OUTSOURCING

Czym jest i na czym polega Outsourcing Jeśli jest coś czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej" - twierdził Henry Ford

Outsourcing jest jedną z technik zarządzania polegającą na przekazywaniu wyspecjalizowanemu partnerowi z zewnątrz (tzw. outsourcerowi) zadań i procesów niezbędnych do funkcjonowania własnego przedsiębiorstwa, które zostaną tam zrealizowane efektywniej niż byłoby to możliwe we własnym zakresie.

Outsourcing może mieć przeróżne oblicza Outsourcing może mieć przeróżne oblicza. Począwszy od prostych projektów usprawniających procesy biznesowe, powodujących wzrost konkurencyjności firmy, obniżenie kosztów i po prostu ułatwiających życie - po outsourc’owanie części produkcji oraz skomplikowane projekty które prowadzą niekiedy do powstania "organizacji wirtualnej" czy też mogą przekształcić się w trwałe alianse strategiczne.

Omawiając definicję outsourcingu i jej zastosowanie w praktyce, należy zwrócić uwagę na słowo długoterminowe – oznacza to, że outsourcingiem raczej nie będzie np. powierzenie firmie zewnętrznej na pół roku poszukiwań pracowników na wybranych kilka czy kilkanaście stanowisk. Natomiast podpisanie z podmiotem zewnętrznym umowy np. dwuletniej obejmującej kompleksową rekrutację pracowników na większość stanowisk w firmie zlecającej – już może zostać uznane za outsourcing.

Cel outsourcingu Celem outsourcingu, w jego najbardziej ogólnym ujęciu, jest zwiększenie skuteczności i efektywności prowadzonej działalności. Na ten ogólny cel składają się różnorodne cele cząstkowe. Są to przede wszystkim cele strategiczne. Głównym celem strategicznym outsourcingu jest skoncentrowanie się zakładu macierzystego na jego działalności kluczowej, decydującej o jego pozycji konkurencyjnej i perspektywach rozwojowych. Dzięki temu następuje zwiększenie swobody doboru partnerów i warunków współdziałania z nimi. Swobodny dobór partnerów pozwala uzyskać dostęp do know-how niemożliwego do osiągnięcia własnymi siłami. Redukcja problemów operatywnych, następująca w wyniku outsourcingu, umożliwia kierownictwu zakładu macierzystego koncentrację na problemach strategicznych. Outsourcing spowodować powinien także lepszą realizację celów rynkowych, np. poprawę pozycji rynkowej zakładu macierzystego, zwiększenie skali jego działalności, dywersyfikację lub koncentrację rynkową działalności.

Warunki outsourcingu Zastosowanie outsourcingu wymaga spełnienia szeregu warunków. Podstawowym warunkiem jest akceptacja wydzielenia ze strony organu założycielskiego i kierownictwa zakładu macierzystego. Outsourcing doprowadzić powinien do poprawy działania w aspektach strategicznym, rynkowym, ekonomicznym, organizacyjnym i motywacyjnym. Outsourcing nie może spowodować osłabienia lub utraty kontroli nad wydzieloną działalnością. Przedmiotem outsourcingu powinna być działalność o wysokim stopniu autonomiczności rynkowej, przedmiotowej lub terytorialnej. Powinna istnieć możliwość określenia wymiernych ekonomicznie wyników tej działalności. Ważnym warunkiem outsourcingu jest także istnienie stabilnego, konkurencyjnego rynku usług outsourcingowych. Outsourcing nie może być celem samym w sobie, musi być on podporządkowany celom strategicznym zakładu macierzystego, a bilans konsekwencji outsourcingu musi być jednoznacznie pozytywny w horyzoncie strategicznym. Decyzja o outsourcingu nie może być ani powierzchowna ani pochopna, musi być poprzedzona wszechstronnymi i wnikliwymi analizami obejmującymi wszystkie istotne aspekty problemu.

Outsourcing może mieć zastosowanie w następujących dziedzinach: usługi finansowo analityczne i księgowe (kadry i płace) usługi internetowe zarządzanie projektami w zakresie controllingu zarządzania jakością zarządzanie dokumentami i administracja

kompleksowe usługi informatyczne usługi szkoleniowe i zarządzanie personelem usługi transportowe usługi ochrony mienia usługi marketingowe - call center

Outsourcing Informatyczny - jest to przekazanie działu informatycznego firmie zewnętrznej i należy do najefektywniejszych strategii zarządzania przedsiębiorstwem. Utrzymanie własnego działu IT jest bardzo kosztowne i nie gwarantuje poziomu świadczonych usług. Takie rozwiązanie pozwala na szybką modernizację i optymalizację procesów biznesowych. Outsourcing Strategiczny IT - jest jedną z najbardziej skomplikowanych odmian outsourcingu. Polega na przekazaniu w zarządzanie pełnej struktury informatycznej wraz z wszelkimi zasobami operacyjnymi, strukturą działania oraz procesami, przy czym założone cele realizowane są tu poprzez zarządzanie takim działem przez partnera zewnętrznego

Zarządzanie infrastrukturą informatyczną Zarządzanie infrastrukturą internetową Outsourcing w tej dziedzinie obejmuje: Hosting Hoteling, kolokacja Usługa BCS Usługa ASP

Ryzyka związane z outsourcingiem (Wady) Utrzymanie jakości Uzależnienie od firmy outsourcingowej Konflikt interesów Rozmycie odpowiedzialności Utrata tożsamości Zwalnianie niewygodnych pracowników

Monitorowanie outsourcingu Czas reakcji Poziom usługi

Przyczyny outsourcingu (Zalety) Redukcja kosztów Uwolnienie zasobów przedsiębiorstwa Koncentracja zasobów na strategicznych celach firmy. Koncentracja na umiejętnościach firmy Poprawa jakości Dostęp do wiedzy Zwiększenie elastyczności Większa efektywność

możliwość skupienia się na działalności podstawowej Szanse: redukcja kosztów możliwość skupienia się na działalności podstawowej powierzenie określonych zadań wysoko wykwalifikowanym specjalistom uzyskanie dodatkowych korzyści, które nie byłyby możliwe do osiągnięcia dla firmy w innych warunkach

obawa przed utratą kontroli nad danym obszarem działania Zagrożenia: obawa przed utratą kontroli nad danym obszarem działania obawa przed trudnościami komunikacyjnymi realizacja przewidywań na niższym niż założony poziom poczynienie nierealnych założeń w obszarze koszty-korzyści

Outsourcing funkcji finansowych i kadrowych jest zagadnieniem trudnym i złożonym. Najistotniejszą przyczyną takiego stanu rzeczy jest powszechne pojmowanie obu ww. funkcji (a w szczególności funkcji finansowej) jako kompetencji niezbędnych do realizacji celów strategicznych firmy. W rzeczywistości jednak większość podmiotów może wydzielić te funkcje do obszaru kompetencji pomocniczych, które doskonale nadają się do outsourcingu. Decyzja o przekazaniu prowadzenia funkcji finansowych i kadrowych podmiotowi zewnętrznemu nie jest dziś tylko sposobem na obniżkę kosztów, ale świadomym i strategicznym wyborem sposobu funkcjonowania danego podmiotu.

możliwość koncentracji na funkcjach zasadniczych, Najważniejszymi przyczynami dla których firmy decydują się na outsourcing w funkcji są: możliwość koncentracji na funkcjach zasadniczych, możliwość korzystania z najnowocześniejszych rozwiązań, a także doświadczenia, wiedzy i technologii firmy outsourcingowej, zmniejszenie kosztów, zwiększenie elastyczności firmy w zmieniającym się środowisku, podniesienie jakości usług, restrukturyzacja usług, bezinwestycyjny rozwój, dzielenie się ryzykiem

Korzyści z outsourcingu wg. menadżerów: niższe koszty zlecanych prac 68% poprawa wyników firmy 62% wyraźniejsza specjalizacja firmy 57% dostęp do zewnętrznych ekspertyz i szczególnych umiejętności 53% lepsza jakość i wyższa wydajność zlecanych prac 52% większa konkurencyjność 44% nowe źródła przychodów 18%

Przykład Outsourcing w Polsce stawia pierwsze kroki, istnieje jednak już wiele przykładów firm współpracujących na tej zasadzie. Jednym z nich jest Obsługa Funduszy Inwestycyjnych Sp. z o.o.. Głównym celem działalności tej firmy jest pełnienie funkcji agenta transferowego dla funduszy inwestycyjnych i emerytalnych. Oznacza to prowadzenie rejestrów uczestników funduszy, rozliczanie transakcji, księgowanie obrotów na rachunkach nabyć, umorzeń i prowizji, a także kontrola przepływu środków pieniężnych

Oto inne Przykłady firm świadczących usługi outsourcingowych w Polsce: - HP w Polsce jest już od wielu lat niekwestionowanym liderem rynku outsourcingowego oferując klientom zaawansowane usługi outsourcingowe w obszarze zarządzania systemami informatycznymi. - ZETO SA - outsourcing IT, projektowanie i wykonywanie sieci oraz portali korporacyjnych,

Wraz ze zmianami w najszybciej rozwijającym się aspekcie współczesnego świata – technologii informatycznej i elektronicznej – coraz większe znaczenie ma informacja. Dlatego z biegiem czasu coraz więcej firm korzysta z outsourcingu związanego z tą dziedziną nauki. Dobry menager mając niewielkie środki ale dysponujący dużą ilością informacji i potrafiącym je wykorzystać może być konkurencją dla największych.

Podsumowując zastosowanie outsourcingu pozwala przedsiębiorstwu skoncentrować się na swej zasadniczej działalności, a całą uwagę poświecić zaspakajaniu potrzeb klienta, aby zdobyć przewagę konkurencyjną i osiągnąć zyski. Outsourcing stanowi, więc strategiczne narzędzie biznesowe, które pomaga zarządzać przedsiębiorstwem i umożliwia mu szybszy wzrost. Nie jest łatwo posiąść specjalistyczną wiedzę na temat stale rozwijających się technologii cyfrowych, a jeszcze trudniej być stale na bieżąco. Znacznie lepiej i rozsądniej jest zwrócić się do specjalistów z firmy zewnętrznej mogących zagwarantować stały poziom usług, niż stale inwestować w pracowników, którzy po zdobyciu specjalistycznej wiedzy najprawdopodobniej odejdą, aby - z korzyścią dla siebie - sprzedawać ją na otwartym rynku.