęcie i zakończenie realizacji projektu.

Nasze żelazne zasady W określonym terminie składać wnioski o płatność – zgodnie z Umową o dofinansowanie, co nie jest łatwe, gdy w grę wchodzi Generator wniosku o płatność.

Żeby dramat rozliczania projektu nie stał się tragedią trzeba: osiągnąć założone cele i wskaźniki w założonych terminach i wielkościach zapewnić trwałość projektu przez wymagany czas nie dokonywać zasadniczych zmian w projekcie w okresie trwałości projektu przechowywać dokumentację projektu przez okres trwałości projektu poddawać się kontrolom przez wszystkie uprawnione instytucje, zgodnie z Umową o dofinansowanie. Wykonywać zalecenia pokontrolne wymaganym terminie Informować opinię publiczną o fakcie otrzymania dofinansowania

Praktyczne rady Pisanie wniosku o dofinansowanie powierzyć pracownikom firmy, którzy dobrze znają jej specyfikę, problematykę oraz potrzeby, Korzystanie z punktów konsultacyjnych przy RIF, w których bezpłatnie udzielana jest przedsiębiorcom pomoc (pracują bardzo kompetentne i życzliwe osoby), Korzystanie ze szkoleń organizowanych przez RIF-y z zakresu pisania wniosków o dotacje, Wyznaczenie szefa projektu odpowiedzialnego za jego realizację i rozliczenie, który jest obowiązany znać szczegółowo wszystkie dokumenty dotyczące programu i koordynować pracę wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu oraz rozstrzygać wszystkie wątpliwości,

Praktyczne rady Korzystanie z opinii Promotora, Oznakowywanie całej dokumentacji dotyczącej projektu pieczątką POIG i poddanie jej szczególnemu nadzorowi szefa projektu i pracowników przez niego upoważnionych, Regularne czytanie Umowy o dofinansowanie przez szefa projektu, żeby dotrzymać wszystkich warunków umownych i uniknąć przeoczenia jakiegoś terminu .

Praktyczne rady Jeśli jednak, mimo dobrego przygotowania, pojawi się błąd w dokumentacji, warto wiedzieć, iż często można go poprawić, nie tracąc szans na prawidłowe rozliczenie całego projektu. Trzeba je odpowiednio wcześnie wyłapywać i poprawiać.

Sugestie Warto starać się o środki unijne na rozwój firmy i mimo wielu trudności, które trzeba pokonać przy aplikowaniu, warto podjąć ten wysiłek. Pocieszeniem jest fakt, że rozliczanie każdej następnej dotacji jest łatwiejsze od poprzedniej, bo procentuje zdobyte doświadczenie.

Życzę wielu sukcesów w zdobywaniu unijnych środków na rozwój firmy i jak najmniej kłopotów przy ich rozliczaniu.

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Jolanta Rola-Zawadzka jrz@superbet.com.pl