Controlling w Zintegrowanych Systemach Zarządzania

Cechy zintegrowanego systemu informatycznego: Kompleksowość funkcjonalna – obejmuje swym zakresem wszystkie sfery działalności techniczno-ekonomicznej przedsiębiorstwa Integracja danych i procesów – dotyczy wymiany danych zarówno wewnątrz obiektu (między modułami), jak i z jego otoczeniem Elastyczność strukturalna i funkcjonalna – zapewnia maksymalne dostosowanie rozwiązań sprzętowo-programowych na potrzeby obiektu w chwili instalowania i uruchamiania oraz umożliwia jego dopasowanie przy zmiennych wymaganiach i potrzebach generowanych przez otoczenie

Cechy zintegrowanego systemu informatycznego: Otwartość – gwarantuje zdolność rozszerzania systemu o nowe moduły Skalowalna architektura oraz tworzenie połączeń z systemami zewnętrznymi Zaawansowanie merytoryczne – zapewnia pełne informatyczne wspomaganie procesów informacyjno-decyzyjnych z wykorzystaniem mechanizmów swobodnej ekstrakcji i agregacji danych, wariantowania, optymalizacji, prognozowania a także oparcia systemu m.in. na koncepcjach zarządzania logistycznego typu dostawy dokładnie na czas (JiT), sterowanie produkcją zgodnie ze standardami MRP II

Cechy zintegrowanego systemu informatycznego: Zaawansowanie technologiczne – gwarantuje zgodność z aktualnymi standardami sprzętowo-programowymi z możliwością migracji na nowe platformy sprzętu komputerowego, systemów operacyjnych, mediów i protokołów komunikacyjnych Zgodność z polskimi przepisami np. z ustawą o rachunkowości, a w szczególności: zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem technologii informatycznej, zasad ustalania i raportowania wyników finansowych obiektu gospodarczego, zasad sporządzania sprawozdań finansowych

Podział systemów informacyjnych ze względu na ich funkcjonalność: Rachunko - wość/ finanse Kadry/ płace Zbyt Produkcja Handel Banki Systemy EDI Rynki elektro niczne Pełne SIK Częściowe SIK Contro llingowe SIK Modele proste złożone Sieci neuronowe Systemy ekspertowe Systemy informacyjne zarządzania uniwersalne branżowe Systemy ponad Systemy administracyjno dyspozycy jne Systemy infor. kierow. SIK planowania Systemy baz wiedzy Systemy wspomagania decyzyjnego

Controlling: System sterowania organizacją, zorientowany na wynik finansowy, realizowany poprzez planowanie, kontrolę i kierowanie (przeprowadzanie działań korygujących). System controllingu nie służy jedynie kontrolowaniu, ale w większym stopniu zapobieganiu nieprawidłowościom. Możliwe odchylenia powinny być wykrywane jeszcze przed ich wystąpieniem.

Controlling: Controlling - obejmujący całe przedsiębiorstwo, skoordynowany i zintegrowany, wspierany komputerowo system wspomagania w procesie strategicznego i operacyjnego zarządzania przedsiębiorstwem poprzez: koordynację planowania (ustalania celów przedsiębiorstwa), kontrolę (porównanie stanu faktycznego z zamierzeniami; analiza odchyleń) oraz kierowanie (przeprowadzenie działań korygujących).

Zadania controllingu: całościowe i kompleksowe spojrzenie na działalność przedsiębiorstwa - analiza danych pochodzących ze wszystkich obszarów działalności; odpowiednio wczesne wykrywanie słabych stron i wąskich gardeł - określenie aktualnego stanu przedsiębiorstwa; planowanie i sterowanie działalnością przedsiębiorstwa; bieżąca kontrola i porównywanie zaplanowanych celów z faktycznie osiągniętymi wynikami oraz ustalenie przyczyn niezbędnych do podjęcie działań korygujących; przygotowanie i przetwarzanie danych i informacji zgodnie z potrzebami poszczególnych odbiorców („sprzedaż informacji”).

Cele controllingu: Zabezpieczenie samoregulacji systemu przedsiębiorstwa. Centralizacja informacji dotyczących planowania i kontroli. Zapewnienie elastyczności firmy. Potrzeba koordynacji działań.

Jeżeli np. zadaniem systemu ERP jest wspomaganie decyzyjne poprzez udzielenie odpowiedzi na pytania: Co mamy produkować (jakie wyroby i w jakim terminie), aby wyznaczony popyt został zaspokojony? Czym musimy dysponować i w jakim czasie (zdolności produkcyjne, surowce, itd.), aby wykonać produkcję? Jakich z posiadanych zasobów potrzebujemy obecnie (zasoby, zapasy)? Co jeszcze należny kupić (surowce, usługi), aby wykonać tę produkcję?

To controlling odpowiada np. na pytania: Czy wiemy, na których produktach zarabiamy, a do których musimy dołożyć? Czy wiemy, jak podejmowane działania wpływają na wynik przedsiębiorstwa? Jak wygląda wynik ekonomiczny przedsiębiorstwa bez uwzględniania aspektów podatkowych czy bilansowych? Czy wiemy odpowiednio wcześniej, że założony plan jest realizowany, czy już mamy do czynienia z odchyleniami? Od jakich czynników zależy wysokość kosztów ogólnych?

Controlling jako system regulacji: Ustalenie celów (planowanie) Porównanie danych rzecz. Korekta odchyleń, i oczekiwanych działania zaradcze

Plan produkcji i sprzedaży - jeden z instrumentów controllingu: Model planu produkcji i sprzedaży służy do opracowania średnioterminowego planu oraz oceny wyników działalności przedsiębiorstwa. Cel - ustalenie programu produkcji i sprzedaży (ilości produkowanego i sprzedawanego asortymentu podstawowego) w zakładanym okresie przy warunku osiągnięcia zakładanego wyniku ekonomicznego. Przy uwzględnieniu występujących ograniczeń w obszarze produkcji (zdolności produkcyjne) i zbytu (popyt) oraz uwarunkowań na rynku zaopatrzenia.

Funkcja celu: (1) gdzie: cj - jednostkowa cena sprzedaży j-tego wyrobu; kj - jednostkowe koszty zmienne j-tego wyrobu; xj - planowana ilość produkcji i sprzedaży j-tego wyrobu; KS - koszty stałe w okresie; KK - korekta kosztów na skutek rozbudowy stanów magazynowych, rozszerzenia mocy produkcyjnych, specjalnych wydatków na reklamę, produkcji na magazyn oraz zmian w warunkach zaopatrzenia; P - przychody w okresie niezależne od poziomu zatrudnienia (sprzedaż wyrobów z magazynu, których koszty wytworzenia uwzględnione były w okresach poprzednich); WEmin - minimalny wynik przedsiębiorstwa w okresie (zysk brutto).

Ograniczenia produkcyjne: (2) gdzie: aij - czas jednostkowy j-tego wyrobu na i-tym stanowisku; bi - normalne zdolności produkcyjne na i-tym stanowisku; ik - korekta bi o sumę rozszerzeń zdolności produkcyjnych, mających wpływ na koszty KK; Lewa strona nierówności oznacza zapotrzebowanie na zdolności produkcyjne (wynikające z planu produkcji), a strona prawa dostępne zdolności na i-tym stanowisku.

Ograniczenia zaopatrzenia: (3) gdzie: mj - zapotrzebowanie jednostkowe j-tego wyrobu na materiał m; m - ilość materiału m zamawiana w okresie według warunków normalnych; ml - korekta m - suma dodatkowych kosztów zamówień l wpływająca na wielkość KK w funkcji celu. Lewa strona - zapotrzebowanie wynikające z planu produkcji na surowce, a prawa strona dostępność surowców dla wszystkich pozycji m.

Ograniczenia zbytu: (4) gdzie: xjd - minimalna ilość wyrobów do sprzedaży, wynikająca z dostępnych zleceń klientów; xjg - maksymalna ilość wyrobów do sprzedaży, wynikająca z analiz rynkowych; SMj - stan magazynu w momencie planowania, który ma wpływ na przychody P.

Ograniczenia wtórnych zmiennych decyzyjnych: Do wtórnych zmiennych decyzyjnych zalicza się: c - cena sprzedaży netto; ik - dopasowanie wielkości mocy produkcyjnych; ml - wielkość korygująca procesu zaopatrzenia. W celu obliczenia maksimum wyniku przedsiębiorstwa WE, należy dla wtórnych zmiennych decyzyjnych określić dolną i górną granicę.

Moduł Controlling w ERP XL: https://www.comarch.pl/erp/xl/analizy-i-raporty/ Opis: wszystkie procesy zachodzące w firmie przedstawione w czytelnych raportach dostępnych w wielu układach i przekrojach (tabele, wykresy, mapy), raporty prostą i szybką metodą „przeciągnij i upuść”, dostępne w standardzie kilkudziesięciu predefiniowanych i gotowych do zastosowania analiz, automatyczne powiadomienia i alerty dotyczące nieplanowanych odchyleń,

Przykładowy układ raportów – różne formy prezentacji danych

Przychody w podziale na grupy towarowe – wykres pierścieniowy

Analiza średnich cen wybranych towarów – przykład wykorzystania danych GUS

Obszar CRM:

Płatności: zapewnia analizę informacji na temat należności i zobowiązań przedsiębiorstwa. Odpowiada na pytanie, który z kontrahentów zalega ponad określoną liczbę dni z płatnością, jakich wpływów i wydatków należy oczekiwać w najbliższej perspektywie czasowej, czy też jak przedstawia się rotacja należności i zobowiązań w firmie.

Płatności:

Obszar produkcja: gromadzi informacje na temat zleceń produkcyjnych, poszczególnych etapów procesu produkcyjnego oraz czasochłonności wykonania operacji przy wykorzystaniu odpowiednich zasobów w przedsiębiorstwie, kosztów wytworzenia produktów i wykorzystania materiałów.

Obszar produkcja:

Magazyny: umożliwia analizę informacji na temat ilości i wartości towarów zgro-madzonych w magazynach przedsiębiorstwa, na ile dni wystarczą zapasy poszczególnych produktów, jak przedstawia się zamawiana ilość towaru na poszczególnych magazynach, itp.

Wpłaty i Wypłaty: zapewnia wgląd w informacje na temat historii zrealizowanych rozliczeń w firmie, znajdzie odpowiedź na pytanie jak kształtuje się średni okres kredytowania wpłat i wypłat lub jakie są opóźnienia z nimi związane.

Zamówienia: pozwala na prowadzenie analiz wszystkich zamówień realizowanych przez przedsiębiorstwo, zarówno zamówienia klienta, zamówienia wewnętrzne, jak i zamówienia zakupu.

Obszar sprzedaż: - umożliwia śledzenie danych ilościowych i wartościowych na temat transakcji sprzedaży w rozbiciu np. na produkt, kontrahenta, czy formę płatności. Kostka pozwala na uzyskanie wglądu w informację o uzyskanej marży zarówno rzeczywistej, jak i uwzględniającej jedynie koszty zmienne, czy też na temat należności i zobowiązań wynikających ze sprzedaży.

Dodatkowe koszty sprzedaży: rozszerza możliwości kostki Sprzedaży o analizy specyficznych opcjonalnych kosztów np. kredytowania sprzedaży, kredytowania zakupów, kosztów transportu, zakupu oraz korekt kosztów.

Księgowość: umożliwia przeprowadzanie pełnych analiz obrotów i sald na kontach księgowych.

Zakupy: zawiera dane dotyczące handlowych dokumentów zakupu, wartości dokonanego zakupu, wynikające z tego zobowiązania i należności, uzyskane rabaty, ilość, waga i objętość zakupionego towaru.

Wyniki Operacyjne: pozwala na kompleksowy wgląd w informacje na temat wyników finansowych uwzględniając przychody i koszty w wielu podziałach.

Tzw. barometry kondycji firmy

Analiza zależności pomiędzy danymi i prognozowanie wartości na przyszłość