Raportowanie projektów – rodzaje dokumentów składanych do Kontrolera Katowice, 2 lipca 2010 r. Szkolenie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i budżetu państwa w ramach Projektu Pomocy Technicznej „Usprawnienie kontroli Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska – Rzeczpospolita Polska w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim”

Cel składania raportów 1.Raporty stanowią dla Kontrolera podstawowe źródło informacji dotyczące projektu na etapie jego realizacji. 2.Na podstawie raportów Kontroler przeprowadza monitoring merytoryczny projektu. Monitoring merytoryczny polega na sprawdzeniu, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z planem przedstawionym we wniosku aplikacyjnym.

Cel składania raportów c.d. 3.Na podstawie składanych raportów Kontroler monitoruje realizację projektu oraz identyfikuje pojawiające się problemy i nieprawidłowości. 4.Wypełnienie zobowiązań wynikających z „Ogólnych warunków dotyczących udzielenia dofinansowania w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej na lata ”, które stanowią załącznik do „Umowy/Decyzji w sprawie udzielenia dofinansowania dla projektu realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska – Rzeczpospolita Polska ”.

Poziomy realizacji projektu a raportowanie Monitoring merytoryczny odbywa się na dwóch poziomach realizacji projektu: 1.Na poziomie partnera (dotyczy każdego Partnera Projektu i Partnera Wiodącego). 2.Na poziomie projektu (dotyczy Partnera Wiodącego).

Typy raportów składanych na poziomie partnera Raporty częściowe 1.Raport z bieżącej realizacji części projektu Załącznik nr 7a do Podręcznika beneficjenta dofinansowania (zmieniony Zaleceniami metodologicznymi Instytucji Zarządzającej nr 3 z 16 grudnia 2009 r.). 2.Raport końcowy z realizacji części projektu Załącznik nr 7b do Podręcznika beneficjenta dofinansowania (zmieniony Zaleceniami metodologicznymi Instytucji Zarządzającej nr 3 z 16 grudnia 2009 r.).

Typy raportów składanych na poziomie projektu Raporty całościowe 1.Raport z bieżącej realizacji projektu Załącznik nr 12a do Podręcznika beneficjenta dofinansowania 2.Raport końcowy z realizacji projektu Załącznik nr 12b do Podręcznika beneficjenta dofinansowania

Okresy sprawozdawcze 1.Każdy partner składa raporty za okresy: od dnia rejestracji wniosku projektowego do dnia, kiedy zakończy wszystkie działania w ramach projektu. Obowiązek składania raportów nie dotyczy partnerów, którzy nie mają udziału finansowego w projekcie. 2.Harmonogram okresów monitorowania projektu uzgadnia PW z właściwym miejscowo Kontrolerem na etapie przygotowywania Decyzji/Umowy o dofinansowanie projektu. 3.Okresy sprawozdawcze obejmują, w zależności od wartości całkowitych kosztów kwalifikowalnych w projekcie, maksymalnie 3 miesiące (powyżej 1 mln euro) lub maksymalnie 6 miesięcy (do 1 mln euro). Pierwszy i ostatni okres mogą być dłuższe.

Raport częściowy (cząstkowy) 1.Jednojęzyczny (opracowywany w języku partnera/Kontrolera krajowego), sporządzany przez każdego PP oraz PW za pośrednictwem systemu informatycznego BENEFIT 7. 2.Składany w 2 egzemplarzach do właściwego miejscowo Kontrolera w terminie do 30 dni po zakończeniu danego okresu sprawozdawczego. 3.Opracowywany zawsze, nawet w przypadku braku poniesienia wydatków przez partnerów. 4.Stanowi podstawę do sporządzenia raportu całościowego przez PW. 5.Jest podstawowym dokumentem do zgłaszania zmian nieistotnych w projekcie.

Struktura Raportu częściowego 1.Część informacyjna: - identyfikacja projektu - identyfikacja partnera - historia złożonych raportów 2.Część rzeczowa:

Część rzeczowa

Część rzeczowa c.d.

Kontrola raportów częściowych Kontrola raportu częściowego następuje w terminie 30 lub 60 dni kalendarzowych od jego złożenia (60 dni w przypadku, gdy jest on składany wraz z „Oświadczeniem o zrealizowanych wydatkach za część projektu”). Jeżeli jednak w trakcie kontroli pojawią się niejasności i konieczne jest złożenie dodatkowych wyjaśnień bądź uzupełnienie dokumentacji, bieg terminu na przeprowadzenie kontroli zostaje wstrzymany. Zaczyna on biec ponownie po wyjaśnieniu wątpliwości i usunięciu wszystkich stwierdzonych uchybień.

Kontrola raportów częściowych c.d. Sprawdzenie raportu częściowego polega w szczególności na: -kontroli prawidłowości wypełnienia oraz zgodności z wersją elektroniczną (SI MONIT 7+), -ustaleniu czy dołączone zostały wszystkie wymagane załączniki (wykaz załączników stanowi załącznik nr 8 do „Podręcznika beneficjenta dofinansowania”), -stwierdzeniu czy raport cząstkowy rzetelnie przedstawia postęp projektu, osiąganie wskaźników monitorujących oraz kamieni milowych.

Kontrola raportów częściowych c.d. Kontrola prawidłowo sporządzonego raportu kończy się zatwierdzeniem jego wersji papierowej przez właściwego Kontrolera. Kontroler zatwierdza ponadto raport w systemie informatycznym MONIT 7+ poprzez zmianę jego stanu na: zatwierdzony. Kontroler przekazuje partnerowi 2 egzemplarze zatwierdzonego raportu.

Na co zwrócić szczególną uwagę: na stosowanie się do instrukcji zawartych w „Podręczniku dotyczącym składania raportów monitorujących” w SI BENEFIT 7 (do pobrania na ; raport powinien odnosić się wyłącznie do okresu sprawozdawczego, za który jest składany – najczęstsze błędy w tym zakresie dotyczą opisywania w raporcie działań, które zostały przeprowadzone w innym czasie, np. w ciągu 30 dni od zakończenia okresu sprawozdawczego; Raport częściowy końcowy obowiązkowo zawiera załącznik w postaci dokumentacji potwierdzającej zapewnienie promocji;

Na co zwrócić szczególną uwagę c.d. na poprawność formalną: o akceptowany i poddawany kontroli jest wyłącznie raport wygenerowany w SI BENEFIT 7, o dokument powinien zawierać wszystkie wymagane podpisy i pieczęcie; o przestrzeganie terminowości składania raportów.

Na co zwrócić szczególną uwagę c.d. na poprawność merytoryczną: zgodność z danymi zawartymi w aktualnym wniosku aplikacyjnym (działania, wskaźniki, promocja) ; na rzetelność informacji: szczegółowy opis działań, podawanie dat pism, dokładne określanie terminów wydarzeń; na aktualizowanie danych – np. uwzględnianie rozstrzygniętych w analizowanym okresie przetargów: zmiana stanu, terminów i wartości postępowań w SI BENEFIT 7; na wprowadzanie do SI BENEFIT 7 nowych przetargów, jeśli zajdzie podczas realizacji projektu konieczność wszczęcia procedury przetargowej;

Raport całościowy 1.Opracowywany w systemie informatycznym BENEFIT 7 w wersji dwujęzycznej przez PW na podstawie zatwierdzonych przez Kontrolerów raportów częściowych za dany okres sprawozdawczy. 2.Składany do właściwego miejscowo Kontrolera w 2 egzemplarzach w terminie do 90 lub 120 dni od zakończenia okresu sprawozdawczego (120 dni w przypadku, gdy jest on składany wraz z „Wnioskiem o płatność”). 3.Opracowywany zawsze, nawet w przypadku braku poniesienia wydatków przez partnerów.

Raport całościowy c.d. 4.Przedstawia działania realizowane przez wszystkich partnerów na poziome całego projektu. 5.Zawiera obowiązkowo załączniki, którymi są zatwierdzone przez Kontrolerów raporty częściowe (bieżące lub końcowe). 6.Struktura raportu całościowego jest zbieżna ze strukturą raportu częściowego. 7.Rozszerzony w stosunku do raportu częściowego o punkty dotyczące promocji (wykaz działań i ich opis) oraz zachowania trwałości rzeczowej i finansowej projektu.

Kontrola raportów całościowych p rzebiega analogicznie do kontroli raportów częściowych. Na co zwrócić szczególną uwagę: na opisanie w punkcie 4. działań podejmowanych przez wszystkich partnerów.

Proces poświadczania wydatków Wnioskowanie o refundację wydatków poniesionych w projekcie przebiega w dwóch etapach: 1.Etap pierwszy rozpoczyna się od złożenia przez partnera do właściwego Kontrolera „Oświadczenia o zrealizowanych wydatkach za część projektu” – kontrola wydatków za część projektu. 2.Drugi etap wnioskowania polega na przedłożeniu „Wniosku o płatność” zawierającego poświadczone na pierwszym etapie wydatki. „Wnioski o płatność” są składane do właściwego Kontrolera wyłącznie przez PW – kontrola wydatków w projekcie jako całości. 3.Powyższe dokumenty partnerzy składają wyłącznie z raportami: odpowiednio z częściowymi i całościowymi.

Oświadczenie o zrealizowanych wydatkach za część projektu 1.Opracowywane przez partnerów w systemie informatycznym BENEFIT 7, zgodne z okresem sprawozdawczym raportu i składane do właściwego miejscowo Kontrolera wraz z raportem w 1 egzemplarzu w ciągu 30 dni od zakończenia okresu sprawozdawczego. 2.Składane wówczas, gdy wydatki kwalifikowalne w nim ujęte będą wyższe od EUR - w związku z tym może być złożone również za kilka okresów sprawozdawczych zgodnych z harmonogramem. 3.Jeżeli udział partnera w całym projekcie nie przekracza EUR, składa on „Oświadczenie” jednorazowo.

Oświadczenie o zrealizowanych wydatkach za część projektu (załączniki) 1.Zawiera integralny załącznik: „Zestawienie wydatków poniesionych przez partnera” opracowywany również w systemie informatycznym BENEFIT 7. 2.W „Zestawieniu” należy ujmować wyłącznie wydatki poniesione w danym okresie sprawozdawczym, które zostały zapłacone do dnia złożenia „Oświadczenia”. Przedłożenie wydatków do kontroli jest równoznaczne z zadeklarowaniem, że zostały one rzeczywiście poniesione, zaewidencjonowane w księgach rachunkowych partnera i zrealizowane na cele projektu.

Oświadczenie o zrealizowanych wydatkach za część projektu (załączniki) c.d. 3.Kolejne załączniki stanowią kopie dokumentów księgowych (źródłowych) obejmujących wydatki o wartości powyżej 400 EUR. Dokumentów poniżej tej wartości nie dołącza się. 4.Jeśli jednak wystąpią wątpliwości związane z kwalifikowalnością, partner przekazuje na wniosek Kontrolera wskazane dokumenty bez względu na wartość wydatku. Wszystkie kopie dokumentów księgowych powinny być uporządkowane według linii budżetowych projektu.

Oświadczenie o zrealizowanych wydatkach za część projektu (załączniki) c.d. 5.Wydatki powinny znaleźć swoje odzwierciedlenie w ewidencji księgowej partnera. Wydruk z ewidencji stanowi kolejny obowiązkowy załącznik do „Oświadczenia”. 6.Wraz z pierwszym „Oświadczeniem” należy załączyć deklarację dotyczącą kwalifikowalności podatku VAT. 7.Pozostałe dokumenty obowiązkowo dołączane do „Oświadczenia” wymienione zostały w załączniku 8 do „Podręcznika Beneficjenta dofinansowania”. W zależności od zaistnienia określonego typu wydatku w projekcie należy obowiązkowo składać:

o dokumentację dotyczącą zakupu nieruchomości (np. umowy, wyciągi z katastru); o dokumentację z zakończonego postępowania przetargowego; o oświadczenie, że w okresie 7 lat poprzedzających datę nabycia, używane środki trwałe (ewentualnie grunty, budowle, inne przedmioty dostaw) nie były współfinansowane ze środków wspólnotowych; o protokoły robót budowlanych; o umowę ubezpieczenia składników majątku; o dla projektów, których koszt całkowity przekracza 1 mln EUR oświadczenie o wyliczeniu wartości przychodów w ciągu 5 lat od zakończenia projektu.

Kontrola „Oświadczeń” przeprowadzana w ciągu 60 dni kalendarzowych od daty złożenia raportu z „Oświadczeniem”. Termin ten jest wówczas wiążący również dla kontroli raportu. Jeżeli w trakcie kontroli pojawią się niejasności i konieczne będzie złożenie dodatkowych wyjaśnień bądź uzupełnienie dokumentacji, bieg terminu na przeprowadzenie kontroli zostanie wstrzymany. Partner wyjaśnia wątpliwości w terminie 30 dni. Po tym terminie te wydatki, co do których nadal będą zastrzeżenia, nie zostaną poświadczone – mogą wówczas zostać zadeklarowane wyłącznie w następnym „Oświadczeniu”.

Kontrola „Oświadczeń” c.d. administracyjna – przeprowadzana na dokumentacji; realizowana w dwóch etapach: 1.Kontrola wydatków na podstawie „Zestawienia”. 2.Kontrola wydatków na podstawie dokumentów źródłowych. Pierwszy etap kontroli polega na sprawdzeniu wydatków ujętych w „Zestawieniu” – kontrolowana jest przede wszystkim poprawność merytoryczna i formalna wydatków: zgodność z budżetem projektu, zgodność z okresem sprawozdawczym (w tym m.in. sprawdzenie terminu zapłaty), prawidłowość ujęcia danych;

Kontrola „Oświadczeń” c.d. drugi etap kontroli jest ukierunkowany na sprawdzenie przestrzegania przepisów prawa krajowego (w szczególności przepisów w zakresie rachunkowości, podatków, wynagrodzeń, umów cywilnych, sporządzania dokumentów księgowych, podróży służbowych). Odbywa się on poprzez weryfikację kopii dokumentów księgowych – sprawdzana jest wówczas poprawność wystawienia dokumentu i opisu zgodnie z wymogami Programu i przepisami rachunkowymi, ujęcie wydatku w formie zapisu księgowego, sprawdzane jest ponadto dokonanie zapłaty. W ramach tego etapu kontrolowane są wszystkie wydatki, które powstały w rezultacie zamówień publicznych.

Kontrola „Oświadczeń” c.d. Kontroler zatwierdza „Oświadczenie” w systemie informatycznym MONIT 7+ poprzez zmianę jego stanu na: zatwierdzony. Po zatwierdzeniu wydatków Kontroler wystawia (generuje w SI MONIT 7+): „Poświadczenie kwalifikowalności wydatków” (załącznik nr 11 do Podręcznika beneficjenta dofinansowania - zmieniony Zaleceniami metodologicznymi Instytucji Zarządzającej nr 3 z 16 grudnia 2009 r.); Podsumowanie budżetu partnera (załącznik nr 11 do Podręcznika beneficjenta dofinansowania); Zestawienie wydatków. Kontroler wysyła do partnera 2 egzemplarze „Poświadczenia”, 1 egzemplarz „Podsumowania budżetu” oraz „Zestawienia wydatków”. Obowiązkiem partnera jest przekazanie jednego oryginału „Poświadczenia” Partnerowi Wiodącemu i zarchiwizowanie pozostałej dokumentacji.

Na co zwrócić szczególną uwagę: na stosowanie się do instrukcji zawartych w „Podręczniku dotyczącym składania oświadczenia i wniosku o płatność” w SI BENEFIT 7 (do pobrania na pl.eu/pl/raporty.html); pl.eu/pl/raporty.html na przestrzeganie „Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach ”; na przedstawianie do kontroli wyłącznie wydatków przewidzianych w budżecie projektu; na wyszczególnianie w czasie kosztów ponoszonych na wydatki ogólne, np. „czynsz m-c I 2009” lub „prąd marzec 2010”; na stosowanie pełnego i zgodnego numeru dokumentu księgowego: w „Zestawieniu wydatków”, na wyciągach bankowych, na poleceniach przelewu; na zgodność dat sprzedaży na fakturach z datami protokołów odbioru;

Na co zwrócić szczególną uwagę c.d. na konsekwentne ujmowanie dat w odniesieniu do tego samego typu wydatku: np. w ramach delegacji służbowych należy zdecydować, czy będzie to data polecenia wyjazdu służbowego czy data rozliczenia kosztów podróży; na przekazywanie kompletnej dokumentacji potwierdzającej wyjazd służbowy, tzn. polecenia wyjazdu z potwierdzeniem odbycia delegacji, dokumentów poświadczających zapłatę należności delegowanym osobom, ewentualnie innych dokumentów dotyczących wyjazdu (np. opłat drogowych, umów użytkowania samochodów prywatnych), stosowanie kursów walut zgodnych z polityką rachunkowości obowiązującą w jednostce, pomocniczego załączania tabel kursów, według których obliczono należność za odbytą podróż służbową; na przekazywanie wyciągów bankowych zawsze z pierwszymi stronami celem identyfikacji rachunku bankowego;

Na co zwrócić szczególną uwagę c.d. na przekazywanie wraz z fakturą dokumentującą deklarowany wydatek również kopii pozostałych faktur, jeśli zapłaty dokonano jednym przelewem – celem weryfikacji uregulowania zobowiązania w całości; na właściwe korygowanie dokumentów źródłowych – z podpisem i datą naniesienia zmian; na przekazywanie raportów ZUS DRA z dołączonymi do niego raportami ZUS RCA (RCX); na ujmowanie wydatku w kilku wierszach „Zestawienia” przy płatnościach realizowanych w częściach; na dołączanie obowiązkowych załączników – zgodnie z „Podręcznikiem Beneficjenta dofinansowania” (załącznik nr 8).

Wniosek o płatność 1.Opracowywany przez PW w systemie informatycznym BENEFIT 7 na podstawie Poświadczeń kwalifikowalności wydatków. 2.Składany do właściwego Kontrolera w 2 egzemplarzach wraz z raportem całościowym do 120 dni kalendarzowych od zakończenia danego okresu sprawozdawczego. 3.Przekazywany z następującymi załącznikami: zatwierdzonymi raportami cząstkowymi od wszystkich partnerów (w ramach raportu całościowego); „Poświadczeniami” od tych partnerów, którzy otrzymali je od Kontrolerów w okresie umożliwiającym ich ujęcie we „Wniosku o płatność”.

Wniosek o płatność c.d. 4.Kontrolowany w ciągu 30 dni od daty złożenia do właściwego Kontrolera z uwzględnieniem możliwości zawieszenia biegu tego terminu w przypadku konieczności składania dodatkowych wyjaśnień przez PW. 5.Zatwierdzany przez Kontrolera w wersji papierowej oraz w SI MONIT 7+ (stan: zatwierdzony). 6.Po zatwierdzeniu przekazywany przez Kontrolera po jednym egzemplarzu (wraz z „Podsumowaniem budżetu projektu”) do PW i do Instytucji Zarządzającej (gdzie również podlega weryfikacji). 7.Stanowi załącznik nr 13 do „Podręcznika beneficjenta dofinansowania” - zmieniony Zaleceniami metodologicznymi Instytucji Zarządzającej nr 3 z 16 grudnia 2009 r.

Na co zwraca się szczególną uwagę: na zgodność „Wniosku” z załączonymi „Poświadczeniami kwalifikowalności wydatków”; na poprawność formalną „Wniosku” i „Poświadczeń”; na spełnienie założeń budżetowych określonych we wniosku aplikacyjnym z uwzględnieniem ewentualnych przekroczeń między liniami budżetowymi; na zgodność wykazanego poziomu dofinansowania z założonymi limitami.

Podsumowanie Literatura: „Podręcznik beneficjenta dofinansowania” „Uszczegółowienie Programu” „Zalecenia metodologiczne IZ” „Podręczniki dotyczące składania dokumentów” w SI BENEFIT 7.

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Radosław Kowalik Śląski Urząd Wojewódzki Wydział Informacji Europejskiej i Projektów Transgranicznych Oddział realizacji projektów transgranicznych