Procedury audytu zamknięcia pomocy Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej, Ministerstwo Finansów

Stosowana metodyka Proces związany z wydawaniem deklaracji zamknięcia pomocy będzie przeprowadzony z uwzględnieniem wytycznych Komisji Europejskiej dotyczących zamknięcia pomocy finansowanej z funduszy strukturalnych oraz zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu – IIA.

Cel Celem audytu zamknięcia pomocy jest wydanie opinii dotyczącej końcowej deklaracji wydatków i wniosku o płatność końcową.

Planowanie Dla każdego programu operacyjnego przygotowywany będzie program badania, na podstawie którego będą przeprowadzane czynności zmierzające do wydania deklaracji zamknięcia pomocy Powstanie programów przewiduje się do 30 czerwca 2008 roku.

Czynności zmierzające do wydania deklaracji zamknięcia pomocy Deklaracja oparta jest o: Wyniki kontroli przeprowadzonych zgodnie z art. 10 rozporządzenia 438/2001, Wyniki kontroli innych instytucji krajowych lub wspólnotowych, Wyniki wszelkich dodatkowych działań audytowych organu niezależnego (art /01).

Zakres podmiotowy badania Audytem zamknięcia zostaną objęte jednostki uczestniczące we wdrażaniu programu, w tym: - instytucja zarządzająca; - wybrane instytucje pośredniczące; - wybrane instytucje wdrażające; - instytucja płatnicza.

Zakres przedmiotowy badania Przed sporządzeniem końcowej deklaracji Departament CZ dokona podsumowania wyników w odniesieniu do audytów systemów i audytów operacji: W odniesieniu do audytów systemów należy określić: Skontrolowane jednostki i rok przeprowadzenia kontroli; Główne wyniki i wnioski;

W trakcie audytu zamknięcia pomocy zostanie przeprowadzona: Ocena procedury zamknięcia przeprowadzonej przez instytucje zarządzające i pośredniczące oraz instytucję płatniczą; Kontrola księgi dłużników prowadzonej zgodnie z art. 8 rozporządzenia 438/2001; Zostaną przeprowadzone szczegółowe uzgodnienia danych finansowych znajdujących się we wnioskach o płatności pośrednie i płatność końcową kierowanych do Komisji z danymi finansowymi wynikającymi z poszczególnych kwot wniosków o płatność beneficjentów. Ocena wdrożenia zaleceń pokontrolnych oraz poprawy nieprawidłowości. Zakres przedmiotowy badania

Na podstawie powyższych informacji zostanie dokonana ocena, czy instytucja odpowiedzialna za wydanie deklaracji zamknięcia pomocy powinna przeprowadzić dalsze kontrole wyrywkowe transakcji.

Ocena błędów - częstotliwość występowania błędów i nieprawidłowości Niska częstotliwość oznacza, że szacuje się, iż konsekwencje finansowe błędów/niezgodności nie przekraczają poziomu istotności uznanego za właściwy przez organ niezależny dla danego programu, a zatem nie stoją na przeszkodzie dla wydania opinii bez zastrzeżenia. Wysoka częstotliwość oznacza, że zaufanie, którym darzy się cały system kontroli zarządzania ma poważne wady, dlatego też nie można wydać żadnej opinii. Celem określenia częstotliwości można wprowadzić rozróżnienia pomiędzy kategoriami błędów różnej wagi (formalne/poważne, o skutkach finansowych, natury systemowej).

Ocena błędów - częstotliwość występowania błędów i nieprawidłowości Poziom istotności nie powinien przekraczać 2% wartości wydatków kwalifikowanych w programie. W przypadku uznania częstotliwości za wysoką należy załączyć dodatkowe uzasadnienie.

Ocena błędów - częstotliwość występowania błędów i nieprawidłowości Organ niezależny uwzględni nie tylko błędy i niezgodności opisane w kontrolach przeprowadzonych zgodnie z art. 10, ale również te wykryte podczas innych kontroli krajowych oraz kontroli przeprowadzonych przez Komisję lub Trybunał Obrachunkowy. Jednakże, inne błędy i niezgodności nie są ujęte dla celów określenia współczynnika błędów z kontroli wyrywkowych zgodnie z art. 10.

Ocena błędów – poprawa błędów i nieprawidłowości W trakcie procesu zmierzającego do wydania deklaracji zamknięcia pomocy wymagane jest pozyskanie informacji świadczących o zadowalającej poprawie błędów i nieprawidłowości.

Ocena błędów – poprawa błędów i nieprawidłowości Zadowalająca poprawa oznacza, że: - w stosownych przypadkach poinformowano o nieprawidłowościach zgodnie z rozporządzeniem 1681/94; - dane błędy/nieprawidłowości poprawiono poprzez potrącenie ich z deklaracji wydatków lub też, że przeprowadzono postępowanie celem odzyskania nienależnych płatności (prowadzące w konsekwencji do zwrotu do Komisji płatności, odzyskanych zgodnie z art. 8 rozporządzenia 438/2001 lub ustalono odpowiedzialność pomiędzy Komisją a danym państwem członkowskim zgodnie z art. 5 ust. 2 rozporządzenia 1681/94); - w odniesieniu do błędów/nieprawidłowości systemowych podjęto odpowiednie środki celem określenia wszystkich innych przypadków niezbędnych korekt lub przeprowadzenia odpowiednich procedur odzyskiwania, jak również przedsięwzięcia kroków przeciwko ponownemu wystąpieniu takich przypadków;

Sprawozdanie i opinia Do deklaracji końcowych załącza się sprawozdanie zawierające wszelkie informacje istotne do uzasadnienia deklaracji, włącznie z podsumowaniem wyników wszystkich weryfikacji przeprowadzonych przez organy krajowe lub wspólnotowe, do których deklarujący miał dostęp (Artykuł 16 rozporządzenia 438/2001) Sprawozdanie przygotowane przez Departament CZ powinno zawierać: Informacje szczegółowe dotyczące organu niezależnego: Informacje szczegółowe dotyczące programu: Streszczenie wyników kontroli przeprowadzonych zgodnie z art. 10.

Sprawozdanie i opinia Streszczenie wyników kontroli przeprowadzonych zgodnie z art. 10 powinno zawierać: Szczegółowe informacje dotyczące organów, które przeprowadziły kontrole (kontrole systemów zarządzania i kontroli, kontrole wydatków); Kontrole organów, które przeprowadziły kontrole określone w art. 10; Kontrole procedury zamknięcia organów zarządzających i finansujących lub organów pośredniczących; Kontrole księgi dłużników prowadzonej zgodnie z art. 8 rozporządzenia 438/2001; Przeprowadzenie w stosownych przypadkach dalszych kontroli wyrywkowych transakcji Kontrola sprawozdań innych krajowych lub wspólnotowych organów kontrolnych; Kontrola informacji dotyczących wykonania zaleceń pokontrolnych oraz poprawy nieprawidłowości; Kontrola pozostałych uzyskanych informacji.

Deklaracja/opinia Opinia zostanie sformułowana zgodnie z tekstem wniosku w indykatywnym wzorze zawartym w załączniku III do rozporządzenia nr 438/2001. Na podstawie wyników przeprowadzonych prac opinia może być wydana: bez zastrzeżeń, w przypadku, gdy wystąpiła niska częstotliwość błędów, błędy zostały usunięte w sposób zadowalający, nie wystąpiły ograniczenia lub miały one niewielkie znaczenie i nie zachodziła potrzeba zastrzeżenia; z zastrzeżeniem, w przypadku gdy ograniczenia są na tyle znaczące, czy też są one mniejszej wagi, ale wymagają jednak wydania opinii z zastrzeżeniem; organ niezależny może również wstrzymać się od wydania opinii.

Opinia z zastrzeżeniem Do ograniczeń skutkujących wydaniem opinii z zastrzeżeniem można zaliczyć: brak zapewnienia reprezentatywności wybranych próbek do kontroli wyrywkowych, brak formalnych procedur wykrywania i usuwania problemów systemowych, nieodpowiednia jakość sprawozdań z kontroli sporządzanych na mocy art. 10 przedmiotowego rozporządzenia.

Niewydanie opinii Do ograniczeń skutkujących niewydaniem opinii można zaliczyć: nieprzeprowadzenie kontroli minimalnego udziału procentowego wydatków, stały brak przeprowadzania kontroli na poziomie beneficjenta końcowego, poważne niedociągnięcia w zarządzaniu, w przypadku których nie podjęto natychmiastowych działań (poziom zidentyfikowanych błędów przekracza 2%).

Niewydanie opinii W przypadku stwierdzenia dużej częstotliwości błędów, opinia nie zostanie wydana, nawet jeśli poszczególne przypadki zostały potraktowane w sposób zadawalający. Zgodnie z wytycznymi do zamknięcia, wysoka częstotliwość błędów wskazuje na istnienie problemów systemowych w organach zarządzania i kontroli.

Dziękuję za uwagę!