Funkcja planowania

Proces podejmowania decyzji i planowania Otoczenie Misja organizacji 1. Cele 2. Przesłanki 3. Wartości 4. Kierunki Cele strategiczne Plany strategiczne Cele taktyczne Plany taktyczne Cele operacyjne Plany operacyjne

Cele organizacji Cele w organizacji – określają pożądane sytuacje (stan), do których powinna zmierzać organizacja i odnoszą się do przyszłości. Funkcje celów: Dostarczają wskazówek i pozwalają nadać jednolity kierunek działaniom ludzi pracujących w organizacji. Ustalanie celów bezpośrednio i pośrednio wiąże się z innymi aspektami planowania. Cele mogą być źródłem motywacji dla pracowników organizacji. Są mechanizmem oceny i kontroli.

Rodzaje celów: Misja – pewna deklaracja określająca podstawowy cel funkcjonowania organizacji; posłannictwo organizacji; podstawowy i niepowtarzalny cel odróżniający daną organizację od innych organizacji. Cele strategiczne – określane są na najwyższym szczeblu i dla naczelnego kierownictwa organizacji. Koncentrują się na ogólnych problemach. Cele taktyczne – określane są na średnim szczeblu i dla średniego kierownictwa organizacji. Koncentrują się na sposobach osiągania celów strategicznych (określaniu działań koniecznych dla realizacji założonych celów strategicznych). Cele operacyjne – określane są na najniższym szczeblu hierarchii zarządzania w organizacji – dla kierownictwa niższego szczebla. Koncentrują się na konkretnych problemach.

Ze względu na dziedzinę Ze względu na czas Cele produkcyjne Cele długookresowe (powyżej 5 lat) Cele marketingowe Cele średniookresowe (dla okresu od 1 roku do 5 lat) Cele finansowe Cele krótkookresowe (do 1 roku) Cele jakościowe Cele w zakresie zasobów ludzkich Cele dotyczące innowacji produktowych I tak dalej.

Określanie celów – można wykorzystać metodę SMART, która głosi, iż cel powinien być: Specific (konkretny) – cel nie może być ujęty zbyt ogólnie, np. rozwój turystyki – błędnie, wzrost liczby turystów odwiedzających gminę w skali roku o 10% od 2010 roku – prawidłowo. Measurable (mierzalny) – poziom osiągnięcia celu powinien być mierzalny, jako przykład prawidłowego i błędnego celu mogą posłużyć cele przytoczone powyżej. Achievable/available (osiągalny) – cel powinien być kwantyfikowalny, ponieważ tylko taki cel jest osiągalny, np. jeżeli celem jest rozwój turystyki, ciężko jest określić moment osiągnięcia celu. Realistic (realistyczny) – osiągnięcie celu powinno być prawdopodobne a założenia realistyczne, np. wzrost liczby turystów odwiedzających gminę w skali roku o 40% - w przypadku inwestycji polegającej na budowie miejsc widokowych wydaje się celem mało realistycznym. Timed (określony w czasie) - cel powinien znajdować odzwierciedlenie w czasie, np. wzrost liczby turystów odwiedzających gminę w skali roku o 10% w stosunku do 2010 roku – prawidłowo.

Odpowiedzialność za ustalanie celów: Cele powinny być ustalane przez wszystkich menedżerów w organizacji. Najczęściej jednak każdy z nich odpowiada za określenie celów w zależności od szczebla hierarchii, na którym umiejscowione jest jego stanowisko. Misja i cele strategiczne powinny być określane przez właściciela organizacji i kierowników najwyższego szczebla. Cele taktyczne przez kierowników najwyższego i średniego szczebla. Cele operacyjne przez kierowników średniego i niższego szczebla. Optymalizacja celów – dochodzenie do równowagi (kompromisu) pomiędzy często niespójnymi celami w organizacji.

Planowanie w organizacji Rodzaje planów organizacji: Plany strategiczne – odnoszą się do celów strategicznych (tworzone są dla celu osiągnięcia celów strategicznych). Mają charakter długookresowy i wskazują alokację najistotniejszych zasobów organizacji. Formułowane są najczęściej przez naczelne kierownictwo. Plany taktyczne – tworzone dla osiągania celów taktycznych. Stanowią nierzadko rozbicie planów strategicznych na mniejsze fragmenty. Formułowane są przez kierownictwo średniego szczebla w perspektywie krótszej niż długookresowa. Plany operacyjne – mają stosunkowo wąski zasięg. Opracowywane są przez niższy szczebel kierowniczy w organizacji. Mają pozwolić zrealizować cele operacyjne. Formułowane są na krótki okres czasu. Plan długookresowy (ponad 5 lat), plan średniookresowy (o 1 roku do 5 lat), plan krótkookresowy (do 1 roku).

Proces planowania w toku Planowanie awaryjne Planowanie awaryjne – wykorzystywane przez organizację w celu przygotowania się na nieoczekiwane zmiany, które istotnie mogą zakłócić realizacje planu podstawowego. Proces planowania w toku Etap 1: opracowanie planu podstawowego i uwzględnienie zdarzeń nieoczekiwanych. Etap 2: realizacja planu podstawowego i zdefiniowanie zdarzeń nieoczekiwanych. Etap 3: określenie wskaźników zdarzeń nieoczekiwanych i opracowanie planów awaryjnych na każdą okoliczność. Etap 4: uzupełnianie planu podstawowego lub wprowadzenie planu awaryjnego w przypadku zaistnienia istotnego zakłócenia. Obserwowanie kształtowania się wskaźników. W przypadku przekroczenia ich dopuszczalnego poziomu, wprowadzenie planu awaryjnego.

Bariery w ustalaniu celów i planowaniu Główne bariery Niewłaściwe cele Niewłaściwy system nagradzania Dynamiczne i złożone otoczenie Niechęć do ustalania celów Opór wobec zmian Przeszkody (czas, ograniczone zasoby, restrykcyjna polityka rządu, silna konkurencja) Przezwyciężanie barier Zrozumienie celów i planowania Komunikowanie się i współuczestnictwo Spójność, rewizja i aktualizacja Skuteczne systemy nagradzania

Zarządzanie przez cele Zarządzanie przez cele – metoda równoległego zarzadzania procesami ustalania celów i planowania; wspólne ustalanie celów przez przełożonego i podwładnego. Uruchomienie programu ZPC Ustalenie celów i planów organizacji Wspólne ustalenie celów i planów Przekazywanie celów i planów organizacji Okresowy przegląd Ocena Spotkanie Sprawdzalne cele i jasne plany Doradztwo Zasoby