Wdrażanie i certyfikacja, systemu zarządzania jakością Opracował A. Wierzbicki na podstawie i z wykorzystaniem: Sł. Wawak „Zarządzanie jakością Teoria i praktyka”, wyd. Helion 2006

Wdrażanie i certyfikacja, systemu zarządzania jakością Certyfikacja - proces mający na celu weryfikację i potwierdzenie spełnienia przez organizację wymogów określonych w normach. Głównym jej etapem jest audit certyfikujący, w trakcie którego auditor zewnętrzny dokonuje sprawdzenia całego zakresu działalności przedsiębiorstwa pod kątem spełnienia wymagań. Efektem tych działań jest wydanie certyfikatu

Wdrażanie i certyfikacja, systemu zarządzania jakością Przyczyny ubiegania się o certyfikat: - korzyści marketingowe, - poprawa wizerunku firmy, - zwiększenie motywacji pracowników, - potwierdzenie zgodności. Posiadanie systemu zarządzania jakością nie daje już przewagi konkurencyjnej, a jedynie pozwala na dotrzymanie kroku najlepszym firmom na rynku. Uzyskanie certyfikatu powoduje skutki ekonomiczne dla organizacji. Dzięki niemu może ubiegać się o kontrakty, które dotychczas były poza jej zasięgiem (np. przetargi oraz inwestycje realizowane z funduszy unijnych).

Wdrażanie i certyfikacja, systemu zarządzania jakością Przykładowe fazy projektowania i wprowadzania Systemu Zarządzania Jakością (1) Zarządzanie kierownictwa – decyzja o podjęciu prac Określenie polityki jakości. Podjęcie decyzji o wprowadzeniu SZJ Decyzję o przystąpieniu do realizacji SZJ podejmuje kierownictwo organizacji. Należy określić efekty, jakie organizacja chce osiągnąć poprzez wprowadzenie SZJ. Powołanie, umiejscowienie i określenie roli Przedstawiciela Kierownictwa ds. SZJ (pełnomocnika) Przegląd i ocena aktualnego stanu organizacji pod względem jego zaangażowania i zaawansowania w realizacji sformułowanej polityki jakości. Przeprowadzenie przeglądu powinno dać odpowiedzi na pytania typu: - jaka jest świadomość “projakościowa” wśród kadry i pracowników? - w jakim stopniu istniejący w danej organizacji spełnia wymagania normy? - w jakim stopniu wyroby spełniają oczekiwania klientów? - jakie procesy podstawowe, pomocnicze i zarządzania można wyróżnić? - jakie jest miejsce istniejących służb jakości w systemie zarządzania?

Wdrażanie i certyfikacja, systemu zarządzania jakością Przykładowe fazy i działania w projektowaniu i wprowadzaniu Systemu Zarządzania Jakością (2) Opracowanie harmonogramu prac projektowych i wdrożeniowych Szkolenia w celu zapoznania przede wszystkim kadry kierowniczej z zasadami systemu, procesem towarzyszącym opracowaniu i wdrażaniu dokumentacji SZJ. Celem szkoleń specjalistycznych jest zapoznanie jak najszerszej grupy pracowników z różnorodnymi aspektami problematyki jakości. Opracowanie procedur i instrukcji oraz ich wdrażanie Dokumentację można tworzyć w odniesieniu do: - wydzielonych obszarów organizacji, związanych z etapami istnienia wyrobu; - procesów podstawowych, pomocniczych i zarządzania; - wymagań normy. Wszystkie opracowane i zatwierdzone procedury powinny być sukcesywnie wprowadzane w życie. Opracowanie księgi jakości Złożenie wniosku o certyfikację SZJ

Wdrażanie i certyfikacja, systemu zarządzania jakością Przygotowanie i wdrożenie systemu zarządzania jakością decyzja o miejscu zespołu projektowego w strukturze organizacyjnej. powołanie pełnomocnika z podległym mu zespołem Wariant I Stała jednostka organizacyjna, która zajmuje się budową systemu zarządzania jakością (duże przedsiębiorstwa). Wariant II Grupy robocze, które są odpowiedzialne za pisanie procedur.

Wdrażanie i certyfikacja, systemu zarządzania jakością Diagnoza aktualnego stanu organizacji. - przeprowadzana przez osoby znające organizację oraz dobrze orientujące się w wymaganiach systemu - pomoc konsultantów (zapewnia pełną identyfikację występujących problemów) - forma diagnozy - tzw. audit wstępny ( zapewnia dogłębne zbadanie zarówno dokumentacji, jak i faktycznie działających procesów) - dostarcza wielu danych wejściowych do kolejnych etapów, a szczególnie szkoleń oraz opracowania procedur

Wdrażanie i certyfikacja, systemu zarządzania jakością Analiza misji, celów i strategii firmy. - polega na analizie założeń strategicznych przedsiębiorstwa, aby wyodrębnić z nich główne cele związane z jakością - cele zostają zapisane w wymaganej przez normę polityce, najważniejszym dokumencie systemu - najlepszym sposobem tworzenia polityki jest bezpośrednie spotkanie konsultantów z zarządem.

Wdrażanie i certyfikacja, systemu zarządzania jakością Szkolenia pełnomocnika i zarządu. - przeszkoleni zostają wszyscy pracownicy biorący udział w budowie systemu - ograniczanie oporu pracowniczego (nie jest prawdą, że pracownicy niższych szczebli są głównymi ogniskami oporu przy wdrażaniu systemu) - pozyskanie prawdziwego, a nie tylko deklarowanego, poparcia kierownictwa (obrońcami status quo jest zwykle kadra kierownicza, dla której korzystne bywa blokowanie inicjatyw mających na celu stabilizację i opisanie procesów)

Wdrażanie i certyfikacja, systemu zarządzania jakością Ogólne szkolenie pracowników. - poinformowanie załogi o zmianach, przekonanie o ich konieczności i uzyskanie poparcia dla ewentualnej reorganizacji procesów - uświadomienie celów i sensu zmian systemu jakości, - pokonanie oporu przeciwko zmianom, co wynika przede wszystkim z braku informacji (obawa przed zwolnieniami, obniżką płac itp.) - nie lekceważyć problemu szkolenia pracowników niższego szczebla

Wdrażanie i certyfikacja, systemu zarządzania jakością Opracowanie procedur. - na tym etapie tworzona jest dokumentacja. - od tego etapu zależy w dużym stopniu efektywność i sprawność przyszłego systemu (im bardziej biurokratyczne będzie podejście twórców, tym mniej efektywny stanie się system). - dokumentowane są głównie procesy wymagane przez normy. - liczba dokumentów zależy od charakteru przedsiębiorstwa. Szkolenie auditorów, którzy będą oceniać, czy działający system jest zgodny z wymaganiami norm oraz czy się rozwija i doskonali. Norma ISO 9001 nakłada na auditorów obowiązek badania efektywności systemu.

Wdrażanie i certyfikacja, systemu zarządzania jakością Szkolenie z zakresu procedur, realizacja procedur, auditowanie i poprawa dokumentacji - niezależnie dla każdej wdrażanej procedury - przeszkolenie pracowników - przekazywanie dokumentów do opiniowania i wspólne ich przedyskutowanie - konieczne zachowanie równowagi między kosztami, czasem i jakością - przeprowadzenie auditów weryfikujących stosowanie i poprawność dokumentacji - działania korygujące ewentualne błędy lub zapobiegające powstawaniu ich w przyszłości ( działanie auditorów wewnętrznych) - zmiany, w razie potrzeby, w wadliwie przygotowanej dokumentacji.

Wdrażanie i certyfikacja, systemu zarządzania jakością Stwierdzenie gotowości systemu. - całościowy audit przedsiębiorstwa (konsultanci) w celu sprawdzenia poprawności konfiguracji systemu w przedsiębiorstwie - zgłoszenie do certyfikacji (po uzyskaniu akceptacji konsultantów), czas trwania procesu certyfikacyjnego jest uzależniony od wybranego organu - wdrożenie systemu, 6 — 12 miesięcy w zależności od wielkości przedsiębiorstwa oraz zaangażowania jego pracowników i konsultantów

Wdrażanie i certyfikacja, systemu zarządzania jakością Schemat przeprowadzania auditu certyfikującego Zgłoszenie jednostki do certyfikacji Ustalenie zakresu, czasu i terminów auditu Audit wstępny Audit dokumentacji Audit certyfikujący Opracowanie raportu Działania korygujące Przyznanie i wręczenie certyfikatu Nadzór

Wdrażanie i certyfikacja, systemu zarządzania jakością Etapy certyfikacji: - złożenie przez organizację ubiegającą się o certyfikat formularza zgłoszeniowego ( dane adresowe, liczba pracowników, zakres systemu itp.) - obliczenie liczby dni auditu, - ustalenie terminów - wybór auditorów. - przeprowadzenie auditu próbnego, - szczegółowe badanie dokumentacji systemowej, - właściwy audit certyfikujący. - raport zawierający niezgodności i uwagi, których usunięcie warunkuje uzyskanie certyfikatu - przyznanie certyfikatu (na 3 lata) - audity nadzoru (średnio raz w roku), Dla zapewnienia prawidłowości przeprowadzania procesu certyfikacji jednostki uprawnione do wydawania certyfikatów są pod stałym nadzorem. Nadzór ten prowadzony jest przez sieć IQNet oraz jednostki akredytujące.