Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku Wspólny Projekt administracji rządowej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego - „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego - część II” Mariusz Madejczyk Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku Projekt kluczowy Projekt „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego - część II” znalazł się na liście projektów kluczowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 w osi priorytetowej IV Społeczeństwo informacyjne z łącznym budżetem 51 milionów euro. Projekt podzielony został na trzy części: - administracja samorządowa – około 170 mln PLN administracja rządowa – około 30 mln PLN e-zdrowie – około 60 mln PLN Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku Założenia projektu Podpisanie listu intencyjnego pomiędzy Urzędem Marszałkowskim, a Podlaskim Urzędem Wojewódzkim – 28 maja 2007 roku. Projekt wspólny dla całej administracji publicznej województwa podlaskiego. Podzielony na część samorządową, rządową i e-zdrowie. Nowa „Linia demarkacyjna pomiędzy Programami Operacyjnymi Polityki Spójności, Wspólnej Polityki Rolnej i Wspólnej Polityki Rybackiej” – administracja rządowa w terenie w RPO, nie w IG 7.1!! Akceptacja projektu przez MSWiA i uznanie projektu jako pilotażowego na terenie województwa podlaskiego. Integracja z rządowymi projektami (e-PUAP, e-Deklaracje …). Dwóch koordynatorów projektu – rządowy i samorządowy. 3 Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku Założenia projektu Projekt zorientowany na obywatela – wdrożenie rzeczywistych elektronicznych usług dla ludności (elektroniczne załatwianie spraw i portal wymiany informacji dla administracji publicznej). Projekt obejmie różne dziedziny życia publicznego: administracja, biznes, zdrowie, edukacja, bezpieczeństwo, szerokopasmowy dostęp do internetu („ostatnia mila”). Wykorzystanie doświadczeń PUW oraz UMWP w budowie cyfrowego urzędu i realizacji projektów w ramach ZPORR. Podpis elektroniczny dla ludności (art. 9 ustawy o podpisie elektronicznym). Realizacja założeń PIP oraz dostosowanie administracji publicznej województwa podlaskiego do ustaw o informatyzacji i o podpisie elektronicznym. 4 Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Plan Informatyzacji Państwa na lata 2007-2010 Priorytety rozwoju systemów teleinformatycznych stosowanych do realizacji zadań publicznych na lata 2007-2010 są następujące: 1) przekształcenie Polski w państwo nowoczesne i przyjazne dla obywateli i podmiotów gospodarczych; 2) racjonalizacja wydatków administracji publicznej związanych z jej informatyzacją i z rozwojem społeczeństwa informacyjnego; 3) neutralność technologiczna rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w procesie informatyzacji administracji publicznej. Państwo nowoczesne, to Państwo elektroniczne!! Dajmy obywatelowi elektroniczną alternatywę!! 5 Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Usprawnianie administracji przy pomocy informatyzacji Wspólne usługi dla ludności administracji rządowej i samorządowej – przestańmy klienta traktować jako nośnika informacji w postaci papierowej pomiędzy urzędami!!! Administracja posiada większość informacji o kliencie niezbędnych do załatwiania spraw! Elektroniczna Platforma Wymiany Informacji Administracji Publicznej. Przykłady usług wspólnych administracji rządowej i samorządowej: Zakładanie działalności gospodarczej. Wydawanie zaświadczeń o dochodach przez właściwe Urzędy Skarbowe na rzecz Ośrodków Pomocy Społecznej. Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Zarządzanie Projektem Instytucja zarządzająca RPO WP – Zarząd Województwa Podlaskiego (cały proces zarządzania RPO spoczywa na UMWP – brak instytucji pośredniczącej). Instytucja koordynująca – MRR. Instytucja certyfikująca – Wojewoda z upoważnienia MRR. Zatwierdzenie listy indykatywnej (wykaz kluczowych inwestycji). Preumowa – uruchomienie środków. Dokumentacja projektowa (założenia, obszary działań, określenie potrzeb …). Przewiduje się powołanie instytucji wspomagającej zarządzanie Projektem – menedżer Projektu – koszt kwalifikowany. Przygotowanie pełnej dokumentacji do wniosku aplikacyjnego (studium wykonalności, dokumentacja techniczna, wymagane załączniki, inwentaryzacja jednostek administracji rządowej i samorządowej) - Postępowanie na studium wykonalności. Złożenie kompletnego wniosku o dofinansowanie Projektu do instytucji zarządzającej. Umowa – w formie decyzji i przystąpienie do realizacji Projektu zgodnie z harmonogramem z wniosku (uruchomienie postępowań) Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku E-administracja Realizacja założeń Planu Informatyzacji Państwa na rok 2006 oraz lata 2007-2010. Realizacja wdrożenia podpisu elektronicznego na terenie RP. Usługi elektroniczne dla ludności – rzeczywiste załatwianie spraw na drodze elektronicznej. Tani podpis elektroniczny dla urzędników i ludności województwa podlaskiego. Wymiana dokumentów elektronicznych: Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta – elektroniczne formularze, Elektroniczna Skrzynka Podawcza z urządzeniem HSM, elektroniczny doręczyciel … - ustawy o informatyzacji i podpisie elektronicznym. Elektroniczny Obieg Dokumentów w administracji publicznej. Archiwizowanie i przekazywanie dokumentów do Archiwów Państwowych w postaci elektronicznej. Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku Usługi w Projekcie Usługi wspólne: Elektroniczny Obieg Dokumentów, Podpis niekwalifikowany - Rządowe Centrum Certyfikacji (RCC), Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta, Elektroniczna Skrzynka Podawcza, Elektroniczny doręczyciel, Podpisy kwalifikowane, Platforma sprzętowa. Usługi dla ludności – usługi wspólne administracji rządowej i samorządowej usprawniające procesy załatwiania spraw w urzędach przy pomocy narzędzi informatycznych. Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku Plan Informatyzacji Państwa na lata 2007-2010 z dnia 28 marca 2007 roku (Dz. U. Nr 61, poz. 415) Cel priorytetu 3 zostanie osiągnięty w szczególności poprzez działania w następujących zakresach: 1. integracja i uwspólnienie procesu informatyzacji administracji publicznej, 2. zapobieganie zbędnemu powielaniu działań w administracji publicznej w dotyczących informatyzacji administracji publicznej i rozwoju społeczeństwa informacyjnego, 3. zmiana zakresu funkcjonalnego, sposobów pozyskiwania i eksploatacji systemów teleinformatycznych administracji publicznej dla zracjonalizowania ponoszonych w tym względzie kosztów, 4. skuteczna absorpcja funduszy Unii Europejskiej dotyczących informatyzacji i rozwoju społeczeństwa informacyjnego, 5. integracja rejestrów, w tym ustanowienie rejestrów referencyjnych (w szczególności rejestr obywateli, osób prawnych oraz jednostek terytorialnych). Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Ustawa o podpisie elektronicznym – art. 9: 1. Prowadzenie działalności w zakresie świadczenia usług certyfikacyjnych nie wymaga uzyskania zezwolenia ani koncesji. 2. Organy władzy publicznej i Narodowy Bank Polski mogą świadczyć usługi certyfikacyjne, z zastrzeżeniem ust. 3, wyłącznie na użytek własny lub innych organów władzy publicznej. 3. Jednostka samorządu terytorialnego może świadczyć usługi certyfikacyjne na zasadach niezarobkowych także dla członków wspólnoty samorządowej. Artykuł 9 ust. 3 ustawy przewiduje, iż jednostka samorządu terytorialnego może świadczyć usługi certyfikacyjne na zasadach niezarobkowych także dla członków wspólnoty samorządowej. Olbrzymia szansa na promowanie usług elektronicznych. Darmowy podpis dla ludności vs art. 63 KPA!!! 11 Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Ustawa o podpisie elektronicznym Realizacja Artykuł 58 ustawy o podpisie elektronicznym. Obowiązek przeniesiony z dnia 16 sierpnia 2006 r. na 1 maja 2008 roku dotyczy tylko elektronicznych formularzy: Art. 58 2. W terminie 4 lat od dnia wejścia w życie ustawy organy władzy publicznej umożliwią odbiorcom usług certyfikacyjnych wnoszenie podań i wniosków oraz innych czynności w postaci elektronicznej, w przypadkach gdy przepisy prawa wymagają składania ich w określonej formie lub według określonego wzoru. Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku: ebok.bialystok.uw.gov.pl Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku Art. 16 - Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne Od dnia 17 sierpnia 2006r. Rozporządzenie wprowadziło obowiązek uruchomienia Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP) generującej Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) przy pomocy Sprzętowego Modułu Bezpieczeństwa (HSM – Hardware Security Module). Elektroniczna Skrzynka Podawcza Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego znajduje się pod adresem: esp.bialystok.uw.gov.pl Umożliwia doręczanie dokumentów do Urzędu w formie elektronicznej opatrzonych certyfikatem kwalifikowanym. Dokumenty przyjmowane są również na skrzynkę pocztową (art. 63 KPA) kancelaria@bialystok.uw.gov.pl W obu przypadkach generowane jest automatycznie UPO przez HSM, a dokument trafia na odpowiednie stanowisko Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Zmiany w Kodeksie Postępowania Administracyjnego Artykuł 36 ustawy o informatyzacji od dnia 21 listopada 2005 roku wprowadził zmiany do artykułów 46, 57, 61 i 63 oraz dodał artykuł 391 do KPA. art. 63 KPA umożliwia wnoszenie dokumentów elektronicznych do administracji publicznej: "§ 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej albo za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu administracji publicznej, umożliwiającego wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego tego organu, a także ustnie do protokołu.", "§ 3a. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno: 1) być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, przy zachowaniu zasad przewidzianych w przepisach o podpisie elektronicznym, oraz 2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawarte we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.". Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Zmiany w Kodeksie Postępowania Administracyjnego Art. 391 umożliwia doręczanie dokumentów elektronicznych klientom AP: „§1. Doręczenie może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona: 1) wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie albo 2) wyraziła zgodę na doręczenie jej pism za pomocą tych środków. § 2. Minister właściwy do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia, strukturę i sposób sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565), a także warunki organizacyjno-techniczne ich doręczania, w tym formę urzędowego poświadczania odbioru tych pism przez ich adresata oraz sposób udostępniania ich kopii, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa przy stosowaniu pism w formie dokumentów elektronicznych oraz sprawność postępowania”. Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku Zmiany w Kodeksie Postępowania Administracyjnego - art. 391 Rozporządzenie z dnia 27 listopada 2006 roku (Dz. U. Nr 227, poz. 1664) w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych. Rozporządzenie weszło w życie 12 czerwca 2007 roku i zobowiązuje AP do doręczania dokumentów w formie elektronicznych na żądanie strony. Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku Zmiany w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Artykuł 37 ustawy o informatyzacji od dnia 21 listopada 2005 roku wprowadził zmiany do ustawy o archiwach państwowych. 17 listopada 2006 roku ogłoszone zostały trzy rozporządzenia, które weszły w życie 18 maja 2007 roku na podstawie art. 5 ustawy o archiwach: Rozporządzenie w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. 206, poz. 1517) – determinuje zakres i format XML. 2. Rozporządzenie w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (DZ. U. 206, poz. 1518) – określa sposób postępowania, ewidencjonowania, przechowywania i brakowania dokumentów. 3. Rozporządzenie w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. 206, poz. 1519) – XML. Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Elektroniczny Obieg Dokumentów - wymóg prawny i sprawna obsługa klienta 1. Artykuł 16 ustawy o informatyzacji i rozporządzenia o doręczaniu dokumentów. 2. Rozporządzenia o postępowaniu z dokumentami elektronicznymi (z art. 5.2 a i b ustawy o archiwach). Plan Informatyzacji Państwa – Priorytet 1, Cel 1: Integracja i usprawnienie działalności administracji publicznej. KPA – artykuły 39 i 63 – przyjmowanie i doręczanie dokumentów elektronicznych! Sprawa może nie ujrzeć papieru!! Wartości dodane: Zwiększenie szybkości wymiany informacji - sprawniejsza obsługa klienta. Załatwianie i śledzenie spraw przez klientów na drodze elektronicznej. Przezroczystość urzędów!! Standardy: MoReq - MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS. ISO 151489-1 – Information and documentation – Records menagement. W PUW funkcjonuje i nadal wdrażany jest system EOD. 18 Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) Podstawową barierą skutecznego i w pełni funkcjonalnego systemu EOD w urzędzie jest istnienie podwójnego obiegu dokumentów, papierowego i elektronicznego. W systemie teleinformatycznym prowadzi się postępowanie z dokumentami elektronicznymi, które: - zostały wprowadzone do ewidencji - „dokumenty ewidencjonowane”, - zostały zachowane w celu udokumentowania działalności danego podmiotu, - odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. Aby system EOD uznać jako system służący do załatwiania spraw w urzędzie, a tym samym wyeliminować podwójny obieg dokumentów niezbędna jest zmiana w instrukcji kancelaryjnej. 19 Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) Trzy rozporządzenia MSWiA wydane na podstawie art. 5 ust.2a, 2b i 2c ustawy o archiwach regulują postępowanie związane z używaniem dokumentów elektronicznych do załatwiania spraw, ale: - nie nakazują stosowania dokumentów elektronicznych, - nie zwalniają od konieczności stosowania przepisów właściwych dla postępowania z dokumentacją tradycyjną, gdyż rozporządzenia te nie mogły uchylić przepisów wydanych na podstawie innych ustaw (np. instrukcja kancelaryjna), Rozporządzenia te uprawomocniają dokument elektroniczny od momentu pojawienia się w urzędzie, aż do momentu przekazania go do archiwów państwowych. Dokument elektroniczny, który wpłynie do urzędu z prośbą o elektroniczną odpowiedź, zapoczątkuje sprawę, która łącznie z przekazaniem do archiwów państwowych może nie ujrzeć papieru!! Rozporządzenia te stanowią doskonałą podstawę do przeprowadzenia zmian w instrukcji kancelaryjnej. 20 Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku Rola e-PUAP Umożliwienie poprzez platformę e-PUAP systemom regionalnym korzystanie z zasobów centralnych oraz lokalnych podległych centralnie, a także wyznaczenie linii demarkacyjnej usług, które oferowane będą obywatelom centralnie i nie powinny być budowane na poziomie regionalnym (na przykład zakładanie działalności gospodarczej, usługi z projektów e-PUAP, PESEL2, e-Deklaracje …). Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku Rola e-PUAP Zakres projektu ePUAP-WKP obejmuje budowę: - platformy ePUAP; - Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów; - portalu informacyjnego ePUAP; - portalu interoperacyjności. Podstawowe założenia architektoniczne ePUAP: - ePUAP nie zastępuje systemów dziedzinowych; - ePUAP jest dla obywatela bramą do świata administracji; - ePUAP udostępnia usługi jednostkom administracji rządowej i samorządowej; - ePUAP zawiera katalog usług elektronicznych oferowanych przez jednostki administracji państwowej i samorządowej. Z usług umieszczonych w katalogu mogą korzystać: obywatele, firmy, jednostki administracji. - architektura e-PUAP podlega ciągłemu i zaplanowanemu rozwojowi. Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku Rola e-PUAP Podsumowując: - udostępnienie przez jednostkę administracji publicznej usługi publicznej za pośrednictwem ePUAP na podstawie umowy zawartej z dysponentem ePUAP nie powoduje przejęcia przez ePUAP tych usług; - jednostka administracji publicznej jest nadal odpowiedzialna za realizację tej usługi i decyduje o warunkach jej realizacji (ePUAP nie będzie właścicielem tej usługi); - integracja rejestrów z platformą ePUAP nie oznacza przejęcia zasobów tych rejestrów przez ePUAP; ePUAP nie będzie wspomagał obiegu dokumentów wewnątrz instytucji. Podsystem front-end – skład dokumentów. www.epuap.gov.pl www.e-puap.mswia.gov.pl/ Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku

Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku Dziękuję za uwagę! Mariusz Madejczyk Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku Wojewódzki Ośrodek Informatyki TBD w Białymstoku Tel. 85 7439 242 mmadejczyk@bialystok.uw.gov.pl Informatyka w pomorskiej administracji – Gdańsk, 12 czerwca 2008 roku