Najczęstsze błędy we WND w zakresie kwalifikowalności Olsztyn, 10 czerwca 2016 r.

Plan prezentacji Uproszczone metody rozliczania wydatków Cross-financing i środków trwałe Zasada uczciwej konkurencji Zlecanie usług merytorycznych Koszty pośrednie Wkład własny Personel projektu (zewnętrzy/wewnętrzny)

Uproszczone metody rozliczania wydatków Stawki jednostkowe Kwoty ryczałtowe Dopuszczone przez IOK są tylko w Działaniu 2.3 w zakresie szkoleń z j.angielskiego, j.niemieckiego oraz j.francuskiego i obejmują: Koszt organizacji szkolenia Koszt rekrutacji Koszt wykładowcy Wyposażenie sali Materiały szkoleniowe (z wyjątkiem) Woda i egzaminy Podręcznik na potrzeby realizacji usługi szkoleniowej Koszt pośrednie Środki trwałe i cross-financing W projektach do 100 tys.euro wkładu publicznego obligatoryjnie (wyjątek – 100% pzp lub zasada konkurencyjności)

Kwoty ryczałtowe Rozliczanie wydatków 1.Wydatki rozliczane metodą uproszczoną są traktowane jako wydatki poniesione. 2.Nie ma obowiązku gromadzenia i opisywania dokumentów księgowych ale niezbędne są dokumenty potwierdzające zrealizowanie zakresu zadań, osiągnięcie rezultatów i wykonanie produktów, którym przypisane są kwoty.

Kwoty ryczałtowe Rozliczanie wydatków cd. Wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej musi odnosić się do zakresu oferowanego wsparcia, a nie realizacji celu, np. rozliczając zadanie związane ze szkoleniami nauczycieli wskaźnikiem jest: liczba przeprowadzonych godzin kursu, liczba wydanych zaświadczeń/certyfikatów, liczba zakupionych i przekazanych materiałów dydaktycznych, liczba zapewnionych dojazdów, itd.

Kwoty ryczałtowe PRZYKŁADY Rozliczanie wydatków – Działanie 2.4 I kursy i szkolenia uczniów -listy obecności z kursu -potwierdzeniem otrzymania materiałów szkoleniowych, poczęstunku -sprawozdanie/protokół potwierdzający liczbę osób, które przystąpiły do egzaminu, które uzyskały minimalną frekwencję -kserokopie zaświadczeń/certyfikatów ukończenia kursu w przypadku niezdania egzaminu lub przy dużej liczbie osób protokół odbioru zaświadczeń -oświadczenie uczestnika o zapewnieniu mu nieodpłatnego transportu -program kursu z dziennikiem -protokoły z przeprowadzonych ankiet badających poziom satysfakcji/ wywiadów/ pre i post testów

Kwoty ryczałtowe PRZYKŁADY Rozliczanie wydatków – Działanie 2.4 II staże - zaświadczenie imienne wystawione przez pracodawcę o odbyciu stażu - oświadczenie dotyczące otrzymanego stypendium - oświadczenie dotyczące nieodpłatnie otrzymanych materiałów, narzędzi, odzieży, itp. niezbędnych do odbycia stażu - oświadczenie uczestnika o zapewnieniu mu nieodpłatnego transportu

Kwoty ryczałtowe PRZYKŁADY Rozliczanie wydatków – Działanie 2.4 III diagnoza potrzeb uczniów -wstępne deklaracja przystąpienia do projektu -zestawienie zrealizowanych diagnoz potrzeb uczniów -poziom satysfakcji/ wywiadów/ pre i post testów -formularze, ankiety uczniów -karty diagnozy

Cross – financing Cross- financing w ramach projektów współfinansowanych z EFS może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, bez których realizacja projektu nie byłaby możliwa, w szczególności w związku z zapewnieniem realizacji zasady równości szans, a zwłaszcza potrzeb osób z niepełnosprawnościami.

Cross – financing Obecnie na gruncie EFS jako cross-financing rozumie się wyłącznie wydatki dotyczące: zakupu nieruchomości, zakupu infrastruktury, przy czym poprzez infrastrukturę rozumie się elementy nieprzenośne, na stałe przytwierdzone do nieruchomości, np. wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie windy w budynku, dostosowania lub adaptacji (prace remontowo-wykończeniowe) budynków i pomieszczeń.

Cross- financing, środki trwałe - limit Środki trwałe 350 PLN netto Środki trwałe +10% wartości projektu cross-financing Cross-financing 8,5% wartości projektu

Cross- financing, środki trwałe – wniosek o dofinansowanie W przypadku kosztów, które podlegają regule cross-financingu i środków trwałych, należy w budżecie szczegółowym oznaczyć te wydatki w polu wyboru (tzw. „check-box”). W przypadku wydatków poniżej 350,00 PLN netto pole wyboru (tzw. „check-box”) musi zostać nieodznaczone. W przypadku wątpliwości związanych z zakwalifikowaniem wydatku do cross-financingu, środków trwałych należy zaznaczyć taki wydatek jako cross- financing.

W przypadku wykazania w budżecie szczegółowym projektu wydatków kwalifikowalnych na zakup środków trwałych o wartości od 350,00 PLN do 440,00 PLN, w celu zweryfikowania poprawności odznaczenia pola wyboru wykazującego środek trwały, należy w kolumnie „Kategoria kosztu” uzupełnić opis o „%” stawki VAT, np. kategoria kosztu „Zakup drukarki atramentowej (23 %VAT) Cross- financing, środki trwałe - wniosek o dofinansowanie cd.

Konieczność uzasadnienia pozyskania środków trwałych wraz ze wskazaniem najbardziej efektywnej metody: PLN netto - limit z Wytycznych (Rozdział 6.12) PLN netto - limit z Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie – obowiązujący Beneficjanta Uzasadnienie nie musi być sporządzone indywidualnie dla każdego środka trwałego, ale może dotyczyć również grupy środków trwałych o tym samym przeznaczeniu. Uzasadnienie kosztów pozyskania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

Uzasadnienie kosztów Obowiązkowo we wniosku o dofinansowanie należy podać uzasadnienie wysokości poszczególnych stawek (dokonać szacowania kosztów), gdyż będzie ona podlegać ocenie efektywności i racjonalności wydatków. „Zestawienie standardu i cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków” jest załącznikiem do Regulaminu konkursu.

Zasada uczciwej konkurencji Udzielanie zamówienia publicznego w ramach projektu następuje zgodnie z: ustawą Pzp – w przypadku beneficjenta będącego podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 ustawy Pzp do jej stosowania; zasadą konkurencyjności- w przypadku: 1.beneficjenta nie będącego podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 ustawy Pzp do jej stosowania, w przypadku zamówień publicznych przekraczających wartość 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT),

Zasada uczciwej konkurencji 2.beneficjenta będącego podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 ustawy Pzp do jej stosowania:  w przypadku zamówień publicznych o wartości niższej od kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT),  w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej od kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT).

Zlecanie usług merytorycznych Polega na powierzeniu wykonawcom zewnętrznym, nie będącym personelem projektu, realizacji działań merytorycznych przewidzianych w ramach danego projektu, np. zlecenie usługi szkoleniowej (wyjątki). do 30% wartości projektu ogólna zasada – do 30% wartości projektu

Uzasadnienie zlecania zadań w projekcie We wniosku o dofinansowanie powinien znaleźć się: opis przyczyn zlecania części projektu (usług merytorycznych) do realizacji przez wykonawców, uzasadnienie dlaczego daną usługę merytoryczną wnioskodawca chce zlecić wykonawcy i dlaczego nie jest w stanie sam jej zrealizować. Przy zlecaniu wykonania części realizacji projektu należy pamiętać o przestrzeganiu przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych oraz zasady konkurencyjności– w zakresie, w jakim mają one zastosowanie do wnioskodawcy lub jego partnerów.

Uzasadnienie zlecania zadań w projekcie cd. Wnioskodawca musi pamiętać, że faktyczną realizację zleconej usługi merytorycznej należy udokumentować (np. protokołem zdawczo – odbiorczym). Nie jest kwalifikowalne zlecenie usługi merytorycznej przez wnioskodawcę partnerom projektu i odwrotnie.

Przykład + = Koszty pośrednie Koszty bezpośrednie zł Koszty bezpośrednie zł Koszty pośrednie do 1 mln zł 25% = zł Kb + kp zł Kb + kp zł Projekt > 1 mln zł = kp = 20%!!! Kp = zł Kb + kp = zł Błędny wybór = odrzucenie wniosku o dofinansowanie

Wkład własny Wnioskodawca może go wnieść w postaci niepieniężnej i finansowej. Wykazanie wkładu własnego możliwe jest zarówno w kosztach bezpośrednich jak i pośrednich. Możliwe jest łączenie różnych form wkładu własnego, np. wniesienie wkładu własnego częściowo w postaci pracy wolontariusza, a częściowo w postaci opłat od uczestników. Obligatoryjny w ramach przedmiotowego konkursu minimalny wkład własny wynosi 10 % wartości projektu

Wkład własny cd. Wkład niepieniężny - przykłady:  udostępnianie/użyczanie budynków, pomieszczeń, urządzeń, wyposażenia na potrzeby projektu;  świadczenia wykonywane przez wolontariuszy na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego;  dodatki lub wynagrodzenia wypłacane przez stronę trzecią uczestnikom danego projektu; Zastrzeżenie: wkład własny jest niekwalifikowalny w przypadku wniesienia go w postaci środka trwałego, który był w ciągu 7 lat wstecz (w przypadku nieruchomości 10 lat) współfinansowany ze środków unijnych lub z dotacji krajowych.

Wkład własny cd. Wkład finansowy - przykłady:  wynagrodzenie kadry merytorycznej zaangażowanej w realizację projektu, która nie jest finansowana ze środków projektu;  środki finansowe będące w dyspozycji danej instytucji lub pozyskane przez tą instytucję z innych źródeł;  wkład w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem;  środki wpłacane przez podmioty zewnętrzne (np. przez uczestników projektu, pracodawców, sponsorów);  opłaty związane z udziałem uczestników w projekcie;

Wkład własny cd. Sposób obliczenia wysokości wkładu własnego: Wartość wkładu własnego = Całkowita wartość wydatków kwalifikowalnych projektu x 10 % Wartość wkładu własnego stanowi różnicę między kwotą wydatków kwalifikowalnych, a kwotą dofinansowania przekazaną Wnioskodawcy, zgodnie ze stopą dofinansowania dla projektu, rozumianą jako procent dofinansowania wydatków kwalifikowalnych. Wartość wkładu własnego stanowi różnicę między kwotą wydatków kwalifikowalnych, a kwotą dofinansowania przekazaną Wnioskodawcy, zgodnie ze stopą dofinansowania dla projektu, rozumianą jako procent dofinansowania wydatków kwalifikowalnych.

Wkład własny cd. Istotne jest zachowanie spójności pomiędzy częściami WND, w szczególności: budżetem projektu, uzasadnieniem dla przewidzianego w projekcie wkładu własnego, w tym metodologią wyliczenia jego wartości znajdującymi się w części Uzasadnienie kosztów WND, sposobem realizacji projektu w części 4.1, tak aby informacje o wkładzie własnym wnoszonym w ramach poszczególnych zadań znalazły odzwierciedlenie w każdej z wymienionych części WND.

Zatrudnienie personelu Koszty związane z angażowaniem personelu Wydatki związane z wynagrodzeniem personelu projektu są ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi, w szczególności z Kodeksem pracy, Kodeksem cywilnym oraz Kartą Nauczyciela. Wynagrodzenie nauczycieli zgodnie z art.30 KN składa się z: 1)wynagrodzenia zasadniczego, 2)dodatków, 3)wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, 4)nagród i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. Wynagrodzenie nauczycieli zgodnie z art.30 KN składa się z: 1)wynagrodzenia zasadniczego, 2)dodatków, 3)wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, 4)nagród i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy.

Zatrudnienie personelu Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu współfinansowanego z EFS w ramach RO WiM na lata w części 4.5 wniosku POTENCJAŁ WNIOSKODAWCY I PARTNERÓW należy wskazać potencjał kadrowy w zakresie kadry merytorycznej wnioskodawcy/partnerów w podziale na: 1)Kadrę własną (posiadaną) – osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę i osoby współpracujące oraz samozatrudnienie; 2)Kadrę zewnętrzną – pozostałe osoby, np. zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej, prowadzące działalność Posiadany potencjał kadrowy może być wykazany jako wkład własny w projekcie.

ZATRUDNIENIE PERSONELU cd. Do realizacji zajęć w ramach programów finansowanych ze środków pochodzących z budżetu UE w szkole lub placówce publicznej może być zatrudniony: W przypadku, gdy osoba stanowiąca personel projektu jest pracownikiem beneficjenta jej zaangażowanie do projektu lub projektów może mieć miejsce wyłącznie na podstawie stosunku pracy lub umowy o dzieło. Nauczyciel własny Nauczyciel z zewnątrz

Zatrudnienie personelu cd. NAUCZYCIEL WŁASNY - otrzymuje wynagrodzenie jak za godziny ponadwymiarowe, które wypłacane jest według stawki osobistego zaszeregowania nauczyciela z uwzględnieniem dodatku za warunki pracy; NAUCZYCIEL Z ZEWNĄTRZ - podstawą zatrudnienia Kodeks Pracy, nauczycielowi przysługuje wynagrodzenie nie wyższe niż wynagrodzenie za jedną godzinę prowadzenia zajęć ponadwymiarową dla nauczyciela dyplomowanego posiadającego wykształcenie wyższe magisterskie i realizującego tygodniowy obowiązkowy wymiar zajęć.

Zatrudnienie personelu cd. Uregulowania dotyczące angażowania personelu nie mają zastosowania do personelu projektu zaangażowanego w ramach działań/zadań rozliczanych za pomocą uproszczonych metod, np. koordynatora projektu, którego wynagrodzenie przewidziane jest w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem.

Dziękuję za uwagę Departament Europejskiego Funduszu Społecznego Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie