1 Wprowadzenie do Zasad kontroli w ramach PO KL Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Plan Prezentacji 1.Ogólne zasady systemu kontroli i zakres kontroli 2.Tryb kontroli na miejscu 3.Ewentualne skutki kontroli: uchybienia/wydatki niekwalifikowane

Ogólne zasady systemu kontroli i zakres kontroli Kontrola realizacji projektu ma na celu weryfikację prawidłowości realizacji projektu zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, umową/decyzją o dofinansowanie projektu oraz załączonym do niej wnioskiem o dofinansowanie projektu, a także sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu realizacji projektu oraz poniesione wydatki przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność są zgodne z ww. Wytycznymi, ze stanem rzeczywistym, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem płatności oraz budżetem projektu. 3

System kontroli Na system kontroli składa się: 1.kontrola dokumentacji dostępnej w siedzibie instytucji kontrolującej 2.Kontrola na miejscu projektu 4

Kontrola dokumentacji dostępnej w siedzibie instytucji kontrolującej  w trakcie realizacji projektu – w związku z weryfikacją wniosków o płatność otrzymywanych od beneficjentów, zawierających informacje na temat wydatków kwalifikowalnych poniesionych w ramach projektu wraz z opisem postępu rzeczowego a także w związku z przekazaną przez beneficjenta dokumentacją potwierdzającą fakt wdrożenia zaleceń pokontrolnych, 5

Kontrola dokumentacji dostępnej w siedzibie instytucji kontrolującej  na zakończenie realizacji projektu - jest przeprowadzana po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową. Jest przeprowadzana obligatoryjnie i polega na weryfikacji końcowego wniosku o płatność oraz na sprawdzeniu kompletności i prawidłowości dokumentacji związanej z realizacją projektu. Termin zakończenia weryfikacji wniosku końcowego o płatność ulega wstrzymaniu do czasu zakończenia postępowania kontrolnego. 6

Kontrola na miejscu projektu 1.kontrola w siedzibie beneficjenta 2.Kontrola w miejscu realizacji usługi (wizyta monitoringowa) 7

Kontrola w siedzibie beneficjenta Kontroli podlegają w szczególności następujące obszary: 1.Prawidłowość rozliczeń finansowych, 2.Kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu, 3.Sposób rekrutacji uczestników projektu (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10% uczestników projektu w ramach danego projektu poprzez odniesienie zapisów Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, dokumentacji konkursowej oraz założeń projektu do dokumentacji przedłożonej beneficjentowi przez potencjalnych uczestników projektu na etapie ich rekrutacji, np. oświadczeń), 8

Kontrola w siedzibie beneficjenta 4.Sposób przetwarzania danych osobowych uczestników projektu (w ramach zbioru PEFS 2007) zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, 5.Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta, 6.Poprawność udzielania zamówień publicznych, tj. prawidłowość stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2010 nr 113, poz. 759 z późn. zm.) oraz przepisów prawa wspólnotowego, 9

Kontrola w siedzibie beneficjenta 7.Poprawność stosowania zasady konkurencyjności, 8. Poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjności, 9.Prawidłowość realizacji działań informacyjno - promocyjnych, 10.Zapewnienie właściwej ścieżki audytu, 11.Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu, 10

Kontrola w miejscu realizacji usługi (wizyta monitoringowa) Celem wizyty monitoringowej jest weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego postępu rzeczowego projektu w miejscu szkolenia, stażu, konferencji itp. 11

Kontrola w miejscu realizacji usługi (wizyta monitoringowa) Zakres wizyty monitoringowej polega na ocenie jakości i prawidłowości realizowanej usługi i obejmuje, m.in. sprawdzenie, czy: 1.usługa jest zgodna z umową o dofinansowanie projektu oraz umową na realizację usługi, jeśli została zlecona, 2. usługa jest zgodna z harmonogramem realizacji projektu przedstawionym we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, 12

Kontrola w miejscu realizacji usługi (wizyta monitoringowa) 3. zakres tematyczny szkolenia/warsztatu/konferencji jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu, 4. pomieszczenia, w których realizowana jest usługa, są oznakowane plakatami lub tablicami z logo POKL i UE, informującymi o współfinansowaniu projektu z EFS, 5. uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe, które są oznakowane zgodnie z zasadami informowania i promowania projektów w ramach PO KL, 6. beneficjent posiada dokumenty potwierdzające zrealizowanie usługi zgodnie z liczbą osobogodzin zawartą w umowie z wykonawcą na realizację usługi. 13

Kontrola w miejscu realizacji usługi (wizyta monitoringowa) Podczas wizyty monitoringowej instytucja kontrolująca przeprowadza również wywiad/ankietę z uczestnikiem projektu w celu poznania jego opinii na temat realizowanej usługi, w tym jej jakości, oraz zweryfikowania, czy wie, iż jest ona współfinansowana z EFS. 14

Informacje dodatkowe – Kontrole krzyżowe Kontrole krzyżowe przeprowadzane są w odniesieniu do beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt w ramach jednego lub kilku programów/okresów programowania. Kontrole krzyżowe PO KL prowadzone są w oparciu o dane zamieszczone w KSI SIMIK w zestawieniach dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, stanowiących załącznik nr 1 do wniosków o płatność. Weryfikacja prowadzona jest pod kątem przedkładania do sfinansowania więcej niż jeden raz tego samego dokumentu finansowo-księgowego. Kontrole krzyżowe PO KL prowadzone są na próbie podmiotów realizujących więcej niż jeden projekt w ramach PO KL. Dobór próby beneficjentów do kontroli odbywa się na podstawie losowania. 15

Informacje dodatkowe – Kontrole krzyżowe Ze względu na cele kontroli krzyżowej wyróżnia się: kontrolę krzyżową programu, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach jednego programu operacyjnego, kontrolę krzyżową horyzontalną, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach różnych programów operacyjnych perspektywy finansowej , kontrolę krzyżową międzyokresową, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach programów operacyjnych dwóch perspektyw finansowych 16

Informacje dodatkowe – inne instytucje uprawnione do przeprowadzania kontroli w ramach PO KL Instytucji Zarządzającej PO KL Instytucji Pośredniczących Instytucji Pośredniczących II Stopnia Komisja Europejska Europejski Trybunał Obrachunkowy Najwyższa Izba Kontroli Instytucja Audytowa Instytucja Certyfikująca Urzędy Kontroli Skarbowej Regionalne Izby Obrachunkowe W przypadku kontroli przez ww. instytucje beneficjent zobowiązany jest do powiadomienia IW o wynikach kontroli. 17

Tryb kontroli na miejscu Realizacja kontroli na miejscu składa się z następujących podstawowych etapów: 1.zaplanowanie czynności kontrolnych (m.in. zebranie dokumentów i informacji niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia kontroli projektu; powołanie Zespołu kontrolującego; sporządzenie upoważnień do kontroli), 2.przekazanie zawiadomienia o kontroli (nie dotyczy wizyty monitoringowej). Zawiadomienie przekazywane jest co najmniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli. Zasada ta nie dotyczy kontroli doraźnych, które mogą być przeprowadzane bez zapowiedzi lub z minimalnym wyprzedzeniem. Za skuteczne uznaje się zawiadomienie faksem. 18

Tryb kontroli na miejscu 3.przeprowadzenie czynności kontrolnych, 4.sporządzenie Informacji pokontrolnej, 5.sformułowanie Zaleceń pokontrolnych (o ile stwierdzono uchybienia lub nieprawidłowości), 6.raportowanie o nieprawidłowościach do odpowiednich instytucji w ramach PO KL (o ile stwierdzono). 19

Procedura kontradyktoryjna 1.Informacja pokontrolna sporządzana jest i przekazywana do jednostki kontrolowanej w terminie do 21 dni kalendarzowych od dnia zakończenia każdej kontroli. (W szczególnie uzasadnionych przypadkach, tj. gdy sporządzenie Informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień polegających w szczególności na zasięgnięciu przez oceniających opinii prawnych, powyższy termin może ulec przedłużeniu). 20

Procedura kontradyktoryjna 2.W przypadku braku uwag do Informacji pokontrolnej ze strony kierownika jednostki kontrolowanej należy przekazać do jednostki kontrolującej podpisaną Informację pokontrolną w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przedmiotowego dokumentu. 21

Procedura kontradyktoryjna 3.Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem Informacji pokontrolnej, uzasadnionych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w Informacji pokontrolnej. W takim przypadku kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania Informacji pokontrolnej przesyła do jednostki kontrolującej zastrzeżenia na piśmie i jeden egzemplarz niepodpisanej Informacji wraz z ewentualną dokumentacją w sprawie (w przypadku przekroczenia przez jednostkę kontrolowaną terminu na zgłoszenie uwag do Informacji pokontrolnej jednostka kontrolująca może odmówić rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeżeń). 22

Procedura kontradyktoryjna 4.Jednostka kontrolująca: a)stwierdza zasadność zastrzeżeń jednostki kontrolowanej w całości lub części; w takiej sytuacji, po zweryfikowaniu uzasadnienia zastrzeżeń i/lub dokonaniu przeglądu odpowiednich dokumentów w sprawie, kontrolujący zmienia lub uzupełnia odpowiednią część Informacji pokontrolnej, a następnie w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zastrzeżeń, wysyła ponownie do podpisu kierownikowi jednostki kontrolowanej 2 podpisane przez członków Zespołu kontrolującego egzemplarze Informacji pokontrolnej. Zmiany powstałe w wyniku procedury kontradyktoryjnej powinny być adekwatne do wyjaśnień przekazanych przez jednostkę kontrolowaną oraz posiadać potwierdzenie w dokumentacji. b)Jednostka kontrolująca nie uwzględnia zastrzeżeń zgłoszonych przez jednostkę kontrolowaną; w takiej sytuacji kontrolujący w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zastrzeżeń przekazują tę informację wraz z uzasadnieniem do jednostki kontrolowanej oraz ponownie przekazują do jednostki kontrolowanej 2 egzemplarze Informacji pokontrolnej. 23

Procedura kontradyktoryjna 5.Po otrzymaniu kolejnej Informacji pokontrolnej kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania Informacji pokontrolnej: a)przesyła podpisany egzemplarz Informacji pokontrolnej do jednostki kontrolującej lub b)przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania Informacji pokontrolnej i przesyła je kierownikowi jednostki kontrolującej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej Informacji pokontrolnej. Odmowa podpisania Informacji pokontrolnej przez kierownika jednostki kontrolowanej nie wstrzymuje sporządzenia Zaleceń pokontrolnych. 24

Procedura kontradyktoryjna 6.Zalecenia pokontrolne powinny być przekazane kierownikowi jednostki kontrolowanej w formie pisemnej w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania od jednostki kontrolowanej podpisanej Informacji pokontrolnej lub informacji o odmowie jej podpisania. Jednostka kontrolująca może odstąpić od wydania Zaleceń pokontrolnych w przypadku, gdy w trakcie przygotowywania przedmiotowego dokumentu otrzyma od jednostki kontrolowanej informację wskazującą na usunięcie uchybień wraz z dokumentacją potwierdzającą ten fakt. 25

Ewentualne skutki kontroli uchybienia/wydatki niekwalifikowane Informacja dotycząca stwierdzonych uchybień/wydatków niekwalifikowanych znajduje się w pkt 12 (Stwierdzone nieprawidłowości/uchybienia) Informacji pokontrolnej. 1.Uchybienia – błędy, które nie mają skutku finansowego, np. w obszarze: - Dokumentacji dotyczącej realizacji projektu: brak właściwej ścieżki audytu, - Rozliczeń finansowych: data dokumentu źródłowego jest niezgodna z datą dokumentu wykazanego w Zał. nr 1 do wniosku beneficjenta o płatność, - Danych osobowych: brak ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, - Działań informacyjno-promocyjnych: brak podstawowego zestawienia logotypów czy informacji o współfinansowaniu. 26

Ewentualne skutki kontroli uchybienia/wydatki niekwalifikowane 2. Wydatki niekwalifikowane:  Korekty finansowe  Nieprawidłowości 27

Ewentualne skutki kontroli uchybienia/wydatki niekwalifikowane Korekty finansowe – to wydatki niekwalifikowane nie stanowiące nieprawidłowości, które zostały dotychczas rozliczone w ramach projektu (w zatwierdzonych wnioskach o płatność). Przykładowo korektą finansową mogą być: - wydatki podlegające zwrotowi od uczestników projektu, - wydatki zgłoszone przez beneficjenta jako omyłkowo dwukrotnie ujęte we wnioskach o płatność, - wydatki omyłkowo ujęte przez beneficjenta we wniosku o płatność w zawyżonej wysokości (w stosunku do dokumentu księgowego). Skutki stwierdzonej korekty: zwrot kwoty korekty. Od korekt finansowych nie są beneficjentowi naliczane odsetki. 28

Ewentualne skutki kontroli uchybienia/wydatki niekwalifikowane Nieprawidłowości – jakiekolwiek naruszenie przepisów prawa wspólnotowego (w tym też krajowego) wynikające z działania lub zaniechania ze strony podmiotu gospodarczego, które powoduje lub mogłoby powodować szkodę w ogólnym budżecie Unii Europejskiej w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budżetu ogólnego. 29

Ewentualne skutki kontroli uchybienia/wydatki niekwalifikowane Przykładowo nieprawidłowością w projektach PO KL może być: - naruszenie przepisów w zakresie ustawy PZP, - naruszenie zasady konkurencyjności określonej w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, - udzielenie wsparcia niekwalifikowalnym uczestnikom projektu (w tym brak dokumentów potwierdzających kwalifikowalność uczestników projektu), - finansowanie w ramach projektu wydatków niezwiązanych z realizacją zadania/projektu, - celowe ujmowanie tych samych dokumentów księgowych we wnioskach o płatność (w szczególności wykryte podczas kontroli IW. 30

Ewentualne skutki kontroli uchybienia/wydatki niekwalifikowane Skutki stwierdzonej nieprawidłowości: zwrot kwoty nieprawidłowości (jako należności głównej) wraz z odsetkami (w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania transzy, z której wydatek został sfinansowany do dnia zwrotu). Wszystkie nieprawidłowości w ramach PO KL to środki wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, z naruszeniem procedur lub pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości (na podstawie art. 207 ust. 1 UFP 2009). UWAGA: Od dnia 1 stycznia 2012 r. Beneficjenci nie mogą ponownie wykorzystać w projekcie kwoty z tytułu stwierdzonej nieprawidłowości, gdyż wartość dofinansowania projektu (na podstawie Zaleceń pokontrolnych) zostaje pomniejszona o kwotę stwierdzonej nieprawidłowości. 31

32 Dziękuję za uwagę! Instytucja Wdrażająca PO KL Ministerstwo Zdrowia Departament Funduszy Europejskich ul. Długa 38/40 tel fax Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego