FINANSOWANIE PROJEKTÓW I ROZLICZANIE KOSZTÓW W 5.PROGRAMIE RAMOWYM UE Barbara Trammer Krajowy Punkt Kontaktowy E-mail: barbara.trammer@kpk.gov.pl

OGÓLNE ZASADY Idea umowy projektowej – partnerzy zobowiązują się do wykonania projektu, KE do jego dofinansowania Koszty projektu są dzielone między KE i wykonawców Każdy partner oblicza koszty konieczne do wykonania swoich zadań i rozlicza je w sobie właściwy sposób

Modele rozliczania kosztów FC –Full Cost Uczestnik projektu wykazuje wszystkie koszty bezpośrednie i pośrednie związane z wykonywaniem zadań projektu. KE zwraca część wykazanych w ten sposób kosztów. Wymagany system księgowości analitycznej precyzyjnie wykazujący koszty pośrednie przypadające na projekt

KOSZTY POŚREDNIE (Koszty ogólne jednostki) Obsługa księgowa Koszt pomieszczeń (włączając amortyzacje budynków i aparatury), ogrzewania, energii elektrycznej, ubezpieczeń, usługi pocztowe, telefon Zarządzanie, obsługa administracyjna Zaopatrzenie biurowe Podstawowe wyposażenie (komputer, laptop, oprogramowanie biurowe)

Modele rozliczania kosztów FF – Full Cost Fixed Rate Uczestnik projektu wykazuje wszystkie koszty bezpośrednie związane z wykonywaniem zadań projektu. Koszty pośrednie liczone są ryczałtowo jako 80% kosztów personelu. KE zwraca część wykazanych w ten sposób kosztów. Nie jest wymagana dokładna księgowość analityczna, tylko precyzyjne wykazanie kosztów bezpośrednich

Modele rozliczania kosztów AC – Additional Cost Uczestnik wykazuje tylko koszty bezpośrednio i specjalnie (poza bieżącą działalnością) poniesione do celów projektu. Koszty pośrednie liczone są ryczałtowo jako 20% całości tak liczonych kosztów bezpośrednich (z wyłączeniem usług). Mogą stosować instytucje, które nie mają systemu księgowego pozwalającego na wyróżnienie udziału kosztów bezpośrednich i pośrednich związanych z realizacją projektu

JEDNA JEDNOSTKAJEDEN SYSTEM KSIĘGOWYJEDEN MODEL ROZLICZANIA KOSZTÓW Wszystkie projekty w danej jednostce rozliczane w/g tego samego modelu Możliwe zmiany FF  FC AC  FF AC  FC

KOSZTY DOPUSZCZALNE Konieczne dla realizacji projektu Zgodne z systemem księgowania i krajowymi przepisami każdego z partnerów Poniesione w czasie trwania projektu (z uwzględnieniem wyjątków zapisanych w kontrakcie) Zaksięgowane na kontach księgowych uczestnika, który je ponosi Podporządkowane zadaniom projektu Być wolne od marży zysku

KOSZTY NIEDOPUSZCZALNE Podatki pośrednie, w tym podatek od towarów i usług(VAT) i cło Należne odsetki Rezerwy na poczet przyszłych ewentualnych strat lub wierzytelności Koszty poniesione lub zwracane w związku z innym projektem Wspólnoty, projektem międzynarodowym lub narodowym Środki udostępnione wykonawcy bezpłatnie

KOSZTY NIEDOPUSZCZALNE Wartość wkładów rzeczowych Zbędne lub nieprzemyślane wydatki Koszty marketingu, sprzedaży i dystrybucji produktów i usług Wydatki reprezentacyjne, z wyjątkiem niektórych rozsądnych wydatków zaakceptowanych przez Komisję jako będące absolutnie niezbędne do realizacji projektu

KATEGORIE KOSZTÓW Koszty bezpośrednie: Koszty pośrednie: Personnel (personelu) Durable equipment (sprzęt trwały) Subcontracting (zlecenia) Travel and subsistence (podróże) Consumables (materiały) Computing (obliczenia komputerowe) Intellectual property rights (ochrona własności intelekt.) Other specific costs (inne koszty) Administrative and financial coordination (koordynacja finansowa i administracyjna) Koszty pośrednie: Overheads (narzuty)

KOSZTY PERSONELU (1) Całość kosztów zatrudnienia (wraz z podatkami, obowiązkowymi ubezpieczeniami i kosztami urlopów) Wlicza się tylko personel merytorycznie (prace naukowe i techniczne) związany z realizacją projektu Rozliczany jest tylko koszt czasu pracy poświęconego na cele projektu Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy KARTY CZASU PRACY (TIMESHEETS)

KOSZTY PERSONELU (2) KARTY CZASU PRACY Godziny opłacane w ramach umowy muszą być rejestrowane w czasie trwania realizacji projektu i muszą być potwierdzane przynajmniej raz w miesiącu przez osobę odpowiedzialną za przebieg prac, wyznaczoną przez wykonawcę lub przez upoważnionego urzędnika finansowego wykonawcy

PRZYKŁAD-KARTA CZASU PRACY

KOSZTY PERSONELU (3) Zatrudniony bezpośrednio przez uczestnika w ramach zasad obowiązujących w kraju Pozostawać pod technicznym nadzorem uczestnika Wynagradzany zgodnie z normalną praktyką wykonawcy, pod warunkiem, że jest ona do zaakceptowania przez Komisję

KOSZTY PERSONELU dla uczestników stosujących modele FC i FF Będą obejmowały: Rzeczywiste koszty (wynagrodzenie brutto i związane z nimi opłaty) personelu stałego instytucji, a także personelu przyjętego na czas określony do pracy przy projekcie. Koszty personelu administracyjnego pokrywane są z narzutów

KOSZTY PERSONELU dla uczestników stosujących model AC Koszty osobowe ograniczone do rzeczywistych kosztów personelu zatrudnionego do realizacji projektu (wynagrodzenie brutto i związane z nimi opłaty) jeśli zawarli: Umowę o pracę przy realizacji projektu na czas określony (stały personel pracujący w pełnym wymiarze jest wykluczony) Czasowa umowę dot. ukończenia pracy doktorskiej Umowę uzależnioną od zewnętrznego finansowania, dodatkowego do stałego finansowania wykonawcy. Koszty przypisane do tej umowy muszą wykluczać wszelkie wydatki poniesione przy użyciu stałego finansowania Wynagrodzenia pracowników na stałych etatach instytucja wnosi do projektu jako aport

OBLICZANIE KOSZTÓW PERSONELU Średnia stawka wynagrodzenia: - indywidualnie dla każdego pracownika - jednej kategorii pracowników - średnia ważona wynagrodzenia osób zatrudnionych przy projektach UE Stawka godzinowa =średnia stawka wynagrodzenia/godziny produktywne Godziny produktywne Średnio 210 dni roboczych w roku=1680 godzin/rok 140 godzin/miesiąc

SPRZĘT TRWAŁY (1) Zakupiony lub wzięty w leasing po dacie rozpoczęcia projektu Zakupiony lub wzięty w leasing w ciągu 6-ciu miesięcy przed datą rozpoczęcia projektu Zakupiony do celów poprzedniej umowy ze Wspólnotą, pod warunkiem, że okres amortyzacji nie został przekroczony. Naliczone mogą być tylko koszty w odniesieniu do nieukończonego okresu amortyzacji. Dozwolone koszty za leasing sprzętu trwałego z opcją zakupu nie mogą przekroczyć kosztów, jakie byłyby poniesione w przypadku zakupu takiego sprzętu zgodnie ze wzorem (następny slaid)

SPRZĘT TRWAŁY (2) (A:B) x C x D KOSZT UŻYTKOWANIA NIE ZAKUPU (A:B) x C x D A –czas (w miesiącach)wykorzystywania do celów projektu, liczony od momentu wystawienia faktury B – okres amortyzacji (36 mies.sprzęt komputerowy o wartości poniżej 25 000 Euro, pozostały 60 mies.) C –koszt zakupu (netto) D –procent czasu,w którym sprzęt jest używany dla celów projektu Aparatura wypożyczona – koszt subcontractingu

PODWYKONAWSTWO (1) O ile Aneks 1 do umowy nie zawiera szczegółowych danych, wymagana jest uprzednia zgoda Komisji w następujących przypadkach: Jeżeli łączna kwota umów o podwykonawstwo zawartych przez wykonawcę przekracza: -20% przewidywanych dozwolonych kosztów lub -kwotę 100.000 EUR w zależności od tego, która kwota jest niższa Jeżeli siedziba podwykonawcy mieści się na terenie kraju trzeciego, chyba że wykonawca, którego to dotyczy, ma tam swoją siedzibę Jeśli w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku o zgodę złożonego przez koordynatora Komisja nie zgłosi uwag, uważa się, że Komisja zaaprobowała wniosek.

PODWYKONAWSTWO (2) Obowiązkiem wykonawcy będzie dopilnowanie, aby umowy o podwykonawstwo nakładały na podwykonawców następujące zobowiązania: Przedkładanie faktur dot. projektu ze szczegółowym opisem zadań lub towarów Obowiązek poddawania się audytowi ze strony Komisji Europejskiej

PODWYKONAWSTWO (3) Umowy o podwykonawstwo: Zawierane zgodnie ze zwykłymi procedurami wykonawców Ceny zbliżone do cen rynkowych Kopie faktur, poświadczone przez wykonawców, których to dotyczy, dołączone do odnośnych zestawień kosztów.

PODRÓŻE/DELEGACJE Koszty podróży i związanych z nimi diet są liczone zgodnie z obowiązującym w danym kraju prawem i praktyką instytucji uczestnika Podróż poza kraje Członkowskie i Stowarzyszone wymaga uzyskania zgody KE, chyba, że podróż przewidziana jest w Aneksie 1. W przypadku braku zastrzeżeń ze strony Komisji w ciągu jednego miesiąca od złożenia wniosku w tej sprawie przez koordynatora, uważa się, że wniosek został zaaprobowany.

MATERIAŁY Koszt zakupu, wytworzenia, naprawy: materiałów, przedmiotów nietrwałych i oprogramowania, które zostały nabyte specjalnie dla potrzeb projektu Koszty praw dostępu i licencji na oprogramowanie Koszty zaopatrzenia biurowego, usług pocztowych itp. zalicza się do kategorii narzutów

OBLICZENIA KOMPUTEROWE Dotyczy własnych centrów obliczeniowych i usług w danej instytucji Istnieje centrum kosztów komputerowych odnotowujące koszty związane z obliczeniami komputerowymi (bezpośrednie i pośrednie) Prowadzi się rejestr komputerowy obciążający koszty projektu W praktyce koszty obliczeń komputerowych zalicza się narzutów lub usług obcych

OCHRONA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ Mogą być przekazane innemu uczestnikowi Nie mogą zostać wydatkowane w żadnym innym celu, nie wykorzystane muszą być zwrócone do KE Koszty konieczne do ochrony wyników projektu, poniesione w czasie trwania projektu: - badania dokumentacji patentowej potrzebne do przygotowania zgłoszenia - opłaty związane z przyznaniem prawa na rzecz instytucji je przyznającej(np. Urząd Patentowy) - usługi rzecznika patentowego - do 4000 EUR na jeden tytuł prawny Nie można wliczyć kosztów nabycia praw

INNE KOSZTY Wszelkie koszty nie dające się zaliczyć do ww. kategorii kosztów bezpośrednich: Wytworzenie prototypów i sprzętu Użytkowanie dużego wyposażenia testującego i symulatorów Koszty poniesione dla uzyskania gwarancji finansowych wymaganych przez Komisję Koszty transportu Organizowanie seminariów, warsztatów, konferencji Utworzenie strony internetowej projektu Koszty takie są dozwolone pod warunkiem uzyskania pisemnej zgody Komisji, chyba, że są już przewidziane w Aneksie 1 do umowy. W przypadku braku zastrzeżeń ze strony Komisji w ciągu jednego miesiąca od złożenia wniosku w tej sprawie przez koordynatora, uważa się, że pozwolenie zostało udzielone

Koszty koordynacji finansowej i administracyjnej Może je rozliczać tylko koordynator, obejmuje wszystkie rodzaje kosztów oprócz subcontractingu. Możliwość rozliczania personelu administracyjnego związanego z koordynacją. Koordynator może nie skorzystać z tej kategorii i koszty koordynacji pokrywać z narzutów

PROJEKTY FINANSOWANE PRZEZ KE W 5.PR (1) Projekty badawcze Finansowanie KE: FC, FF – 50%, AC – 100% Projekty wdrożeniowe Finansowanie KE: FC, FF – 35%, AC – 100% Projekty łączone Finansowanie KE: część badawcza FC, FF – 50%, AC – 100% część wdrożeniowa FC, FF – 35%, AC – 100%

RAPORTY i PŁATNOŚCI Okresowe sprawozdania (Cost statements) składane Komisji przez wykonawców Sprawozdania zbiera od partnerów i przedkłada Komisji koordynator, przelewa również środki otrzymane z Komisji dla poszczególnych wykonawców Sprawozdania sporządzane są w walucie prowadzonych rozliczeń oraz w EUR

RAPORTY i PŁATNOŚCI Formularze raportów http://www.cordis.lu/fp5/management/provisions/r_provisions.htm Przeliczenia z EUR na walutę danego kraju w sprawozdaniach finansowych dokonuje się wg kursu oficjalnego publikowanego przez Komisję z pierwszego dnia roboczego miesiąca następującego po okresie objętym omawianym sprawozdaniem finansowym http://europa.eu.int/cgi-bin/make_inforeuro_page.pl?en/PLN

PŁATNOŚCI 30-40% zaliczki w ciągu 60 dni od podpisania kontraktu Następne płatności w ciągu 60 dni od akceptacji kolejnego sprawozdania 15% płatność po zaakceptowaniu ostatniego sprawozdania

PŁATNOŚCI-przykłady Projekt 3-letni (EUR) Budżet 100.000 Zaliczka 30.000 Sprawozdanie 1 rok 40.000 45.000 Płatność KE 21.000 28.000 31.500 Sprawozdanie 2 rok 14.700 19.600 22.050 Sprawozdanie 3 rok Suma płatności KE 65.700 77.600 83.550

AUDYT FINANSOWY W czasie trwania projektu i do 5 lat od ostatniej płatności Przeprowadza Komisja lub upoważniony przez nią pełnomocnik Informacja na 4 tygodnie przed rozpoczęciem audytu Prowadzony z zachowaniem warunków poufności Wykonawca może zgłosić zastrzeżenia w ciągu 1 miesiąca od otrzymania z Komisji raportu z audytu

AUDYT FINANSOWY-dokumentacja Informacje ogólne o instytucji dokumenty konstytuujące instytucję (np.statut) oficjalne tabele klasyfikacji zatrudnienia(stanowiska, płace) raport roczny wykresy organizacyjne zasady zakupu dóbr i usług (dokumenty obowiązujące w danej instytucji) ostatnie raporty z kontroli statutowo przeprowadzonych w instytucji (przez biegłego rewidenta) informacje statystyczne o finansach instytucji

AUDYT FINANSOWY-dokumentacja Informacje ogólne o projekcie Zestawienie wydatków netto związanych z projektem Kopie sprawozdań bankowych odnoszących się do rachunku, z którego dokonywane są transakcje odnośnie projektu Kopie pełnomocnictw dla osób, które mogą zatwierdzać wydatki z funduszy Komisji

AUDYT FINANSOWY-koszty personelu Lista osób pracujących w projekcie (okres, stanowisko, kategoria) Umowy zatrudnienia na czas określony i nieokreślony Kopie zestawień wynagrodzeń wszystkich osób związanych z projektem Rozliczenia czasu pracy, podpisane przez prowadzącego projekt

AUDYT FINANSOWY-delegacje Dokumenty regulujące zasady delegacji obowiązujące w firmie Formularze i rejestry delegacji Oryginały rachunków Zezwolenia Komisji na wyjazdy poza kraje członkowskie i stowarzyszone Kopie raportów z delegacji (jeśli istnieją)

AUDYT FINANSOWY-sprzęt trwały Dokumenty regulujące zakupy środków trwałych obowiązujące w firmie Zamówienia Oryginały faktur (inne dokumenty zakupu) Kopie rejestru środków trwałych

AUDYT FINANSOWY Zlecenia na zewnątrz Dokumenty regulujące zamówienia usług obowiązujące w firmie Zamówienia i faktury Kopie umów z usługodawcami Materiały Dokumenty regulujące zakupy materiałów obowiązujące w firmie

PRAWO I FINANSE http://www..6pr.pl/s5o/poradnik/index2.html Polskie przepisy podatkowo-prawne związane z realizacją Programów Ramowych na stronach KPK PRAWO I FINANSE http://www..6pr.pl/s5o/poradnik/index2.html

UŁATWIENIA PODATKOWE - CŁO Towary przywożone w ramach Programów Ramowych UE są zwolnione od cła na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2001 „Przywóz towarów z zagranicy jest zwolniony od cła, jeśli przedmiotem przywozu są:towary przywożone w ramach Ramowego Programu Badań, Rozwoju Technicznego i Prezentacji Unii Europejskiej oraz innych programów naukowo-badawczych Unii Europejskiej...”

UŁATWIENIA PODATKOWE - VAT Zwrot podatku VAT przysługuje podatnikom dokonującym zakupu towarów i usług lub importu towarów, finansowanego ze środków Programów Ramowych Unii Europejskiej oraz innych programów naukowo-badawczych Unii Europejskiej. (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r.) Z podatku VAT zwolniony jest import towarów zwolnionych od cła. (Ustawa o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym)

UŁATWIENIA PODATKOWE - VAT Zwrot podatku przysługuje podatnikom, którzy spełniają następujące warunki: 1. Złożyli zgłoszenie rejestracyjne i posiadają numer identyfikacji podatkowej 2. Prowadzą ewidencję zawierającą dane niezbędne do określenia kwoty zwrotu podatku 3. Gromadzą środki o których mowa na wyodrębnionym rachunku bankowym i dokonują zakupów z tego rachunku 4. W całości zapłacili należność obejmującą podatek naliczony z tytułu dokonanych zakupów towarów i usług oraz posiadają oryginał faktury 5. Posiadają zaświadczenie, że zakup sfinansowany został ze środków Unii Europejskiej. Zaświadczenie wydaje Komitet Integracji Europejskiej 6. Złożą wniosek o zwrot podatku VAT

UŁATWIENIA PODATKOWE - VAT Stawka 0% VAT na usługi stosuje się do świadczenia usług nabywanych za środki finansowe przekazane polskim podmiotom na sfinansowanie programów naukowo-badawczych realizowanych przez te jednostki w ramach środków Programów Ramowych Unii Europejskiej oraz innych programów naukowo-badawczych Unii Europejskiej, jeśli zawarta została pisemna umowa o świadczenie tych usług, zarejestrowana przez Komitet Integracji Europejskiej (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r.)

ZEZWOLENIE NA ZATRUDNIANIE CUDZOZIEMCA (1) Wykonywanie pracy przez cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej bez uzyskania zezwolenia na pracę jest dopuszczalne w przypadku: Prowadzenia szkoleń, udziału w stażach zawodowych lub w programach doradczych realizowanych w ramach działań Unii Europejskiej lub innych międzynarodowych programach pomocowych Nauczycieli języków obcych lub prowadzących zajęcia w językach obcych wykonujących pracę w ramach umów i porozumień międzynarodowych realizowanych przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania Cudzoziemców, którzy zachowując miejsce stałego pobytu za granicą, wygłaszają okazjonalne wykłady, referaty lub prezentacje o szczególnej wartości naukowej lub artystycznej

ZEZWOLENIE NA ZATRUDNIANIE CUDZOZIEMCA (2) Zatrudnienia w placówkach PAN na stanowiskach:nauczycieli języków obcych, profesorów, docentów, adiunktów, asystentów Zatrudnienia cudzoziemca w uczelni w charakterze nauczyciela akademickiego, pracownika naukowo-dydaktycznego, pracownika naukowego. 1)Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2001r. w sprawie wykonywania pracy przez cudzoziemców bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę 2)Ustawa z dnia 25 kwietnia 1997r.o Polskiej Akademii Nauk 3)Ustawa z dnia 8 grudnia 2000r. o zmianie ustawy o szkolnictwie wyższym z dnia 12 września 1990r.