Zarządzanie zmianą. Karolina Bereda Monika Kopiec Leszek Sierpiński Koncepcje Zarządzania – Ćwiczenia dr. Aleksandra Zaleśna

Pojęcie zmiany www.zmiana.pl Zmiana ???????? „ktoś, coś staje się inne niż dotychczas, zastąpienie, wymiana, zamiana, przyjęcie innej zasady postępowania (Słownik j. polskiego) www.zmiana.pl Firma doradcza, coachingowa zajmująca się zmianą jako procesem. Zmiana ???????? Wprowadzenie czegoś nowego (ujęcie rzeczowe)

Pojęcie zmiany Zmiana – to każda istotna modyfikacja jakiejś części organizacji, Zmiana – to przekształcenie każdego istniejącego układu wg ustalonych procedur, Zmiana – to pojęcie efemeryczne, z natury rzeczy charakteryzuje się niepewnością i nieprzewidywalnością, Zmiana – to nieodłączne zjawisko towarzyszące człowiekowi i jego działalności Źródło: A. Jashapara „Zarządzanie wiedzą”, wyd. PWE Warszawa 2006

Heraklit z Efezu (ur. ok. 540 p.n.e., zm. ok. 480 p.n.e.) „Nic nie trwa, tylko zmiany”.

Filozofia Heraklita z Efezu: Heraklit z Efezu poprzez swoją filozofię głosił, że ciągłe stawanie się i przemijanie jest najważniejszą cechą bytu, zaś stawanie się i przemijanie jest wynikiem nieprzerwanego ścierania się przeciwieństw. Najlepszym obrazem jego teorii jest rzeka – „wszystko płynie, nic nie stoi w miejscu”.

Peter F. Drucker (ur. 19.11.1909r, zm. 11.11.2005r) „Jedyną stałą rzeczą są zmiany.”

Twórca zarządzania: Peter F. Drucker – ekspert ds. zarządzania, zajmował się badaniem procesów w zakresie organizacji i zarządzania. Nazywany był ojcem-założycielem zarządzania. Metody pobudzania motywacji opracowane przez Druckera stosowane były przez kierownictwo największych amerykańskich koncernów.

Źródła zmian Firma Rosnące wymagania akcjonariuszy Globalizacja Nowe technologie Pracownicy Nowe trendy społeczne i demograficzne Regulacje krajowe i między-narodowe Rosnąca i wszech- obecna konku- rencja Zmiany trendów rynkowych (nowy klient) Źródło Kolaja & Partners III Kongres Nowego Przemysłu 2006

Źródła zmian Zewnętrzne Firma Wewnętrzne Źródło: opracowanie własne

Źródła zmian: Wewnętrzne, powodowane przez siły występujące wewnątrz, takie jak nowe strategie, polityka kierownictwa, zmiany postaw i oczekiwań pracowników. Źródło: J. Majchrzak „ Zarządzanie zmianami w przedsiębiorstwie”, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Poznań 2002

Wewnętrzne źródła zmian w przedsiębiorstwie Obszar przedsiębiorstwa Wewnętrzne czynniki zmian w przedsiębiorstwie potencjał zasobów ludzkich: kwalifikacje, motywacje, postawy, efektywność pracy kultura organizacyjna (wartości, normy) systemy w sferze zarządzania ludźmi (HRM) styl zarządzania Kapitał społeczny formalne struktury organizacyjne nieformalne struktury związane z grupami interesów Struktury systemy informatyczne i telekomunikacyjne nowe technologie produkcyjne procesy reorganizacyjne i restrukturyzacyjne Systemy (procesy, technologie) Źródło: opracowanie własne na podstawie wykładów Dr. hab. Czesława Zająca

Źródła zmian: Zewnętrzne, obejmujące wszelkie zmiany w otoczeniu przedsiębiorstw zarówno bliższym (bezpośrednim), jak i dalszym (ogólnym). Otoczenie ogólne jest wspólne dla wszystkich organizacji funkcjonujących w danej gospodarce, natomiast otoczenie bezpośrednie jest odmienne dla różnych przedsiębiorstw. Źródło: J. Majchrzak „ Zarządzanie zmianami w przedsiębiorstwie”, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Poznań 2002

Źródła zmian w przedsiębiorstwie - czynniki zewnętrzne Obszar otoczenia przedsiębiorstwa Czynniki wywołujące zmiany w przedsiębiorstwie Zmiany polityczne, wojny, kryzysy surowcowe, procesy integracyjne i dezintegracyjne Otoczenie międzynarodowe Sytuacja gospodarcza w skali krajowej i międzynarodowej Globalizacja gospodarek, poziom inflacji, kursy walutowe, polityka kredytowa banków Otoczenie prawne Przepisy podatkowe, celne, prawo pracy Globalizacja i wirtualizacja rynków, silny wzrost konkurencji, wzrost wymagań klientów Siły rynkowe Trendy społeczne i kulturowe Zjawiska demograficzne i społeczne, styl życia, Gwałtowny rozwój IT, nowe rozwiązania w zakresie materiałów, procesów i wyrobów Zmiany technologiczne Sprzedaż przedsiębiorstw, przejęcia, fuzje i alianse strategiczne, prywatyzacja przedsiębiorstw Zmiany własnościowe Zmiany w środowisku naturalnym, pro-ekologiczne przepisy prawne, ruchy ekologiczne Ekologia Źródło: opracowanie własne na podstawie wykładów Dr. hab. Czesława Zająca

Kryterium podziału Rodzaj zmiany Rodzaje zmian Sterowalność Styl zmieniania Źródło zmian Skuteczność zmian Czas zmian Zakres zmian Inwencja Planowana Nieplanowana Narzucona Dobrowolna Wewnętrzna Zewnętrzna Doskonaląca Zubożająca Krótka Długa Drobna Duża Kontynuowana Precedensowa Źródło: E. Masłyk-Musiał: „Zmiana i niepewność w procesach organizacyjnych”. PWN, Warszawa 1985, s. 26

Okazje do wprowadzenia zmian by Peter Drucker występujące wewnątrz organizacji: nieoczekiwane powodzenie, niepowodzenie, niezgodność między rzeczywistością a wyobrażeniami członków danej organizacji innowacja wynikająca z potrzeb procesu lub rynku, występujące na zewnątrz organizacji, to: Zmiany demograficzne (zmiany w populacji) zmiany w postrzeganiu np. mody nowa wiedza

Można dokonać także podziału na zmiany: Zarządzanie zmianą - podział 1. Makrosystemowe systemowe strukturalne programowe 2. Mikrosystemowe innowacje modyfikacje usprawnienia Można dokonać także podziału na zmiany: wynikające z przyczyn wewnętrznych i zewnętrznych zmiany dostosowawcze (reaktywne) i wyprzedzające (planowane) radykalne i narastające

Podmiot zmian - człowiek Firma Zewnętrzne Firma Wewnętrzne Firma LUDZIE

} + - Zarządzanie zmiana – przykład 1 Analiza Kosztowa + redukcja zatrudnienia - brak przychodów z likwidowanej działalności -koszty odpraw -zysk odłożony w czasie Z perspektywy czasu Odnawianie zatrudnienia brak możliwości utrzymania poziomu obsługi Pewien Bank. Model zarządzania – zarządzanie kryzysem Cel redukcja kosztów działalności Sposób realizacji – redukcja zatrudnienia Metoda: likwidacja jednego pionu Przykład: polecenie, lider nieformalny, skutki działania

Podmiot zmian - człowiek Ludzie stanowią kwintesencję organizacji. Jeśli chcemy umiejętnie zarządzać zmianą, musimy zrozumieć, jak pracownicy odbierają ją w sensie emocjonalnym i poznawczym. Jednostka w swym nastawieniu wobec zmiany przechodzi przez wiele faz, które przedstawiają się następująco:

Podmiot zmian – człowiek Jak ludzie reagują na zmiany Negowa nie potrzeby zmiany Czynne przeciw stawia nie się Bierna akceptacja Uczenie się zmiany Moment wprowadzenia zmiany Pełne przyswojenie zmiany Źródło: opracowanie własne na podstawie, Biuro Doradztwa Gospodarczego Lex-Pol sp. z o.o, Materiały szkoleniowe 2005

Reakcja ludzi na zmiany obejmuje fazy: Szok – człowiek czuje się przytłoczony nową sytuacją lub zdarzeniem. Może to doprowadzić do odrzucenia procesu zmiany i stwierdzenia, że zmiana nie nastąpi; Negacja – człowiek sztywno obstaje przy dotychczasowych sposobach działania. Na tym etapie opór jest najsilniejszy. Charakterystyczne dla tej postawy jest oświadczenie: „Nigdy na to nie pozwolę”;

Reakcja ludzi na zmiany obejmuje fazy: Depresja – człowiek widzi, że nie ma żadnego wpływu na rozwój sytuacji, czego efektami są smutek, złość i wycofanie się z procesu zmiany; Rezygnacja – człowiek godzi się ze zmianą, ale niekoniecznie ją aprobuje. Jest to punkt zwrotny w procesie zmiany;

Reakcja ludzi na zmiany obejmuje fazy: Przymiarka – człowiek wypróbowuje nowe zachowania i metody pracy; Konsolidacja – nowe doświadczenia i sposoby postępowania przekształcają się w nowe normy i rutynowe zachowania; Przyswojenie – człowiek poprzez refleksję i uczenie się zaczyna utożsamiać się ze zmianą. Typowe dla tej postawy stwierdzenie to: „Świat się zmienia, trzeba za nim nadążać”. Źródło: A. Jashapara „Zarządzanie wiedzą”, Wyd. PWE warszawa 2006.

Podmiot zmian - człowiek Wielu menedżerów opiera się na trzyfazowym modelu procesu zarządzania zmianą. Zakłada się w nim, że przedsiębiorstwo potrzebuje pewnej, choćby przejściowej zmiany. Te trzy fazy obejmujące przeprowadzenie zmian nazwane „Modelem Lewina” wyglądają następująco:

Podmiot zmian – człowiek Przezwyciężenie zmian – udoskonalenie behawioralnych zachowań Model Lewina:

Model Lewina – faza I: Rozmrożenie – luźniejsze potraktowanie dotychczasowych wzorców zachowań, modeli myślowych i sposobów patrzenia na problemy (obecne rozwiązania nie przynoszą spodziewanych efektów, jeżeli nie nauczymy się czegoś nowego – doznamy porażki); Źródło: A. Jashapara „Zarządzanie wiedzą”, wyd. PWE Warszawa 2006

Model Lewina – faza II: Zmiana – wprowadzenie nowych sposobów działania, nowych struktur i strategii oraz nowego typu zachowań i postaw (bezpieczne warunki do eksperymentowania, perspektywy szkolenia i praktykowania, wsparcie i zachęta); Źródło: A. Jashapara „Zarządzanie wiedzą”, wyd. PWE Warszawa 2006

Model Lewina – faza III Zamrożenie – powrót do stabilizacji poprzez ustanowienie nowych wzorców i schematów postępowania (wynagradzanie, ocena efektywności, szkolenie). Źródło: A. Jashapara „Zarządzanie wiedzą”, wyd. PWE Warszawa 2006

Model Lewina – faza III Model Lewina, choć w wielu przedsiębiorstwach uchodzi za normę, bywa bardzo krytykowany za położenie nacisku na stabilizację. Narzędziem, które bardzo pomaga menedżerom w zrozumieniu dynamiki zmiany w dowolnej sytuacji, jest analiza pola sił.

Analiza pola sił: Analiza pola sił polega na identyfikacji sił napędzających i sił hamujących zmianę, których wypadkową jest stan niby-trwałej równowagi. Każdy menedżer dąży do tego, aby wzmocnić siły napędzające i ograniczyć wpływ sił hamujących. Źródło: A. Jashapara „Zarządzanie wiedzą”, wyd. PWE Warszawa 2006

Analiza pola sił – cztery etapy: Określić problem w kat. sytuacji obecnej z jej słabymi i mocnymi stronami, Sytuacja pożądana, Etap 2 Zidentyfikować siły za i przeciw zmianom. Siły te tkwią w ludziach, zasobach, czasie, kulturze przedsiębiorstwa. Narysować diagram sił.

Analiza pola sił – cztery etapy: Wybrać najważniejsze. Dla każdej siły „przeciw” sporządzić listę działań, które mogłyby osłabić siłę. Dla każdej siły „za” również sporządzić listę, lecz na rzecz jej wzmocnienia, Etap 4 Sporządzić plan działania. Określić potrzebne zasoby i ustalić, jak je można otrzymać. Źródło: Carnall, 1990, s. 200

Pojęcie zarządzania zmianą: Zarządzanie zmianą jest procesem. Nie przebiega według gotowych schematów i prowadzi do rezultatów, które nie są do końca określone, ponieważ zachodzą w zespole ludzkim. Podstawowym warunkiem zmiany jest dobra diagnoza.

Etapy procesu zarządzania zmianą: Ustalenie ogólnego celu organizacyjnego, Rozważanie ważności i wielkości zmiany, Zidentyfikowanie kultury organizacyjnej, Określenie ograniczeń krytycznych, Aktywne włączenie pracowników w proces zmian.

Co oferuje sytuacja, którą powodujesz? Wprowadzenie zmian Wprowadzanie zmian może spowodować u pracowników m.in.: przeciążenia, utrudnienia, przeszkody i konflikty. Aby pracownicy zaakceptowali zmiany, trzeba ich przekonać, że nowe rozwiązanie przyniesie im więcej korzyści niż strat. Przed rozpoczęciem procesu wprowadzania zmian znajdź odpowiedź na pytanie: Co oferuje sytuacja, którą powodujesz?

Wprowadzenie zmian - stadia Skrystalizowanie się w danej organizacji faktycznej potrzeby Pojawienie się inicjatorów Sformułowanie problemów Rozpatrzenie różnych sposobów wprowadzenia innowacji Wprowadzenie innowacji Osiągniecie trwałych efektów Przejęcie przez system wszelkich funkcji spełnianych dotąd przez inicjatorów

wcześnie przyswajający wczesna większość późna większość maruderzy Wprowadzenie zmian - ludzie innowatorzy, wcześnie przyswajający wczesna większość późna większość maruderzy

twórcy zmian muszą sami odpowiadać za ich wprowadzenie, Wprowadzenie zmian – jak? twórcy zmian muszą sami odpowiadać za ich wprowadzenie, projekt wprowadzenia zmian powinien zostać przedstawiony publicznie przez kierownictwo cieszące się wśród podwładnych autorytetem, członkowie organizacji (firmy) powinni uważać, iż zmiany przyczynią się raczej do zmniejszenia przez nich wysiłku związanego z wykonywaniem pracy niż do jego zwiększenia, zmiana nie może naruszać wartości, jakie od dawna uznają członkowie organizacji, związane ze zmianą nowe informacje i doświadczenia powinny być zgodne z dotychczasowymi zainteresowaniami członków organizacji,

Wprowadzenie zmian – jak? dobrze aby uczestnicy organizacji nabrali przekonania, że ich dotychczasowa autonomia nie zostanie naruszona, należy zachęcać ludzi do włączenia się w proces diagnozowania stanu instytucji, dzięki czemu sami przyczynią się do ustalenia tak zwanej luki sprawnościowej ( zobaczą co jest robione obecnie, a co można zrobić w przyszłości ), zmiana powinna zostać zaakceptowana przez większość grupy, a ponadto znajdą się jednostki zdolne do zrozumienia przyczyn oporów niektórych członków grupy, należy stosować systematyczne informowanie zwrotne oraz wyjaśniać konieczność wprowadzania zmiany ( stworzenie możliwości identyfikowania się pracownika z wprowadzoną zmianą ), należy brać pod uwagę możliwość dokonania ewentualnej rewizji projektowanej zmiany, jeśli możliwe będzie wycofanie się z niej w momencie ujawnienia wad innowacji.

} + - Zarządzanie zmiana – przykład 2 Pewna firma Analiza Kosztowa Zarządzanie zmiana – przykład 2 } + - + przychód z transakcji + brak kosztów odpraw -utrata kluczowych pracowników -konieczność ponownej organizacji Z perspektywy czasu kryzys dał możliwości redukcji kosztów zatrudnienia optymalizacja organizacji koszty pomyłek w zakresie HR Pewna firma Model zarządzania – scentralizowany Cel wyjście z rynku Sposób realizacji – sprzedaż przedsiębiorstwa Przykład: polecenie, lider nieformalny, skutki działania