Kierownik Wydziału ds. Funduszy UE Warsztaty z zakresu rozliczania umów o dofinansowanie przedsięwzięcia w ramach Instrumentu finansowego LIFE+ Andrzej Muter Kierownik Wydziału ds. Funduszy UE NFOŚiGW

Finansujący – Komisja Europejska Postanowienia Wspólne Finansujący – Komisja Europejska „Artykuł 3 - Uczestnicy W projektach LIFE+ mogą brać udział cztery rodzaje „uczestników”, w zależności od ich ról i obowiązków: beneficjent koordynujący, współbeneficjent(ci), podmiot(y) współfinansujący(e) podwykonawca (y).”

Postanowienia Wspólne „Artykuł 7 – Podmioty współfinansujące projekt 7.1 Podmioty współfinansujące wnoszą jedynie wkład finansowy do projektu, nie są bezpośrednio zaangażowane w techniczne wykonanie projektu i nie korzystają ze wspólnotowego finansowania. 7.2 Beneficjent koordynujący i/lub jego współbeneficjenci zawierają z podmiotami współfinansującymi umowy niezbędne do zagwarantowania współfinansowania, pod warunkiem że te nie naruszają zobowiązań beneficjenta koordynującego i/lub współbeneficjentów, określonych w umowie o dotację.”

Komisja Europejska ma głos ostateczny w sprawie umowy LIFE+ Postanowienia Wspólne Komisja Europejska ma głos ostateczny w sprawie umowy LIFE+ wypłacenie przez NFOŚiGW środków nie jest równoznaczne z ich uznaniem za kwalifikowane przez Komisje Europejską; (aczkolwiek zwiększa prawdopodobieństwo uznania ich za kwalifikowane) zasadnicze znaczenie w uznaniu kosztów za kwalifikowane będzie miał niezależny audytor prowadzący audyt projektu zgodnie z art. 31 Postanowień Wspólnych (PW); ostateczna kwota kosztów kwalifikowanych wypłaconych ze środków NFOŚiGW będzie określana po zatwierdzeniu przez KE Sprawozdania końcowego, o którym mowa w art. 12.7 PW

Postanowienia Wspólne „Artykuł 32 – Audyt finansowy Komisji 32.1 Komisja lub dowolny przedstawiciel upoważniony przez Komisję może przeprowadzić audyt beneficjenta koordynującego lub współbeneficjenta w dowolnym czasie w ciągu okresu realizacji projektu oraz do pięciu lat po ostatniej płatności wkładu finansowego Wspólnoty, o którym mowa w art. 28 ust. 4. 32.2 Audyt przeprowadzany jest na zasadzie poufnej. 32.3 Komisja lub dowolny upoważniony przedstawiciel ma dostęp do dokumentacji wymaganej do ustalenia kwalifikowalności kosztów uczestników projektu, takich jak faktury, wyciągi z listy płac, zamówienia zakupowe, dowody płatności, karty ewidencji czasu pracy oraz wszelkie inne dokumenty używane do kalkulacji i przedstawienia kosztów.”

„Artykuł 25 – Koszty kwalifikowalne Postanowienia Wspólne „Artykuł 25 – Koszty kwalifikowalne 25.1 Aby koszty mogły być uznane za kwalifikowalne, muszą one: zostać przewidziane w budżecie projektu lub zatwierdzone poprzez zmianę umowy o dotację; być bezpośrednio związane z i niezbędne dla realizacji projektu objętego umową o dotację; być rozsądne i odpowiadać zasadom dobrego zarządzania finansowego, w szczególności pod względem stosunku wartości do ceny oraz efektywności kosztów; odpowiadać wymaganiom stosownego ustawodawstwa w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych; oraz zostać rzeczywiście poniesione w ciągu okresu trwania projektu określonego w umowie o dotację, być odnotowane w księgach lub dokumentach podatkowych beneficjenta koordynującego lub współbeneficjentów oraz być możliwe do określenia i zweryfikowania. (…)”

„Artykuł 26 – Koszty niekwalifikowalne Postanowienia Wspólne „Artykuł 26 – Koszty niekwalifikowalne Poniższe koszty nie są uważane za kwalifikowalne i dlatego nie są ujęte przez Komisję w kalkulacji całkowitego kwalifikowanego kosztu: wszelki koszt poniesiony na działanie, które korzysta z pomocy udzielonej w ramach innych instrumentów finansowych Wspólnoty; koszty poniesione w odniesieniu do działań nieprzewidzianych w projekcie lub do modyfikacji działań, dla których nie wydano dodatkowej pisemnej umowy przewidzianej w art. 15; koszty poniesione na zakup dóbr trwałych lub na produkcję materiałów komunikacyjnych, w tym tablic ogłoszeniowych i stron internetowych, nieoznaczonych logo LIFE (oraz, w stosownym przypadku, logo Natura 2000); (…) Lista ta nie jest wyczerpująca.”

Najistotniejsze dokumenty przedsięwzięcia LIFE+: Kluczowe dokumenty Najistotniejsze dokumenty przedsięwzięcia LIFE+: Postanowienia Wspólne Aplikacja do KE Umowa z NFOŚiGW jako podmiotem współfinansującym projekt

Współfinansowanie NFOŚiGW Umożliwia zbilansowanie przedsięwzięcia; Poprawia płynność finansową Beneficjenta LIFE+ (Kwartalne wypłaty); Pomaga wnioskodawcy w spełnieniu wymogu pozwalającego na wystąpienie o II transzę zaliczki; Zwiększa prawdopodobieństwo uznania przez KE poniesionych kosztów za kwalifikowane.

Umowa z NFOŚiGW Składniki umowy z NFOSiGW: Oświadczenie dotowanego Warunki ogólne Warunki szczególne Załączniki (w tym harmonogram rzeczowo-finansowy, Postanowienia Wspólne oraz elementy wniosku do LIFE+) Wniosek LIFE+

Pierwsza wypłata środków dotacji Warunkiem uruchomienia umowy i wypłaty pierwszej transzy dotacji jest dostarczenie do NFOSiGW dokumentów wymienionych w pkt 15 Warunków szczególnych, min.: Aktualne zaświadczenie WIOŚ o braku zaległości w uiszczaniu kar pieniężnych za nieprzestrzeganie wymagań ochrony środowiska Aktualne zaświadczenie Marszałka Województwa o wywiązywaniu się z uiszczania opłat za korzystanie ze środowiska Aktualne zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu w podatkach Aktualne zaświadczenie ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek Wyciąg z KRS Aktualny statut potwierdzony za zgodność z oryginałem 11

Pierwsza wypłata środków dotacji Kopia umowy pomiędzy Beneficjentem koordynującym a Komisją Europejską dotyczącej projektu (potwierdzona za zgodność z oryginałem) wraz z kopia ostatecznej wersji wniosku LIFE+, przekazanego do Komisji Europejskiej Kopie umów pomiędzy Beneficjentem koordynującym a współbeneficjentem, zawartych na realizację Przedsięwzięcia Oświadczenie Beneficjenta koordynującego zawierające informacje dotyczące podatku VAT Oświadczenia współbeneficjentów zawierające informacje dotyczące podatku VAT 12

Pierwsza wypłata środków dotacji Weksel własny „in blanco” opatrzony klauzulą „bez protestu” (nie dotyczy wszystkich podmiotów) Deklaracja wekslowa wystawcy weklsa (nie dotyczy wszystkich podmiotów) Wymagane przez prawo lub statut uchwały organów Dotowanego w sprawie przyjęcia dofinansowania oraz zabezpieczenia zwrotu środków z dofinansowania, w tym w szczególności wyrażenia zgody na zaciągnięcie zobowiązania wekslowego, w oryginale lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę, opatrzona aktualna data. 13

Terminy przedstawiania dokumentów rozliczeniowych: Dokumenty muszą zostać złożone do NFOŚiGW nie później niż na 14 dni przed terminem wypłaty danej transzy dotacji. Termin przekazania przez NFOŚiGW transzy dotacji – nie później niż 30 dni od daty wpływu kompletu dokumentów rozliczeniowych.

Nowe harmonogramy rzeczowo-finansowe Od dnia 1.01.2011 r. obowiązują nowe harmonogramy rzeczowo-finansowe, co skutkuje: Nowym sposobem opisu faktur; Zmienionymi zasadami sporządzania pism dotyczących przesunięć środków dotacji między kwartałami. Powyższa zmiana dotyczy również dokumentów złożonych do NFOŚiGW przed 01.01.2011 r. jeśli kwota dotacji, której dotyczy rozliczenie nie została wypłacona w IV kwartale 2010 r.!! Pisma, które wpłynęły do NFOŚiGW, zwierające prośbę o przesunięcie wypłaty na I kwartał niezawierające wspomnianego podziału powinny zostać poprawione i ponownie przesłane. 15

Nowe harmonogramy rzeczowo-finansowe 16

Zmiany warunków umowy i harmonogramu rzeczowo-finansowego: Zmiany harmonogramów Zmiany warunków umowy i harmonogramu rzeczowo-finansowego: Przesunięcia środków NFOŚiGW w harmonogramie pomiędzy pozycjami/kwartałami; Zmiana zakresu rzeczowego; Zmiany rodzaju/typu urządzeń lub wyposażenia; Przedłużenie terminu realizacji przedsięwzięcia, w tym przedłużenie terminu przedłożenia dokumentów potwierdzających osiągnięcie efektu ekologicznego i rzeczowego; Zmiana rodzaju lub zakresu dokumentów potwierdzających uzyskanie efektu rzeczowego i ekologicznego; Zmniejszenie kosztu przedsięwzięcia w tym proporcjonalne zmniejszenie środków NFOSiGW, bez zwiększenia udziału % NFOSiGW w koszcie przedsięwzięcia; (…)

Zmiany harmonogramów Powyższe zmiany wymagają pisemnej prośby, jasnego i rzeczowego uzasadnienia; Zgoda NFOŚiGW powinna być uzyskana przed wprowadzeniem takiej zmiany do projektu; Zmiany powinny być zaakceptowane (jeśli to konieczne) przez Komisję Europejską.

Przykładowe błędy w dokumentach rozliczeniowych Nieprawidłowo opisane dowody księgowe - brak szczegółowego opisu. Opis powinien zawierać dokładnie czego i jakich okoliczności dotyczy dany dokument, należy wskazać kategorię kosztów oraz pozycję w harmonogramie, oraz dokładny koszt jaki będzie pokryty ze środków NFOŚiGW. 19

Przykładowe błędy w dokumentach rozliczeniowych Każdy z dokumentów powinien być potwierdzony za zgodność z oryginałem przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę finansową beneficjenta (pieczątka imienna i podpis) wraz z datą. Pieczątka powinna umożliwiać identyfikację funkcji osoby dokonującej potwierdzenia. W sytuacji, gdy kopia została potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę inną niż ww., do rozliczenia powinno być dostarczone pisemne upoważnienie dla danej osoby.

Uwagi do dokumentów: W przypadku rozliczania rachunków do umów niezbędne jest przedłożenie umowy, której dotyczy rachunek wraz z protokołem odbioru pracy; Przy przedstawianiu faktur, rachunków dotyczących publikacji i innych dzieł należy dostarczyć daną publikację do NFOŚiGW; Wydatki przedstawione do refundacji powinny być kosztem kwalifikowalnym – powinny być przewidziane w harmonogramie i wniosku do LIFE+ oraz być zgodne z Postanowieniami Wspólnymi; Zakup środków trwałych powinien być potwierdzony protokołem odbioru i dowodem OT. 21

Rozliczanie wynagrodzeń „25.2 Koszty osobowe nalicza się w stosunku do rzeczywistego czasu poświęconego na projekt. Są one obliczane na podstawie rzeczywistych wynagrodzeń brutto powiększonych o obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne oraz wszelkie inne koszty ustawowe zawarte w wynagrodzeniu, lecz z wyłączeniem wszelkich innych kosztów. Czas, jaki każdy pracownik spędza pracując przy projekcie jest regularnie rejestrowany przy pomocy kart ewidencji czasu pracy lub równoważnego systemu rejestracji czasu pracy ustanowionego i regularnie certyfikowanego przez beneficjenta koordynującego / współbeneficjenta. (…)”

Rozliczanie wynagrodzeń

Rozliczanie wynagrodzeń

Jesienna aleja kolo Swignajna Departament Ochrony Przyrody Chrońmy aleje !!! Wydział ds. projektów UE NFOŚiGW tel. (22) 459 02 88, 459 05 43 fax. (22) 459 01 93 life@nfosigw.gov.pl www.nfosigw.gov.pl Jesienna aleja kolo Swignajna http://www.sadyba.free.ngo.pl/aleje.html 25