zadań publicznych realizowanych przy współfinansowaniu z budżetu Rozliczanie zadań publicznych realizowanych przy współfinansowaniu z budżetu Gminy Czarna Białostocka. Czarna Białostocka 2015

Sprawozdanie powstaje na podstawie faktycznej realizacji zadania w porównaniu do założeń oferty i aktualizacji

Prawidłowo złożone sprawozdanie: 1.sprawozdanie złożone w terminie tj. do 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania wskazanego w umowie 2. na właściwym formularzu (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15.12.2010 r.) 3. poprawnie wypełnione tj. wypełnione wszystkie rubryki zgodnie ze wskazówkami podanymi w samym formularzu; Z formularza niepotrzebne skreślamy, nie usuwamy! wstawione: „Brak”, „Nie dotyczy” w rubrykach, które nie są wypełniane; wypełnione czytelnie – odręcznie lub komputerowo.

ZAŁĄCZNIKI DO SPRAWOZDANIA materiały potwierdzające faktyczne podjęte działania: Kopie faktur – oryginały faktur opisujemy, dopiero wtedy kserujemy - właściwie opisane „Kwota w wysokości ... zł została opłacona z dotacji Gminy Czarna Białostocka, zgodnie z umową nr ... z dnia ... . Dotyczy pozycji nr ... kosztorysu”. kopię przelewu potwierdzającą dokonanie zwrotu niewykorzystanych środków finansowych z udzielonej dotacji (jeżeli nie wykorzystano pełnej kwoty udzielonej dotacji) oraz wpłatę odsetek (jeśli dotyczy); W uzasadnionych przypadkach kopię wyciągu z rachunku bankowego, na który zostały przekazane środki finansowe z dotacji udzielonej na realizację zadania wraz z wyszczególnieniem operacji związanych z jego realizacją. Do sprawozdania nie załącza się oryginałów faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych.

Warsztaty pt. „ …..” w okresie od … do …. w ramach projektu pt.…… ZAŁĄCZNIKI DO SPRAWOZDANIA materiały potwierdzające faktyczne podjęte działania: Materiał zdjęciowy Artykuły prasowe Potwierdzenia odbioru nagród, upominków, pucharów - własnoręcznie podpisane przez otrzymującego, np. listy obecności uczestników zajęć, spotkań, warsztatów podpisane własnoręcznie przez uczestników (w przypadku zajęć cyklicznych - można sporządzić na jednym dokumencie uwzględniając daty poszczególnych zajęć np.: Warsztaty pt. „ …..” w okresie od … do …. w ramach projektu pt.…… Imię i Nazwisko 13.02.2015 22.02.2015 14.05.2015 … xxxx podpis uczestnika YYYYY

Formularz sprawozdania 1. Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego. Projekt zrealizowano zgodnie z założeniami w ofercie (jeśli wszystko zgodne z ofertą) np. przeprowadzono cykl warsztatów dla grupy …. lub Jeśli coś nie wyszło, zmieniła się liczba wskazanych w ofercie działań, beneficjentów to proszę opisać co się zmieniło? i dlaczego?

Część I. Sprawozdanie merytoryczne 2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych (…) wykonujących poszczególne działania określone w części III pkt 9 oferty)

3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania wpłynęło na jego wykonanie Wypełnij to pole, jeśli część dotacji była przeznaczona na inwestycje związane z projektem (zadaniem).

4. Opis osiągniętych rezultatów Należy odnieść się do wskazanych w ofercie rezultatów. Wskazać rezultaty miękkie (niemierzalne) np.: - stworzono możliwość spędzania atrakcyjnie wolnego czasu, - promowano ideę wolontariatu, - podniesiono samoocenę uczestników, - poszerzono ofertę w zakresie edukacji kulturalnej. Wskazać rezultaty twarde np.: - liczba uczestników projektu, osobostartów - liczba zorganizowanych imprez, zawodów, warsztatów - liczba przeprowadzonych szkoleń/cykli (godzin) - liczba przekazanych nagród - w wyniku przeprowadzonych zajęć jedna osoba wygrała konkurs międzyszkolny z wiedzy o muzyce współczesnej lub można łączyć opis rezultatów miękkich i twardych np.: 35 osób atrakcyjnie spędziło wolny czas zdobywając i podnosząc swoje zdolności artystyczne poprzez uczestnictwo w 3 warsztatach z decupage

Obowiązkowo, odnieść się do zapisów w części III pkt 9 oferty: 5. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania Obowiązkowo, odnieść się do zapisów w części III pkt 9 oferty: np. zorganizowano 2 warsztaty z rysunku (po 3 godz.) np. przeprowadzono 1 spotkanie informacyjne dla wolontariuszy np. zorganizowano 1 imprezę, festyn, zawody …. w cyklu zajęć uczestniczyło ….osób

Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) LP Rodzaj kosztów Całość zadania zgodnie z umową (zł) Poprzedni okres sprawozdawczy (zł) Bieżący okres sprawozdawczy – za okres realizacji zadania publ. (zł) Koszt całkowity Z tego pokryty z dotacji Środki finansowe własne Wkład osobo,praca społeczna Wkład osob. I. Koszty merytoryczne poniesione przez …nazwa Zleceniobiorcy 1) …….. 2) …….. ZAŁOŻENIA Z OFERTY REALIZACJA WYPISAC POZYCJE JAK W OFERCIE - KOSZTY ZWIĄZANE BEZPOŚREDNIO Z REALIZACJĄ PROJEKTU (KOSZTY OSOBOWE I RZECZOWE) NP.: wynagrodzenie za prowadzenie warsztatów zakup materiałów

Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków: To miejsce na zamieszczenie informacji wyjaśniających odnośnie poniesionych kosztów. Informacja o zwrocie niewykorzystanej kwoty dotacji, która oferent zwrócił na konto Zleceniodawcy. Tu wskazujemy także sposób wyliczenia wkładu osobowego zadeklarowanego jako wkład własny w ofercie. Uwaga! w rozliczeniu powinny znaleźć się tylko te pozycje, które zostały ujęte w kosztorysie oferty.

3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym Jeżeli projekt generował przychody lub pojawiły się odsetki bankowe powinny być one wykazane w części Rozliczenie ze względu na źródło finansowania. Odsetki bankowe mogą być wykorzystane na działania wskazane w kosztorysie, a opis związany z ich przeznaczeniem ujęty w sprawozdaniu. Zgodnie z umową § 11 ust. 4 niewykorzystane odsetki i przychody od dotacji podlegają zwrotowi.

4. Zestawienie faktur (rachunków) Lp. Numer dokumentu księgowego Numer pozycji kosztorysu (zgodnie z częścią II.1 – rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów Data wystawienia dokumentu księgowego Nazwa kosztu Kwota (zł) Z tego ze środków pochodzących z dotacji (zł) Z tego ze środków Finansowych własnych, Środków z innych źródeł w tym opłat Adresatów zadania Publicznego (zł) Data zapłaty 1. 2. 3. 4. F/000768/14 Poz. I.3 07.11.2014 Art. biurowe 260,00 200,00 60,00 Zamieszczamy tu zestawienie wszystkich faktur związanych z realizacją zadania (nawet te sfinansowane tylko ze środków własnych) Całkowita kwota faktury Nr pozycji zgodny z pozycjami z oferty Nazwa kosztu tak jak w ofercie Data zapłaty gotówka lub przelewu

Część III. DODATKOWE INFORMACJE Miejsce na wszelkie wyjaśnienia odnośnie realizacji projektu: Należy tu wykazać wszelkie informacje, które zdaniem oferenta mogłyby pomóc w analizie sprawozdania. Informacje wyjaśniające zmiany w realizacji oferty - np.: zmniejszenie kwoty dofinansowania z innego źródła, opis aktualizacji oferty i ich przyczyn w trakcie realizacji zadania, przesunięć środków finansowych między pozycjami, itd.

WNIOSKI Z WERYFIKACJI SPRAWOZDAŃ PRZYCZYNY ZWROTÓW CZĘŚCI DOTACJI: dotacja pobrana w nadmiernej wysokości (przesunięcia większe niż 10% między pozycjami wskazanymi w kosztorysie oferty i bez zgody zleceniodawcy) dotacja wydatkowana po terminie realizacji wskazanymi w umowie (m.in. opłacenie faktur, podatku dochodowego)

Najczęstsze błędy: Opisujemy oryginały faktur, rachunków, dopiero wtedy kserujemy. Nie opisujemy kopii. Brak wskazania w opisie faktury poz. kosztorysu z oferty. „Kwota w wysokości …. zł opłacona ze środków na wsparcie realizacji zadań publicznych Gminy Czarna Białostocka nr umowy … z dnia…Dotyczy poz. … zestawienia kosztów realizacji zadania pt.…’’ Wykazując wkład osobowy/pracę wolontariacką przedstawiamy kalkulację kosztów podobnie jak w ofercie (1 os. x 2 godz. x 20 zł) Brak informacji w materiałach informacyjnych, prasowych o współfinansowaniu zadania ze środków finansowanych z gminy Czarna Białostocka w ramach konkursu ofert. Brak materiałów potwierdzających realizowane zadania. Zbyt ogólne określanie skali zrealizowanych działań. Należy podać faktyczną liczbę uczestników działań, liczbę spotkań, zajęć…

PRZYDATNE WSKAZÓWKI Jeżeli w ofercie, w planie wydatków pojawiły się pozycje ogólnie opisane, jako np. Organizacja Mistrzostw Czarnej Białostockiej, to należy wszelkie koszty z tym związane jasno opisać w ten sam sposób, jak w ofercie (sprawdzający nie może się domyślać). Nie wymagana jest zgoda Zleceniodawcy w przypadku przesunięcia środków między pozycjami kosztorysu do 10% wysokości dotacji (tylko między pozycjami wskazanymi w ofercie jako finansowanymi z dotacji). Pamiętać jednak należy, że koszt uważa się za poniesiony zgodnie z kosztorysem gdy nie nastąpiło jego zwiększenie o więcej niż 10% (§10. ust. 3 umowy). Jeżeli podczas weryfikacji sprawozdania okaże się, że przesunięcie jest większe niż dopuszczalne 10%, to zgodnie z umową traktuje się to jako „dotację pobraną w nadmiernej wysokości”, zaś różnicę między dopuszczalną wysokością przesunięcia a faktycznym stanem będzie trzeba zwrócić wraz z odsetkami.

Zleceniobiorca jest zobowiązany zachować procentowy udział dotacji w stosunku do całkowitego kosztu zadania wskazany w § 4 ust. 2 umowy. każda niewykorzystana kwota dotacji podlega zwrotowi - nawet 0,01 zł. Zwrot niewykorzystanej dotacji bez naliczania odsetek musi nastąpić do 15 dni od dnia zakończenia zadania (określonego w umowie w § 2 ust.1). Po tym terminie naliczane są odsetki. Informacja o zwrocie niewykorzystanej dotacji powinna zostać uwzględniona w formularza sprawozdania (w dodatkowe informacje). wszelkie inne zmiany- wyższy % przesunięcia, znaczące zmiany w zakresie podjętych działań, uzasadnione (a więc zgodne z celami), ale nieprzewidziane w kosztorysie koszty finansowane z dotacji, należy zgłaszać pisemnie do Burmistrza w celu uzyskania zgody (uaktualnienie oferty).

ul. Torowa 9, Czarna Białostocka Dziękuję za uwagę ul. Torowa 9, Czarna Białostocka Tel. 85 710 22 81