Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej 25 lat Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Program Systemu Zielonych Inwestycji (GIS) Część 1) Zarządzanie energią w budynkach użyteczności publicznej Harmonogram rzeczowo-finansowy i monitorowanie umowy Jacek Frątczak Departament Ochrony Klimatu Warszawa, 23-01-2014 1

1. Harmonogram rzeczowo-finansowy; - dotacja, - pożyczka. 2. Realizacja i monitorowanie umowy. 3. Uznanie umowy za wykonaną w zakresie rzeczowym.

HARMONOGRAM RZECZOWO-FINANSOWY

Harmonogram rzeczowo - finansowy

Rozliczanie przekazywanych środków Dokumenty rozliczeniowe przekazane przez beneficjenta do NFOŚiGW: Zestawienie faktur i innych dowodów księgowych, Sprawozdanie z postępów realizacji Zadania, Wyciągi bankowe z wydzielonego dla celów rozliczenia zaliczki rachunku bankowego lub oświadczenie iż wszystkie wymienione w zestawieniu dokumenty księgowe zostały zapłacone, Oświadczenie o podatku VAT, Inne dokumenty wymienione w umowie (np. złożenie przed pierwszą wypłatą podpisanych egzemplarzy umowy, statut jednostki, nie zaleganie z opłatami ZUS itp.).

REALIZACJA I MONITOROWANIE UMOWY

Zestawienie faktur

Sprawozdanie z realizacji przedsięwzięcia

OŚWIADCZENIE O PODATKU VAT

Zestawienie: rozliczenie dofinansowania Powinno być zgodne z wzorem załączonym do umowy, Zamieszcza się w nim dokumenty księgowe składające się na kwotę wypłaty w danym okresie rozliczeniowym (nr, data, kwota, odniesienie do HRF, itd.), Musi zawierać: datę sporządzenia, nazwę jednostki, podpisy zgodnie z reprezentacją beneficjenta.

Wykaz dokumentów księgowych Faktura VAT, Faktura korygująca (należy załączać również fakturę korygowaną), Nota korygująca, Duplikat faktury/rachunku, Nota księgowa, Nota obciążeniowa, Zbiorcze zestawienie dokumentów księgowych, Kosztorys powykonawczy.

FAKTURA VAT Powinna zawierać: Imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, Numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, Numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”, Dzień, miesiąc i rok wystawienia, Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, Miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług, Cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), Wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

FAKTURA VAT Powinna zawierać, c.d.: Stawki podatku, Sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki, Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, Odpowiednio wyraz „ORYGINAŁ” albo „KOPIA”; Kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

UZNANIE UMOWY ZA WYKONANĄ

Dokumentacja potwierdzająca końcowe wykonanie rzeczowe przedsięwzięcia Sprawozdanie końcowe z realizacji Zadania, Poświadczona za zgodność z oryginałem kopia protokołu ostatecznego odbioru i przekazania zadania do eksploatacji lub użytkowania, Pozwolenie na użytkowanie albo zgłoszenie o zakończeniu Zadania wraz z oświadczeniem inwestora, że właściwy organ administracji architektoniczno-budowlanej lub nadzoru budowlanego nie wniósł sprzeciwu, jeżeli zgodnie z odrębnymi przepisami Zadanie takich dokumentów wymaga – w takim przypadku dokumenty te powinny być uzyskane nie później niż w terminie zakończenia realizacji Zadania, Zestawienie kosztów poniesionych na realizację Zadania z określeniem całkowitego kosztu Zadania, ze wskazaniem źródeł finansowania oraz procentowego udziału środków NFOŚiGW w kosztach kwalifikowanych, Oświadczenie o zastosowaniu ustawy (Prawo zamówień publicznych), Oświadczenie o zastosowaniu form informowania o uzyskanym dofinansowaniu zgodnie z „Instrukcją oznakowania przedsięwzięć ze środków NFOŚiGW”.

PROTOKÓŁ KOŃCOWY

Warto zapamiętać Należy czytać umowę ( w trakcie negocjacji i realizacji), Zadbać o potwierdzenie daty złożenia dokumentów w kancelarii NFOSiGW/ lub nadania, Przed opracowaniem wniosku o płatność warto zapoznać się ze szczegółowymi wytycznymi w zakresie zasad rozliczania dotacji/pożyczek w NFOSiGW –http://www.nfosigw.gov.pl/srodki-krajowe/rozliczanie-dofinansowan-nfosigw, Należy przedstawiać dokumenty z okresu trwania umowy lub terminów określonych w umowie, Załączyć kopie dokumentów źródłowych (umowy, porozumienia, itd.) będących podstawą wystawionych dokumentów księgowych, Aby umieścić NIP, nazwę kontrahenta i jego adres, Ujmować wydatki zgodnie z harmonogramem rzeczowo- finansowym (HRF), Oznaczać nazwę dokumentów oraz wskazać jednostki i miary, Aby weryfikować dokumenty przed ich złożeniem, w szczególności te, które nie są wystawione elektronicznie (ręcznie pisane), Dokumenty powinny być każdorazowo podpisane przez osoby je przygotowujące, jak i weryfikujące składaną dokumentację rozliczeniową,

Warto zapamiętać c.d. Potwierdzamy dokumenty za zgodność z oryginałem (data, podpis). Kwoty wykazywane w dokumentach księgowych zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza, O wszelkich zmianach w realizacji przedsięwzięcia informować dotującego/pożyczkodawcę, Dowody księgowe powinny być czytelne i nie budzić wątpliwości, Błędy przy opisie merytorycznym dowodu księgowego korygujemy poprzez skreślenie błędnego wyrazu/wartości, wpisanie prawidłowej, postawienie parafy oraz daty, kiedy dokonano korekty,

Dziękuję za uwagę