(z wyjątkiem projektów Osi I. oraz Działania 3.2) Szkolenie w zakresie wniosków o płatność Beneficjenta realizującego projekt w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007 – 2013 (z wyjątkiem projektów Osi I. oraz Działania 3.2)

Sposób wypełniania wniosku o płatność Wniosek Beneficjenta o płatność wypełniamy przy wykorzystaniu aplikacji Generator Wniosków o Płatność dla RPOWP (GWP) Aplikacja dostępna na stronie internetowej RPOWP na lata 2007-2013 www.rpowp.wrotapodlasia.pl Zakładka: Dokumenty / Generator Wniosków o Płatność Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność dla Osi Priorytetowych I – VI ( październik 2012 r.)

w oparciu o nowy plik startowy. Utworzenie poprawnego wniosku Beneficjenta o płatność jest możliwe jedynie po wczytaniu do aplikacji pliku startowego, przygotowanego przez Instytucję Zarządzającą na podstawie wniosku o dofinansowanie, stanowiącego Załącznik nr 1 do aktualnej umowy o dofinansowanie projektu. Każdorazowe zawarcie aneksu do umowy/zmiany decyzji wymaga przygotowania wniosku o płatność w oparciu o nowy plik startowy.

Częstotliwość i terminowość składania wniosków o płatność Zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu tj.: § 7 ust. 1-2 Beneficjent składa wniosek o płatność nie rzadziej niż 1 raz na kwartał i nie częściej niż 1 raz w miesiącu /kalendarzowo/ W uzasadnionych przypadkach, za zgodą IZ RPOWP, częstotliwość może zostać zmieniona np. złożone zostaną 2 wnioski o płatność w danym miesiącu (drugim wnioskiem o płatność będzie np. wniosek o płatność końcową lub wniosek o zaliczkę)

Wniosek o płatność końcową (§ 7 ust Wniosek o płatność końcową (§ 7 ust. 16) składany jest w terminie do 25 dni kalendarzowych od dnia zakończenia finansowego realizacji Projektu /punkt IV.7 wniosku o dofinansowanie/ W przypadku gdy umowa o dofinansowanie Projektu została podpisana po zakończeniu finansowym realizacji Projektu, wniosek o płatność końcową składany jest w terminie do 25 dni kalendarzowych od dnia jej podpisania. /decyduje data wpływu wniosku do IZ RPOWP – Kancelarii Departamentu Zarządzania RPO/

§ 7 umowy o dofinansowanie projektu Istnieje możliwość dwukrotnej poprawy wniosku o płatność Instytucja Zarządzająca RPOWP może dokonać uzupełnienia lub poprawy wniosku o płatność, o czym informuje Beneficjenta w piśmie IZ RPOWP nie może poprawiać lub uzupełniać załączonych do wniosku o płatność kserokopii dokumentów

Lista dokumentów niezbędnych do prawidłowego wypełnienia wniosku o płatność i załączników Instrukcja wypełniania wniosku o płatność Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność Zasady opisywania faktur i innych dokumentów księgowych Przykład opisu faktury Zasady opłacania faktur wystawionych w walucie obcej Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach RPOWP na lata 2007-2013

Wymagania formalne dot. wniosków o płatność Wersja papierowa i elektroniczna wniosku o płatność – należy złożyć w Kancelarii Departamentu Zarządzania RPOWP (płyta CD powinna być opisana) Wniosek o płatność nie musi być parafowany na każdej stronie Wniosek musi być podpisany przez osobę upoważnioną (kontrasygnata skarbnika nie jest wymagana) Wniosek nie może być wydrukiem próbnym Każda strona wniosku musi posiadać taką samą sumę kontrolną

Cel składnia wniosku Beneficjenta o płatność Wnioskowanie o pierwszą płatność zaliczkową Wniosek o pierwszą i kolejną transzę w formie zaliczki / Płatność: Zaliczkowa Rozliczenie otrzymanej transzy zaliczki /Płatność: Rozliczenie zaliczki bądź Płatność: Pośrednia Wnioskowanie o refundację poniesionych wydatków /Płatność: Pośrednia Sprawozdawanie z realizacji projektu Wniosek dotyczy jedynie części sprawozdawczej / Płatność: Nie dotyczy (funkcja sprawozdawcza) Wnioskowanie o płatność końcową /Płatność: Końcowa

Wniosek pełniący funkcję sprawozdawczą Składany jest w nieprzekraczalnym terminie do 5-go dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału kalendarzowego tj. do 05.04, 05.07, 05.10, 05.01. Beneficjent wypełnia poz. 1-7, 15-21, 22 /wybrane/, 23 Z obowiązku złożenia wniosku zwolnieni są Beneficjenci, którzy: w danym kwartale złożyli już wniosek o płatność pośrednią (refundacja lub rozliczenie zaliczki) obejmujący swoim zakresem dany kwartał podpisali umowę o dofinansowanie w ostatnim miesiącu danego kwartału

Wnioskowanie o przyznanie płatności zaliczkowej Beneficjent wypełnia poz. 2-8, 10, 16, 19, 21, 22 /wybrane/, 23 Z poz.17 należy usunąć wszystkie wskaźniki produktu i rezultatu § 6 umowy/decyzji o dofinansowanie Projektu Zaliczka zostaje przekazana Beneficjentowi przed poniesieniem wydatków na realizację Projektu Pierwsza transza zaliczki, stanowiąca nie więcej niż 35% dofinansowania Jeśli Beneficjent nie jest zaliczany do sektora finansów publicznych, pierwsza transza zaliczki nie może być wyższa niż 1.000.000,00 PLN

Wnioskowanie o przyznanie płatności zaliczkowej § 6 umowy/decyzji o dofinansowanie Projektu Kolejna transza zaliczki, jest uzależniona od rozliczenia ostatniej otrzymanej transzy zaliczki, a jej wysokość może wynosić nie więcej niż 60% dofinansowania

Wniosek rozliczający otrzymaną zaliczkę Beneficjent wypełnia poz. 1 – 23 Rozliczenie zaliczki Złożenie przez Beneficjenta wniosku o płatność, w którym wykazane zostały wydatki kwalifikowalne lub nastąpił zwrot zaliczki Powinno nastąpić niezwłocznie po wydatkowaniu środków, jednak w terminie nie dłuższym niż 60 dni kalendarzowych od dnia ich otrzymania

Wniosek rozliczający otrzymaną zaliczkę W uzasadnionych przypadkach, na pisemny wniosek Beneficjenta /złożony w nieprzekraczalnym terminie 10 dni kalendarzowych przed upływem terminu rozliczenia zaliczki / termin rozliczenia zaliczki może zostać wydłużony maksymalnie o 14 dni kalendarzowych W przypadku rozliczenia zaliczki w terminie późniejszym lub w kwocie mniejszej niż przekazana kwota zaliczki, od środków rozliczanych po terminie nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność lub ich zwrotu.

Wniosek o płatność pośrednią Beneficjent wypełnia poz. 1 – 23 W przypadku gdy Beneficjentem jest jednostka sektora finansów publicznych, każdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku o płatność przekazywanym Instytucji Zarządzającej w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. Wydatki poniesione przed podpisaniem umowy powinny być rozliczone w terminie 3 miesięcy od jej podpisania.

1. Wniosek za okres do…. Data złożenia wniosku do IZ RPOWP Najpóźniejsza data zapłaty wydatku wykazanego we wniosku o płatność Ostatni dzień okresu, za który składany jest wniosek (dot. wniosku pełniącego funkcję sprawozdawczą) W przypadku wniosku o płatność końcową data nie może być późniejsza niż dzień zakończenia finansowego realizacji projektu

8a. Kwota płatności otrzymanych w ramach projektu 8b 8a. Kwota płatności otrzymanych w ramach projektu 8b. Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem Punkt 8a: Łączna kwota jaką Beneficjent otrzymał tytułem wcześniej złożonych wniosków o płatność do okresu, o którym mowa w pkt. 1 wniosku o płatność Punkt 8b: łączna kwota wydatków objętych danym wnioskiem o płatność (zarówno kwalifikowalnych jak i niekwalifikowalnych)

10. Wnioskowana kwota Kwota dofinansowania w punkcie 10 wniosku o płatność powinna być równa sumie kwot dofinansowania z poszczególnych faktur (opis oraz dekretacja wg klasyfikacji budżetowej) i powinna być wyliczana zgodnie z montażem, o którym mowa w Instrukcji wypełniania wniosku o płatność, tj. np.: Kwota wnioskowana = 500 000,00 PLN (poz. 9) x [2 500 000,00 PLN (kwota dof. wynikająca z umowy) / 6 800 000,00 PLN (wydatki kwalifikowalne objęte umową)]=  500 000,00 PLN x 0,3676470588 = 183 823,52941 PLN ≈ 183 823,52 PLN

11. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Kolumna 4 : Data zapłaty Jeżeli płatność była dokonywana w więcej niż jednym terminie należy podać wszystkie daty dla danego dokumentu

11. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Kolumna 5: wyczerpująca nazwa towaru lub przedmiotu/rodzaju usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji na przedstawianym dokumencie księgowym – opis ten powinien być na tyle szczegółowy, aby pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie jakiej usługi lub towaru dana pozycja dotyczy; jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury; w przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT

12. Uzyskany dochód oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność W przypadku, gdy do powstania dochodu przyczyniły się zarówno wydatki, zdaniem Beneficjenta, kwalifikowalne jak i niekwalifikowalne należy zadeklarować część dochodu odpowiadającą relacji wydatków kwalifikowalnych do wydatków ogółem, które przyczyniły się do powstania dochodu W górnym polu należy wykazać odsetki narosłe od środków zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność (nie dotyczy jst)

13. Korekty finansowe Punkt wypełniany jest przez Beneficjentów w przypadku, gdy dostrzegli niekwalifikowalność wydatków wykazanych w złożonych już wcześniej i rozliczonych przez IZ RPOWP wnioskach o płatność

15. Postęp rzeczowo – finansowy realizacji projektu Kolumny 3 i 4: wypełnia się zgodnie z obowiązującą umową/aktualizacją harmonogramu Kolumny 5 i 6: wypełnia się zgodnie ze stanem faktycznym, poniesionymi wydatkami Kolumna 1: należy podać nazwę kategorii wg harmonogramu rzeczowo-finansowego (w kwotach brutto)

Należy przedstawić krótki opis działań podjętych 15 A. Przebieg rzeczowy realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność Należy przedstawić krótki opis działań podjętych w danym okresie rozliczeniowym 15 C. Sposób promocji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność Należy zamieścić krótki opis sposobu promocji udziału Unii Europejskiej (oraz budżetu państwa jeśli występuje) w finansowaniu projektu /Wniosek o dofinansowanie III.7 Promocja projektu/

15B. Dane dotyczące kontraktów z wykonawcami projektu W zestawieniu nie ujmuje się kontraktów, których wartość netto nie przekracza kwoty określonej w art. 4 pkt.8 ustawy Pzp Kolumna nr 4: należy podać nazwę trybu udzielonego zamówienia Kolumna nr 1: należy podać numer i nazwę kontraktu oraz nazwę wykonawcy/dostawcy Kolumna nr 5: należy podać nr zamówienia publicznego, tj. numer sprawy nadany przez Zamawiającego oraz numer ogłoszenia o udzieleniu zamówieniu

16. Planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność Należy opisać w kilku zdaniach działania, jakie Beneficjent planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku /wniosek o płatność końcową – „nie dotyczy”/

17A. Wskaźniki produktu Tabela dotycząca wskaźników produktu powinna być wypełniana dla każdego wniosku o płatność (za wyjątkiem płatności zaliczkowej) Dane zaczytywane są automatycznie z wniosku o dofinansowanie Należy wypełnić jedynie kolumny 5 i 6 Kolumna stopień realizacji wskaźnika wyliczana jest automatycznie przez aplikację (7=6/4 x 100%)

17B. Wskaźniki rezultatu Tabela dotycząca wskaźników rezultatu powinna być wypełniana przede wszystkim dla wniosku o płatność końcową, za wyjątkiem sytuacji gdy Beneficjent jeszcze w trakcie realizacji projektu osiągnął wartość docelową któregoś wskaźnika Dane zaczytywane są automatycznie z wniosku o dofinansowanie Należy wypełnić jedynie kolumnę 5 Kolumna Stopień realizacji wskaźnika wyliczana jest automatycznie przez aplikację 6=((5-3)/(4-3))x 100%

18. Informacja na temat problemów Rodzaje problemów Przyczyny ich wystąpienia Sposób rozwiązania Wniosek o płatność końcową – należy umieścić dodatkowo komentarz odnośnie realizacji wskaźników wraz z podaniem przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników

19. Harmonogram wydatków na kolejne kwartały Punkt 19: Należy podać informację o wydatkach kwalifikowalnych jakie Beneficjent planuje ponieść w kolejnych 4 kwartałach realizacji projektu (zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym realizacji projektu). Uwaga: Jeżeli dany wniosek o płatność obejmuje okres np. do 15 stycznia, pierwszym wypełnianym kwartałem powinien być II kwartał danego roku

20. Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych TAK lub NIE Równości szans Ochrony środowiska Społeczeństwa informacyjnego Konkurencji Zamówień publicznych

21. Oświadczenia Beneficjnta Punkt 21: data powinna być zgodna z tą podaną na dokumentach księgowych w adnotacji „Ujęto we wniosku o płatność z dnia …” Należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z Projektem

Wniosek o płatność pełniący funkcję sprawozdawczą Załączniki: nr 8 - Harmonogram składania wniosków o płatność, nr 10 - Oświadczenie o nie wykluczeniu z możliwości ubiegania się o dofinansowanie z Funduszy Strukturalnych, nr 12 - Oświadczenie potwierdzające, iż realizacja projektu następuje z zachowaniem zasad wspólnotowych, zaleceń zawartych w umowie o dofinansowanie projektu oraz zgodnie z prawem polskim, w szczególności zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.

Wniosek o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki Załączniki: nr 5 - Oświadczenie o kwalifikowalności VAT (Beneficjenci, dla których podatek VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym) – w przypadku projektu partnerskiego oświadczenie składa również partner/partnerzy projektu, nr 6 - Oświadczenie o generowaniu dochodu (wszyscy Beneficjenci niezależnie od rodzaju projektu), nr 8 - Harmonogram składania wniosków o płatność, nr 10 - Oświadczenie o nie wykluczeniu z możliwości ubiegania się o dofinansowanie z Funduszy Strukturalnych, nr 12 - Oświadczenie potwierdzające, iż realizacja projektu następuje z zachowaniem zasad wspólnotowych, zaleceń zawartych w umowie o dofinansowanie projektu oraz zgodnie z prawem polskim, w szczególności zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.

Wymagania formalne Załączniki do wniosku o płatność muszą być podpisane i poświadczone za zgodność z oryginałem przez Beneficjenta (lub osobę przez niego upoważnioną) Do wniosku należy dołączyć kopie obu stron dokumentu. Obie strony muszą być poświadczone przez Beneficjenta (lub osobę przez niego upoważnioną) za zgodność z oryginałem. Prawidłowo poświadczona za zgodność z oryginałem kopia to: - podpis i data na każdej stronie np. z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem”/„zgodnie z oryginałem” lub - podpis na pierwszej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony … do strony….” – dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest poświadczane za zgodność z oryginałem; 2) Załączniki powinny być pogrupowane wg pozycji wskazanych w pkt 11 wniosku o płatność i ułożone wg następującej kolejności: dokument księgowy - wyciąg bankowy - protokół odbioru - umowa z wykonawcą/dostawcą . Każdy z załączników powinien zostać trwale spięty;

Wymagania formalne – cd . 3) Na wszystkich pozostałych dokumentach związanych z realizacją projektu powinien znaleźć się zapis: „Dotyczy projektu [Podać nr i nazwę] realizowanego w ramach umowy [Podać nr umowy] zawartej dnia … … ….”.; 4) Jeżeli na dołączonej do wniosku fakturze lub innym dokumencie księgowym znajdują się zarówno wydatki kwalifikowlane (ujęte w Tab. 11 wniosku o płatność) oraz niekwalifikowalne dotyczące projektu (ujęte w Załączniku 9 wniosku o płatność) daną fakturę /inny dokument księgowy Beneficjent dołącza do wniosku w jednej kopii; 5) Jeżeli do załącznika (np. protokół odbioru, umowa itp.) nie było uwag przy weryfikacji przez IZ RPOWP wniosku o płatność, Beneficjent składając korektę nie ma obowiązku wniosku ponownego dołączania niniejszych załączników;

Wymagania formalne – cd. 6) Jeżeli załączniki (np. umowa, dokumentacja przetargowa itp.) została dołączona np. do aneksu lub poprzedniego wniosku o płatność i zweryfikowana przez IZ RPOWP, Beneficjent nie ma obowiązku ponownego ich dołączania. Jednakże Beneficjent ma obowiązek w piśmie przewodnim do wniosku o płatność poinformować kiedy w/w dokumenty były przekazane do IZ oraz dokonać stosownej adnotacji w Załączniku 22 do wniosku o płatność poprzez wybranie opcji „Tak”; 7) Jeżeli załączniki dotyczące kontroli (IC, IA, NIK, KE, ETO) oraz w przypadku przeprowadzenia audytu zewnętrznego (jeśli jest on wymagany dla danego projektu) tj. poświadczone za zgodność informacje pokontrolne, które otrzymał Beneficjent, zalecenia pokontrolne skierowane do Beneficjenta oraz kopię stanowiska Beneficjenta w sprawie/informacji o wykorzystaniu zaleceń pokontrolnych były przekazane do IZ RPOWP, Beneficjent ma obowiązek w piśmie przewodnim do wniosku o płatność poinformować kiedy w/w dokumenty były przekazane do IZ oraz dokonać stosownej adnotacji w Załączniku 22 do wniosku o płatność poprzez wybranie opcji „Tak”;

Wymagania formalne – cd. Wyciąg bankowy – proszę zakreślać wydatki, które dotyczą danego wniosku o płatność. W przypadku wielu kwot na wyciągu lub gdy faktura ma kilka dat zapłaty wyszczególnienie właściwych wydatków dotyczących danego wniosku usprawnia i przyśpiesza proces weryfikacji wniosku o płatność. W przypadku, gdy wydatki zostały poniesione z niewyodrębnionego rachunku bankowego istnieje możliwość dołączenia do wniosku o płatność wyciągu z zasłoniętymi operacjami bankowymi nie mającymi związku z projektem. Niemniej widoczne muszą być następujące elementy wyciągu: numer i data wyciągu bankowego, właściciel rachunku, saldo początkowe i końcowe oraz operacja dotycząca wydatku kwalifikowalnego lub niekwalifikowalnego.

Załączniki będące wzorami opracowanymi przez IZ RPOWP (załączniki nr: 5, 6, 8, 9, 11 i 12) wypełniane są automatycznie/uzupełniane w aplikacji. Uzupełnienia wymagają jedynie załączniki nr: 6, 8 i 9, a załącznik nr 11 wymaga wskazania opcji Tak lub Nie. Możliwe do uzupełnienia są wyłącznie załączniki, przy których Beneficjent wskazał (pkt 22 wniosku) opcję Tak – tylko te są również drukowane.

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są:   Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur VAT lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (zgodne z poz. 11. wniosku) wraz z dowodami zapłaty, tj. właściwymi wyciągami bankowymi; Inne dowody księgowe (np.): Lista płac, rachunek, polecenie wyjazdu służbowego (delegacja), wyciąg bankowy, akt notarialny, bilet PKP, decyzja administracyjna, itp.

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 2) Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających: odbiór/wykonanie prac (jeżeli obowiązek sporządzania tych dokumentów wynika z przepisów prawa); przyjęcie materiałów na magazyn (w przypadku urządzeń, które nie zostały zamontowane) wraz ze wskazaniem miejsca ich składowania. Jeżeli rozliczeniu podlegają nabyte środki trwałe należy dodatkowo przedłożyć poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię wyciągu/ewidencji środków trwałych lub dokumentu potwierdzającego wpis do ewidencji środków trwałych Beneficjenta (OT).  

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 3) Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów dotyczących zamówień publicznych (w sytuacji, gdy Beneficjent nie korzysta lub nie może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego/przedmiotowego ze stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych) tj.: SIWZ, protokół z postępowania o zamówienie publiczne (druki z przeprowadzonego postępowania wraz z załącznikami), dowód dokonania publikacji ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych (tj. wydruk min. ogłoszenia o zamówieniu, ogłoszenia o zmianie ogłoszenia o zamówieniu, ogłoszenia o udzieleniu zamówienia), dowód dokonania publikacji ogłoszeń w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (tj. wydruk min. ogłoszenia o zamówieniu oraz ogłoszenia o udzieleniu zamówienia) (jeśli dotyczy).

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: cd. 3) Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów dotyczących zamówień publicznych W przypadku dostarczenia poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii dokumentów dotyczących zamówień publicznych wraz z wcześniejszymi wnioskami o płatność lub z korespondencją dotyczącą aneksu, w pozycji nr 3 należy zaznaczyć „tak” a w piśmie przewodnim lub w odrębnym oświadczeniu dokonać odpowiedniej adnotacji;  

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 4) Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie umów z wykonawcami (jeżeli obowiązek sporządzania tych dokumentów wynika z przepisów prawa – co do zasady wszystkie umowy w ramach projektu powinny być zawierane na piśmie); W przypadku dostarczenia poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii umów z wykonawcami wraz z wcześniejszymi wnioskami o płatność lub z korespondencją dotyczącą aneksu, w pozycji nr 4 należy zaznaczyć „tak” a w piśmie przewodnim lub w odrębnym oświadczeniu dokonać odpowiedniej adnotacji;

Rozliczenie kosztów osobowych: na podstawie umów cywilno-prawnych - do wniosku należy dołączyć w szczególności kopie: - umowa (zlecenia, o dzieło, itp.), - lista płac/rachunku. na podstawie umowy o pracę - do wniosku należy dołączyć w szczególności kopie: - umowy o pracę, - zakresu czynności, - listy obecności, - listy płac, - kalkulację stawki godzinowej, -karty czasu pracy (w przypadku osób oddelegowanych z dotychczasowego stanowiska pracy) oraz dokument potwierdzający oddelegowanie z dotychczas zajmowanego stanowiska. 3) Forma: dodatek specjalny lub oddelegowanie na projekt (na cały etat lub część etatu) - należy przedłożyć metodologię ustalenia kosztów osobowych w projekcie.  

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 5) W przypadku kiedy VAT jest kosztem kwalifikowanym w projekcie, należy dołączyć oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 5 do wniosku Beneficjenta o płatność). Osobne oświadczenie o kwalifikowalności VAT Beneficjent zobowiązany jest składać co roku do dnia 31 stycznia za rok ubiegły przez 3/5 lat od daty zakończenia realizacji projektu. U Beneficjentów, dla których podatek VAT jest wydatkiem kwalifikowanym mogą być przeprowadzone kontrole doraźne na miejscu realizacji projektu w celu sprawdzenia kwalifikowalności. Obowiązek złożenia ww. Oświadczenia obejmuje wszystkich partnerów w projekcie (projekty realizowane w partnerstwie).

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 6) Oświadczenie o generowaniu dochodu (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 6 do wniosku Beneficjenta o płatność) jest składane wraz z wnioskiem o płatność. Osobne oświadczenie o generowaniu dochodu Beneficjent zobowiązany jest dodatkowo składać co roku do dnia 31 stycznia za rok ubiegły przez 3/5 lat od daty zakończenia realizacji projektu.

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 7) W przypadku przeprowadzenia kontroli u Beneficjenta przez instytucje zaangażowane w realizację RPOWP, takie jak np.: IC, IA, NIK, KE, ETO oraz w przypadku przeprowadzenia audytu zewnętrznego (jeśli jest on wymagany dla danego projektu) Beneficjent zobowiązany jest poinformować o tym zdarzeniu IZ RPOWP, a także powinien dostarczyć kopię poświadczonej przez siebie za zgodność z oryginałem: informacji pokontrolnej, którą otrzymał, zaleceń pokontrolnych skierowanych w stosunku do Beneficjenta, kopię stanowiska Beneficjenta w sprawie/informacji o realizacji zaleceń pokontrolnych. Informację tą Referat Rozliczeń i Płatności wykorzystuje przy zatwierdzaniu Listy sprawdzającej wniosku o płatność. Zgodnie z § 12 umowy o dofinansowanie projektu, w przypadku naruszenia przez Beneficjenta regulacji prawa wspólnotowego w dziedzinie zamówień publicznych lub ustawy Prawo zamówień publicznych, IZ RPOWP nakłada na Beneficjenta korekty finansowe, w celu odzyskania środków nieprawidłowo wydatkowanych.

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 8) Harmonogram składania wniosków o płatność (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 8 do wniosku Beneficjenta o płatność). Załącznik obligatoryjny także w przypadku wniosku pełniącego wyłącznie funkcję sprawozdawczą. Załącznik nie jest wymagany w przypadku wniosku o płatność końcową.

W kolejnych wierszach należy wskazać termin złożenia wniosków o płatność (także tych, które zostały już przekazane do IZ RPOWP) Poszczególne wiersze powinny sumować się do całkowitej kwoty dofinansowania określonej w aktualnej umowie o dofinansowanie projektu. Poszczególne wiersze powinny sumować się do 100% wartości dofinansowania.

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 9) Zestawienie dokumentów dotyczących rozliczenia wydatków niekwalifikowanych (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 9 do wniosku Beneficjenta o płatność). Załącznik składany z każdym wnioskiem o płatność obejmującym wydatki niekwalifikowalne.

Tabela stanowi załącznik składany z każdym wnioskiem o płatność obejmującym wydatki niekwalifikowalne. Załącznik należy wypełnić zgodnie z zaleceniami dotyczącymi pkt 11 oraz podać z jakiego źródła sfinansowano wykazane wydatki niekwalifikowalne, np. środki własne, kredyt bankowy, dotacja celowa itp. W kolumnie data zapłaty – w odróżnieniu od zestawienia wydatków kwalifikowanych (pkt 11 wniosku o płatność) należy podać końcową datę uregulowania należności wynikającej z danego dowodu księgowego – datę ostatniej płatności.

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 10) Oświadczenie o nie wykluczeniu z możliwości ubiegania się o dofinansowanie z Funduszy Strukturalnych (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 10 do wniosku Beneficjenta o płatność).

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 11) Oświadczenie informujące o uwzględnieniu/nie uwzględnieniu we wniosku robót dodatkowych (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 11 do wniosku Beneficjenta o płatność).

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 12) Oświadczenie potwierdzające, że realizacja projektu następuje z zachowaniem zasad wspólnotowych, zaleceń zawartych w umowie o dofinansowanie projektu oraz zgodnie z prawem polskim, w szczególności zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 12 do wniosku Beneficjenta o płatność).

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 13) Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów bankowych z rachunku, na który dokonywane są płatności IZ RPOWP za okres za jaki składany jest wniosek o płatność – dotyczy projektów finansowanych w formie zaliczki.

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 14) Inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z umową/decyzją o dofinansowanie projektu. Aktualizacja harmonogramu rzeczowo – finansowego projektu: Przesunięcie wydatków pomiędzy kwartałami. Zmiana wartości poszczególnych kategorii kosztów (oszczędności przetargowe). Nowe kategorie kosztów projektu. Zmiana całkowitej wartości projektu oraz kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych. Zmiana terminów rzeczowej realizacji projektu.

Na pierwszej stronie faktur VAT/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej powinny znaleźć się następujące adnotacje: „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz – jeżeli dotyczy – budżetu państwa/województwa”.   „Ujęto we wniosku o płatność z dnia…” – data powinna być tożsama z datą wypełnienia wniosku o płatność (pkt 23).

Forma płatności: Przelewem Termin płatności: 30.10.2010r. Zapis „oraz budżetu państwa/województwa” należy stosować tylko w sytuacji, gdy cześć dotacji pochodzi właśnie z tych środków. „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa/województwa” 152/2010 Białystok, dnia 13.08.2010r. FAKTURA VAT 123/10/09 ORYGINAŁ – KOPIA Data sprzedaży:13.08.2010r. Forma płatności: Przelewem Termin płatności: 30.10.2010r. Bank PKO SA I O/Białystok Konto 00 1111 2222 3333 4444 5555 6666 Do zapłaty: 1 394 777,19 PLN Słownie: jeden milion trzysta dziewięćdziesiąt cztery tysiące siedemset siedemdziesiąt siedem złotych dziewiętnaście groszy Osoba upoważniona do podpisania faktury Osoba upoważniona do wystawienia faktury Ujęto we wniosku o płatność z dnia …. Za zgodność z oryginałem (data i podpis osoby upoważnionej do poświadczenia) Numer ewidencyjny /księgowy zgodnie z prowadzoną ewidencją Sprzedawca Bud-dróg S.A ul. Brukowa 11 15-045 Białystok NIP: 555 333 22 11 Nabywca Gmina Dobra ul. Miła 12 17-967 Dobra NIP: 113 113 13 13 Data powinna być tożsama z datą wypełnienia wniosku o płatność (pkt 23)

Oryginały faktur VAT/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny zawierać: Numer umowy/decyzji o dofinansowanie projektu w ramach RPOWP i datę jej zawarcia; Nazwę i numer projektu; Nazwę Programu Operacyjnego oraz numer i nazwę Działania i Poddziałania (jeśli dotyczy); Opis związku wydatku z projektem – (należy podać nr i nazwę kategorii kosztów z Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu, do której odnosi się dany wydatek i wskazać jego wysokość). Jeżeli w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu określono wydatki niekwalifikowalne, należy je również opisać wskazując wartość i kategorię kosztów (numer i nazwę);

Oryginały faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny zawierać: Łączną wartość wydatków kwalifikowalnych; Wartość dofinansowania wyliczoną od łącznej wartości wydatków kwalifikowanych na jaką opiewa dany dokument księgowy; Informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej; Zatwierdzenie kwoty do wypłaty wraz z podaniem zatwierdzanej wartości; Kategorię interwencji EFRR (numer i nazwę); Dekretację na konta (dotyczy Beneficjentów prowadzących pełną księgowość) – może znajdować się na pierwszej stronie dokumentu; Dekretację wg klasyfikacji budżetowej (dotyczy jst);

Oryginały faktur VAT/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny zawierać: Opis faktury w zakresie stosowania ustawy PZP (należy zamieścić adnotację, iż projekt jest realizowany/wydatki wykazane na fakturze są poniesione zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych, oraz podać podstawę prawną – nr artykułu, ustępu oraz punktu ustawy, a także wskazać właściwy Dziennik Ustaw). Jeżeli Beneficjent korzysta ze zwolnienia podmiotowego/ przedmiotowego stosowania ustawy należy wskazać podstawę prawną tego zwolnienia.

Opis powinien znajdować się na oryginale faktury i należy go umieścić na odwrocie faktury. W przypadku braku możliwości (zbyt mało miejsca) umieszczenia wszystkich wymaganych zapisów na drugiej stronie faktury, dopuszcza się możliwość umieszczenia ww. informacji na kartce papieru – na stałe dołączonej do dokumentu księgowego – z nagłówkiem: „Załącznik do faktury nr … z dnia ….”. W takim przypadku na fakturze powinna znaleźć się także informacja, że dany dokument posiada załącznik.

Kategoria interwencji EFRR 23-drogi regionalne/lokalne Dotyczy projektu nr WND-RPPD.02.01.02-20-222/09 pn. „Przebudowa drogi gminnej w miejscowości Przyjazny Zaułek” Wydatek będzie podlegał rozliczeniu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na podstawie umowy nr UDA-RPPD.02.01.02-20-222/09-00 z dnia 06.09.2009r. zawartej w ramach Osi Priorytetowej II Rozwój infrastruktury transportowej (w obowiązującej instrukcji nie ma obowiązku odniesienia się do Osi) Działania 2.1 Rozwój transportu drogowego Poddziałania 2.1.2 Lokalna infrastruktura drogowa (jeśli dotyczy poddziałania) Kategoria interwencji EFRR 23-drogi regionalne/lokalne Wydatki ujęte na fakturze zostały poniesione zgodnie z pozycją Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu: Koszty inwestycyjne kwalifikowalne: poz. 1 – roboty przygotowawcze, na kwotę: 75 210,45 zł poz. 2 – roboty ziemne, na kwotę: 15 013,65 zł poz. 3 – odwodnienie, na kwotę: 37 945,45 zł poz. 4 – podbudowy, na kwotę: 267 025,06 poz. 5 – nawierzchnie, na kwotę: 843 232,32 zł poz. 6 – elementy drogi , na kwotę: 124 185,20 zł Koszty niekwalifikowalne: poz. 1 – elementy drogi , na kwotę: 32 165,06 zł Łączne wydatki kwalifikowalne: 1 362 612,13 zł Kwota dofinansowania EFRR – 681 306,65 Wydatki niekwalifikowalne wynoszą 32 165,06 zł pokryte ze środków budżetu gminy (data z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby uprawnionej) Należy podać nr i nazwę kategorii interwencji z punktu II.1 wniosku o dofinansowanie Należy podać nr i nazwę kategorii kosztów z Harmonogramu rzeczowo- finansowego realizacji projektu, do której odnosi się dany wydatek i wskazać jego wysokość W przypadku gdy wydatki z faktury obejmują kilka kategorii z Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu, należy w opisie wyszczególnić te kategorie z podaniem wartości dla każdej z nich. W przypadku gdy faktura obejmuje kilka pozycji należy podać łączną wartość wydatków kwalifikowalnych oraz wartość dofinansowania wyliczoną od łącznej wartości wydatków kwalifikowalnych na jaką opiewa dany dokument księgowy. Jeśli na fakturze znajdują się wydatki niekwalifikowalne nie objęte projektem uwzględniamy je również przy opisie faktury.

dekretacja wg klasyfikacji budżetowej Jeżeli Beneficjent korzysta ze zwolnienia podmiotowego od stosowania ustawy należy wskazać podstawę prawną tego zwolnienia np. Skorzystano ze zwolnienia na podstawie Ustawy Prawo Zamówień Publicznych – art. 3, ust. 1, pkt 5 (Dz. U. 2010 nr 113 poz. 759 z późn. zm.) Wydatki wykazane na fakturze są poniesione zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych - art.39 (Dz. U. 2010 nr 113 poz. 759 z późn. zm.) (data z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby uprawnionej) sprawdzenie/zatwierdzenie pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym     Zatwierdzono do wypłaty na kwotę: 1 394 777,19 słownie: jeden milion trzysta dziewięćdziesiąt cztery tysiące siedemset siedemdziesiąt siedem złotych dziewiętnaście groszy   dekretacja na konta dekretacja wg klasyfikacji budżetowej Za zgodność z oryginałem (data i podpis osoby upoważnionej do poświadczenia) Dotyczy Beneficjentów prowadzących pełną księgowość - może znajdować się na pierwszej stronie dokumentu Dotyczy jst

Najczęściej popełniane błędy przy wypełnianiu wniosku Beneficjenta o płatność oraz najnowsze zmiany w dokumentach dot. realizacji projektu

Najczęściej popełniane błędy 1. Niepoprawna data w pkt. 1 wniosku o płatność (wniosek za okres do …..) - beneficjenci często wskazują datę sporządzenia/podpisania wniosku o płatność (pkt 23 wniosku o płatność). Zalecenie: Data w pkt. 1 wniosku o płatność to jedna z 3 dat: Najpóźniejsza data zapłaty wydatku ujętego we wniosku o płatność Data złożenia wniosku o płatność do IZ RPOWP odpowiadającej za jego rozliczenie Ostatni dzień okresu za jaki składany jest wniosek o płatność (ostatni dzień kwartału kalendarzowego) – dot. wniosków sprawozdawczych Uwaga! W przypadku wniosku o płatność końcową powyższa data nie może być późniejsza niż dzień zakończenia finansowego realizacji projektu określony w umowie o dofinansowanie projektu (§ 3 ust. 1 pkt 4).

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 2. Niepoprawnie wyliczona kwota wnioskowana (pkt. 10 wniosku) – beneficjenci niewłaściwie zaokrąglają kwotę; od kwoty wnioskowanej odejmują rozliczaną zaliczkę; kwotę wnioskowaną wyliczają % z pkt 7 wniosku o płatność (tzw. krótki procent). Zalecenie: Kwota wnioskowana jest zawsze wynikiem mnożenia kwoty z pkt. 9 (wydatki kwalifikowalne objęte wnioskiem o płatność) przez montaż wynikający z umowy (dofinansowanie/wydatki kwalifikowalne), ewentualnie zwiększona o kolejną wnioskowaną transzę zaliczki. Poza tym wynik powyższego mnożenia nie podlega regułom zaokrąglania (tj. 0,5 i więcej). Uwaga! Suma dofinansowania wskazana na poszczególnych dokumentach księgowych musi być taka sama jak kwota wnioskowana z pkt. 10 wniosku o płatność.

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 3. Niewłaściwie wyliczone dofinansowanie ze środków EFRR na poszczególnych dokumentach księgowych. Zalecenie: Wyliczając dofinansowanie ze środków EFRR na poszczególnych dokumentach księgowych należy stosować % wynikający z umowy o dofinansowanie projektu. IZ RPOWP dopuszcza możliwość wyliczania dofinansowania stosując procent wskazanych w § 2 ust. 5 umowy (tzw. „krótki procent”). Należy jednak pamiętać, aby tak wyliczone dofinansowanie, zsumowane z wszystkich dokumentów księgowych, równało się kwocie wnioskowanej z pkt. 10 wniosku o płatność (wyliczona zgodnie z umownym montażem finansowym, tzw. „długi procent”). Najważniejsza jest kwota dofinansowania na całym wniosku o płatność.

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 4. Kolumny w pkt. 11 wniosku o płatność (zestawienie potwierdzające poniesione wydatki kwalifikowalne) nie są wypełniane zgodnie z nagłówkami tj.: Kolumna 1 – brak pełnej nazwy dokumentu; Kolumna 4 – brak wszystkich dat zapłaty (koszty osobowe, zakupy na raty itp.); Kolumna 5 – brak wskazania pozycji na dokumencie (1-pozycyjne faktury VAT); Kolumna 10 – podatek VAT od wartości netto, a nie od wartości wydatków kwalifikowalnych netto. Zalecenie: Poszczególne kolumny powinny być wypełniane zgodnie z nagłówkami. Należy pamiętać, że fakturę VAT objętą różnymi stawkami podatku VAT wpisujemy w dwóch lub więcej wierszach (w zależności od ilości stawek podatku VAT).

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 5. Uzupełniona tabela dot. wskaźników rezultatu we wniosku o płatność nie będącym wnioskiem o płatność końcową. Zalecenie: Tabelę dot. wskaźników rezultatu należy wypełniać (przede wszystkim) we wniosku o płatność końcową (także we wniosku stanowiącym rozliczenie ostatniej transzy zaliczki, gdy całość dofinansowania w ramach projektu przekazywana jest w formie zaliczki). Uwaga! Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosków o płatność beneficjent powinien wypełnić tabelę dot. wskaźników rezultatu, jeżeli: w trakcie realizacji projektu osiągnął wartość docelową któregoś ze wskaźników lub zrealizował częściowo wskaźnik dotyczący liczby utworzonych miejsc pracy w takiej sytuacji, pomimo iż składany wniosek nie jest wnioskiem o płatność końcową, ani nie stanowi wniosku rozliczającego ostatnią transzę zaliczki, przedmiotowy wskaźnik/wskaźniki powinny zostać wykazane.

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 6. Uzupełniona tabela dot. wskaźników rezultatu we wniosku o płatność będącym wnioskiem o płatność końcową. Zalecenie: Jeżeli beneficjent wniosek o płatność końcową składa w trakcie trwania roku a wskaźniki rezultatu zgodnie z umową o dofinansowanie zobowiązany jest osiągnąć np. do końca danego roku kalendarzowego to wraz z wnioskiem o płatność końcową należy złożyć oświadczenie, w którym beneficjent zobowiązuje się jaki wskaźnik rezultatu, w jakiej wysokości do kiedy osiągnie. Natomiast we wniosku o płatność końcową beneficjent wykazuje rzeczywisty stan osiągnięcia danego wskaźnika rezultatu.

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 7. Odznaczona opcja „NIE” w lp. 3 (kopie dokumentów dot. zamówień publicznych) i lp. 4 (kopie umów z wykonawcami), lp. 7 (kopie dokumentów dotyczących kontroli u Beneficjenta przez instytucje zaangażowane w realizację RPOWP, takie jak np.: IC, IA, NIK, KE, ETO oraz w przypadku przeprowadzenia audytu zewnętrznego – jeśli jest wymagany dla danego projektu) pkt. 22 wniosku beneficjenta o płatność w sytuacji, gdy rozliczane są wydatki związane z tą dokumentacją a dokumentacja została dołączona we wcześniejszych wnioskach o płatność (ewentualnie przy wniosku o zawarcie aneksu). Zalecenie: W opisanej sytuacji należy odznaczyć „TAK” i w piśmie przewodnim lub oddzielnym oświadczeniu napisać, że przedmiotowe dokumenty zostały dołączone we wcześniejszym wniosku o płatność lub wraz z prośbą o sporządzenie aneksu do umowy. Zaproponowane rozwiązanie pozwala uniknąć dołączania przedmiotowej dokumentacji do każdego wniosku beneficjenta o płatność.

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 8. Brak załącznika nr 9 (Zestawienie dokumentów dotyczących wydatków niekwalifikowalnych) w sytuacji, gdy wniosek beneficjenta o płatność obejmuje również wydatki niekwalifikowalne (kwota w pkt. 8b różni się od kwoty w pkt. 9). Zalecenie: W przypadku, gdy wniosek beneficjenta o płatność obejmuje wydatki niekwalifikowalne należy każdorazowo wypełnić załącznik nr 9. W załączniku należy wskazać wszystkie dokumenty księgowe ujmujące wydatki niekwalifikowalne (także dokumenty wskazane w pkt. 11 wniosku beneficjenta o płatność). Uwaga! Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosków: Załącznik należy wypełnić zgodnie z zaleceniami dotyczącymi pkt 11 oraz podać z jakiego źródła sfinansowano wykazane wydatki niekwalifikowalne, np. środki własne, kredyt bankowy, itp.; W kolumnie data zapłaty – w odróżnieniu od zestawienia wydatków kwalifikowanych (pkt 11 wniosku o płatność), należy podać końcową datę uregulowania należności wynikającej z danego dowodu księgowego – datę ostatniej płatności.

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 9. Niepoprawne opisy dokumentów księgowych tj.: Wskazanie przetargu nieograniczonego w sytuacji, gdy zamówienie zrealizowano w innym trybie przetargowym bądź skorzystano ze zwolnienia kwotowego (art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych). Wskazanie Dz. U. dot. ustawy Prawo zamówień publicznych, który nie obowiązywał w momencie realizacji zamówienia publicznego (dniem decydującym o właściwym Dzienniku Ustaw jest dzień publikacji ogłoszenia we właściwym publikatorze (BZP; Dz.U.UE)). Jeżeli beneficjent realizując zadanie nie zawarł umowy wówczas momentem decydującym jest data sprzedaży widniejąca na dokumencie rozliczeniowym). Dekretacja wg klasyfikacji budżetowej niezgodna ze wskazanym dofinansowaniem ze środków EFRR (dot. jednostek samorządu terytorialnego) – wkład własny § „…9”, EFRR § „…7”. Opisy na dokumentach księgowych opatrzone są nieczytelnymi podpisami (parafki) bez pieczątek imiennych lub w ogóle nie są opatrzone podpisami osób upoważnionych. Zalecenie: Dokumenty księgowe należy opisywać rzetelnie, zgodnie z dokumentem „Zasady opisywania faktur i innych dokumentów księgowych” dostępnym na stronie RPOWP na lata 2007-2013.

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 10. Niewłaściwie dokonywana poprawa błędów na dokumentach księgowych wskazanych przez IZ RPOWP (dot. samych dokumentów oraz ich opisów). Zalecenie: Wszelkie błędy należy poprawiać zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Uwaga! Zgodnie z Wytycznymi IZ RPOWP w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 wydatek kwalifikuje się do współfinansowanie jeżeli m.in. został właściwie udokumentowany (pkt. 5.2). W przeciwnym razie wydatek jest niekwalifikowalny. Nie można wprowadzać zmian w opisie dokumentów księgowych, które zostały dołączone do zatwierdzonego wniosku beneficjenta o płatność.

Najczęściej popełniane błędy (cd.) 11. Faktury VAT stanowiące podstawę rozliczenia wydatków kwalifikowalnych projektu są wystawione niezgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług tj.: Nieprawidłowa data sprzedaży; Niewłaściwie wyliczona kwota podatku VAT; Niewłaściwa nazwa nabywcy. Zalecenia: Beneficjent jeszcze przed ujęciem faktury VAT we wniosku o płatność powinien upewnić się, że: Data sprzedaży jest tożsama z datą protokolarnego odbioru towaru/usługi. Kwota podatku VAT została zaokrąglona do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza zostały pominięte, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zostały zaokrąglone do 1 grosza. Nazwa nabywcy jest tożsama z nazwą beneficjenta lub podmiotu reprezentującego beneficjenta. W przypadku, gdy faktura VAT została wystawiona niezgodnie z ww. wymogami należy niezwłocznie ją skorygować (faktura VAT korygująca lub nota korygująca).

12. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków (wybrane kwestie) Definicja „robót zamiennych” – definicja robót zamiennych poprzez określenie warunków przesądzających że mamy do czynienia z robotami zamiennymi (mogą być kwalifikowlane)- pkt 6.5 Wytycznych, a nie robotami dodatkowymi (zawsze są niekwalifikowalne)- pkt 7.2 Wytycznych. Uszczegółowiono sposób procedowania z karami umownymi, których Beneficjent nie zdołał wyegzekwować od kontrahenta (pkt 6.17 Wytycznych). Uregulowano zagadnienie tzw. „dochodu incydentalnego” – przedmiotowy dochód pomniejsza koszty kwalifikowalne będące podstawą wyliczenia dofinansowania (pkt 6.21 Wytycznych). Wprowadzono dodatkowy rodzaj wydatku niekwalifikowalnego tj. wydatki na cele mieszkaniowe (pkt 6.5 Wytycznych).

ZALICZKOWANIE 1. Problematyka została uregulowana w umowie o dofinansowanie projektu ( § 6 umowy). 2. Warunkiem otrzymania zaliczki przez beneficjentów nie będących jst jest złożenie dodatkowego zabezpieczenia, poza wekslem wynikającym z podpisania umowy. Zgodnie z § 11 ust. 2 umowy o dofinansowanie może to być następujące forma zabezpieczenia: a) pieniądz, b) poręczenie bankowe, c) gwarancja bankowa, d) gwarancja ubezpieczeniowa, e) weksel z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, f) zastaw na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego, g) zastaw rejestrowy wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia, h) hipoteka wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia nieruchomości będącej przedmiotem hipoteki, i) przewłaszczenie rzeczy ruchomych na zabezpieczenie, j) poręczenie według prawa cywilnego.

ZALICZKOWANIE Zabezpieczenie musi odpowiadać kwocie wnioskowanej zaliczki i musi zostać ustanowione przynajmniej do czasu jej rozliczenia. Pierwsza transza w formie zaliczki może stanowić nie więcej niż 35% wartości dofinansowania, jednakże nie więcej niż 1 000 000,00 PLN. Kolejna transza zaliczki jest uzależniona od rozliczenia ostatniej otrzymanej transzy zaliczki a jej wysokość może wynosić nie więcej niż 60% dofinansowania.

ZALICZKOWANIE Płatność końcowa musi wynosić co najmniej 5% ogólnej wartości dofinansowania określonego w umowie/decyzji o dofinansowanie. Rozliczenie zaliczki rozumiane jako złożenie przez Beneficjenta wniosku o płatność, w którym zostały wskazane wydatki kwalifikowalne lub zwrot zaliczki, powinno nastąpić niezwłocznie po wydatkowaniu środków, jednak w terminie nie dłuższym niż 60 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania. W przypadku rozliczenia zaliczki w terminie późniejszym lub w kwocie mniejszej niż przekazana kwota zaliczki, od środków przekazanych po terminie nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność lub ich zwrotu.

ZALICZKOWANIE W przypadku nieprawidłowego rozliczenia uprzednio otrzymanej zaliczki we właściwym terminie, kolejne transze dotacji będą przekazywane Beneficjentowi wyłącznie w formie refundacji. Beneficjent rozliczając zaliczkę może jednocześnie wnioskować o refundację poniesionych wydatków kwalifikowalnych oraz o kolejną zaliczkę (w jednym wniosku o płatność może wystąpić rozliczenie zaliczki, refundacja i kolejna zaliczka).

ZALICZKOWANIE Zaliczka wypłacana jest na wyodrębniony dla projektu rachunek bankowy Beneficjenta. Z tego rachunku mogą być ponoszone tylko i wyłącznie wydatki związane z jego realizacją (przy opłacie faktury należy pamiętać, iż otrzymana zaliczka dotyczy tylko dofinansowania związanego z fakturą a środki na pokrycie wkładu własnego powinny pochodzić od Beneficjenta). Odsetki od zaliczek zgromadzonych na rachunku bankowym Beneficjenta podlegają zwrotowi do IZ w przypadku podmiotów prywatnych. Beneficjenci będący JST- nie zwracają odsetek.

(Zakładka: Dokumenty/Wytyczne/Wytyczne IZ) Wytyczne w sprawie udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo Zamówień Publicznych Wytyczne dostępne są na stronie internetowej: www.rpowp.wrotapodlasia.pl (Zakładka: Dokumenty/Wytyczne/Wytyczne IZ)

Zakres regulacji wynikający z Wytycznych Wytyczne mają zastosowanie do udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPOWP na lata 2007-2013, nieobjętych ustawą Prawo Zamówień Publicznych tj.: a) zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 EURO netto, udzielonych przez beneficjentów zobowiązanych na mocy ustawy PZP do jej stosowania (kurs na 2012 r./2013r.: 1 EURO= 4,0196 zł), b) zamówień udzielanych przez Beneficjentów, którzy nie są zobowiązani do stosowania PZP bez względu na wartość zamówienia. W przypadku gdy Beneficjentem jest podmiot, do którego nie stosuje się ustawy Prawo Zamówień Publicznych (art. 4 pkt 8 PZP- zamówienia poniżej 14 000 EURO), zobowiązuje się on dokonywania wydatków w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.

Zakres regulacji wynikający z Wytycznych c.d. Niniejsze Wytyczne dotyczą również partnera/partnerów projektu w zakresie jego części, za którą jest odpowiedzialny zgodnie z umową partnerską. Jeżeli Beneficjent posiada wewnętrzne procedury udzielania zamówień nieobjętych ustawą PZP, stosuje własne procedury, o ile zawierają one zasady określone w niniejszych Wytycznych (wewnętrzne procedury nie mogą być bardziej liberalne od Wytycznych). Wytyczne nie mają zastosowania do zamówień udzielanych przez Beneficjentów należących do sektora finansów publicznych, pod warunkiem, że posiadają i stosują wewnętrzne procedury udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Zakres regulacji wynikający z Wytycznych c.d. 1) Beneficjent przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie zasady przejrzystości, jawności postępowania, ochrony uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Jednocześnie zobowiązany jest do dołożenia starań by zapewnić bezstronność i obiektywizm przy wyłanianiu wykonawcy/dostawcy w ramach Projektu.

Zakres regulacji wynikający z Wytycznych c.d. 2) Przed udzieleniem zamówienia Beneficjent ustala jego przewidywalną wartość: a) na dostawy- w oparciu o analizę cen rynkowych towarów lub usług dokonaną na podstawie zebranych ofert, informacji zawartych na stronach internetowych, w cennikach, katalogach, folderach itp., b) na roboty budowlane- na podstawie kosztorysu inwestorskiego lub wyceny robót. 3) Beneficjent nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów niniejszych Wytycznych dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. Usługi, dostawy i roboty budowlane sumuje się w ramach Projektu według danego rodzaju.

Zakres regulacji wynikający z Wytycznych c.d. 4) Wybór najkorzystniejszej oferty dokonywany jest w oparciu o określone przez Beneficjenta kryteria (np. cena, jakość przedmiotu zamówienia, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, gwarancja, serwis, termin wykonania zamówienia itp.). Kryterium oceny ofert powinno być dostosowane do przedmiotu zamówienia. 5) Beneficjent zobowiązany jest zachować formę pisemną procesu udzielania zamówienia.

Zamówienia o wartości nieprzekraczającej 14 000 EURO netto Beneficjent zobowiązany jest dokonać porównania ofert dostępnych na rynku np. poprzez analizę zebranych ofert, katalogów, broszur, folderów, stron internetowych, badanie telefoniczne itp. Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje się w oparciu o określone przez Beneficjenta kryteria. Beneficjent zobowiązany jest udokumentować przeprowadzenie badania rynku oraz wybór oferty w formie notatki/ protokołu, do którego załącza zebrane oferty. W przypadku zbierania ofert drogą telefoniczną powinna być sporządzona notatka z przeprowadzonych rozmów.

Zamówienia o wartości powyżej 14 000 EURO netto 1) Beneficjent zobowiązany jest upublicznić treść zapytania ofertowego stosując co najmniej jedną z następujących form upubliczniania: Internet, gazety o zasięgu krajowym lub regionalnym, publikacje specjalistyczne, lokalne gazety, biuletyny informacji miejskiej. Jednocześnie Beneficjent kieruje zapytanie ofertowe o jednakowej treści do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców. 2) Zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej: dane identyfikujące zamawiającego, opis przedmiotu zamówienia, termin realizacji zamówienia, kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej oraz ich wagę, termin składania ofert.

Zamówienia o wartości powyżej14 000 EURO netto 3) Wyboru najkorzystniejszej oferty Beneficjent dokonuje po porównaniu co najmniej 3 ofert handlowych, ważnych na dzień dokonania zamówienia, w oparciu o kryteria odpowiadające warunkom zapytania ofertowego. W sytuacji gdy pomimo upubliczniania zapytania ofertowego zebrano oferty w ilości mniejszej niż 3, Beneficjent dokonuje wyboru wykonawcy, którego oferta spełnia kryteria określone w zapytaniu i sporządza pisemne uzasadnienie dokonanego wyboru.

Zamówienia o wartości powyżej14 000 EURO netto 4) Beneficjent zobligowany jest udokumentować przebieg postępowania w formie protokołu/notatki zawierającej: opis przedmiotu zamówienia, dane identyfikujące wykonawców, informację o sposobie upubliczniania zapytania ofertowego, streszczenie oceny i porównanie ofert, wskazanie najkorzystniejszej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, datę sporządzenia protokołu/notatki oraz podpis Beneficjenta lub osoby upoważnionej. Do protokołu / notatki należy załączyć zebrane oferty.

Zamówienia o wartości powyżej 14 000 EURO netto 5) Dopuszczalne jest udzielenie zamówienia bez uprzedniej publikacji ogłoszenia jedynie w wyjątkowych sytuacjach np. zamówienie z przyczyn technicznych, artystycznych lub związanych z ochroną praw wyłącznych może być wykonane tylko przez określony podmiot gospodarczy. Beneficjent zobowiązany jest wówczas skierować zapytanie ofertowe do potencjalnego wykonawcy a następnie dokonać wyboru oferty jeśli spełnia ona określone wcześniej kryteria. Należy przeprowadzić negocjacje z wybranym wykonawcą i udokumentować ten fakt w formie pisemnego protokołu z negocjacji, podpisanego przez obie strony. Należy również sporządzić pisemne uzasadnienie skierowania zapytania ofertowego do tylko jednego wykonawcy. 6) Udzielenie zamówienia powinno nastąpić poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej.

Zakres regulacji wynikający z Wytycznych c.d. Niniejsze Wytyczne obowiązują od dnia zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Podlaskiego i mają zastosowanie do projektów, dla których wnioski o dofinansowanie zostały złożone do IZ RPOWP po wejściu w życie niniejszych Wytycznych (19.04.2011r.). W przypadku naruszenia przez Beneficjenta/Partnera regulacji prawa krajowego lub wspólnotowego w dziedzinie zamówień publicznych oraz niestosowania zasad określonych w niniejszych Wytycznych, IZRPOWP nakłada na Beneficjenta korekty finansowe (procentowe lub ustalone przy pomocy metody dyferencyjnej).

DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ Referat Rozliczeń i Płatności Projektów Wspierających Rozwój Regionalny Departament Zarządzania RPO Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego ul. Poleska 89 15-874 Białystok www.rpowp.wrotapodlasia.pl