Podpis elektroniczny Przesyłanie i składowanie faktur elektronicznych Rafał Kozioł Karpacz, styczeń 2006

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW Podstawy prawne ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur ( Dz. U. Nr 133, poz. 1119 )

Rozporządzenie w skrócie Faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury Dokumenty w formie elektronicznej mogą być przesłane w dniu następnym po akceptacji i do dnia następnego po którym otrzymano cofnięcie akceptacji.

Rozporządzenie w skrócie Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane : 1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.3), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu; lub 2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych 4, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Rozporządzenie w skrócie Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.

Rozporządzenie w skrócie Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej, powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

System KS-eFAKT Gwarancja czytelności, integralności i weryfikowalności dokumentu. Gwarancja bezpiecznego przechowywania dokumentów w formie elektronicznej w rozumieniu rozporządzenia. Dotyczy zarówno dokumentów wychodzących jak i przychodzących. Zapewnienie rejestracji akceptacji odbiorców i dostawców. Integracja z systemami KAMSOFT KS-HFW, KS-FKW, KS-AOW, KS-SIKCH, KS-MEDIS, KS-SOMED, KS-PPS

System KS-eFAKT Nowy format KS-XML gwarantujący: Czytelność dokumentu, Możliwość dowolnego kształtowania wyglądu, Możliwość podpisania dokumentu, bezpiecznym i kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu rozporządzenia, Zapewnienie integralności, Jeden plik z fakturą, również do wczytywania danych do systemu. Możliwość rozbudowy formatu wg uznania (analogicznie jak dokument papierowy) Wymiana danych za pośrednictwem tradycyjnych mediów (dyskietka, E-Mail, KS-EWD, KS-iSODEL)

System KS-eFAKT Narzędzie do bezpiecznego przechowywania dokumentów: Składowanie plików w bazie danych, Logowanie operacji pobrania i wstawienia pliku, Logowanie operacji wydruku dokumentu, Logowanie operacji podglądu dokumentu, Integracja z systemami KAMSOFT, Automatyczne wstawianie dok. wychodzących, Automatyczne wstawianie dok. przychodzących, Dostęp z poziomu aplikacji KAMSOFT

System KS-eFAKT Rejestracja akceptacji odbiorców i dostawców: Akceptacja odbiorcy do przyjmowania dokumentów, Akceptacja organizacji do przyjmowania dokumentów, Data obowiązywania akceptacji, Akceptacja na różne typy dokumentów, Rejestracja dokumentów – załączników (e-mail, scan) Dostęp z kartoteki systemów KAMSOFT

System KS-eFAKT Organizacja A Organizacja B System KS (np. KS-HFW) KS-EWD Akceptacja Dokumenty Akceptacja Dokumenty Zintegrowany System KS-eFAKT Zintegrowany System KS-eFAKT

Korzyści Typowa hurtownia farmaceutyczna: 1000 faktur miesięcznie, Każda faktura w dwóch egzemplarzach, Czas wydruku faktury – średnio 10 sek., Amortyzacja drukarki, tusz, toner, serwis, 10gr/stronę, Oszczędności: Papier – 40zł/dziennie, Czas – 2,7 godziny dziennie, Amortyzacja – 200zł/dziennie, 6240zł/miesięcznie + 70 godzin/miesięcznie, 75 tyś/rocznie + 840 godzin/rocznie