WNIOSEK O PŁATNOŚĆ ZASADY SKŁADANIA I ROZLICZANIA

Podstawa prawna:  Wzór wniosku Beneficjenta o płatność (zakres minimalny) z rozszerzonym komponentem dotyczącym rzeczowo – finansowego postępu realizacji projektu został określony w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sprawozdawczości wydane na podstawie art. 35 ust. 3 pkt 6 ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227, poz z późn. zm.).  Aktualnie obowiązujący wzór wniosku Beneficjenta o płatność dla projektów realizowanych w ramach RPO WK–P jest przyjęty Uchwałą Zarządu Województwa Kujawsko- Pomorskiego.

 Zgodnie z zapisami § 5 Umowy o dofinansowanie Projektu „Beneficjent składa wniosek o płatność (…) według wzoru opracowanego przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P, który Instytucja Zarządzająca RPO WK-P zamieszcza na stronie internetowej: i

Wniosek o płatność składany jest w jednym egzemplarzu w tożsamej wersji papierowej oraz elektronicznej i służy: W ramach zaliczek:  wnioskowaniu o przyznanie pierwszej płatności zaliczkowej,  rozliczeniu dotychczas otrzymanych środków przekazanych w formie zaliczki z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejną transzę zaliczki,  rozliczeniu wcześniej otrzymanej płatności zaliczkowej, tj. udokumentowaniu wydatków poniesionych przez Beneficjenta, który otrzymał środki na realizację projektu w formie zaliczki, bez wnioskowania o kolejną transzę,

Wniosek o płatność służy także:  Wnioskowaniu o przyznanie płatności stanowiącej refundację wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta,  Rozliczeniu wydatków poniesionych przez państwowe jednostki budżetowe sfinansowanych ze środków zapisanych w budżecie danego dysponenta,  Wnioskowaniu o bezpośredni wkład finansowy do instrumentów inżynierii finansowej,  Przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu (funkcja sprawozdawcza).

Rodzaje płatności płatność zaliczkowa/rozliczenie płatności zaliczkowej - występuje, gdy Beneficjent, podmiot upoważniony przez Beneficjenta lub wykonawcy otrzymuje określoną część dofinansowania na podstawie wniosku o płatność zaliczkową po przedstawieniu faktur/rachunków, ale przed ich zapłatą. Następnie w kolejnym wniosku o płatność następuje 100% rozliczenie zaliczki na podstawie wydatków już poniesionych; płatność pośrednia - występuje w formie refundacji części wydatków kwalifikowalnych, gdzie dla Beneficjenta, podmiotu upoważnionego przez Beneficjenta lub wykonawcy płatność na rachunek bankowy jest zwrotem określonej części wydatków kwalifikowalnych poniesionych w miarę postępu realizacji Projektu, ujętych we wniosku o płatność;

płatność końcowa – płatność dla Beneficjenta, podmiotu upoważnionego przez Beneficjenta lub wykonawcy dotycząca ostatniego wniosku o płatność (w wysokości co najmniej 5 % łącznej kwoty dofinansowania).

Terminy składania wniosków o płatność: 1.Dla celów sprawozdawczych – wnioski o płatność należy składać nie rzadziej niż raz na kwartał kalendarzowy do 10 dnia miesiąca następującego po danym kwartale, licząc od dnia podpisania Umowy (brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia z obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną częścią sprawozdawczą); 2.Dla celów wnioskowania o dofinansowanie i rozliczenia wydatków – wniosek należy złożyć nie częściej niż raz w miesiącu i zgodnie z harmonogramem składania wniosków o płatność. W uzasadnionych przypadkach Instytucja Zarządzająca RPO WK-P dopuszcza możliwość złożenia w danym miesiącu dwóch wniosków o płatność, jednakże z zastrzeżeniem, że tylko jeden z nich może rodzić zobowiązanie finansowe.

Terminy składania wniosków o płatność: Harmonogram składania wniosków o płatność należy aktualizować i dostarczać do 10 dnia każdego miesiąca począwszy od miesiąca w którym podpisano umowę; 3.Dla celów końcowego rozliczenia wydatków (wniosek o płatność końcową) – składany w terminie do 60 dni od dnia zakończenia realizacji Projektu. W przypadku zakończenia realizacji Projektu przed zawarciem Umowy wniosek o płatność końcową składany jest w terminie do 60 dni od dnia zawarcia Umowy; 4.W przypadku wniosku o zaliczkę – na co najmniej 20 dni przed terminem płatności dokumentów;

Terminy składania wniosków o płatność: 5. Przekazanie kolejnych transz w formie zaliczki uzależnione jest od rozliczenia przez Beneficjenta poprzez złożenie wniosku o płatność wraz z załącznikami w terminie do 30 dni od dnia jej otrzymania; 6.Maksymalna wysokość zaliczki wynosi 80% dofinansowania w szczególnie uzasadnionych przypadkach IZ RPO WK-P może dla projektów realizowanych przez jednostki sektora finansów publicznych (z wyłączeniem projektów objętych pomocą publiczną) zwiększyć wysokość przyznanej zaliczki do 95% dofinansowania.

Przykład 1.Data podpisania umowy – 17 marca 2010 r. 2.Data ponoszenia pierwszych wydatków – 1 maja 2010r. Obowiązek złożenia wniosku w części sprawozdawczej:  do 10 kwietnia 2010r. za okres r. Możliwość złożenia pierwszego wniosku o płatność:  maj 2010r.

Załączniki do wniosku o płatność Zasady składania i weryfikacji wniosków o płatność, sposób dokumentowania ponoszonych wydatków, dokonywania płatności oraz zasady dotyczące sprawozdawczości projektu określają szczegółowo „Wytyczne dotyczące rozliczania wydatków oraz wypełniania obowiązków sprawozdawczych dla projektów współfinansowanych z EFRR w ramach RPO WK-P na lata ” z dnia 21 lipca 2009 r. oraz umowa o dofinansowanie projektu (wytyczne znajdują się na stronie internetowej: oraz

Załączniki do wniosku o płatność Wniosek o płatność pośrednią/końcową zawiera potwierdzone za zgodność z oryginałem i oznaczone datą kopie dokumentów, które potwierdzają poniesienie wydatków oraz rzeczowy postęp realizacji projektu (szczegółowy katalog dokumentów określony został w Załączniku nr 3 do wspomnianych wcześniej wytycznych): - faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej opisane zgodnie z wymogami IZ RPO WK – P; - protokoły odbioru zakupionych towarów i usług lub przekazanych materiałów, jeżeli dokumenty odbioru wymagane są prawem. Protokoły odbioru dołączane do Wniosku o płatność powinny być wystawiane w oparciu o kosztorys inwestycji, tak aby możliwa była weryfikacja stopnia zaawansowania poszczególnych etapów robót/prac; -

Załączniki do wniosku o płatność - protokoły odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z podaniem ich miejsca składowania (w przypadku zakupu urządzeń/sprzętu, które nie zostały zamontowane). W przypadku jeśli na potwierdzenie wykonania określonych prac protokoły nie są wymagane przepisami prawa lub umową z wykonawcą/dostawcą/usługodawcą, na fakturze/ innym równoważnym dokumencie należy zamieścić adnotację o tym, że prace wykonano zgodnie/niezgodnie ze zleceniem, ze wskazaniem terminu zrealizowania tych prac;

Załączniki do wniosku o płatność - wyciągi bankowe z rachunku bankowego Beneficjenta lub potwierdzenia dokonania przelewów bankowych, a w przypadku płatności gotówkowych kopie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków w formie gotówkowej. W tytule przelewu powinny znaleźć się informacje identyfikujące podmiot realizujący przelew, odbiorcę i tytuł zapłaty zwłaszcza poprzez wskazanie nr faktury /innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. Wyciąg bankowy powinien również umożliwiać identyfikację właściciela rachunku, z którego dokonywany jest przelew (Beneficjent projektu);

Załączniki do wniosku o płatność - oświadczenia ostatniego sprzedawcy środka trwałego o tym, iż dany środek trwały nie został w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu danego środka trwałego przez beneficjenta zakupiony przy wykorzystaniu współfinansowania ze środków wspólnotowych ani z dotacji krajowych (dotyczy przypadku zakupu używanego środka trwałego dla potrzeb realizacji Projektu); - inne dokumenty potwierdzające i uzasadniające prawidłową realizację Projektu np. umowy, pozwolenia itp.

Załączniki do wniosku o płatność -wraz z pierwszym wnioskiem o płatność stanowiącym rozliczenie poniesionych wydatków, składanym w danym roku Beneficjent załącza oświadczenie o kwalifikowalności VAT, według wzoru opracowanego przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P, zamieszczonego na stronie internetowej: oraz -w przypadku niepodlegania przez beneficjenta przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych, przy wyłanianiu wykonawcy dla usług, dostaw lub robót budowlanych w ramach realizowanego Projektu – jest on zobowiązany do stosowania „Wytycznych Instytucji Zarządzającej RPO WK-P na lata w sprawie realizowania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR,

Załączniki do wniosku o płatność w stosunku do których beneficjenci nie są zobowiązani do stosowania ustawy-Prawo zamówień publicznych”, w tym w szczególności do przekazywania do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P wraz z pierwszym wnioskiem o płatność potwierdzonych za zgodność z oryginałem kopii przynajmniej 3 ofert handlowych, umów, aneksów do umów z wykonawcą, innych dokumentów wskazanych przez IZ RPO WK-P. Beneficjent, który jest zobowiązany do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. z 2007r. Dz. U. Nr 223, poz z późn. zm.) do wniosku o płatność stanowiącego rozliczenie poniesionych wydatków, załącza potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie następujących dokumentów:

Załączniki do wniosku o płatność ogłoszeń o zamówieniu; informacji o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z protokołem postępowania; informacji o wszczynanych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego (Nie dotyczy przypadku, gdy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zostało zakończone przed datą podpisania Umowy); umów i aneksów do umów z wykonawcą realizującym dostawę urządzeń/sprzętu lub wykonanie prac; innych wskazanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P (np. regulamin komisji przetargowej).

Wniosek o płatność zaliczkową zawiera potwierdzone za zgodność z oryginałem i oznaczone datą kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej oraz umowy z wykonawcami, gdy z przepisów prawa wynika obowiązek ich zawarcia i jest składany na co najmniej 20 dni przed terminem płatności dokumentów.

Wniosek o płatność rozliczający płatność zaliczkową - zawiera dokumenty wymagane przy wniosku o płatność pośrednią/końcową, rozlicza otrzymaną zaliczkę w 100% i jest składany w terminie do 30 dni od dnia otrzymania zaliczki; - złożenie prawidłowego, kompletnego i spełniającego wymogi formalne i merytoryczne wniosku o płatność, w terminie określonym przez IZ RPO WK–P jest warunkiem przekazania kolejnej transzy dofinansowania w formie zaliczki.

Zasady opisu dokumentów Zaleca się korzystanie ze wzoru opisu dokumentu księgowego (załącznik nr 2 do „Wytycznych dotyczących rozliczania wydatków oraz wypełniania obowiązków sprawozdawczych dla projektów współfinansowanych z EFRR w ramach RPO WK-P na lata ”).

Zasady opisu dokumentów Na pierwszej stronie dokumentu: - adnotacja: „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa w ramach RPO WK-P.” W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu państwa zwrot „oraz z budżetu państwa” nie jest zamieszczany. Zapis ten może również występować w formie pieczęci; - adnotacja: „Wydatek ujęto we wniosku o płatność z dnia …” (dzień-miesiąc-rok w dowolnym formacie - data sporządzenia pierwszej wersji weryfkowanego wniosku o płatność, w którym ujęto wydatek)

Zasady opisu dokumentów Na odwrocie dokumentu (według opracowanego wzoru): - informacja o dokonaniu sprawdzenia dokumentu pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym wraz datą i czytelnymi podpisami osób upoważnionych – opcjonalnie dotyczy tylko podmiotów zobowiązanych do niniejszych czynności na podstawie przepisów krajowych lub na podstawie wewnętrznych instrukcji/regulacji: „Sprawdzono pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym ………………….. (data i podpis osoby upoważnionej)”; - informacja o kwocie kwalifikowanej obejmującej daną fakturę w odniesieniu do zapisów wniosku o dofinansowanie (sekcja J.4) „Kwota kwalifikowana: ……………………. PLN”

Zasady opisu dokumentów - adnotacja w zakresie stosowania bądź braku konieczności stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych „Wydatek poniesiony zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych (t.j. z 2007r. Dz.U. Nr 223, poz.1655 z późn.zm.) na podstawie art......” lub „Projekt/Wydatek nie jest objęty Ustawą Prawo Zamówień Publicznych w związku z artykułem ”

Zasady opisu dokumentów W sytuacjach gdy niemożliwe jest zapisanie na dokumencie wszystkich wymaganych informacji, można do faktury/równoważnego dokumentu dołączyć załącznik integralnie związany z dokumentem głównym np. poprzez doklejenie. Wówczas na oryginalnym dokumencie powinien znaleźć się przynajmniej tytuł projektu oraz numer umowy o dofinansowanie projektu, a pozostała część wymaganego opisu zostanie ujęta na załączniku. Na załączniku powinna znaleźć się również adnotacja o numerze faktury/równoważnego dokumentu księgowego, z którym jest związany załącznik wraz z podpisem/parafką z imienną pieczątką osoby tworzącej załącznik. Opis może być dokonany w całości odręcznie tuszem lub w formie nadruku czy pieczęci lub częściowo w ww. formach.

Warunki przekazania środków wniesione przez beneficjenta zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy, prawidłowo sporządzony i złożony (na zasadach i w terminach określonych w umowie o dofinansowanie projektu) wniosek beneficjenta o płatność zaliczkową/pośrednią/końcową, dokonanie przez IZ RPO WK-P poświadczenia faktycznego i prawidłowego poniesienia wydatków oraz ich kwalifikowalności, dostępność środków na rachunku bankowym Ministerstwa Finansów w BGK lub rachunku bankowym IZ RPO-WK-P (w przypadku współfinansowania z budżetu państwa).

Warunki przekazania środków Środki dofinansowania przekazywane są przez Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK) na podstawie zlecenia płatności wystawionego przez IZ RPO WK-P zgodnie z terminarzem wypłaty środków europejskich określonym przez Ministra Finansów na dany rok kalendarzowy, w wysokości procentowego udziału w wydatkach kwalifikowalnych.

Warunki przekazania środków 1. IZ RPO WK-P po dokonaniu weryfikacji wniosku o płatność, poświadczeniu wysokości i prawidłowości poniesionych wydatków kwalifikowalnych w nim ujętych, zatwierdza wysokość dofinansowania i przekazuje Beneficjentowi pisemną informację w tym zakresie. 2. W przypadku stwierdzenia błędów formalnych, merytorycznych lub rachunkowych w złożonym wniosku o płatność IZ RPO WK-P wzywa Beneficjenta do poprawienia lub uzupełnienia wniosku bądź do złożenia dodatkowych wyjaśnień w terminie wyznaczonym przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P.

Warunki przekazania środków 3. Niezłożenie przez Beneficjenta żądanych wyjaśnień albo nieusunięcie przez niego braków lub błędów w terminie powoduje wstrzymanie przekazania dofinansowania. Dodatkowo, w przypadku wniosku o płatność końcową: przeprowadzenie przez Biuro Kontroli Wdrażania RPO kontroli na zakończenie realizacji Projektu, potwierdzenie w informacji pokontrolnej prawidłowej realizacji Projektu lub usunięcia nieprawidłowości.

Warunki przekazania środków pierwsza transza zaliczki – w terminie do 16 dni roboczych w części dotyczącej współfinansowania z budżetu państwa, natomiast 30 dni roboczych od dnia złożenia przez beneficjenta prawidłowo wypełnionego wniosku o płatność zaliczkową - w części dotyczącej środków europejskich; Jeżeli całość lub część Projektu jest zlecana do realizacji zgodnie z przepisami dot. udzielania zamówień publicznych to pierwsza transza zaliczki zostanie przekazana Beneficjentowi w terminie 20 dni roboczych w części dotyczącej współfinansowania z budżetu państwa, natomiast w części dot. środków europejskich w terminie do 34 dni roboczych od złożenia prawidłowego wniosku o płatność;

Warunki przekazania środków kolejne transze zaliczki - w terminie do 20 dni roboczych w części dotyczącej współfinansowania z budżetu państwa, natomiast w ciągu 34 dni roboczych od dnia złożenia przez beneficjenta prawidłowo wypełnionego wniosku o płatność zaliczkową - w części dotyczącej środków europejskich; płatność pośrednia - w terminie do 40 dni roboczych w części dotyczącej współfinansowania z budżetu państwa i do 54 dni roboczych w części pochodzącej ze środków europejskich od dnia złożenia przez beneficjenta prawidłowo sporządzonego wniosku o płatność;

Warunki przekazania środków płatność końcowa – w terminie do 85 dni roboczych od dnia złożenia przez beneficjenta prawidłowo sporządzonego wniosku o płatność, jednak nie wcześniej niż po wniesieniu przez beneficjenta zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (jeśli dotyczy).

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność 1.Brak należytej staranności w opisie dokumentów księgowych – opis takich dokumentów każdorazowo powinien zawierać elementy wskazane w Instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność; 2.W opisie dokumentu księgowego (na odwrocie) w miejscu przeznaczonym na adnotację „Wydatek zgodny z zadaniem z wniosku o dofinansowanie w ramach kategorii wydatku……….” należy odnieść się do kategorii poszczególnego wydatku określonego w pkt. J.4 wniosku o dofinansowanie;

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność 3.Brak odniesienia w pkt. 18 Wniosku o płatność do kategorii wydatków określonych w pkt. J.4 tabela 1.1. wniosku o dofinansowanie Projektu; 4.Brak przedłożenia oświadczenia o kwalifikowalności VAT do pierwszego wniosku o płatność; 5.Pkt. 25 – brak aktualizacji zestawienia załączonych do wniosku o płatność załączników (wpisywane są załączniki niezgodnie z rzeczywiście dostarczoną dokumentacją);

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność 6. Brak podpisu osoby upoważnionej przy potwierdzaniu za zgodność z oryginałem; 7. Błędne wypełnianie pkt. 22 – harmonogram; 8. Błędy we wpisywaniu daty i miejsca sporządzenia wniosku w momencie przedkładania poprawionej wersji wniosku oraz daty ujęcia faktury we wniosku o płatność.

Dziękuję za uwagę Departament Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Biuro Wdrażania Projektów