Katowice, 10 października 2016 projektowany system scentralizowanej obsługi finansowo-księgowej i administracyjnej jednostek oświatowych w Gminie Katowice Katowice, 10 października 2016

Systemy obsługi finansowo-księgowej i administracyjno- organizacyjnej w Gminie Katowice tradycyjny system obsługi tzw. rozproszony realizowany bezpośrednio przez jednostkę oświatową scentralizowany system obsługi realizowany przez ZEAS-y , w Katowicach funkcjonujący pod nazwą Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych

Obsługa prowadzona przez Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych do dnia 31 grudnia 2016 r. Struktura organizacyjna i zadania Lokalizacja Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych może działać do 31 grudnia 2016 r.

Schemat Organizacyjny ZOJO Dyrektor Zespołu Z-ca Dyrektora ds. Technicznych Wydział Techniczny (DT) Wydział Organizacyjno-Prawny (DN) Główny Księgowy Wydział Finansowo-Księgowy (DF)

Schemat Organizacyjny ZOJO (1) Wydział Finansowo-Księgowy (DF) Z-ca Głównego Księgowego FZ [1] Dział Księgowości FK [33] Dział Rachuby FR [14] Referat ds. Planowania FP [3] Kasa FA FA [2]

Schemat Organizacyjny ZOJO (2) Wydział Organizacyjno-Prawny (DN) Audytor wewnę-trzny NA [1] Dział Organiza-cyjny NO [12,5] Referat Radców Prawnych NR [2,75] Referat ds. funduszy stypen-dialnych NS [4] Referat ds. bhp NB [1,5] Komórka ds. OC NC [0,25] Admini-strator Bezpie-czeństwa Informacji ABI [0,1]

Schemat Organizacyjny ZOJO (3) Wydział Techniczny (DT) Dział Remontów TR [14] Referat ds. zamówień publicznych TZ [3] Dział Administracji i Obsługi Eksploatacyjnej TA [11,25] Informatyk TI [1,9]

System Obsługi Jednostek Oświatowych od 1 stycznia 2017 r. Podstawa prawna Przepisy wprowadzające ustawę z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw stwarzają możliwość zapewnienia wspólnej obsługi jednostkom organizacyjnym Gminy Katowice w tym jednostkom oświatowym. Wspólna obsługa obejmuje obsługę w zakresie finansowym, rachunkowym administracyjno-organizacyjnym W ustawie jednostki , które będą objęte wspólną obsługą zwane są „ jednostkami obsługiwanymi” a jednostka utworzona do ich obsługi zwana jest „ jednostką obsługującą” Szczegółowy opis powierzonych jednostce obsługującej zadań

Prawa i kompetencje jednostek obsługiwanych w systemie scentralizowanym Jednostki obsługiwane w systemie scentralizowanym zachowują następujące kompetencje w zakresie: dysponowania środkami publicznymi, zaciągania zobowiązań, sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie

Prawa i kompetencje jednostek obsługiwanych w systemie scentralizowanym Jednostki obsługiwane posiadają prawo: do wglądu do dokumentacji przekazanej jednostce obsługiwanej do uzyskiwania informacji w zakresie objętym wspólną obsługą do ochrony danych przekazanych i przetwarzanych przez jednostkę obsługująca wynikającą z powierzonych zadań

Kompetencje kierownika jednostki obsługiwanej  PODSTAWA PRAWNA Prawo do zaciągania zobowiązań, w tym pieniężnych (np. środków publicznych; na podstawie umów, których realizacja w roku budżetowym i w latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania jednostki). art.46, art. 258 ust. 1 pkt 3 i art. 261 u.f.p.* Uprawnienia do dysponowania środkami publicznymi.  art. 54 ust.1 pkt 2 u.f.p. Podejmowanie decyzji o przeniesieniu wydatków i związane z tym wprowadzenie odpowiednich zmian w planach finansowych oraz informowanie o dokonanych przeniesieniach Urząd Miasta.   art. 258 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 u.f.p. oraz § 12 ust. 3 r.s.p.g.f.** *u.f.p. – ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). **r.s.p.g.f. – rozporządzenie z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 1542).

Kompetencje kierownika jednostki obsługiwanej –c.d.  PODSTAWA PRAWNA Sporządzanie, zatwierdzanie planów finansowych i przekazanie do Urzędu Miasta .  § 5 ust. 3 r.s.p.g.f. Dostosowanie projektu planu finansowego do uchwały budżetowej.  art. 249 ust. 2 u.f.p. i § 8 ust. 5 r.s.p.g.f. Zmiany w planie finansowym będące konsekwencją zmian w uchwale budżetowej.   § 12 ust. 2 r.s.p.g.f. *u.f.p. – ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). **r.s.p.g.f. – rozporządzenie z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 1542).

Podział odpowiedzialności w systemie scentralizowanej obsługi Nowe przepisy uporządkowują kwestię odpowiedzialności za prowadzenie spraw jednostki organizacyjnej. Podział tej odpowiedzialności opiera się na zasadzie „ tyle odpowiedzialności , ile zadań” Za wszystkie zadania przekazane jednostce obsługującej odpowiedzialność ponosi dyrektor tej jednostki.

Jak będzie funkcjonować od 1 stycznia 2017 r Jak będzie funkcjonować od 1 stycznia 2017 r. obsługa jednostek oświatowych prowadzona dotychczas przez ZOJO Działający dotychczas Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych na podstawie Ustawy o systemie oświaty do dnia 31 grudnia 2016 r. podlegać będzie reorganizacji i dostosowaniu do nowych warunków prawnych. Zespół stanie się nową jednostką organizacyjną tzw. jednostka obsługującą wyznaczone jednostki tzw. jednostki obsługiwane

Zadania ZOJO związane z reorganizacją i dostosowaniem do nowych warunków prawnych zapewnienie struktury organizacyjnej i kadry pracowniczej adekwatnej do nowych zadań opracowanie regulaminów i instrukcji dla jednostki obsługującej określenie zasad i terminów dla przedkładania dokumentacji przez jednostki obsługiwane ustalenie zasad dokonywania płatności przez jednostki obsługiwane wprowadzenie rozwiązań organizacyjnych zapewniających obsługiwanym jednostkom możliwość realizacji ich praw , w tym prawa wglądu do dokumentów , pozyskiwanie niezbędnych informacji, zapewnienie jednej lokalizacji dla jednostki obsługującej możliwość przejęcia pracowników wraz z zadaniami

Nowy Schemat Organizacyjny Dyrektor Zespołu Z-ca Dyrektora Wydział Techniczny (DT) Wydział Organizacyjno-Prawny (DN) Główny Księgowy Wydział Finansowo-Księgowy (DF)

Nowy Schemat Organizacyjny (1) Wydział Finansowo-Księgowy (DF) Z-ca Głównego Księgowego FZ [1] Dział Księgowości FK [55,4] Dział Rachuby FR [27] Referat ds. obsługi dotacji FD [3] Referat ds. funduszy stypendial-nych FS [4] Kasa FA [2]

Nowy Schemat Organizacyjny (2) Wydział Organizacyjno-Prawny (DN) Audytor wewnę-trzny NA [1] Dział Organiza-cyjny NO [14] Referat Radców Prawnych NR [4] Referat ds. zamówień publicz-nych (w tym 1etat RP) NZ [6] Referat ds. bhp NB [3] Komórka ds. OC NC [0,35] Admini-strator Bezpie-czeństwa Informacji ABI [2]

Nowy Schemat Organizacyjny (3) Wydział Techniczny (DT) Dział Remontów TR [22] Dział Administracji i Obsługi Eksploatacyjnej TA [12,5] Informatyk TI [4]

Katalog zalet centralizacji usług prowadzenie wspólnej polityki rachunkowości poprzez wprowadzenie jednolitych zasad grupowania operacji gospodarczych oraz ich prezentowania w sprawozdaniach finansowych lepsza kontrola oraz ograniczenie wystąpienia nieprawidłowości w działaniach poszczególnych jednostek oświatowych wprowadzenie jednolitego oprogramowania co zapewnia szybsze przekazywanie informacji

Katalog zalet centralizacji usług – c.d. (1) dyspozycja środkami pieniężnymi gminy jest oddzielona od kasowego jej wykonania wsparcie jednostek oświatowych ze strony wyspecjalizowanych pracowników standaryzacja działań i ujednolicenie procedur szybsza reakcja na zmiany przepisów obniżenie kosztów zatrudnienia administracji zapewnienie efektywniejszego zarządzania kadrami (większa możliwość organizacji zastępstw) obniżenie kosztów utrzymania jednostek oświatowych wynikająca z prowadzenia wspólnych zakupów towarów i usług

Katalog zalet centralizacji usług – c.d. (2) odciążenie dyrektorów jednostek oświatowych od organizowania zadań i odpowiedzialności za:  realizację zadań finansowo-księgowych, prowadzenia sprawozdawczości, organizowanie postępowań udzielenia zamówień publicznych na dostawę towarów i usług, organizowanie i nadzorowanie prac remontowo- inwestycyjnych, realizację zadań w zakresie zachowania bezpiecznych warunków pracy, zadań związanych z SIO, prowadzenia zadań w zakresie zapewnienia należytej ochrony przetwarzanych danych obieg i archiwizację dokumentacji finansowo-księgowej przeniesienie kontroli zewnętrznych głównie do jednostki obsługującej

Katowice, 10 października 2016 ZOJO przykładem Scentralizowanego Systemu Obsługi w Gminie Katowice DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ Katowice, 10 października 2016