BUDOWANIE ETYCZNEJ FIRMY Wykład 5

Jesteś wicedyrektorem ds. finansów i informacji, odpowiedzialnym za sporządzanie niefinansowych informacji o wynikach działalności firmy. Nowo mianowany dyrektor ds. finansów i informacji wywiera na ciebie silny nacisk w sprawie zgromadzenia i zaprezentowania tegorocznych informacji o wynikach działalności na potrzeby przedstawienia ich członkom zarządu i radzie nadzorczej. Dyrektor wyraźnie zaznaczył, że oczekuje, aby przedstawione informacje o wynikach działalności spowodowały podtrzymanie przez radę pozytywnej opinii o funkcjonowaniu firmy. Niektóre korzystne informacje o wynikach działalności nie zostały odpowiednio zweryfikowane, ale dyrektor chce, aby były zaprezentowane, ponieważ przedstawi to wyniki firmy w lepszym świetle. Wiesz, że w ostatnim roku niektóre wydziały miały trudności z realizacją założonych celów, co wynikało z kłopotów finansowych i niedoborów kadrowych. Po dokładnym sprawdzeniu systemów informatycznych nabierasz obaw, że odnośne informacje mogą być błędne, a ujawnienie prawdziwych danych może zwrócić uwagę na poważne pogorszenie wyników działalności firmy. Wiesz o kilku przypadkach, kiedy wydziały prowadziły działalność opartą na podwójnym liczeniu transakcji biznesowych celem wykazania zwiększonych dochodów na finansowanie firmy. Zostało to wykazane w ostatnim raporcie z audytu wewnętrznego, który niebawem zostanie przekazany komitetowi audytu. Dyrektor wywiera na tobie znaczną presję, abyś ukrył te fakty na krótki czas, podczas gdy on zweryfikuje odpowiednie pozycje i podejmie działania zaradcze.

Fundamentalne zasady: Uczciwość: Musisz dołożyć wszelkich starań, aby zapewnić, że ostateczna informacja o wynikach stanowi bezpośrednie i wiarygodne przedstawienie wyników działalności firmy. Obiektywizm: W jaki sposób możesz utrzymać swój zawodowy obiektywizm wobec presji ze strony dyrektora ds. finansów i informacji? Jeżeli ocena wyników działalności ośrodka ma wpływ na Twoje położenie, w jaki sposób możesz uniknąć powiązania osobistych interesów ze swoim osądem etycznym? Kompetencje zawodowe i należyta staranność: Masz obowiązek wykonywać swoją pracę z należytą starannością, dokładnością oraz terminowo. Będzie to wymagało zachowania równowagi pomiędzy koniecznością weryfikowania większości informacji o wynikach działalności a potrzebą składania sprawozdań w odpowiednim terminie. Ponadto masz obowiązek wykonywać polecenia swojego przełożonego – zgodnie z swoja rolą zawodową.

Co zrobić? 1. Jakie są fakty? 2. Jakie strony są zaangażowane w problem? 3. Kto powinien uczestniczyć w rozwiązywaniu tego problemu? 4. Jakie można podjąć działania?

Etyczna Firma To organizacja, która już w swej misji zawiera pewien poziom kultury gospodarowania, która nie będzie kojarzona ze szkodzeniem innym, nieuczciwością. Firma taka wytwarza swoje własne kodeksy, normy wartości, które z biegiem czasu zakorzeniają się w świadomości pracowników firmy. Działanie etyczne jako efekt presji Działanie etyczne jako efekt intencji

Etyczna kultura Składniki formalne: strategia, przywództwo, struktura władzy, system nagród, system szkoleń Składniki nieformalne: normy i zachowania innych ludzi Wzorce myślenia i zachowania Wartości kultury organizacji

Zysk to nie wszystko Zgodnie z ustawą o swobodzie gospodarczej z lipca 2004 r. Art. 17. Przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą na zasadach uczciwej konkurencji i poszanowania dobrych obyczajów oraz słusznych interesów konsumentów. Art. 18. Przedsiębiorca jest zobowiązany spełnić określone przepisami prawa warunki wykonywania działalności gospodarczej, w szczególności dotyczące ochrony przed zagrożeniem życia, zdrowia ludzkiego i moralności publicznej, a także ochrony środowiska.

Kreowanie etycznego wizerunku firmy Sformułowanie misji firmy Misja – to zespół wspólnych wartości jakie uznają pracownicy.  Opracowanie strategii firmy  Styl zarządzania  Struktura firmy  Sposób wykorzystania zasobów  Sposób wykorzystania zdolności pracowników  Sposób nagradzania pracowników

Budowanie kultury etycznej „Dbaj o swój personel i o klientów, a rynek zadba o ciebie” Kultura etyczna to: Sposób postępowania ludzi wobec siebie nawzajem Sposób postępowania w stosunku do klientów i dostawców Sposób budowania zgody

Przywództwo etyczne Przywództwo to proces kierowania i wpływania na działalność członków grupy, związaną z jej zadaniami Moralność indywidualną przywódcy wyznaczają: cechy (prawość, uczciwość i wiarygodność), zachowania (otwartość, troska o innych, „dobre” postępowanie, osobista moralność), podejmowanie decyzji (oparcie o wartości, obiektywność, troska o społeczność, podążanie za normami moralnymi) Moralność menedżerską tworzą: własny przykład, system kar i nagród, a także umiejętność komunikowania etycznych wartości innym pracownikom Cztery typy przywódców: a) Etyczny (połączenie indywidualnej i menedżerskiej moralności) b) Hipokryta (brak moralności indywidualnej) c) Neutralny (brak moralności menedżerskiej) d) Nieetyczny (brak obu typów moralności)

System nagród i kar Wzmocnienia pozytywne okazują się skuteczniejsze w uczeniu ludzi etycznego zachowania Wzmocnienia negatywne są skuteczniejsze w modyfikowaniu zachowania Karanie jest swoistym doświadczeniem o charakterze społecznym, które dotyczy nie tylko karzącego (kierownika/menedżera) i karanego (pracownika), ale także całego otoczenia społecznego

Szkolenia z zakresu etyki Projektując szkolenia etyczne należy: angażować wszystkich pracowników, niezależnie od szczebla w hierarchii (szczególnie ważne jest, aby kierownicy i menedżerowie wyższego szczebla uczestniczyli w tego typu szkoleniach) uwzględniać indywidualne wzorce uczenia się i przetwarzania informacji stosować grupowy kontekst treningów uwzględniać perspektywę wszystkich interesariuszy stosować aktywne i induktywne uczenie się.

Przeprowadzając szkolenia etyczne należy: pomóc uczestnikom w identyfikowaniu etycznych wymiarów decyzji biznesowych nauczyć sposobów radzenia sobie z kwestiami etycznymi pomóc w zrozumieniu niejednoznaczności tkwiących w problemach etycznych uświadomić uczestnikom, że etyczny wizerunek firmy, zarówno zewnętrzny jak i wewnętrzny kształtowany jest poprzez ich działania zachęcić do konsultowania etycznych dylematów z innymi pracownikami, przełożonymi bądź menedżerami ds. etyki eliminowanie przekonań, że nieetyczne zachowanie może zostać usprawiedliwione

Z badań w 2014 roku nad amerykańskimi pracownikami wynika, że 69% z nich potwierdza występowanie w ich przedsiębiorstwach tego typu szkoleń. W tym samym niemal czasie przeprowadzono badania w Polsce. Wyniki pokazują, że 70% z pośród 800 przebadanych przedsiębiorstw nie prowadziło szkoleń z zakresu etyki w okresie ostatnich 3 lat. Szkolenia takie prowadziło jedynie ok. 30% badanych przedsiębiorstw z różną częstotliwością (od kilku razy w roku – 11%, do raz w roku – 12% i rzadziej – 7%)

System kontroli W celu monitorowania pracowników pod względem ich etycznego postępowania, ale także podniesienia poziomu etycznego, przedsiębiorstwa powołują odrębną komórkę czy komitet zajmujący się sprawami etycznymi. Z badań wynika, że 65% respondentów amerykańskich potwierdza występowanie w ich miejscu pracy takiej komórki, w której mogą konsultować dylematy etyczne

Menedżerowie ds. etyki Badacze konstatują, że na tego typu stanowiskach powinni zasiadać doświadczeni pracownicy cieszący się dużym autorytetem wśród innych członków organizacji. Ponadto, powinni oni posiadać wiedzę z zakresu kodeksów etycznych, aspektów prawnych i dogłębnie znać kulturę swojej organizacji.

Do ich obowiązków należy: uzgodnienie polityki społecznej z radą dyrektorów i zarządem opracowanie, weryfikowanie i propagowanie kodeksu etycznego tworzenie kanałów raportowania o problemach etycznych prowadzenie audytu etycznego i kontroli efektywności polityki społecznej opracowanie właściwych sposobów wdrażania standardów etycznych aktualizacja polityki społecznej, stosownie do zmian w strategii. tworzenie „gorących linii” telefonicznych, dzięki którym pracownicy będą mogli w szybki sposób raportować o wystąpieniu etycznego problemu, bądź skonsultować dotykający ich dylemat wzmacniać u pracowników gotowość do raportowania negatywnych wiadomości przełożonym

Kodeks etyczny Główną ich funkcją jest wpływ na podejmowanie decyzji przez pracowników, zgodnych z wartościami, normami i standardami przedsiębiorstwa. Określane są często jako standardy, zasady, zebrane wartości, czy reguły ukierunkowujące przyszłe działanie. Dotyczą one najczęściej istniejących w organizacji procedur, praktyk i regulacji prawnych; relacji z klientami, dostawcami i konkurencją; przyjmowania prezentów, wycieczek i rozrywek; wydatków na cele polityczne i okazjonalno-biznesowe; konfliktów interesów; zachowania tajemnicy handlowej, a także relacji z ciałem nadzorczym.

Funkcja kodeksów etycznych ugruntowanie organizacyjnych wzorów etycznego zarządzania ustalenie programu działań oceniających etyczne wymagania ugruntowanie konkretnych wartości etycznych i zachowań uzyskanie spójności między wartościami a zachowaniami rozwijanie świadomości i wrażliwości na etyczne problemy integracje etycznych wskazówek w konkretnych decyzjach biznesowych ustalenie mechanizmów rozwiązywania etycznych problemów uświadomienie, że problematyka etyczna w działalności przedsiębiorstw nie jest jedynie zabiegiem związanym z doraźnymi problemami, czy kreowaniem wizerunku w otoczeniu społecznym

Przykład kodeksu etycznego Kodeks etyczny Programu Rzetelna Firma Uczestnicy programu Rzetelna Firma, w ramach realizacji jego celów, zobowiązują się do przestrzegania norm etycznych określonych w "5 przykazaniach Rzetelnej Firmy" i postanowieniach Kodeksu.

5 przykazań Rzetelnej Firmy 1. Wyznacz cel poza zyskiem 2. Traktuj klientów z szacunkiem 3. Dbaj o swoich pracowników 4. Zaangażuj się społecznie 5. Myśl o środowisku

Preambuła Nadrzędnym celem programu Rzetelna Firma jest szerzenie wśród polskich przedsiębiorców zasad etycznych takich jak praworządność, rzetelność, przejrzystość i odpowiedzialność w prowadzeniu biznesu. Kodeks etyczny powinien przyczyniać się do promowania wśród wszystkich uczestników programu Rzetelna Firma prowadzenia biznesu społecznie odpowiedzialnego. Intencją programu jest podnoszenie standardów moralnych prowadzenia biznesu w Polsce, co stanowić ma podstawy budowy silnych firm, będących filarami polskiej gospodarki.

Rozdział I - Postanowienia ogólne Uczestnicy programu wyznaczają standardy etyczne w swoich firmach, by codzienne działanie nie było nastawione jedynie na krótkoterminowe zyski. Długofalowe i konsekwentnie realizowane cele zwiększają wiarygodność firmy. Konsumenci są zawsze traktowani z należytym szacunkiem i uwzględnieniem ich potrzeb. Uprzejmość i szacunek wobec innych to cechy wyróżniające profesjonalistę. Relacje z pracownikami opierają się na jasnych dla obu stron zasadach, zgodnych z obowiązującym prawem i dobrymi obyczajami. Celem pracodawcy winno być kształtowanie u podwładnych poczucia satysfakcji i odpowiedzialności za firmę. Przedsiębiorcy włączają się w ważne, nie tylko z punktu widzenia biznesu, inicjatywy. Należy poznawać oczekiwania społeczne otoczenia. Prowadzona działalność nie może negatywnie wpływać na środowisko naturalne. Rozwój firmy zawsze związany jest z respektowaniem zasad ekologii.

Rozdział II - Wartości uczestników programu Rzetelna Firma Praworządność - przestrzeganie przepisów prawa, zasad współżycia społecznego i dobrych obyczajów w biznesie. Rzetelność – terminowe wywiązywanie się z postanowień zawartych w kontraktach. Przejrzystość – prowadzenie działalności w sposób przejrzysty i jasny dla innych uczestników obrotu gospodarczego. Odpowiedzialność – budowanie ogólnopolskiego systemu wymiany informacji gospodarczych poprzez weryfikowanie wiarygodności finansowej potencjalnych klientów. Przekazywanie pozytywnych informacji o wywiązywaniu się z zobowiązań przez rzetelnych klientów oraz dopisywanie niespłaconych zobowiązań do bazy danych Krajowego Rejestru Długów.

Rozdział III - Relacje z klientami, dostawcami i odbiorcami Uczestnicy programu zapewniają swoim klientom najwyższą jakość oferowanych usług i sprzedawanych produktów. Kierują się profesjonalizmem wynikającym z umiejętności i doświadczenia. Umowy z potencjalnymi klientami zawierane są zgodne z obowiązującym prawem i zasadami współżycia społecznego. Każdy klient powinien mieć świadomość podpisywanych umów i być poinformowany o wszelkich konsekwencjach wynikających z zapisów umownych. Relacje z partnerami w biznesie oparte są na wzajemnym szacunku i zaufaniu. Dlatego uczestnicy programu zobowiązują się do terminowego rozliczania się ze swoimi dostawcami zgodnie z ustalonymi warunkami. W przypadku ewentualnych opóźnień w płatnościach kontrahent zostaje rzetelnie poinformowany o przyczynie braku wpłaty. Windykacja wymagalnych należności prowadzona jest zgodnie z wewnętrznymi, spójnymi procedurami. Dłużnik jest zawsze informowany o konsekwencjach mogących wyniknąć z braku wpłaty w terminie, a wszelkie działania windykacyjne są prowadzone zgodnie z obowiązującym prawem i dobrymi obyczajami. Rzetelni kontrahenci otrzymują wsparcie przy tworzeniu ich pozytywnej historii płatniczej. Uczestnicy programu dzielą się z innymi przedsiębiorcami pozytywną informacją na temat wywiązywania się w terminie z zobowiązań przez ich partnerów biznesowych. Rozpatrywanie reklamacji odbywa się według przejrzystych procedur. Reklamacja rozpatrywana jest bez zbędnej zwłoki, a w razie jej nieuwzględnienia klient otrzymuje rzetelną, pełną informację na ten temat. Uczestnicy programu zapewniają konsumentom i kontrahentom dostęp do jak najszerszej informacji na temat oferowanych produktów i usług.

Rozdział IV - Relacje z pracownikami Nabór pracowników prowadzony jest zgodnie z określonymi wcześniej wymaganiami i kwalifikacjami. Pracodawca określa zakres obowiązków pracownika, wysokość wynagrodzenia i zasady wypłaty. W przypadku ewentualnych opóźnień w płatnościach pracownik zostaje rzetelnie poinformowany o przyczynie. Rolą pracodawcy jest stwarzanie pracownikom możliwości rozwoju i awansu zawodowego, a także promowanie działań innowacyjnych służących rozwojowi firmy. Pracodawca swoją postawą wobec pracowników określa normy zachowania w zespole. Każdy pracownik jest traktowany z poszanowaniem jego godności osobistej bez względu na zajmowane stanowisko. Pracodawca wskazuje pracownikom procedury reagowania na nieetyczne zachowania w zespole.

Rozdział V - Postanowienia końcowe Każdy z uczestników programu jest jego rzecznikiem, swoją postawą promuje etyczne zachowania w biznesie. Przedsiębiorcy budują reputację swojej firmy zgodnie z zasadami Kodeksu Etycznego programu Rzetelna Firma. Wszyscy uczestnicy programu w swoim codziennym działaniu budują spójny wizerunek rzetelnych firm, które wyznaczają standardy polskiej gospodarki.

Efektywność programów etycznych Adekwatność i zgodność z kulturą Współuczestnictwo i otwartość Formalna poprawność kodeksu Ewolucyjność Otwarte kanały komunikacyjne Stały element funkcjonowania firmy (np. Menedżerowie ds. etyki)

Wyjaśnienia braku dyskursu moralnego w organizacjach Zagrożenie dla harmonii Zagrożenie dla wydajności Zagrożenie dla wizerunku władzy i efektywności Zagrożenie od strony konkurencji

Zyski działalności etycznej Pozytywny wizerunek firmy Zwiększają zaufanie pracowników, klientów, dostawców i kontrahentów Zwiększają zaufanie strategicznych partnerów Redukują przypadki wewnętrznych kradzieży, korupcji, oszustw i innych nadużyć

Łamanie etosu zawodowego Przestępstwa finansowo- korupcyjne Instrumentalne traktowanie firmy Społeczna odpowiedzialność -0,160**-0,178**-0,161** Formalna firma-0,190**-0,051-0,028 Skuteczność procedur etycznych -0,026-0,119**-0,149** Nieformalna kultura0,022-0,126**-0,387** Motywacja do zachowań etycznych -0,147**-0,144**-0,244**