Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007

Czym jest PEFS? System PEFS (Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007) jest systemem informatycznym przeznaczonym do monitorowania efektów realizacji projektów dofinansowanych z EFS poprzez przetwarzanie danych osób oraz instytucji bezpośrednio objętych wsparciem w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2

Jakie dane przetwarzane są w systemie PEFS 2007? W systemie informatycznym zbierane są informacje dotyczące: -projektu i projektodawcy, -grupy docelowej (uczestników projektu objętych wsparciem), -szczegółów udzielonego wsparcia. 3

Zakres danych uczestników projektu, które są zbierane w ramach projektu został określony w Umowie o dofinansowanie, a wyjaśnienia do poszczególnych punktów zakresu danych znajdują się w Załączniku nr 2 do Instrukcji wypełniania formularza PEFS 2007 dla PO KL 4

5 Zakres danych, które będą zbierane w ramach projektów realizowanych w Poddziałaniu Dane uczestnika: 1.Imię 2.Nazwisko 3.Płeć 4.Wiek (dane dotyczące płci i wieku uczestnika w chwili przystąpienia do projektu uzupełniane są automatycznie przez Formularz PEFS 2007, po wprowadzeniu prawidłowego naturalnego numeru PESEL i nie jest wymagane od uczestnika)

6 5. PESEL 6. Wykształcenie 7. Opieka nad dziećmi do lat 7 lub opieka nad osobą zależną Dane kontaktowe: 8. Ulica 9. Nr domu 10. Nr lokalu 11. Miejscowość 12. Obszar (teren) miejski/wiejski 13. Kod pocztowy 14. Województwo 15. Powiat

7 16. Telefon stacjonarny 17. Telefon komórkowy (wystarczające jest podanie jednego nr telefonu kontaktowego) 18. Adres poczty elektronicznej ( ) Dane dodatkowe: 19. Status osoby na rynku pracy w chwili przystąpienia do projektu 20. Rodzaj przyznanego wsparcia (studia podyplomowe) 21. Wykorzystanie we wsparciu technik: e-learning/blended learning (zbieranie tej danej nie jest wymagane) 22. Data rozpoczęcia udziału w projekcie 23. Data zakończenia udziału w projekcie 24. Zakończenie udziału osoby we wsparciu zgodnie z zaplanowana dla niej ścieżką uczestnictwa

8 25. Przynależność do grupy docelowej zgodnie ze Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL/zatwierdzonym do realizacji Planem Działania/zatwierdzonym do realizacji wnioskiem o dofinansowanie 27. Przynależność do mniejszości narodowej lub etnicznej 28. Fakt bycia migrantem 29. Fakt bycia osobą niepełnosprawną Dane dodatkowe, które pojawiły się w wersji 3.0 Formularza PEFS 2007 (pkt 27, 28 i 29) jest wymagane wyłącznie w projektach skierowanych do danej grupy docelowej np. w projektach skierowanych do osób niepełnosprawnych

9 W przypadku, gdy poszczególne dane nie są możliwe do pozyskania przez projektodawcę (np. uczestnik projektu nie posiada żadnego nr telefonu lub adresu ), sytuacja taka powinna zostać każdorazowo szczegółowo wyjaśniona w piśmie przewodnim przekazywanym wraz z wnioskiem o płatność. W sytuacji, gdy Beneficjent dostarczy Instytucji Wdrażającej niekompletny zakres danych zawartych w Formularzu PEFS 2007 (bez uzasadnienia) będzie to skutkowało brakiem akceptacji danego wniosku o płatność.

Ochrona danych osobowych a PEFS Dane osobowe uczestników projektu, przetwarzane w systemie informatycznym PEFS 2007,objęte są ochroną zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (art. 23 ust. 1 pkt 2 lub art. 27 ust. 2 pkt 1). 10

Ochrona danych osobowych a PEFS Administratorem danych osobowych zbioru Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007, w którym przetwarzane są dane osobowe uczestników projektu jest Instytucja Zarządzająca (IZ) PO KL. Instytucja Wdrażająca (IP2) na podstawie podpisanych z IZ Porozumień ws. powierzenia przetwarzania danych osobowych w ramach realizacji PO KL uzyskała umocowanie prawne do przetwarzania danych osobowych osób wspieranych w ramach PO KL, Beneficjentowi, przetwarzanie danych osobowych uczestników projektu jest powierzone przez IW (IP2) w umowie o dofinansowanie. 11

Ochrona danych osobowych a PEFS Każdy Beneficjent, z racji przetwarzania danych osobowych uczestników projektu w systemie PEFS 2007, powinien posiadać Politykę bezpieczeństwa dla zbioru PEFS 2007 oraz Instrukcję zarządzania systemem informatycznym dla systemu PEFS 2007, które określają zasady i tryb postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych w zbiorze PEFS 2007.

Ochrona danych osobowych a PEFS Środki ochrony fizycznej danych osobowych: urządzenia, dyski lub inne informatyczne nośniki, zawierające dane osobowe przeznaczone do likwidacji, pozbawia się wcześniej zapisu tych danych, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, uszkadza się w sposób uniemożliwiający ich odczytanie, klucze do pomieszczeń wydawane wyłącznie osobom upoważnionym, podczas nieobecności osób uprawnionych pomieszczenia, w których są przetwarzane dane osobowe są zamykane na klucz, urządzenia, dyski lub inne informatyczne nośniki, zawierające dane osobowe przeznaczone do przekazania innemu podmiotowi, nieuprawnionemu do otrzymywania danych osobowych, pozbawia się wcześniej zapisu tych danych, zbiór danych osobowych w formie papierowej jest przechowywany w zamkniętej szafie, kopie zapasowe/archiwalne zbioru danych osobowych są przechowywane w zamkniętej szafie, dokumenty zawierające dane osobowe po ustaniu przydatności są niszczone w sposób mechaniczny za pomocą niszczarek dokumentów.

Ochrona danych osobowych a PEFS Środki sprzętowe, informatyczne i telekomunikacyjne: Sieć komputerowa jest zabezpieczona przed nieuprawnionym dostępem z sieci Internet poprzez zastosowanie firewalla programowego chroniącego zasoby beneficjenta. Oprogramowanie antywirusowe działające w czasie rzeczywistym na wszystkich komputerach wykrywa i eliminuje wirusy, konie trojańskie, robaki komputerowe oprogramowanie szpiegujące i kradnące hasła oraz inne niebezpieczne oprogramowanie. Dostęp do systemu operacyjnego komputera, w którym są przetwarzane dane osobowe jest zabezpieczony za pomocą procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora użytkownika oraz hasła. Dostęp do zbioru danych osobowych wymaga uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora użytkownika oraz hasła. Zainstalowano wygaszacze ekranów na stanowiskach, na których są przetwarzane dane osobowe.

Ochrona danych osobowych a PEFS Środki organizacyjne: Osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych zostały zaznajomione z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych zostały zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy. Monitory komputerów, na których są przetwarzane dane osobowe ustawione są w sposób uniemożliwiający wgląd osobom postronnym w przetwarzane dane. Kopie zapasowe zbioru danych osobowych są przechowywane w innym pomieszczeniu niż to, w którym znajduje się komputer, na którym dane osobowe są przetwarzane na bieżąco.

Formularz PEFS 2007 Formularz PEFS 2007 dla PO KL jest narzędziem informatycznym stanowiącym część systemu informatycznego PEFS 2007, który służy przetwarzaniu danych dotyczących uczestników projektu. 16

Procedura nadawania uprawnień do Formularza PEFS Instytucja Wdrażająca (IP2) przekazuje Beneficjentowi Formularz PEFS 2007 z utworzonym identyfikatorem oraz hasłem do konta administratora 2.Osoba decyzyjna ze strony Beneficjenta wyznacza Administratora Bezpieczeństwa Informacji PEFS 2007 u Beneficjenta (osoby odpowiedzialnej za nadzór nad bezpieczeństwem danych osobowych w Formularzu PEFS 2007) oraz przekazuje mu hasło do konta administratora Formularza PEFS Administrator Bezpieczeństwa Informacji PEFS 2007 u Beneficjenta lub Administrator Systemu (pracowni/osoba, która będzie wykonywała zadania związane z zakładaniem i usuwaniem kont użytkowników w Formularzu PEFS 2007) jeśli został powołany zmienia hasło do konta administratora i przekazuje je Instytucji Wdrażającej (IP2) za każdym razem, gdy przekazywany jest wypełniony danymi Formularz PEFS Administrator Bezpieczeństwa Informacji PEFS 2007 u Beneficjenta rejestruje w „Rejestrze osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w zbiorze PEFS 2007” nowego użytkownika 5.Administrator Bezpieczeństwa Informacji PEFS 2007 u Beneficjenta lub Administrator Systemu (jeśli został powołany) zakłada użytkownikowi konto i przekazuje identyfikator i hasło.

Procedura odebrania uprawnień do Formularza PEFS Administrator Bezpieczeństwa Informacji PEFS 2007 wyrejestrowuje użytkownika z „Rejestru osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w Formularzu PEFS Administrator Bezpieczeństwa Informacji PEFS 2007 u Beneficjenta lub Administrator Systemu (jeśli został powołany kasuje konta użytkownika Formularza PEFS 2007.

Kiedy Formularz PEFS 2007 jest wypełniany? Dane uczestnika projektu są zbierane w momencie rozpoczęcia jego udziału w projekcie (ich podanie jest dobrowolne, jednak stanowi warunek konieczny udziału danej osoby we wsparciu). Projektodawca ma obowiązek zaktualizowania danych teleadresowych uczestnika projektu (tj. nazwisko (np. przy zmianie stanu cywilnego), ulica, nr domu, nr lokalu, miejscowość, kod pocztowy, województwo, powiat, telefon stacjonarny, telefon komórkowy, adres poczty elektronicznej) przed zakończeniem jego udziału w projekcie. Status uczestnika (w tym wiek, status na rynku pracy itd.) określony w chwili przystąpienia do projektu nie podlega zmianie. 19

Kiedy Formularz PEFS 2007 jest wypełniany? Z zasady zbieranie danych bazuje na deklaracjach i oświadczeniach uczestników i nie wymaga się od nich okazywania dokumentów potwierdzających tożsamość. W szczególności zabronione jest kserowanie dowodów osobistych, które zawierają większą liczbę danych niż dane przetwarzane w zbiorze PEFS 2007, niemniej w przypadku uzasadnionej wątpliwości, co do tożsamości kandydata lub uczestnika projektu można poprosić go o okazanie dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. 20

Przekazywanie Formularza PEFS 2007 do IW (IP2) Formularz PEFS 2007 z danymi uczestników projektu powinien zostać dostarczony do IW na płycie CD osobiście lub pocztą tradycyjną za potwierdzeniem odbioru (może być dostarczony w jednej przesyłce z wnioskiem o płatność) Przekazywane dane powinny zostać wcześniej skompresowane do jednego z formatów: ZIP, TAR, GZ lub RAR oraz zabezpieczone hasłem. HASŁO musi zostać dostarczone do IW odrębną przesyłką niż płyta CD z Formularzem PEFS. Płyta CD z Formularzem PEFS 2007 oraz hasło (zarówno do otwarcia pliku jak i do konta administratora) muszą być zaadresowane na osobę pełniącą funkcję administratora systemu w IW tj. Panią Małgorzatę Dębską Nie należy przesyłać do IW innych haseł np. do kont użytkowników PEFS 2007 u Beneficjenta Niedopuszczalne jest przesyłanie Formularza z danymi pocztą elektroniczną 21

Przekazywanie Formularza PEFS 2007 do IW (IP2) Projektodawca składa Formularz PEFS 2007, zawierający dane wszystkich osób, które rozpoczęły, kontynuują, zakończyły lub przerwały udział we wsparciu od początku realizacji projektu. Niedopuszczalne jest przekazywanie danych uczestników wsparcia w innej formie niż Formularz PEFS

Przekazywanie Formularza PEFS 2007 do IW (IP2) Jeśli w danym okresie rozliczeniowym objętym wnioskiem o płatność, nie będzie osoby, która rozpoczęła, zakończyła, kontynuuje lub przerwała udział w projekcie, Beneficjent nie ma obowiązku przesyłania do IW pustego Formularza PEFS 2007; Sytuacja taka musi zostać jednak zaznaczona w piśmie przewodnim przekazującym wniosek o płatność wraz ze szczegółowym wyjaśnieniem zaistniałej sytuacji oraz musi znaleźć odzwierciedlenie w danych zawartych w Załączniku nr 2 do wniosku o płatność.

Przekazywanie Formularza PEFS 2007 do IW (IP2) Podobnie w przypadku, gdy w okresie rozliczeniowym, za który składany jest wniosek o płatność, dane osób objętych wsparciem w żadnym z pól Formularza nie zmieniają się w stosunku do poprzedniego okresu rozliczeniowego, możliwe jest zaznaczenie zaistniałej sytuacji w piśmie przewodnim przekazującym wniosek o płatność bez konieczności przekazywania Formularza PEFS 2007.

Wypełnianie Formularza PEFS 2007

Wypełnianie Formularza PEFS 2007 Administrowanie Formularzem

Wypełnianie Formularza PEFS 2007

Wypełnianie Formularza PEFS 2007 Logowanie użytkowników

Wypełnianie Formularza PEFS 2007

Wypełnianie Formularza PEFS 2007 Import danych

Przypadki szczególne Rezygnacja z udziału w projekcie: Jeżeli uczestnik podpisze deklarację uczestnictwa w projekcie, ale nie dojdzie do rozpoczęcia przez niego udziału w pierwszej formie wsparcia oferowanej w ramach projektu i nie zostaną poniesione wydatki w związku z jego uczestnictwem w projekcie, osobę należy wycofać z udziału w projekcie. Tym samym dane na temat takiego uczestnika nie będą wykazywane w ramach systemu sprawozdawczości oraz nie należy wprowadzać danych tej osoby do Formularza PEFS

Przypadki szczególne Zakończenie udziału w projekcie zgodnie z zaplanowaną ścieżką: Szczególnym przypadkiem wymagającym odrębnego traktowania jest śmierć uczestnika projektu przed zakończeniem udziału w projekcie. Ponieważ odstąpienie od projektu w takiej sytuacji nie jest wynikiem świadomego wyboru danej osoby, a przypadkiem losowym należy potraktować takie zakończenie udziału w projekcie jak „Zakończenie udziału zgodnie z zaplanowaną ścieżką”.

Przypadki szczególne Korekty danych: Jeżeli po złożeniu wniosku o płatność Beneficjent spostrzeże, że przekazany Formularz PEFS 2007 zawiera błąd powinien zastosować się do jednego z poniższych zaleceń: · jeśli wniosek o płatność za dany okres rozliczeniowy jest w trakcie weryfikacji Beneficjent ma obowiązek złożenia korekty Formularza PEFS 2007 wraz z wyjaśnieniami, · jeśli wniosek o płatność został zatwierdzony korekta danych w Formularzu PEFS 2007 zostaje dokonana w Formularzu PEFS 2007 składanym wraz z wnioskiem o płatność za kolejny okres rozliczeniowy.

Przypadki szczególne Rozwiązanie takie jest konieczne ponieważ, zgodnie z obowiązującymi zasadami, nie dokonuje się korekty zatwierdzonego wniosku o płatność, a ewentualną korektę uwzględnia się w kolejnym składanym wniosku o płatność. W wyjaśnieniach należy podać zakres zmian wprowadzonych do Formularza PEFS 2007 szczególnie w odniesieniu do danych PESEL. Unikalny charakter tych danych umożliwia porównywanie danych zawartych w Załączniku nr 2 do wniosku beneficjenta o płatność.

Przypadki szczególne Niekwalifikowalność: W sytuacji, w której okaże się, że w wyniku np. kontroli dany uczestnik został uznany za niekwalifikującego się do otrzymania pomocy, dane tej osoby powinny zostać usunięte z Formularza PEFS W przypadku, gdy Formularz z danymi uczestnika, który został uznany za niekwalifikowanego przekazano już do właściwej instytucji, należy przesłać ponownie Formularz, obejmujący zdarzenia powstałe w tamtejszym okresie – bez przekazywania danych tej osoby.

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Dziękuję za uwagę!