Departament Wdrażania EFS Ministerstwo Gospodarki i Pracy Podsystem monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego PEFS

2 Podsystem informatyczny – PEFS  Podstawowym celem jest spełnienie wszelkich wymogów Komisji Europejskiej, ze względu na specyfikę EFS, które nie zostały uwzględnione w systemie SIMIK  Użytkownikami podsystemu, którego strukturę stanowią lokalne bazy danych, są Beneficjenci Końcowi (instytucje wdrażające)

3 Cele spełniane w ramach PEFS wprowadzanie i przechowywanie szczegółowych informacji na temat beneficjentów ostatecznych wprowadzanie danych pochodzących z ankietowania beneficjentów ostatecznych po zakończeniu ich udziału w projekcie agregacja i przesyłanie danych do systemu SIMIK wykorzystanie elektronicznej formy gromadzenia danych przez ostatecznych odbiorców (beneficjentów) w celu zautomatyzowania procesu przekazu danych na temat beneficjentów ostatecznych

4 Architektura systemu

5 Obowiązki beneficjenta przesyłanie informacji o beneficjentach ostatecznych projektu w formie formularza wraz ze sprawozdaniami kwartalnymi i sprawozdaniem końcowym beneficjent wraz z przesyłanym formularzem PEFS nie jest zobowiązany do przekazywania Instytucji Wdrażającej oświadczeń beneficjentów. Jednakże na podstawie zapisów w „Poradniku dla beneficjenta” w rozdziale III „Realizacja projektu finansowanego z EFS” punkt 7 „Ochrona Danych Osobowych” beneficjenci powinni przed rozpoczęciem zbierania i przetwarzania danych uzyskać zgodę osób, których dane dotyczą, na przetwarzanie danych w celu monitoringu i ewaluacji projektu oraz Programu, a także poinformować uczestników projektu o celu zbierania danych (w tym o odbiorcach danych), prawie wglądu do swoich danych oraz ich poprawienia, dobrowolności lub obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.

6 Formularz PEFS plik w formacie Microsoft Excel, którego działanie w większości opiera się na makrach pozwala na zbieranie danych w zakresie przewidzianym w załączniku 11 „Poradnika dla beneficjentów EFS”

7 Zawartość formularza Formularz, który składany jest przez beneficjenta wraz ze sprawozdaniem kwartalnym zawierać powinien dane tylko o tych beneficjentach ostatecznych, którzy zakończyli udział w projekcie w danym kwartale Formularz składany wraz ze sprawozdaniem końcowym powinien zawierać dane o tych beneficjentach ostatecznych, którzy zakończyli udział w projekcie w okresie od ostatniego sprawozdania kwartalnego do sprawozdania końcowego z realizacji projektu

8 Typy pól w formularzu  pole tekstowe – w pole to można wpisywać dowolne znaki alfanumeryczne (litery, cyfry, znaki ‘-‘, ‘/’, itd.);  pole liczbowe – w pole to należy wpisywać wyłącznie liczby całkowite, bez żadnych przypadkowych i zamierzonych spacji, kropek, przecinków i innych znaków (wszelkie wartości należy zaokrąglać zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami);  pole listy – należy wybrać z listy jedną z opcji; nie należy dopisywać w liście żadnych liter czy wyrazów; w przypadku wybrania opcji ‘Inne’ obok listy znajduje się pole na dokładniejsze wprowadzenie odpowiedniego zapisu;

9 Typy pól formularza  pole wyboru ‘TAK’ lub ‘NIE’ – pierwotnie to pole znajduje się w tzw. zawieszeniu (zaznaczone jest szarym kolorem); należy wybrać odpowiednią opcję; zaznaczenie pola odpowiada udzieleniu odpowiedzi ‘TAK’ na pytanie, natomiast odznaczenie – udzielenie odpowiedzi ‘NIE’;  pole radiowe – należy wybrać jedną spośród dostępnych opcji.