Fundusz Wsparcia Inicjatyw Lokalnych, Międzyregionalnych i Transgranicznych w Euroregionie Niemen Szkolenie dla beneficjentów zagadnienia ogólne

Realizacja projektu Realizacja projektów może rozpocząć się po uzyskaniu pozytywnej decyzji Komitetu Sterującego tj. po 14 lipca 2011 niezależnie od daty podpisania umowy. Terminy realizacji wyznaczone są we wniosku aplikacyjnym.

Realizacja projektu Projekty powinny być realizowane zgodnie z umową grantową i wnioskiem aplikacyjnym. Każdy z partnerów projektu ma prawo do realizacji działań i ponoszenia kosztów zgodnie z zapisami umowy partnerskiej Beneficjent zobowiązany jest do powiadomienia Operatora na piśmie o wszelkich zmianach dotyczących realizacji i wdrożenia projektu.

Zmiany w projekcie Zmiany, nie mające zasadniczego wpływu na cele i zadania Projektu, np.: - zmiany adresu, numeru telefonu, faksu, rachunku bankowego itp. - zmiany osoby pełniącej szczególną funkcję w projekcie itp. zmiany w budżecie Projektu wynikającej z przesunięcia środków pomiędzy różnymi kategoriami kosztów (działaniami), gdy zmiana nie przewyższy łącznie 20% wydatków kwalifikowanych budżetu. Zmiany te wchodzą w życie po 14 dniach od daty doręczenia zawiadomienia o ile w danym okresie beneficjent nie otrzyma od Operatora informacji o uzasadnionych zastrzeżeniach.

Zmiany w projekcie W przypadku znaczących zmian w projekcie, innych niż omówione, wprowadzenie modyfikacji wymaga każdorazowo zgody Operatora. Do takich zmian należą m.in.: Przesunięcia między kategoriami budżetu (działaniami) przekraczające łącznie 20% ogólnej kwoty kosztów kwalifikowanych Zmiany, które mogą wpływać na osiągnięcie celu projektu lub istotną zmianę w osiągnięciu zakładanych wskaźników

Zmiany w projekcie zmiana powrotna dotycząca tej samej kwestii Po zaakceptowaniu danej zmiany, zmiana powrotna dotycząca tej samej kwestii nie będzie akceptowana.

Umowa grantowa Podpisywana pomiędzy Operatorem a Beneficjentem Określa wysokość dofinansowania Określa częstotliwość i kwoty płatności Określa czas realizacji projektu Określa zasady monitorowania i kontroli projektu Określa zasady informacji i promocji Określa zasady zmian w projekcie Określa zasady rozwiązania umowy grantowej

Kontrola i monitoring Beneficjenci Funduszu mogą podlegać kontroli finansowej i/lub audytowi. Beneficjenci powinni zapewnić możliwość wglądu przez Operatora, Instytucję Wspomagającą, Instytucję Pośredniczącą, KPK , Instytucję Audytu lub Instytucję Płatniczą oraz Państwa-Darczyńców do wszystkich oryginalnych dokumentów informacji, miejsc i obiektów związanych z realizacją projektu współfinansowanego z Norweskiego Mechanizmu Finansowego, zgodnie z umową finansową i przez okres w niej ustalony.

Kontrola i monitoring Kontrola projektu to system weryfikacji działań projektu i wydatków poniesionych przez wszystkich partnerów. Operator może przeprowadzać cztery typy działań kontrolnych: - Weryfikacja sprawozdań - Wizyty monitorujące jakość działań projektu - Wizyty na miejscu realizacji projektu - Doraźne wizyty kontrolne

Kontrola i monitoring Niezbędne jest gromadzenie wszystkich wymaganych do prowadzenia projektu dokumentów i przechowywanie ich przez 5 lat od zakończenia projektu tak, aby możliwe było: • porównanie kwoty z Funduszu z zapisami poszczególnych wydatków i oryginałami potwierdzających je dokumentów; • sprawdzenie prawidłowości kwalifikowanych wydatków w oparciu o reprezentatywną próbkę zaakceptowanych działań. Stosowne dokumenty muszą być przechowywane w ściśle określonym miejscu, zabezpieczone przed ewentualnym zniszczeniem i w należytym porządku.

Sprawozdawczość Fundusz przewiduje maksymalnie dwa sprawozdania z realizacji projektu. Sprawozdanie składane wraz z wnioskiem o płatność pośrednią – w wybranych przypadkach Sprawozdanie składane wraz z wnioskiem o płatność końcową. Wymienione sprawozdania składane są na formularzu udostępnionym przez Operatora na stronie www.norweski.niemen.org.pl

Dokumentowanie działań Beneficjenci Funduszu zobowiązani są do gromadzenia dokumentacji potwierdzającej realizację działań. Listy obecności Dokumentacja fotograficzna Kopie informacji ze stron internetowych Kopie informacji prasowych Dokumentacja video

Dokumentowanie działań Beneficjenci Funduszu zobowiązani są do Przedstawienia Operatorowi produktów i materiałów wytworzonych i/lub zakupionych w ramach projektu: Foldery i publikacje Plakaty, roll-up’y, bannery itp. Materiały i gadżety promujące projekt Inne dobra wytworzone lub zakupione w ramach projektu