SCHEMAT II. PILOTAŻOWY PROGRAM LEADER + FINANSOWANIE, ROZLICZENIE ŚRODKÓW PROJEKTU Warszawa, maj 2007 Alicja Kożuchowska

Tematy Finansowanie, dofinansowanie i rozliczanie projektu Wypełnianie wniosku o płatność pierwszą i rozliczenie Wypełnianie wniosków o płatność pośrednią, końcową i rozliczenie Szczegółowe interpretacje Pytania i odpowiedzi, problemy do wyjaśnienia

Definicja projektu i finansowania Projektem nazywamy określone działania, które muszą być zrealizowane w określonym czasie przy pomocy określonych środków. Finansowanie to decyzja o wysokości środków niezbędnych do zrealizowania projektu.

c.d. Projekt to powiązane ze sobą trzy elementy: 1) działania, 2) czas, 3) środki finansowe. Jeśli przedsięwzięcie nie posiada określonych tych trzech elementów nie może nazywać się projektem.

Finansowanie Projekt finansowany jest w 80% ze środków Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej, Sekcji Orientacji oraz w 20% ze środków budżetu państwa. Finansowanie odbywa się poprzez zwrot kosztów kwalifikowalnych, poniesionych na realizację projektu. Kwota dofinansowania określona została w Umowie o dofinansowanie projektu, podpisanej między beneficjentem a Fundacją Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA.

Finansowanie „pierwotne” Finansowanie „pierwotne” odbywa się ze środków LGD (własnych, pożyczonych, z kredytu). Podstawą uzyskania dofinansowania, jest 100% -we sfinansowanie przez LGD zobowiązań, wynikających z przedstawionych dokumentów finansowych (faktury, dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) za zrealizowane usługi, zakupione towary.

Dofinansowanie Dofinansowanie projektu może nastąpić wyłącznie na podstawie poprawnie sporządzonego i złożonego przez Beneficjenta Wniosku o dofinansowanie, podpisanej Umowy o dofinansowanie projektu, złożonego Wniosku o płatność. FAPA rozpatruje (weryfikuje, akceptuje) Wniosek beneficjenta o płatność i przekazuje do sfinansowania przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR). Środki finansowe przekazywane są przez akredytowaną do UE ARiMR.

Umowa o dofinansowanie projektu, zwana dalej Umową Wzór Umowy opracowuje i publikuje Instytucja Zarządzająca – Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi Zwrot poniesionych kosztów związanych z realizacją ZSROW jest możliwy tylko i wyłącznie po podpisaniu Umowy o dofinansowanie projektu Umowa określa prawa i obowiązki stron

c.d. Umowa o dofinansowanie projektu LGD ma prawo do: zwrotu kosztów poniesionych w związku z realizacją ZSROW (zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Umowy i wykazem kosztów kwalifikowalnych) refundacji kosztów kwalifikowalnych jednorazowo lub w transzach, w terminach określonych w § 8 Umowy

c.d. Umowa o dofinansowanie projektu Zobowiązania LGD: wymienione w § 4, 5, 6, i 7 Umowy, w tym m.in.do: przechowywania całości dokumentacji związanej z realizacją projektu, w szczególności wymienionej w załączniku nr 3 do umowy, do dnia upływu 5 lat od dnia dokonania przez Agencję płatności końcowej (§5 pkt 1);

c.d. Umowa o dofinansowanie projektu nieprzenoszenia prawa własności lub posiadania dóbr nabytych ze środków z pomocy przyznanej na podstawie umowy lub ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem – do dnia upływu 5 lat od dnia dokonania przez Agencję płatności końcowej (§6 ust.1 pkt 1);

c.d. Umowa o dofinansowanie projektu umieszczania w widocznym miejscu logo Unii Europejskiej, Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz Fundacji Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA na materiałach promocyjnych, informacyjnych i szkoleniowych dotyczących projektu… (§ 6 ust.1 pkt 6);

c.d. Umowa o dofinansowanie projektu zachowania warunków realizacji projektu, określonych we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu (§ 6 ust.1 pkt 10) – zmiana wymaga zgody Fundacji (§ 6 ust.3);

c.d. Umowa o dofinansowanie projektu podawania do publicznej wiadomości, w szczególności poprzez zamieszczanie na stronie internetowej LGD, zestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji projektu wraz z informacją o postępach w realizacji projektu, stanowiących załączniki do wniosku o płatność (§ 6 ust.1 pkt 11);

c.d. Umowa o dofinansowanie projektu prowadzenia wyodrębnionego rachunku bankowego dla operacji związanych z realizacją projektu (§ 6 ust. 1 pkt 12)

c.d. Umowa o dofinansowanie projektu Sankcje: korekta kosztów, gdy poniesiony wydatek jest: - niekwalifikowalny, - nie w pełni uzasadniony, - poniesiony w nadmiernej wysokości;

c.d. Umowa o dofinansowanie projektu odmowa wypłaty całości lub części pomocy (w przypadku stwierdzenia wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych w § 11 ust.2 umowy o dofinansowanie);

c.d. Umowa o dofinansowanie projektu rozwiązanie Umowy (§11 ust.1), m.in. w przypadku: - nierozpoczęcia realizacji projektu do końca terminu do złożenia pierwszego wniosku o płatność pośrednią (definicję realizacji projektu określa § 4 ust. 2 umowy).

c.d. Umowa o dofinansowanie projektu Zmiana Umowy – warunki zmiany określa § 14 umowy o dofinansowanie Zmiana Umowy jest wymagana w przypadku: zmiany zakresu rzeczowego ( nowe zadanie), zwiększenia wysokości transzy, zmiany terminu złożenia wniosku o płatność

c.d. Umowa o dofinansowanie projektu Zmiana wysokości transzy – zmniejszenie wysokości transzy nie wymaga aneksu, jeżeli nie łączy się ze zwiększeniem kolejnej, -ych transz, Uwaga: jeśli oszczędności dotyczą kosztów pozostałych, limit kosztów administracyjnych nie może przekroczyć 15% faktycznie poniesionych pozostałych kosztów kwalifikowalnych (patrz: § 10 ust. 5 Umowy)

c.d. Umowa o dofinansowanie projektu Zmiana wysokości transzy – zwiększenie wysokości transzy może wystąpić tylko w przypadku zmniejszenia innej transzy, ponieważ wysokość pomocy ogółem nie może ulec zmianie, wniosek o aneks musi zostać złożony najpóźniej na 30 dni przed upływem terminu określonego w § 7 ust.1 umowy o dofinansowanie Uwaga: w/w termin dotyczy także złożenia wniosku o aneks w zakresie zmiany terminu złożenia wniosku o płatność

c.d. Umowa o dofinansowanie projektu Zezwala LGD: na potwierdzanie obustronnych kserokopii faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej i dokumentów potwierdzających dokonanie zapłaty za zgodność z oryginałem przez notariusza, podmiot, który wydał dokument, urząd gminy lub pracownika Fundacji, na korespondencyjne składanie Wniosku o płatność

c.d. Umowa o dofinansowanie projektu Zobowiązuje LGD: Do oznaczania na awersie oryginałów dokumentów potwierdzających poniesione wydatki adnotacją: Przedstawiono do refundacji w ramach SPO Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich 2004-2006”.

c.d. Umowa o dofinansowanie projektu Załączniki informacyjne do Umowy p.n.: Dokumenty, które należy dołączyć do wniosku o płatność – Załącznik nr 2 Dokumenty, które w szczególności należy przechowywać w siedzibie Beneficjenta – Załącznik nr 3

Tryb rozliczeń projektów realizowanych w ramach Schematu II Leader + Reguluje Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 26 lutego 2007 r. (Dz. U. Nr 44, poz. 283) § 11.1. „Refundacja wydatków poniesionych przez beneficjenta następuje (…) na podstawie wniosku o płatność, złożonego przez beneficjenta wraz z załączonymi kopiami dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem, potwierdzających poniesione wydatki,…” oraz Umowa o dofinansowanie projektu

W/w Rozporządzenie określa m.in., iż: § 11.7. „Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są: 1) zapłacone faktury lub dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty;”… § 11.8. „Oryginały dokumentów, o których mowa w ust.7, przechowywane przez beneficjenta stanowią przedmiot kontroli …”

„Wniosek beneficjenta o płatność” Formularz Wniosku „Wniosek beneficjenta o płatność” zwany dalej Wnioskiem

Informacje podstawowe dla opracowania Wniosku znajdują się w: Umowie o dofinansowanie projektu wraz z aneksem (aneksami) Instrukcji do „Wniosku beneficjenta o płatność”

Sposób wypełniania Wniosku Czytelnie. Wszystkie [POLA WYMAGALNE]. Nie używać skrótów. Starannie opisywać dokumenty finansowo-księgowe. Oznaczyć wszystkie strony Załączników numerem Umowy. Podpisać Wniosek.

Forma złożenia Wniosku Wniosek wraz z wymaganymi Załącznikami należy złożyć w wersji: papierowej i elektronicznej.

Kto podpisuje Wniosek : Osoby reprezentujące beneficjenta, tj. osoby, które podpisały Umowę (lub które aktualnie reprezentują beneficjenta i potwierdza ten fakt stosowny dokument). Pełnomocnik, osoba upoważniona – jeśli przedstawiła oryginał pełnomocnictwa/upoważnienia.

Poprawki we Wniosku i załącznikach Poprawki mogą być nanoszone wyłącznie na dokumentach wystawianych przez beneficjenta poprzez przekreślenie, wpisanie danych prawidłowych i parafowanie poprawki. Na dokumentach wystawionych na rzecz beneficjenta (faktury, rachunki itp.) nie wolno dokonywać poprawek, za wyjątkiem opisu merytorycznego i formalno-rachunkowego, dokonanego przez beneficjenta na odwrotnej stronie dokumentu. Na odwrotnej stronie dokumentu księgowego niedozwolone jest dokonywanie poprawek korektorem.

Poprawki na Wniosku i Sprawozdaniu końcowym Jeśli poprawki nanoszone są na Wniosku i Sprawozdaniu końcowym, należy przedłożyć nową, poprawną stronę, zgodną z wersją elektroniczną. Poprawioną stronę parafuje osoba upoważniona do reprezentowania beneficjenta. Poprawiona strona musi być oznaczona datą. Niedozwolone jest dokonywanie poprawek przez przekreślenie błędów i wpisanie obok poprawnych danych.

Forma składanych dokumentów Wniosek i załączniki muszą być złożone w formie uporządkowanej, to znaczy: spięte, ponumerowane strony, ponumerowane załączniki, dokumenty potwierdzające poniesione wydatki - ułożone w kolejności podanej w Zestawieniu dokumentów. *niepotrzebne skreślić – oznacza, że beneficjent skreśla wyraz „decyzja, -ą”.

Rodzaje Wniosków Wniosek o płatność pierwszą. Wniosek o płatność pośrednią (za część projektu tzw. etap…). Wniosek o płatność końcową.

Wniosek o płatność pierwszą Nie jest związany z poniesieniem kosztów kwalifikowalnych. Nie może przekroczyć 20% planowanych kosztów kwalifikowlanych projektu, tj. wysokości kosztów finansowanych z budżetu państwa. Podlega rozliczeniu wraz z kolejnymi Wnioskami beneficjenta o płatność.

Wniosek o płatność pośrednią Kwota wydatków kwalifikowalnych poniesionych w miarę postępu realizacji projektu. W przypadku, jeśli w ramach tych płatności rozliczana jest kwota z Wniosku płatności pierwszej, refundacja odnosi się wyłącznie do najwyżej 80% wydatków kwalifikowalnych. Jeśli pierwsza płatność jest <20%, to po rozliczeniu kwoty odpowiadającej wypłaconemu współfinansowaniu, poniesione koszty kwalifikowalne będą refundowane w 100%.

Wniosek o płatność końcową Składa się po zakończeniu realizacji projektu. Rozliczana jest ew. ostatnia część płatności pierwszej, przekazanej ze środków współfinansowania krajowego. Wraz z tym Wnioskiem należy zwrócić nadmiernie pobraną wysokość płatności pierwszej (jeśli taka wystąpiła) lub część wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem. Zwrotu należy dokonać wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia wypłacenia przez ARiMR płatności na rzecz Beneficjenta.

Załączniki do Wniosku Do Wniosku o płatność pierwszą załącza się zabezpieczenie dodatkowe w formie: weksla niezupełnego (in blanco) wraz z deklaracją wekslową oraz notarialnego oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, albo poręczenia lub gwarancji udzielonej przez jednostkę samorządu terytorialnego oraz oryginał zaświadczenia z banku o wyodrębnionym rachunku bankowym. W dokumencie notarialnego oświadczenia, poręczeniu/gwarancji zabezpieczenia przez jst wymagane jest podanie kwoty wraz z odsetkami (11%, wysokość jak w zobowiązaniach podatkowych wobec budżetu państwa za 2007 r.). Spis dokumentów, które należy dołączyć do każdego pośredniego i końcowego Wniosku, zawiera Załącznik nr 2 do Umowy o dofinansowanie projektu.

Uwaga: Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt. 11 Umowy, Beneficjent zobowiązany jest do podawania do publicznej wiadomości, w szczególności poprzez zamieszczenie na stronie internetowej LGD, zestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji projektu. Zestawienia wraz z informacjami o postępie w realizacji projektu powinny być zamieszczone przez okres 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku o płatność końcową.

Niekompletność/niepoprawność złożonej wraz z Wnioskiem dokumentacji Niekompletność/niepoprawność/brak publikacji zestawienia rzeczowo-finansowego i informacji z realizacji projektu powoduje konieczność uzupełnienia/naprawienia uchybień w ciągu 14 dni od dnia otrzymania pisemnego wezwania, lecz nie dłużej niż 21 dni od daty jego nadania przez FAPA. Jeśli uzupełnienie/poprawa będzie niewystarczająca, zrefundowana zostanie tylko część kosztów, tj. wydatki wynikające z poprawnych, niekwestionowanych dokumentów.

Rodzaje pól we Wniosku [POLE WYMAGALNE] – obowiązkowe wypełnienie; [POLE NIEWYMAGALNE] – do wypełnienia, jeśli dotyczy beneficjenta; [POLE WYPEŁNIONE NA STAŁE] – pole nie podlegające modyfikacjom; [POLE WYPEŁNIA PRACOWNIK FUNDACJI] – pole wypełniane jest przez pracownika Fundacji; [POLE NIE DOTYCZY WNIOSKU O PŁATNOŚĆ PIERWSZĄ] – nie należy wypełniać przy Wniosku o płatność pierwszą.

Uwagi szczegółowe do Wniosku Pole (1). „od” – data złożenia wniosku o dofinansowanie realizacji projektu lub dzień 25.04.2006 r. - w przypadku wniosków złożonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z 18 kwietnia 2006 r.; „do” – data złożenia Wniosku, tj. ostatni dzień terminu złożenia Wniosku = data zakończenia realizacji projektu/etapu, zapisana w Umowie lub dzień złożenia Wniosku dla danej transzy w FAPA.

Uwagi szczegółowe do Wniosku Pole (7). Tytuł zgodny z par.4 ust.1 Umowy. Pole (8), (9), (10). Dane wpisać z Umowy, w tym z par.3 ust.1. Pole (11). Należy wpisać 100.

Uwagi szczegółowe do Wniosku Pole (12). Podać dane dla całego projektu zgodnie z Umową. „od” – data złożenia w FAPA wniosku o dofinansowanie projektu, lub dzień 25.04.2006 r. – w przypadku wniosków złożonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 18 kwietnia 2006 r.; „do” – data złożenia wniosku o płatność za końcowy etap, zgodnie z par. Umowy lub dzień złożenia wniosku o płatność końcową w FAPA.

Uwagi szczegółowe do Wniosku Pole (13). Płatność pierwsza - zgodnie z Umową (ze środków współfinansowanych z budżetu państwa tzw. krajowych). Płatność „pośrednia” – jeśli Wniosek dotyczy części projektu tzw. etapu. Płatność „końcowa” – w przypadku projektów jednoetapowych lub Wniosku za ostatnią część projektu (ostatni etap).

Uwagi szczegółowe do Wniosku Pole (14). Kwota wydatków musi być zgodna z „sumą ogółem” z Pola (20) „Zestawienia dokumentów …” i musi się równać „sumie kosztów kwalifikowalnych” z kol. 13 wiersza C Zestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji projektu.

Uwagi szczegółowe do Wniosku Pole (15). Wniosek o płatność pierwszą - wnioskowana kwota wynosi ≤ 20% planowanych kosztów kwalifikowalnych projektu zapisanych w Umowie. Wniosek o płatność pośrednią: - jeśli beneficjent nie występował o płatność pierwszą, to wnioskowana kwota jest równa kwocie wpisanej w polu (14), - jeśli płatność pierwsza wystąpiła w wysokości 20%, to należy wpisać kwotę równą 80% wpisanej w polu (14), - jeśli płatność pierwsza wystąpiła w wysokości <20%, to należy wpisać kwotę równoważną 80% kosztów kwalifikowalnych, ale tylko do momentu, kiedy kwota współfinansowania krajowego nie przekroczy wartości pierwszej płatności.

Uwagi szczegółowe do Wniosku Pole (16). Dotyczy kwot otrzymanych z wcześniejszych części projektu (etapów). W przypadku, jeśli nie otrzymano środków z wcześniejszego wniosku, należy tę kwotę uwzględnić. Dla pierwszej części projektu (pierwszego etapu) i wniosków jednoetapowych należy tu wpisać 0.

Uwagi szczegółowe do Wniosku Pole (19). Dane muszą być zgodne z załączonym „Zaświadczeniem z banku”. Zaświadczenie składa się tylko jeden raz, wraz z Wnioskiem składanym o płatność pierwszą lub pierwszym Wnioskiem o płatność pośrednią. Jeśli w okresie późniejszym rachunek ulegnie zmianie, to należy przedstawić nowe Zaświadczenie, potwierdzające zmianę.

Uwagi szczegółowe do Wniosku Pole (20). Należy wpisać m.in.: w kol. nienumerowanej (przed kol.1) - numery porządkowe w kolejności ciągłej, w kol.3 - numery nadane w księgach beneficjenta, w kol. 4 - pozycje z „Zestawienia rzeczowo -finansowego z realizacji projektu”, w przypadku wielu pozycji – wpisać wszystkie, w kol. 5 - kategorię 1305,

Uwagi szczegółowe do Wniosku w kol. 6 - jeśli są płatności częściowe, podać wszystkie daty płatności, przy czym data zapłaty nie może być późniejsza niż data złożenia wniosku o płatność, w kol. 8 - numer pozycji z faktury, do której odnosi się koszt, w kol. 9 - „nie dotyczy” - w przypadku, jeśli wystawca nie ma NIP, w kol. 12 – kwotę brutto, jeśli VAT jest kosztem kwalifikowalnym lub netto, jeśli VAT nie jest kwalifikowalny (lub część kwoty brutto lub część kwoty netto, jeśli refundacja dotyczy tylko niektórych poz. z faktury).

Uwagi szczegółowe do Wniosku Uwaga: Każdy dokument potwierdzający poniesiony wydatek może być wpisany w Zestawieniu tylko 1 raz ! Pole (20) nie dotyczy Wniosku o płatność pierwszą.

Uwagi szczegółowe do Wniosku Pole (21): Należy wypełnić zgodnie z „Arkuszem pomocniczym (excel)”, zamieszczonym na stronie internetowej FAPA.

Uwagi szczegółowe do Wniosku Pole (22), (23), (24). Nie wypełnia się. Pole (25). Podać adres przechowywania dokumentacji związanej z projektem.

Uwagi szczegółowe do Wniosku Pole (26). Załączniki. Do Wniosku należy dołączyć załączniki (jeśli dotyczą) wymienione w tym Polu oraz dokumenty wymienione w załączniku nr 2 do Umowy. Wszystkie załączniki muszą być ponumerowane. Na każdym załączniku należy wpisać numer Umowy, a na dokumentach finansowych także liczbę porządkową z „Zestawienia dokumentów… „ patrz: pole (20).

Załącznik nr 1 i 2 do Wniosku Do Wniosku o płatność pośrednią lub końcową należy dołączyć: Poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza, podmiot, który wydał dokument, urząd gminy lub pracownika Fundacji, obustronne kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty, wymienione w polu (20) .

Uwaga: Przed wykonaniem kopii, wszystkie oryginalne dokumenty finansowe wystawione na rzecz beneficjenta należy na awersie oznakować adnotacją: „Przedstawiono do refundacji w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego „Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich 2004-2006” oraz datą i podpisem jednej z osób upoważnionych do reprezentowania beneficjenta.

c.d. Załącznik nr 1 i 2 do Wniosku Wszystkie dokumenty finansowe wystawione na rzecz beneficjenta, wyszczególnione w polu (20) Wniosku muszą być opisane na odwrotnej stronie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Schemat opisu podany jest w „Instrukcji do Wniosku beneficjenta o płatność…” na str. 10.

c.d. Załącznik do Wniosku Dowody zapłaty potwierdzające dokonanie płatności bezgotówkowej (kopie wyciągów bankowych lub przelewów bankowych), dokumentujących operacje na wyodrębnionym rachunku, którego dotyczy Wniosek i dowody zapłaty gotówkowej (raporty kasowe), KW (kasa wypłaci), rozliczenie pobranej zaliczki, polecenie wyjazdu służbowego), powinny być oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację z fakturami/dokumentami księgowymi.

Załącznik nr 3 do Wniosku Zestawienie rzeczowo-finansowe z realizacji projektu sporządza się na formularzu udostępnionym w wersji elektronicznej, przekazywanej przez FAPA do beneficjenta do 15 dnia każdego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym przypada termin złożenia Wniosku o płatność, wypełnia się dla każdej części projektu (każdego etapu) oddzielnie, wykaz zadań analogiczny, jak w Zestawieniu rzeczowo-finansowym projektu, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy

Dane liczbowe w kol. 3 – 10 będą wpisane przez system informatyczny FAPA, w kol. 11 – 13 beneficjent wpisuje kwoty wnioskowane do refundacji, faktycznie poniesione w ramach danej transzy, kol. 14 (%)jest generowana automatycznie. W przypadku, jeśli w poszczególnych pozycjach działania priorytetowego zmiany przekroczą 110%, do Wniosku należy dołączyć uzasadnienie wzrostu kosztu zadania.

Uwaga !!! Faktury i dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej muszą być zapłacone w całości do dnia złożenia Wniosku. Do wydatków kwalifikowalnych nie zalicza się wydatków poniesionych przed dniem złożenia Wniosku o dofinansowanie projektu.

Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki Faktury Dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, które będą akceptowane przez FAPA, zostały wymienione w „Instrukcji”, patrz: Pole (20).

c.d. Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki Dokumenty o równoważnej wartości dowodowej: Rachunki. Noty i noty korygujące. Noty księgowe. Umowy/rachunki. Listy płac.

c.d. Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki Polecenia wyjazdu służbowego wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatku (np. bilety, ewidencje przebiegu pojazdu i inne). Polecenia księgowania (noty memoriałowe) jako uproszczony dokument księgowy wewnętrzny lub korygujący.

Załącznik nr 4 do Wniosku Zaświadczenie z banku potwierdzające wyodrębniony numer rachunku bankowego LGD, na który mają być przekazane środki finansowe. Zaświadczenie dołączane jest tylko jeden raz wraz z pierwszym Wnioskiem. W przypadku, jeśli numer rachunku bankowego ulegnie zmianie należy przedłożyć w FAPA nowe zaświadczenie.

Załącznik nr 5 do Wniosku Oświadczenie o kwalifikowalności VAT. Oświadczenie odnosi się do stanu faktycznego i aktualnej sytuacji podatkowej. Składane jest na formularzu udostępnionym przez FAPA.

c.d. Załącznik nr 5 do Wniosku Wraz z każdym wnioskiem o płatność pośrednią i końcową beneficjent wraz z w/w Oświadczeniem składa: 1. Aktualne zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że beneficjent nie jest podatnikiem podatku VAT – w przypadku, jeśli beneficjent wnosi o objęcie VAT kosztami kwalifikowalnymi, lub

c.d. Załącznik nr 5 do Wniosku 2. Aktualną interpretację potwierdzającą brak możliwości odzyskania podatku VAT, wydaną w drodze postanowienia przez naczelnika urzędu skarbowego – jeśli stan faktyczny beneficjenta uległ zmianie w stosunku do stanu przedstawionego we Wniosku o dofinansowanie. Dokumenty wymienione w pkt.1 i 2 należy złożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność, jak w przypadku faktury.

Załącznik nr 6, 7, 8 do Wniosku Aktualne zaświadczenie wydane przez naczelnika U.S o braku zaległości podatkowych lub o niefigurowaniu w ewidencji podatników lub płatników - Załącznik nr 6. Aktualne zaświadczenie wydane przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) o braku zaległości podatkowych lub o niefigurowaniu w ewidencji podatkowej nieruchomości – Załącznik nr 7.

c.d. Załącznik nr 6, 7, 8 do Wniosku Aktualne zaświadczenie z ZUS o braku zaległości w opłacaniu składek z tytułu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego lub o niefigurowaniu w ewidencji płatników składek ubezpieczeniowych – Załącznik nr 8.

c.d. Załącznik nr 6, 7, 8 do Wniosku Uwaga: Załączniki 6, 7, 8 przedstawia się w oryginale lub kopiach potwierdzonych za zgodność w sposób analogiczny jak faktury. Data wydania zaświadczeń nie może być wcześniejsza niż 30 dni przed dniem złożenia Wniosku o płatność.

Załącznik nr 9 do Wniosku Oryginał zestawienia wykonawców lub dostawców uczestniczących w realizacji projektu lub jego części. Zestawienie sporządza się na formularzu udostępnionym przez FAPA.

Załącznik nr 10 do Wniosku Umowy z wykonawcami lub dostawcami towarów/usług, zawierające specyfikację będąca podstawą wystawienia przedłożonych we Wniosku faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej – jeśli treść tych dokumentów odwołuje się do umowy (umów) lub nie pozwala na precyzyjne określenie kosztów kwalifikowalnych. Kopie w/w dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem w sposób analogiczny jak faktury.

Załącznik nr 11 do Wniosku Oryginał „Uzasadnienia do zmian dokonanych w poszczególnych pozycjach działań priorytetowych w zestawieniu rzeczowo-finansowym z realizacji projektu, przekraczających 10% w stosunku do wartości wykazanych w zestawieniu rzeczowo-finansowym projektu stanowiącym załącznik nr 1 do umowy” – jeśli takie przekroczenie wystąpiło.

Załącznik nr 12 do Wniosku Licencje lub pozwolenia, jeśli obowiązek ich uzyskania wynika z odrębnych przepisów. Kopie w/w dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem w sposób analogiczny jak faktury.

Załącznik nr 13, 14 do Wniosku Informacja o postępach w realizacji projektu – Załącznik nr 13. Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu - Załącznik nr 14, wypełniony zgodnie z „Instrukcją do sprawozdania końcowego z realizacji projektu”. Uwaga: Załącznik nr 13 i 14 sporządza się na formularzach udostępnionych przez FAPA i składa wraz z Wnioskiem w oryginale.

Uwagi szczegółowe do Wniosku Pole (27). Wpisać datę i miejsce sporządzenia Wniosku. Wniosek musi być podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta i zaciągania zobowiązań finansowych, zgodnie z zapisami w KRS. Wraz z Wnioskiem należy złożyć oryginał pełnomocnictwa/upoważnienia, jeśli Wniosek podpisała osoba, której udzielono pełnomocnictwa/upoważnienia.

Wzór awersu i rewersu faktury Wzór awersu i rewersu faktury został podany przez FAPA na stronie internetowej w „Informacjach wdrożeniowych” dot. Leader+. Adres internetowy - ścieżka dostępu podana w dalszej części prezentacji.

Faktura – dokument potwierdzający zakupiony towar/usługę Wszystkie faktury, wystawione na rzecz beneficjenta powinny zawierać co najmniej: imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy oraz ich adresy; numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

dzień, miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”; uwaga: w fakturach wystawianych przez małych podatników, o których mowa w art. 21 ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług, w miejsce oznaczenia „Faktura VAT” stosuje się oznaczenie „FAKTURA VAT-MP” i dodatkowo zawiera się termin płatności należności określonej w fakturze;

nazwę towaru lub usługi; jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług; cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto); wartość towarów lub wykonywanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); stawki podatku; sumę wartości sprzedaży netto towarów/usług, z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz nie podlegające opodatkowaniu;

kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów/usług, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwota podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub nie podlegające opodatkowaniu; kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Przepisy dotyczące wystawiania faktur i dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej reguluje: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. (Dz. U. Nr 97 poz.971 z późn. zm.) w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Opis dokumentu finansowego Wszystkie dokumenty finansowe, wystawione na rzecz beneficjenta muszą być opisane na odwrotnej stronie pod względem: merytorycznym formalno-rachunkowym zawierać opis, jakie pozycje z faktury/innego dokumentu księgowego będą podlegały refundacji z Umowy i w jakim % (patrz: pkt.26.1 Instrukcji),

c.d. Opis dokumentu finansowego na odwrotnej stronie musi być oznaczenie numerem Umowy oraz liczbą porządkową z Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (patrz: kolejność dokumentów wpisana w POLU (20) Wniosku)

Niezbędne elementy opisu faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej wystawionego na rzecz beneficjenta, dokonywanego na odwrocie strony lub na załączniku   1.Opis merytoryczny:................................................................................................ (potwierdzenie wykonania zadania, usługi, o których mowa w treści faktury) 2.Opis formalno- rachunkowy:................................................................................. (potwierdzenie poprawności nazwy firmy, adresu, NIP, wartości, klasyfikacji budżetowej, itd.) 3.Nr umowy o dofinansowanie:............................. (L/02/..../2006) 4. Nazwa projektu....................................................................................................... (zgodnie z umową)

Faktura dotyczy 2 punktów w harmonogramie rzeczowo – finansowym tj. 5. L.p. w Zestawieniu Dokumentów....................................................................... (zgodnie z pierwszą kolumną pkt 20 wniosku ) 6.Pozycja.................................................................................................................... (nr i nazwa zadania np. I.1.1 Szkolenia dla 100 osób nt.”.......” w harmonogramie rzeczowo - finansowym projektu.   Uwaga W przypadku gdy faktura dotyczy więcej niż jednej pozycji w harmonogramie należy dokładnie rozpisać jaka wartość przypada na każdą pozycję; np. wartość faktury 3000 PLN. Faktura dotyczy 2 punktów w harmonogramie rzeczowo – finansowym tj. I.1.1. – nazwa pozycji -1000PLN IV.1.2 .– nazwa pozycji -2000PLN

7. Pozycja/e .............. faktury w ................ % do refundacji w ramach umowy nr........................................................................................................ (nr umowy o dofinansowanie) np. Faktura dotyczy 2 pozycji tj. poz. 1 wynajęcie sali, poz.2 poczęstunek, Pozycja 1 z faktury w 50 % do refundacji, co stanowi kwotę.................... Pozycja 2 z faktury w 80% do refundacji, co stanowi kwotę ................... w ramach umowy nr........................... Uwaga * W przypadku gdy cała faktura do refundacji należy wpisać: Faktura w 100% do refundacji z umowy nr.................................................   **Jeżeli do refundacji pozostaje tylko kwota netto, należy wpisać: Do refundacji z umowy nr.........................przypada kwota netto w wysokości ............., co stanowi .........% wartości faktury.

Opis dokumentu potwierdzającego dokonanie zapłaty Dla każdego wydatku musi być załączone potwierdzenie poniesienia wydatku, czyli potwierdzenie dokonania zapłaty należności. Dowody zapłaty należy oznaczyć w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację z fakturami/dokumentami księgowymi. Mogą być dowody płatności gotówkowej lub bezgotówkowej.

c.d. Opis dokumentu potwierdzającego dokonanie zapłaty Dowody płatności bezgotówkowej: wyciągi z rachunku bankowego, przelewy bankowe. Dowody zapłaty gotówkowej: raporty kasowe, KW (kasa wypłaci), rozliczenie pobranej zaliczki, polecenie wyjazdu służbowego.

Prośba Prosimy o nie dołączanie do Wniosku, żadnych dodatkowych materiałów, w postaci ulotek, broszur, katalogów, opracowań itp. Jeżeli zaistnieje konieczność przedstawienia dodatkowych materiałów, potwierdzających wydatki, FAPA zwróci się o nie odrębną korespondencją.

Ważne W przypadku rachunków dot. umów zlecenia/o dzieło, koszt może być włączony do Wniosku tylko wówczas, kiedy jest załączone potwierdzenie zapłaty składek ZUS i podatku dochodowego.

FAPA może poprosić beneficjenta o: Szczegółową listę płac z wyszczególnieniem wszystkich składników wynagrodzenia i kwot pobranych z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Umowy o pracę (jeśli dotyczą bezpośrednio projektu) lub tymczasowych oddelegowań pracowników (z określeniem okresu oddelegowania i rodzaju obowiązków wykonywanych w tym okresie) lub umów zlecenia lub o dzieło.

c.d. Deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA za miesiące realizacji projektu lub jego etapu z poleceniami przelewu dotyczącymi opłaconych składek, wymienionych w pkt.1. Deklaracje PIT-4 na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy od osób fizycznych od łącznej kwoty wypłat dokonanych za miesiące realizacji projektu lub jego etapu wraz z poleceniem przelewu podatku dochodowego od osób fizycznych. Oświadczenie, że dołączone dokumenty, wymienione w pkt. 3 i 4 ujmują pracowników zatrudnionych lub oddelegowanych w ramach projektu lub jego etapu.

Ważne Na dowód dokonania w/w płatności należy przedłożyć przelew z załącznikami lub z opisem, że przelew zawiera te pozycje. Do zaakceptowania kosztów delegacji niezbędne jest dołączenie dokumentów, z których wynika kwota do zwrotu (np. bilet, rachunek za nocleg, naliczony ryczałt).

Ważne Na fakturze lub innym dokumencie księgowym o równoważnej wartości dowodowej, treść zakupionego towaru/usługi nie powinna odbiegać od treści w Zestawieniu rzeczowo-finansowym projektu (Załącznik nr 1 do Umowy). Jeśli nazwa towaru/usługi odbiega od Zestawienia, należy dołączyć Umowy z wykonawcami lub dostawcami, zawierające specyfikację stanowiącą podstawę wystawienia dokumentu księgowego.

Gdzie zamieszczać logo UE, MRiRW, FAPA ? Na materiałach: informacyjnych promocyjnych szkoleniowych.

Oświadczenie o kwalifikowalności VAT Wypełniają wszyscy beneficjenci. Oświadczenie należy złożyć na wzorze załączonym do Wniosku beneficjenta o płatność i wypełnić zgodnie z treścią instrukcyjną, zawartą w przypisach.

Sprawozdanie końcowe Należy sporządzić zgodnie z Instrukcją do sprawozdania końcowego z realizacji projektu w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego „Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich 2004-2006”. Sprawozdanie powinno być wypełnione z należytą starannością, czytelnie, bez skreśleń i bez korekt w wersji papierowej i elektronicznej.

Sposób wypełnienia wybranych pozycji (numery wg sprawozdania). Okres sprawozdawczy: „od” – dzień podpisania umowy, „do” – dzień złożenia wniosku o płatność końcową. I. Informacje ogólne Pkt 1. Numer sprawozdania wg schematu: L/02/3333/2006/SK1. Pkt 4. Numer i tytuł projektu - podać zgodnie z Umową o dofinansowanie projektu. Pkt 5. Nazwa beneficjenta

Pkt 6. Adres beneficjenta – wpisać zgodnie z Umową. Pkt 7. Imię, nazwisko osoby do kontaktu – wpisać beneficjenta lub pełnomocnika/osobę uprawniona do kontaktu. Pkt 8. Wpisać numer telefonu i faksu osoby podanej w pkt. 7. Pkt 9. Wpisać adres poczty elektronicznej osoby podanej w pkt. 7.

II. Przebieg realizacji projektu i planu rzeczowego. Należy opisać w kilku zdaniach poszczególne etapy wdrażania projektu, koncentrując się na najważniejszych zadaniach wynikających z harmonogramu, przyjętego w umowie i aneksie/ -ach. Dla projektów jednoetapowych informacje należy podać w wierszu „Etap końcowy realizacji projektu”. Uwaga: Pkt. II.3. nie dotyczy Leader+. II. Przebieg realizacji projektu i planu rzeczowego.

III. Postęp w realizacji planu finansowego Tabele 1 i 2 należy wypełnić z dokładnością do 2-ch miejsc po przecinku. Dla projektu jednoetapowego należy wpisać kwoty dla numeru etapu „I” (1-y wiersz w tabeli) a następnie powtórzyć kwoty w wierszu „Razem”. W kol. „Kwota środków otrzymana w ramach pomocy z Programu” wpisujemy faktycznie otrzymane środki na konto beneficjenta. Dla projektów jednoetapowych należy wpisać w wierszu 1-ym i w wierszu „Razem” 0.

Tabela 2. jest analogiczna do Pola (21) Wniosku beneficjenta o płatność. Uwaga: „Wydatki całkowite poniesione w ramach projektu” (Tabela 1) = „Kwota wydatków ogółem” (Tabela 2) = sumie kwot we wnioskach za poszczególne etapy realizacji podanych w Polu (21).

V. Wypełnianie zobowiązań w zakresie promocji projektu Nie dotyczy Leader +

VI. Informacja o przeprowadzonych kontrolach. W punkcie (tabeli) 1. należy podać informacje o wszystkich przeprowadzonych w trakcie realizacji projektu kontrolach, dokonanych przez Instytucję Wdrażającą lub inne uprawnione jednostki.

W punkcie 2. „Wnioski beneficjenta dotyczące systemu kontroli” proponuje się uwzględnić m.in. następujące elementy: ilość kontroli w stosunku do stwierdzonych nieprawidłowości, zakres kontroli, przygotowanie instytucji kontrolujących, zalecenia pokontrolne, ewentualne propozycje usprawnień/zmian w tym zakresie.

VII. Ocena skuteczności stosowanych instrumentów realizacyjnych. Forma ankiety. Pytania z pkt. 2. i 5. - nie dotyczą wniosku o płatność końcową wraz z którym składane jest sprawozdanie końcowe.

VIII. Oświadczenie beneficjenta Oświadczenie podpisuje beneficjent (osoby reprezentujące beneficjenta wymienione w umowie) lub osoba upoważniona przez beneficjenta do występowania w jego imieniu, w tym także w sprawach dotyczących rozliczenia projektu.

Ścieżka dostępu do dokumentów dla beneficjenta lub do wzoru faktury www.fapa.org.pl SPO Rolnictwo Leader + Dokumenty dla beneficjentów Informacje wdrożeniowe (wzór faktury)

Dziękuję za uwagę