Przygotowanie do kontroli, realizacja i dokumentowanie postępowań kontrolnych w aspekcie bieżących działań BKSW Wydział Kontroli Biura Kontroli, Skarg i Wniosków Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej Kraków, październik 2016 r.

2 Spotkanie dotyczące koordynacji działalności kontrolnej z udziałem kierowników komórek ds. kontroli organów i jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra SWiA

organizacja kontroli instytucjonalnej w MSWiA; doświadczenia wynikające z opracowania raportów otwarcia, obejmujących: nieprawidłowości, ryzyka, zagrożenia; kontrole z zakresu właściwości Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, które dotyczyły m.in. obrony cywilnej (ochrony ludności); Tematyka spotkania 3

doświadczenia wynikające z centralizacji komórek kontroli w urzędach wojewódzkich w aspektach koordynacji i nadzoru; symptomy mogące świadczyć o nieprawidłowościach/nadużyciach w szczególności korupcji, symptomy na poziomie osobowym i dokumentów; źródła informacji o nieprawidłowości/nadużyciach; 4

55 Tematyka spotkania planowanie działalności kontrolnej, przy którym niezbędna jest ocena możliwości wystąpienia oszustw, nadużyć oraz obszarów i mechanizmów korupcjogennych; w analizie ryzyka należy, korzystając ze źródeł wewnętrznych jednostki i zewnętrznych, uwzględnić w szczególności: wyniki wcześniejszych kontroli i audytów, skargi, wnioski i inne sygnały o nieprawidłowościach, kwoty wydatkowanych środków publicznych, wyniki badań i analiz; dobre praktyki w zakresie stosowania przepisów o kontroli w administracji rządowej (COA, komentarz);

666 Tematyka spotkania omówiono potrzebę: skutecznej informacji i komunikacji w działaniu, koordynacji i wdrażania dobrych praktyk, podejmowania prac przeciwdziałających korupcji, standaryzacji i ujednolicenia dokumentów (w ramach zajęć warsztatowych w dniu jutrzejszym) zwrócenia uwagi i doboru odpowiednich kryteriów, gdy przedmiotem kontroli jest „poczucie krzywdy społecznej”.

7777 Kontrola instytucjonalna BKSW-II-0754/31-1/16 z 30 czerwca 2016 r. Monitorowanie realizacji wniosków i zaleceń, efekty kontroli System naprawczy: zmiana przepisów wewnętrznych zmiany personalne na stanowiskach pracy poprawa wizerunku przestrzeganie etyki terminowość załatwiania spraw reagowanie na informacje medialne organizowanie i dokumentowanie ustaleń z narad dobre praktyki, nagradzanie pracowników inne zastosowane. Dyscyplina pracy: zmiany w strukturze organizacyjnej zgłoszenia do właściwych organów działania dyscyplinarne praktyki dyscyplinujące (udokumentowane) stosowanie ocen w wystąpieniach pokontrolnych (wskazujących np. na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości) inne zastosowane.

88888 Koordynacja kontroli Funkcja koordynująca DKSiW realizowana w odniesieniu do resortu spraw wewnętrznych i administracji obejmuje leżący po stronie komórek kontroli obowiązek przekazywania: planów kontroli, dokumentów pokontrolnych, informacji o kontrolach zewnętrznych i ich wynikach, danych i informacji do rocznego sprawozdania o działalności kontrolnej resortu swia.

Dzień jutrzejszy… Planowane jest rozszerzenie i wzmocnienie funkcji koordynacyjnej poprzez: objęcie koordynacją urzędów wojewódzkich, pogłębienie koordynacji w zakresie planowania kontroli o analizę zawartości „planów kontroli organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra SWiA” na wzór analizy planów kontroli urzędów wojewódzkich wykonywanych przez KPRM,

10 Dzień jutrzejszy (c.d.) zamiana praktyki przekazywania dokumentów pokontrolnych na przesyłanie informacji o wynikach kontroli – w układzie umożliwiającym łatwiejszą ich analizę, rozpowszechnianie informacji o wynikach kontroli zewnętrznych (może w przyszłości również wewnętrznych), które mogą mieć znaczenie dla resortu (zajęcia warsztatowe) lub mogą zostać wykorzystane w planowaniu kontroli w resorcie swia i urzędach wojewódzkich, opracowanie jednego dla MSWiA i KPRM sprawozdania rocznego z działalności kontrolnej resortu swia,

11 Dzień jutrzejszy (c.d.) wsparcie działań na rzecz stałego podnoszenia jakości kontroli m.in. poprzez:  wystąpienie z inicjatywą do kom.org. MSWiA nadzorującej wojewodów w sprawie opracowania zasad oceny wojewodów (podległe służby?),  zachęcanie do cyklicznych spotkań kierowników komórek kontroli m.in. w ramach inicjatywy urzędów wojewódzkich,  zachęcanie do dokonywania regularnych zewnętrznych ocen komórek kontroli w urzędach obsługujących organy i w jednostkach podległych lub nadzorowanych przez Ministra,  w miarę pojawiających się możliwości organizowanie szkoleń i spotkań przez MSWiA.

12 Wnioski: 1.Prowadzić bieżącą analizę ryzyka stanowiącą podstawę do planowania kontroli. 2.Podstawą planowania powinna być kontrola wykonania zadań (wg kryteriów: skuteczności, wydajności, oszczędności). Można łączyć kontrole wykonania zadań i prawidłowości. 3.Kontrola wykonania zadań wymaga specjalizacji kontrolerów.

13 Wnioski: 4.W ramach zarządzania stosować różne formy nadzoru (polecenia, rekomendacje, opinie, spotkania… nie tylko kontrole). 5.Dokonać aktualizacji (ujednolicenia) dokumentów kontrolnych. Stosować wdrożone przez siebie procedury. 6.Kontynuować szkolenia dla kkk. Zapowiedziano szkolenia i spotkania w MSWiA.

14 Wnioski: 7.Rozważyć możliwość przesyłania kopii wystąpień pokontrolnych z jednostek podległych do merytorycznych komórek organizacyjnych zarządzającego kontrolę. 8.Konieczność koordynacji w urzędach przepływu informacji umożliwiającej szybkie pozyskanie, przeanalizowanie danych i ich ocenę (w różnym zakresie). 9.Rozpowszechnić materiały i prezentacje ze szkoleń. Zapoznać kontrolerów z nowymi standardami INTOSAI.

15 BKSW-II-0754/31-1/16 z 30 czerwca 2016 r. Cel: doskonalenie mechanizmów kontrolnych przedstawienie zagadnień mających wpływ na jakość i efektywność kontroli

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ 16