Szkolenie w zakresie wniosków o płatność Beneficjenta realizującego projekt w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007 – 2013 Białystok, dn. 29 marca 2010 r. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Program szkolenia Zasady ogólne składania wniosków beneficjenta o płatność Generator wniosków o płatność dla RPOWP (GWP) Załączniki do wniosku o płatność Zasady opisywania dokumentów księgowych (faktury VAT, rachunki, listy płac, polecenia wyjazdu służbowego itp.) Najczęściej popełniane błędy Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Sposób wypełniania wniosku o płatność    Wniosek beneficjenta o płatność wypełniamy przy wykorzystaniu aplikacji Generator Wniosków o Płatność dla RPOWP (GWP) / od 1 stycznia 2010 r. obowiązkowo/ Aplikacja dostępna na stronie internetowej RPOWP na lata 2007-2013 Zakładka: Dokumenty/GWP   Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Dokumenty niezbędne do prawidłowego wypełnienia wniosku o płatność:   Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność (styczeń 2010 r.), Zasady opisywania faktur i innych dokumentów księgowych, Informacja dot. postępowania z karami umownymi Aktualne dokumenty znajdują się na stronie internetowej RPOWP w zakładce: Dokumenty/wniosek o płatność oraz Dokumenty/GWP www.rpowp.wrotapodlasia.pl Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Cel składnia wniosku beneficjenta o płatność   Wnioskowanie o pierwszą płatność zaliczkową Rozliczenie otrzymanej transzy zaliczki Wnioskowanie o refundację poniesionych wydatków Sprawozdawanie z realizacji projektu Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Częstotliwość i terminowość składania wniosków o płatność  Zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu tj.: § 7 ust. 1-2 oraz ust. 16 Nie częściej niż 1 raz w miesiącu i nie rzadziej niż raz na kwartał /kalendarzowo/ Umowa o dofinansowanie projektu dopuszcza możliwość złożenia 2 wniosków o płatność w danym miesiącu, pod warunkiem zgody IZ RPOWP (np.: drugim wnioskiem o płatność jest wniosek o płatność końcową) Wniosek o płatność pełniący funkcję sprawozdawczą – do 5-tego dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału kalendarzowego; Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Częstotliwość i terminowość składania wniosków o płatność (c.d.) Wniosek o płatność końcową – w ciągu 25 dni kalendarzowych od zakończenia finansowego realizacji projektu Umowa o dofinansowanie projektu podpisana po zakończeniu finansowym realizacji projektu – wniosek o płatność końcową w ciągu 25 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy. /decyduje data wpływu wniosku do IZ RPOWP – Kancelaria Departamentu Zarządzania RPO/ Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Umowa o dofinansowanie projektu a wnioski o płatność Sposób rozliczania projektów określa § 7 umowy o dofinansowanie projektu Dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku jest wyciąg bankowy - § 7 ust. 3 pkt 1 lit. e Dokumenty księgowe dołączane do wniosku o płatność nie powinny być starsze niż 3 miesiące /dot. jednostek sektora finansów publicznych/ - § 7 ust. 5 Możliwość dwukrotnej poprawy wniosku o płatność - § 7 ust. 11 Wniosek o płatność końcową o wartości co najmniej 5% kwoty dofinansowania - § 7 ust. 17 Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Umowa o dofinansowanie projektu a wnioski o płatność Umowa nie określa limitu kwotowego pierwszej płatności zaliczkowej, a jedynie limit procentowy /dot. jednostek sektora finansów publicznych/. Pozostałe transze zaliczki nie są umownie limitowane. Umowa szczegółowo reguluje sposób rozliczania zaliczek - § 6 umowy o dofinansowanie projektu Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Wymagania formalne dot. wniosków o płatność  Wersja papierowa i elektroniczna wniosku o płatność – należy złożyć w Kancelarii Departamentu Zarządzania RPOWP (płyta CD powinna być opisana), Wniosek o płatność nie musi być parafowany na każdej stronie Wniosek musi być podpisany przez osobę upoważnioną (kontrasygnata skarbnika nie jest wymagana) Wniosek nie może być wydrukiem próbnym Każda strona wniosku musi posiadać taką samą sumę kontrolną (ciąg cyfr i liter w lewym dolnym rogu strony) Wniosek musi być dokumentem oryginalnym Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Generator Wniosków o Płatność Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2007 - 2013 Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Pozycje importowane z Generatora Wniosków Aplikacyjnych Utworzenie poprawnego wniosku Beneficjenta o płatność jest możliwe jedynie po wczytaniu do aplikacji pliku startowego, przygotowanego przez Instytucję Zarządzającą na podstawie wniosku o dofinansowanie, stanowiącego załącznik nr 1 do aktualnej umowy o dofinansowanie projektu. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Beneficjent ma możliwość dokonywania zmian w polach importowanych za wyjątkiem pozycji Nr projektu Umowa/decyzja o dofinansowanie nr Aneks nr Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Wnioskowanie o przyznanie płatności zaliczkowej Beneficjent wypełnia poz. 2-8, 10, 16, 19, 21, 22(załączniki nr: 5,6,8,10 i 12), 23 W poz. 15A i 15C należy wpisać: nie dotyczy Z poz.17 należy usunąć wszystkie wskaźniki produktu i rezultatu Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

pełniący funkcję sprawozdawczą Wniosek o płatność pełniący funkcję sprawozdawczą Beneficjent wypełnia poz. 1-7, 15-21, 22,23 Załączniki nr 8, 10, 12 Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Wniosek o płatność pośrednią Beneficjent wypełnia poz. 1 - 23 Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Data złożenia wniosku do IZ RPOWP Najpóźniejsza data zapłaty wydatku Ostatni dzień okresu, za który składany jest wniosek (dot. wniosku pełniącego funkcję sprawozdawczą) Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Punkt 8a: Łączna kwota jaką Beneficjent otrzymał tytułem wcześniej złożonych wniosków o płatność do okresu, o którym mowa w pkt. 1 wniosku o płatność Punkt 8b: łączna kwota wydatków objętych danym wnioskiem o płatność (zarówno kwalifikowalnych jak i niekwalifikowalnych) Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Punkt 10: Kwota dofinansowania w punkcie 10 wniosku o płatność powinna być równa sumie kwot dofinansowania z poszczególnych faktur (opis oraz dekretacja wg klasyfikacji budżetowej) i powinna być wyliczana zgodnie z montażem, o którym mowa w instrukcji wypełniania wniosku o płatność, tj. np.: Kwota wnioskowana = 500 000,00 PLN (poz. 9) x [2 500 000,00 PLN (kwota dof. wynikająca z umowy) / 6 800 000,00 PLN (wydatki kwalifikowalne objęte umową)]=  500 000,00 PLN x 0,36764705882 = 183 823,52 (9) PLN Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Dane importowane z wniosku o dofinansowanie projektu Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Punkt 11 kolumna nr 5: wyczerpująca nazwa towaru lub przedmiotu/rodzaju usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji na przedstawianym dokumencie księgowym – opis ten powinien być na tyle szczegółowy, aby pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie jakiej usługi lub towaru dana pozycja dotyczy; jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury; w przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Punkt 12: w górnym polu należy wykazać odsetki narosłe od środków zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność (nie dotyczy jst) Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Punkt 15 kolumna nr 1: należy podać nazwę kategorii wg harmonogramu rzeczowo-finansowego (w kwotach brutto) Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Punkt 15b kolumna nr 4: należy podać nazwę trybu udzielonego zamówienia Punkt 15b kolumna nr 1: należy podać numer i nazwę kontraktu oraz nazwę wykonawcy/dostawcy Punkt 15b kolumna nr 5: należy podać nr zamówienia publicznego, tj. numer sprawy nadany przez zamawiającego oraz numer ogłoszenia o udzielonym zamówieniu Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Dane zaczytywane są automatycznie z wniosku o dofinansowanie Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Punkt 19: Należy podać informację o wydatkach kwalifikowalnych jakie Beneficjent planuje ponieść w kolejnych 4 kwartałach realizacji projektu. Uwaga: Jeżeli dany wniosek o płatność obejmuje okres np. do 15 stycznia,, pierwszym wypełnianym kwartałem powinien być II kwartał danego roku; Jeżeli projekt kończy się np. w III kw. anego roku, w kolejnych kwartałach należy wpisać 0,00 Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Punkt 21: data powinna być zgodna z tą podaną na dokumentach księgowych w adnotacji „Ujęto we wniosku o płatność z dnia …” Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

W przypadku pierwszego wniosku o płatność jako datę rozpoczynającą okres generowania dochodu należy podać datę: podpisania umowy o dofinansowanie poniesienia pierwszego wydatku Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Poszczególne wiersze powinny sumować się do całkowitej kwoty dofinansowania określonej w aktualnej umowie o dofinansowanie Poszczególne wiersze powinny sumować się do 100% wartości dofinansowania Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Załącznik nr 9 – Zestawienie dotyczące rozliczenia wydatków niekwalifikowalnych: załącznik składany z każdym wnioskiem o płatność obejmującym wydatki niekwalifikowalne Kolumna: data zapłaty w przypadku więcej niż jednej daty opłacenia wydatku należy wpisać datę najpóźniejszą Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Wymagania formalne Załączniki do wniosku o płatność muszą być podpisane/poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną; Prawidłowo poświadczona za zgodność z oryginałem kopia to podpis i data na każdej stronie np. z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem”/„zgodnie z oryginałem” lub podpis na pierwszej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony … do strony….” – dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest poświadczane za zgodność z oryginałem Załączniki powinny być pogrupowane wg pozycji wskazanych w pkt 11 wniosku o płatność i ułożone wg następującej kolejności: dokument księgowy - wyciąg bankowy - protokół odbioru - umowa z wykonawcą/dostawcą a każdy z załączników powinien zostać trwale spięty; Na wszystkich pozostałych dokumentach związanych z realizacją projektu powinien znaleźć się zapis: „Dotyczy projektu [Podać nr i nazwę] realizowanego w ramach umowy [Podać nr umowy] zawartej dnia … … ….”. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są:   1) Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (zgodne z poz. 11. wniosku) wraz z dowodami zapłaty, tj. stosownymi wyciągami bankowymi; Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 2) Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających: odbiór/wykonanie prac (jeżeli obowiązek sporządzania tych dokumentów wynika z przepisów prawa); przyjęcia materiałów na magazyn (w przypadku urządzeń, które nie zostały zamontowane) wraz ze wskazaniem miejsca ich składowania. Dodatkowo, w przypadku środków trwałych, należy dostarczyć także wyciąg z ich ewidencji, zawierający informacje niezbędne do stwierdzenia, iż zostały one przyjęte do użytkowania oraz określenia wartości początkowej;   Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 3) Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów dotyczących zamówień publicznych w sytuacji, gdy Beneficjent nie korzysta lub nie może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego/przedmiotowego ze stosowania ustawy Pzp: SIWZ, protokoły z postępowania o zamówienie publiczne (druki ZP), protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, dowód dokonania zamieszczenia ogłoszeń o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (tj. wydruk ogłoszeń - ogłoszenie o zamówieniu, o zmianie zamówienia (jeśli dotyczy), o udzielonym zamówieniu), dowód dokonania publikacji ogłoszeń o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (tj. wydruk ogłoszeń) (jeśli dotyczy), protesty (jeśli dotyczy); Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: cd. 3) Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów dotyczących zamówień publicznych W przypadku dostarczenia poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii dokumentów dotyczących zamówień publicznych wraz z wcześniejszymi wnioskami o płatność lub z korespondencją do sporządzenia aneksu, w pozycji nr 3 należy zaznaczyć „tak” a w piśmie przewodnim lub w odrębnym oświadczeniu dokonać odpowiedniej adnotacji;   Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 4) Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie umów z wykonawcami (jeżeli obowiązek sporządzania tych dokumentów wynika z przepisów prawa – co do zasady wszystkie umowy w ramach projektu powinny być zawierane na piśmie); Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Rozliczenie kosztów osobowych: na podstawie umów cywilno-prawnych - do wniosku należy dołączyć w szczególności kopie: - umowy (zlecenia, o dzieło, itp.), - listy płac/rachunku; na podstawie umowy o pracę - do wniosku należy dołączyć w szczególności kopie: - umowy o pracę, - zakresu czynności, - listy płac, - listy obecności, - karty czasu pracy, -kalkulację stawki godzinowej (w przypadku osób oddelegowanych z dotychczasowego stanowiska pracy).   Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 5) W przypadku kiedy VAT jest kosztem kwalifikowanym w projekcie, należy dołączyć oświadczenie o kwalifikowalności VAT (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 5 do wniosku Beneficjenta o płatność). Osobne oświadczenie o kwalifikowalności VAT Beneficjent zobowiązany jest składać co roku do dnia 31 stycznia za rok ubiegły przez 3/5 lat od daty zakończenia realizacji projektu. U Beneficjentów, dla których podatek VAT jest wydatkiem kwalifikowanym mogą być przeprowadzone kontrole doraźne na miejscu realizacji projektu w celu sprawdzenia prawidłowości kwalifikowalności. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 6) Oświadczenie o generowaniu dochodu (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 6 do wniosku Beneficjenta o płatność) jest składane wraz z wnioskiem o płatność. Osobne oświadczenie o generowaniu dochodu Beneficjent zobowiązany jest dodatkowo składać co roku do dnia 31 stycznia za rok ubiegły przez 3/5 lat od daty zakończenia realizacji projektu. Beneficjent, który nie spełnia przesłanek art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006 jest zwolniony z obowiązku składania przedmiotowego oświadczenia; Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Dotyczy wyłącznie Beneficjentów spełniających przesłanki art Dotyczy wyłącznie Beneficjentów spełniających przesłanki art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11.07.2006 r. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 7) W przypadku przeprowadzenia kontroli u Beneficjenta przez instytucje zaangażowane w realizację RPOWP, takie jak np.: IC, IA, NIK, KE, ETO oraz w przypadku przeprowadzenia audytu zewnętrznego (jeśli jest on wymagany dla danego projektu) Beneficjent zobowiązany jest poinformować o tym zdarzeniu IZ RPOWP, a także powinien dostarczyć kopię poświadczonej przez siebie za zgodność z oryginałem: informacji pokontrolnej, którą otrzymał, zaleceń pokontrolnych skierowanych w stosunku do Beneficjenta, kopię stanowiska Beneficjenta w sprawie/informacji o wykorzystaniu zaleceń pokontrolnych. Informację tą Referaty Rozliczeń i Płatności wykorzystują przy zatwierdzaniu Listy sprawdzającej wniosku o płatność. Zgodnie z § 12 umowy o dofinansowanie projektu, w przypadku naruszenia przez Beneficjenta regulacji prawa wspólnotowego w dziedzinie zamówień publicznych lub ustawy Prawo zamówień publicznych, IZ RPOWP nakłada na Beneficjenta korekty finansowe, w celu odzyskania środków nieprawidłowo wydatkowanych; Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 8) Harmonogram składania wniosków o płatność (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 8 do wniosku Beneficjenta o płatność). Załącznik obligatoryjny także w przypadku wniosku pełniącego wyłącznie funkcję sprawozdawczą; Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Poszczególne wiersze powinny sumować się do całkowitej kwoty dofinansowania określonej w aktualnej umowie o dofinansowanie projektu. Poszczególne wiersze powinny sumować się do 100% wartości dofinansowania. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 9) Zestawienie dokumentów dotyczących rozliczenia wydatków niekwalifikowanych (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 9 do wniosku Beneficjenta o płatność). Załącznik składany z każdym wnioskiem o płatność obejmującym wydatki niekwalifikowalne; Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Tabela stanowi załącznik składany z każdym wnioskiem o płatność obejmującym wydatki niekwalifikowalne. Załącznik należy wypełnić zgodnie z zaleceniami dotyczącymi pkt. 11 oraz podać z jakiego źródła sfinansowano wykazane wydatki niekwalifikowalne, np. środki własne, kredyt, itp. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 10) Oświadczenie o nie wykluczeniu z możliwości ubiegania się o dofinansowanie z Funduszy Strukturalnych (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 10 do wniosku Beneficjenta o płatność); Załącznik obligatoryjny także we wniosku pełniącym wyłącznie funkcję sprawozdawczą; Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 11) Oświadczenie informujące o uwzględnieniu/nie uwzględnieniu we wniosku robót dodatkowych (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 11 do wniosku Beneficjenta o płatność); Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 12) Oświadczenie potwierdzające, że realizacja projektu następuje z zachowaniem zasad wspólnotowych, zaleceń zawartych w umowie o dofinansowanie projektu oraz zgodnie z prawem polskim, w szczególności zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 12 do wniosku Beneficjenta o płatność). Załącznik obligatoryjny także we wniosku pełniącym wyłącznie funkcję sprawozdawczą; Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 13)Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów bankowych z rachunku, na który dokonywane są płatności IZ RPOWP za okres za jaki składany jest wniosek o płatność – dotyczy projektów finansowanych w formie zaliczki; Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 14) Inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z umową/decyzją o dofinansowanie Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Na pierwszej stronie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej powinny znaleźć się następujące adnotacje: „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz – jeżeli dotyczy – budżetu państwa/województwa”;   „Ujęto we wniosku o płatność z dnia…” – data powinna być tożsama z datą wypełnienia wniosku (pkt 23). Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

„Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa/województwa1”    P.H.U. Mares 15-045 Białystok, ul. Elektryczna 11 Ujęto we wniosku o płatność z dnia …. Tel. (085) 7788551 data powinna być tożsama z datą wypełnienia wniosku (pkt 23) NIP: 555 333 22 11, REGON 123456789 Faktura VAT nr 123/10/09 z dnia 14.10.2009  Nabywca: Firma MED 15-349 Białystok, ul. Zachodnia 4/12 NIP: 113 113 13 13   Data sprzedaży: 14.10.2009 Płatność: przelewem Do zapłaty: 13 712,80 PLN Słownie: trzynaście tysięcy siedemset dwanaście złotych 80/100 gr Osoba upoważniona do podpisania faktury Osoba upoważniona do wystawienia faktury data Za zgodność z oryginałem (data i podpis osoby upoważnionej do poświadczenia) 1Zapis „oraz ze środków budżetu państwa/województwa” należy stosować tylko w sytuacji, gdy cześć dotacji pochodzi właśnie z tych środków. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Oryginały faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny zawierać: Numer umowy/decyzji o dofinansowanie projektu w ramach RPOWP i datę jej zawarcia; Nazwę i numer projektu; Nazwę Programu Operacyjnego oraz numer i nazwę Działania i Poddziałania (jeśli dotyczy); Opis związku wydatku z projektem – (należy podać nr i nazwę kategorii kosztów z Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu, do której odnosi się dany wydatek i wskazać jego wysokość). Jeżeli w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu określono wydatki niekwalifikowalne, należy je również opisać wskazując wartość i kategorię kosztów; Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Oryginały faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny zawierać: Łączną wartość wydatków kwalifikowalnych; Wartość dofinansowania wyliczoną od łącznej wartości wydatków kwalifikowanych na jaką opiewa dany dokument księgowy; Informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej; Zatwierdzenie kwoty do wypłaty wraz z podaniem zatwierdzanej wartości; Kategorię interwencji EFRR; Dekretację na konta (dotyczy Beneficjentów prowadzących pełną księgowość) – może znajdować się na pierwszej stronie dokumentu; Dekretację wg klasyfikacji budżetowej (dotyczy jst); Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Oryginały faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny zawierać: Opis faktury w zakresie stosowania ustawy PZP (należy zamieścić adnotację, iż projekt jest realizowany/wydatki wykazane na fakturze są poniesione zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych, oraz podać podstawę prawną – nr artykułu, ustępu oraz punktu ustawy, a także wskazać właściwy Dziennik Ustaw). Jeżeli Beneficjent korzysta ze zwolnienia podmiotowego od stosowania ustawy należy wskazać podstawę prawną tego zwolnienia. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Opis powinien znajdować się na oryginale faktury i należy go umieścić na odwrocie faktury. W przypadku braku możliwości (zbyt mało miejsca) umieszczenia wszystkich wymaganych zapisów na drugiej stronie faktury, dopuszcza się możliwość umieszczenia w/w informacji na kartce papieru – na stałe dołączonej do dokumentu księgowego – z nagłówkiem: „Załącznik do faktury nr … z dnia ….”. W takim przypadku na fakturze powinna znaleźć się także informacja, że dany dokument posiada załącznik. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Dotyczy projektu nr WND- RPPD. [xx]. [xx]. [xx]-[xx]-[xxx]/[xx] pn Wydatek będzie podlegał rozliczeniu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na podstawie umowy nr UDA-RPPD.[xx].[xx].[xx]-[xx]-[xxx]/[xx]-[xx] z dnia ………….. zawartej w ramach Działanie [Podać nr i nazwę Działania] Poddziałanie - (jeśli dotyczy) [Podać nr i nazwę Poddziałania] Kategoria interwencji EFRR (należy podać nr i nazwę kategorii interwencji) Wydatki ujęte na fakturze zostały poniesione zgodnie z pozycją (należy podać nr i nazwę kategorii kosztów z Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu, do której odnosi się dany wydatek i wskazać jego wysokość) poz. 1 – „Audyt energetyczny” kosztów nieinwestycyjnych Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu, na kwotę: ……………… Z czego wydatki kwalifikowalne - …………, w tym: Kwota dofinansowania EFRR - …………….. Nr i nazwa kategorii kosztów z Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu, do której odnosi się dany wydatek niekwalifikowalny oraz jego wysokość - (jeśli dotyczy) UWAGA! W przypadku gdy faktura obejmuje kilka pozycji należy podać łączną wartość wydatków kwalifikowalnych oraz wartość dofinansowania wyliczoną od łącznej wartości wydatków kwalifikowalnych na jaką opiewa dany dokument księgowy. W przypadku gdy wydatki z faktury obejmują kilka kategorii z Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu, należy w opisie wyszczególnić te kategorie z podaniem wartości dla każdej z nich. Ponadto, jeżeli tylko część z wydatków wskazanych na fakturze dotyczyć będzie realizowanego projektu, należy wskazać także ich pozycje na fakturze. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

…………………………………………………….……………………………. Wydatki wykazane na fakturze są poniesione zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych - art. …ust. … pkt. … (Dz.U. 2007 nr 223 poz. 1655 z późn. zm.) - (jeżeli Beneficjent korzysta ze zwolnienia podmiotowego od stosowania ustawy należy wskazać podstawę prawną tego zwolnienia) ……….…….………………………………………….………………………… (data z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby uprawnionej)   sprawdzenie/zatwierdzenie pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym …………………………………………………….……………………………. zatwierdzenie kwoty do wypłaty wraz z podaniem zatwierdzonej wartości ………………………………………………………………………..………… (data z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osób uprawnionych) dekretacja na konta – (dotyczy Beneficjentów prowadzących pełną księgowość) - może znajdować się na pierwszej stronie dokumentu dekretacja wg klasyfikacji budżetowej (dotyczy jst) Za zgodność z oryginałem (data i podpis osoby upoważnionej do poświadczenia) Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Załącznik przeznaczony wyłącznie dla Beneficjentów nie prowadzących pełnej ewidencji księgowej   Nazwa Beneficjenta: Nr umowy: Nr i tytuł projektu: WND-RPPD. Zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących projektu (faktur i innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) Lp. Rodzaj dowodu i jego nr identyfikacyjny Data dokonania operacji/data sporządzenia dowodu Strony dokonujące operacji gospodarczej Opis zdarzenia gospodarczego Kwota brutto Kwota wydatków kwalifikowalnych Pozycja, pod którą dokument został ujęty w ewidencji księgowej* Forma płatności wykazana na dowodzie zakupu Nr dowodu potwierdzającego dokonanie płatności oraz data dokonania zapłaty Uwagi 1 2 3 4 * Należy podać numer pozycji z zestawień sporządzanych przez Beneficjenta (np. do celów podatkowych). W przypadku braku takich ewidencji (brak obowiązku ich sporządzania wynikający z odrębnych przepisów prawa) należy podać pozycję zgodną z kolumną "Lp." Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Najczęściej popełniane błędy przy wypełnianiu wniosku Beneficjenta o płatność Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Najczęściej popełniane błędy Niepoprawna data w pkt. 1 wniosku o płatność (wniosek za okres do …..) - beneficjenci często wskazują datę sporządzenia/ podpisania wniosku o płatność (pkt 23 wniosku o płatność). Zalecenie: Data w pkt. 1 wniosku o płatność to jedna z 3 dat: Najpóźniejsza data zapłaty wydatku ujętego we wniosku o płatność Data złożenia wniosku o płatność do IZ RPOWP Ostatni dzień okresu za jaki składany jest wniosek o płatność (ostatni dzień kwartału kalendarzowego) – dot. wniosków sprawozdawczych W przypadku wniosku o płatność końcową powyższa data nie może być późniejsza niż dzień zakończenia finansowego realizacji projektu określony w umowie o dofinansowanie projektu (§ 3 ust. 1 pkt 4) Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) Niepoprawnie wyliczona kwota wnioskowana (pkt. 10 wniosku) – beneficjenci niewłaściwie zaokrąglają kwotę; od kwoty wnioskowanej odejmują rozliczaną zaliczkę; kwotę wnioskowaną wyliczają % z pkt 7 wniosku o płatność (tzw. krótki procent). Zalecenie: kwota wnioskowana jest zawsze wynikiem mnożenia kwoty z pkt. 9 (wydatki kwalifikowalne objęte wnioskiem o płatność) przez montaż wynikający z umowy (dofinansowanie/wydatki kwalifikowalne), ewentualnie zwiększona o kolejną wnioskowaną transzę zaliczki. Poza tym wynik powyższego mnożenia nie podlega regułom zaokrąglania (tj. 0,5 i więcej). Uwaga! Suma dofinansowania wskazana na poszczególnych dokumentach księgowych musi być taka sama jak kwota wnioskowana z pkt. 10 wniosku o płatność. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 3. Kolumny w pkt. 11 wniosku o płatność (zestawienie wydatków potwierdzających poniesione wydatki) nie są wypełniane zgodnie z nagłówkami tj.: Kolumna 1 – brak nazwy dokumentu Kolumna 4 – brak wszystkich dat zapłaty (koszty osobowe, zakupy na raty itp.) Kolumna 5 – brak wskazania pozycji na dokumencie (1-pozycyjne faktury VAT) Kolumna 10 – podatek VAT od wartości netto, a nie od wartości wydatków kwalifikowalnych netto Zalecenie: poszczególne kolumny powinny być wypełniane zgodnie z nagłówkami. Należy pamiętać, że fakturę VAT objętą różnymi stawkami podatku VAT wpisujemy w dwóch lub więcej wierszach (w zależności od ilości stawek podatku VAT). Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) Niepoprawnie wypełniany pkt 15, 15B i 15C wniosku o płatność tj.: W pkt 15 suma kolumn 3 i 4 nie równa się z kwotom wynikającymi z umowy o dofinansowanie projektu. Ponadto kwoty w kolumnie 4 i 6 obejmują nie tylko wydatki kwalifikowalne. W pkt 15 B w kolumnie 5 brak numeru ogłoszenia o udzielonym zamówieniu oraz / lub numeru sprawy beneficjenta. W pkt 15 C brak wyczerpującego opisu dot. promocji projektu. Zalecenie: Pkt 15 należy uzupełniać zgodnie z nagłówkami poszczególnych kolumn W pkt. 15C należy wyczerpująco opisać promocję projektu pod kątem pkt. III.7 wniosku o dofinansowanie projektu (przede wszystkim dot. wniosków o płatność końcową) Pkt 15B należy uzupełniać zgodnie z nagłówkami kolumn, pamiętając o tym, aby w kolumnie 5 wpisać dwa numery: nr ogłoszenia o udzielonym zamówieniu oraz nr wewnętrzny sprawy Uwaga! W pkt 15B nie ma obowiązku wpisywania kontraktów o wartości poniżej 14 tys. euro (art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych) Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) Uzupełniona tabela dot. wskaźników rezultatu we wniosku o płatność nie będącym wnioskiem o płatność końcową. Zalecenie: Tabelę dot. wskaźników rezultatu należy wypełniać (przede wszystkim) we wniosku o płatność końcową (także we wniosku stanowiącym rozliczenie ostatniej transzy zaliczki, gdy całość dofinansowania w ramach projektu przekazywana jest w formie zaliczki) – należy usunąć wszystkie wiersze zaczytane do pliku startowego. Uwaga! Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosków o płatność beneficjent powinien wypełnić tabelę dot. wskaźników rezultatu, jeżeli w trakcie realizacji projektu osiągnął wartość docelową któregoś ze wskaźników. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 6. Odznaczona opcja „NIE” w lp. 3 (kopie dokumentów dot. zamówień publicznych) i lp. 4 (kopie umów z wykonawcami) pkt. 22 wniosku beneficjenta o płatność w sytuacji, gdy rozliczane są wydatki związane z tą dokumentacją a dokumentacja została dołączona we wcześniejszych wnioskach o płatność (ewentualnie przy prośbie o aneks). Zalecenie: W opisanej sytuacji należy odznaczyć „TAK” i w piśmie przewodnim lub oddzielnym oświadczeniu napisać, że przedmiotowe dokumenty zostały dołączone we wcześniejszym wniosku o płatność lub wraz z prośbą o sporządzenie aneksu do umowy. Zaproponowane rozwiązanie pozwala uniknąć dołączania przedmiotowej dokumentacji do każdego wniosku beneficjenta o płatność Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) Brak załącznika nr 9 (Zestawienie dokumentów dotyczących wydatków niekwalifikowalnych) w sytuacji, gdy wniosek beneficjenta o płatność obejmuje również wydatki niekwalifikowalne (kwota w pkt. 8b różni się od kwoty w pkt. 9). Zalecenie: W przypadku, gdy wniosek beneficjenta o płatność obejmuje wydatki niekwalifikowalne należy każdorazowo wypełnić załącznik nr 9. W załączniku należy wskazać wszystkie dokumenty księgowe ujmujące wydatki niekwalifikowalne (także dokumenty wskazane w pkt. 11 wniosku beneficjenta o płatność). Uwaga! Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosków o płatność beneficjent dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatków niekwalifikowalnych wymagają mniej szczegółowe opisu niż dokumenty dot. wydatków kwalifikowalnych) – pkt 8b wraz z przypisem. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 8. W załączniku nr 6 (Oświadczenie o generowaniu dochodu) brak wskazania wysokości uzyskanego dochodu cyfrą. Zalecenie: Uzupełniając załącznik nr 6 należy „kliknąć” na domyślnie wskazaną przez GWP wysokość dochodu tj. 0,0. Uwaga! Beneficjenci nie spełniający przesłanek art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 nie mają obowiązku składnia przedmiotowego załącznika. Wówczas w pkt. 22 wniosku beneficjenta o płatność należy zaznaczyć opcję „Nie dotyczy”. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) Niepoprawne opisy dokumentów księgowych tj.: Brak odniesienia wydatku do harmonogramu rzeczowo – finansowego projektu Wskazanie przetargu nieograniczonego w sytuacji, gdy zamówienie zrealizowano w innym trybie przetargowym bądź skorzystano ze zwolnienia kwotowego (art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych) Wskazanie Dz. U. dot. ustawy Prawo zamówień publicznych, który nie obowiązywał w momencie realizacji zamówienia publicznego Dekretacja wg klasyfikacji budżetowej niezgodna ze wskazanym dofinansowaniem ze środków EFRR (dot. jednostek samorządu terytorialnego) Opisy na dokumentach księgowych opatrzone są nieczytelnymi podpisami (parafki) Zalecenie: Dokumenty księgowe należy opisywać rzetelnie, zgodnie z dokumentem „Zasady opisywania faktur i innych dokumentów księgowych” Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 10. Niewłaściwie dokonywana poprawa błędów na dokumentach księgowych wskazanych przez IZ RPOWP (dot. samych dokumentów oraz ich opisów). Zalecenie: Wszelkie błędy należy poprawiać zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Uwaga! Zgodnie z Wytycznymi IZ RPOWP w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 wydatek kwalifikuje się do współfinansowanie jeżeli m.in. został właściwie udokumentowany (pkt. 5.2). W przeciwnym razie wydatek jest niekwalifikowalny. Nie można wprowadzać zmian w opisie dokumentów księgowych, które zostały dołączone do zatwierdzonego wniosku beneficjenta o płatność. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 11. Niewłaściwie udokumentowana kara umowna otrzymana od Wykonawcy z tytułu niewykonania, nieterminowego lub nienależytego wykonania zobowiązania umownego. Uwaga! Potrącenie naliczonej kary umownej z wynagrodzenia wykonawcy jest możliwe pod warunkiem uregulowania tej kwestii w umowie z Wykonawcą. W przeciwnym razie należy wezwać Wykonawcę do zwrotu należnej kary umownej poprzez notę księgowa obciążeniową. Niezależnie od przyjętego rozwiązania do wniosku beneficjenta o płatność należy dołączyć fakturę VAT, umowę z Wykonawcą, notę obciążeniową oraz wyciąg bankowy. Jednakże w przypadku potrącenia kary umownej z wynagrodzenia na odwrocie faktury VAT należy powołać się na stosowną notę księgową. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 12. Niewłaściwie wyliczone dofinansowanie ze środków EFRR na poszczególnych dokumentach księgowych. Zalecenie: Wyliczając dofinansowanie ze środków EFRR na poszczególnych dokumentach księgowych należy stosować % wynikający z umowy o dofinansowanie projektu. IZ RPOWP dopuszcza możliwość wyliczania dofinansowania stosując procent wskazanych w § 2 ust. 5 umowy (tzw. „krótki procent”). Należy jednak pamiętać, aby tak wyliczone dofinansowanie, zsumowane z wszystkich dokumentów księgowych, równało się kwocie wnioskowanej z pkt. 10 wniosku o płatność (wyliczona zgodnie z umownym montażem finansowym, tzw. „długi procent”). Najważniejsze jest dofinansowanie na całym wniosku o płatność. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ Referat Rozliczeń i Płatności Projektów Wspierających Rozwój Regionalny Departament Zarządzania RPO Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego ul. Handlowa 6 15-399 Białystok www.rpowp.wrotapodlasia.pl Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP