MENTORING IN CCI SECTOR Unit 4: MENTOR IN MUSIC Module: MENTORING IN CCI SECTOR Unit 4: MENTOR IN MUSIC Partner name: ARTeria – www.fundacja-arteria.org   www.talentmatchingeurope.com #TalentMatching fb/twitter @aspire2createEU G+/YouTube +TalentMatching Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

Część 1 Koncepcja czyli o planowaniu Część 2 Umowy czyli o biurokracji Organizacja imprez: Część 1 Koncepcja czyli o planowaniu Część 2 Umowy czyli o biurokracji Część 3 Promocja czyli o informacji Część 4 Organizacja czyli o harmonogramie Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

CZYLI O PLANOWANIU IMPREZY KONCEPCJA CZYLI O PLANOWANIU IMPREZY Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

U „nas” czy występy gościnne? Kto wystąpi? Dla kogo? Kto ma przyjść? Kto jest odbiorcą? Kiedy ma się odbyć impreza? Gdzie? Sala czy plener? U „nas” czy występy gościnne? Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

najciekawsza propozycja dla danej grupy docelowej Kto? Dla kogo? najciekawsza propozycja dla danej grupy docelowej (jeden wykonawca lub może program złożony) - w zależności od planowanego budżetu jak długi będzie program imprezy (koncert, piknik całodniowy, kilkudniowy festiwal, itp.)? jak atrakcyjnie i różnorodnie przygotować ofertę (np. najpierw coś dla dzieci, potem konkursy, prezentacje zespołów amatorskich, na koniec „gwiazda”)? Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

Jak szukać „Gwiazdy”? korzystanie z informacji w internecie: strony www oraz portale społecznościowe katalogi branżowe impresariaty oraz menadżerowie wykonawców kontakty osobiste Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

być bezpośrednią konkurencją. Kiedy? analiza imprez realizowanych w tym samym czasie w okolicy, ważnych czy cyklicznych wydarzeń, itp., które mogą być bezpośrednią konkurencją. Kalendaria imprez na dany rok w ramach miasta/gminy/powiatu/powiązanego ze sobą terenu. Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

Gdzie? plener czy impreza w obiekcie zamkniętym połączenia komunikacyjne (dojazdy, parkingi) infrastruktura (wymagania techniczne np. zabezpieczenie prądowe, budowa estrady itp.) bezpieczeństwo/ochrona, drogi ewakuacyjne wymogi prawne dla imprez masowych (zależne od liczby uczestników) inne Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

Z kim negocjować (wykonawcy)? impresariat/menadżer UWAGA: warto zawsze dotrzeć do bezpośredniego reprezentanta wykonawcy, czasem jednak agencje pośredniczące mają także atrakcyjne oferty (bo np. organizują całą trasę) – warto porównać warunki finansowe Wykonawców zagranicznych reprezentują często polskie agencje, można oczywiście zawierać umowę bezpośrednio z zagranicznym menadżerem (mogą się pojawić wówczas dodatkowe koszty tłumaczeń, kwestie waluty w rozliczeniach (kurs), itp.) WAŻNE: sfinalizowanie uzgodnień zawsze pisemne Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

Z kim negocjować (miejsce)? Władze miasta/gminy Właściciel obiektu prywatnego Menadżer obiektu/terenu – wyspecjalizowane firmy obsługujące obiekty np. centra handlowe. Miejsce musi spełniać wymogi określone w przepisach techniczno-budowlanych i p.poż. WAŻNE: sfinalizowanie uzgodnień zawsze pisemne Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

Strona umowy – podstawowe dokumenty przed podpisaniem umowy: Strona umowy (np.: organizacja, agent muzyczny, impresariat czy przedstawiciel teatru, sali widowiskowej, itp.) powinna przekazać ksera aktualnych dokumentów z których wynika kto jest osobą władną do podpisywania zobowiązań w jej imieniu. Obecnie również dostęp do dokumentów przez strony BIP, CEIDG, KRS itp. Należy zawsze sprawdzić zapisy w tych dokumentach przed podpisaniem umowy (np. zgodnie z KRS zobowiązania podejmuje łącznie prezes i wiceprezes, dyrektor i główny księgowy itp.) Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

PODSTAWOWE DOKUMENTY: KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej Wpis do Rejestru Instytucji Kultury lub inny odpowiednio REGON NIP dokumenty zagraniczne Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

Kalkulacja: przewidywane koszty (wszystkie) planowane przychody (jakie i ile) inne źródła finansowania (działalność statutowa jednostki) Ważne: planując imprezę warto sobie zrobić „tabelkę marzeń i możliwości” - tzw. kalkulację wstępną. Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

KOSZTY, m.in.: honoraria wykonawców koszty techniki wynajmu sali/terenu koszty mediów dodatkowej obsługi promocji transportu wyżywienia i noclegów wykonawców koszty tłumaczeń inne WAŻNE: koszty wynikające z praw autorskich i praw pokrewnych! Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 4. 02. 1994 r Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 4.02.1994 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku nr 90 poz. 631 z późniejszymi zmianami): ZAiKS (Związek Autorów i Kompozytorów Scenicznych) – najstarsza i największa organizacja zbiorowego zarządzania autorskimi prawami majątkowymi, reprezentująca przede wszystkim interesy autorów tekstów i kompozytorów. www.zaiks.org.pl Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

ZPAV (Związek Producentów Audio-Video) - stowarzyszenie producentów fonogramów i wideogramów zarządzające prawami w tym zakresie. www.zpav.pl SAWP (Stowarzyszenie Artystów Wykonawców Utworów Muzycznych i Słowno – Muzycznych). www.sawp.pl STOART (Związek Stowarzyszeń Artystów Wykonawców) reprezentują interesy artystów – wykonawców. www.stoart.org.pl Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

PRZYCHODY: z biletów od sponsorów, partnerów z dotacji/projektów środków własnych instytucji Inne… Przychody z biletów – należy pamiętać o pomniejszeniu wpływów z ich sprzedaży w kalkulacji o podatek VAT oraz koszty samej dystrybucji (honorarium dystrybutorów, prowizje punktów dystrybucyjnych, portali sprzedaży biletów czy koszty rozwiezienia itp.) Warto także nie zakładać optymistycznej sprzedaży biletów (np. 100%) dla potrzeb kalkulacji Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

dystrybucja biletów: własna (kasa biletowa, sprzedaż przez własną stronę www) portale specjalistyczne (tu także dodatkowo aspekt promocyjny - wejścia stałych klientów), punkty dystrybucyjne (warto zadbać o dobrą ekspozycję plakatów czy ulotek lub inne formy informacji w miejscu sprzedaży biletów), dystrybucja bezpośrednia, dystrybutorzy INNE…. ( np.” rozdawka” ) Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries

dystrybucja biletów: W umowach dystrybucyjnych powinny znaleźć się zapisy m.in. o: odpowiedzialności za bilety (ze względu na ich wartość) np. z chwilą przekazania wysokości prowizji (stała kwota od biletu, procent od sprzedaży, itp.) terminie rozliczenia (np. zwrot niesprzedanych biletów na dzień przed imprezą, wtedy jest jeszcze możliwa sprzedaż bezpośrednio przed rozpoczęciem koncertu) Talent Matching – Vocational Mentoring for IVET in Europe’s Creative Industries