Spotkanie audytorów wewnętrznych 24 września 2015 r. Dobór, gromadzenie i przechowywanie dowodów na potrzeby zadania audytowego Iwona Bogucka

Zagadnienia, na które należy zwrócić uwagę Cel prezentacji: Przedstawienie zasad doboru dowodów do zadania i sposobu postępowania z nimi. Istota: 1.Jak dobierać odpowiednie dowody? 2.W jaki sposób efektywnie gromadzić i odpowiednio dokumentować informacje istotne i wystarczające do ociągnięcia celu audytu wewnętrznego? 3.Dowody i ich jakość a powodzenie audytu. 2

Dowody i co dalej? Gromadzenie Czynności na dowodach Wytwarzanie Przechowywanie Przekazywanie Archiwizowanie Udostępnianie 3

Proces zadania audytwego Identyfikacja Szacowanie Planowanie zadania Analiza Ocena Dokumentowanie informacji Identyfikacja i dokumentowanie Formy komunikacji Kanały komunikacji Komunikowanie wyników Stopień realizacji zaleceń Stopień wykonania zadania Monitorowanie postępów 4

Informacja i komunikacja przy gromadzeniu dowodów Komunikacja i informacja odgrywa fundamentalne znaczenie. Prowadzenie audytu wymaga swobodnego dostępu do dokumentacji. Bariery komunikacyjne i ich wpływ na dostęp do dowodów. 5

Ryzyko audytu przy postępowaniem z dowodami Brak doświadczenia. Presja czasu. Sugerowanie się opiniami. Ograniczony budżet zadania. 6

Realizacja zadania audytowego krok po kroku 7

Gromadzenie dowodów wg rozporządzenia i standardów IIA § 12. Audytor wewnętrzny dokumentuje wszystkie czynności i zdarzenia, które mają istotne znaczenie dla wyników audytu wewnętrznego. Praca audytu obejmuje m.in.: Planowanie zadania, identyfikację, analizę, ocenę i dokumentowanie informacji, komunikowanie wyników oraz monitorowanie postępów. Standard 2300 wykonywanie zadania – audytorzy wewnętrzni muszą zbierać, analizować, oceniać i dokumentować informacje wystarczające do osiągnięcia celów zadania. Standard 2310 zbieranie informacji – audytorzy wewnętrzni muszą zbierać informacje, które dotyczą zadania, są wystarczające, wiarygodne i przydatne do osiągnięcia jego celów. Standard 2320 analiza i ocena - audytorzy wewnętrzni muszą opierać wnioski i wyniki zadania na odpowiednich analizach i ocenach. 8

Dokumenty i informacje Dokument w uogólnionej definicji - rzeczowe świadectwo jakiegoś zjawiska sporządzone w formie właściwej dla danego czasu i miejsca. Dokument dostarcza informacji, jest źródłem informacji o faktach. 9

Wielość i różnorodność definicji pojęcia dokument Art. 6 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej Dokumentem urzędowym w rozumieniu ustawy jest treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego w rozumieniu przepisów Kodeksu karnego, w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy. KK, KPKKK, KPK, KPC,KPAKPCKPA 10

Informacja jako dowód Informacja (łac. informatio – przedstawienie, wizerunek; informare – kształtować, przedstawiać) – termin interdyscyplinarny definiowany różnie w różnych dziedzinach nauki; najogólniej – właściwość pewnych obiektów, relacja między elementami zbiorów pewnych obiektów, której istotą jest zmniejszanie niepewności (nieokreśloności). 11 Informacja obiektywnasubiektywna

Informacje niezbędne do osiągnięcia celów zadania audytowego Cechy informacji wiarygodnaistotnarzetelnaporównywalnawystarczająca Zastosowane metody gromadzenia informacji w audycie wewnętrznym mają fundamentalne znaczenie dla właściwego zdiagnozowania i oceny badanego obszaru. Dobranie odpowiednich narzędzi przyczynia się do uzyskania wiarygodnych, rzetelnych, istotnych i wystarczających informacji. Zastosowane narzędzia zbierania informacji powinny pozostawać w logicznym związku z tym, czego mają dowodzić. 12 Źródło: opracowanie własne na podstawie literatury

Zadanie audytowe Definicja zadania –zespół działań podejmowanych w celu dostarczenia niezależnej i obiektywnej oceny. Zdefiniowana metodyka badań i zakres. Ramy merytoryczne do zadania audytowego. Interdyscyplinarność zadań. 13

Dobór dowodów W jakim celu? -Wydanie zapewnienia w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej (adekwatna, efektywna, skuteczna). -Przy uwzględnieniu: oparcia wnioskowania o prawdę a nie prawdopodobieństwo, właściwego udokumentowania procesu audytu, wymiany informacji i zminimalizowanie powielania wykonanych prac. 14

Dostępność i forma dowodów Złożoność i specyfika danej organizacji. Zaawansowanie technologiczne danej organizacji. Wielkość i ilość operacji w danej organizacji. Rozproszenie dowodów. Różnorodność dowodów. Znaczenie dowodów. Wiarygodność dowodów. Powtarzalność dowodów 15

Ocena dowodów W procesie audytu na poziomie oceny dowodów istotą rolę odgrywają m.in: Zasada doświadczenia życiowego. Znajomość badanego obszaru. Element ludzki przejawiający się w subiektywizmie. Zdolności techniczne, społeczne, poznawcze. 16

Istota dowodów Twierdzenie faktów Ustalenie faktów Ocena faktów w zakresie prawa Fakty jako przedmiot dowodu. Droga procesu przebiega od twierdzenia faktów przez ich ustalenie, ocenę materialnoprawną, do wypowiedzi (imperatywnej) w kwestii prawa materialnego. Przedmiotem dowodu są fakty istotne (relewantne). Ustalenie faktów jest niekiedy niemożliwe bez znajomości określonych zasad i doświadczenia. 17

Różnorodność dowodów a ich stopień pewności Dowody BezpośredniePośredniePierwotneWtórnePozytywneNegatywnePojęcioweZmysłowe 18 MocneSłabe obiektywnedokumentybezpośrednie Niezależne od badanej jednostki subiektywneopiniePośrednie

Gromadzenie dowodów Typologia środków dowodowych wg kryteriów: Dowody PojęcioweZmysłowe Dowody pojęciowe Dowody ustne Dowody pisemne Dowody symboliczne Dowody dźwiękowe 19

Dowody a czynności audytowe Znaczenie dowodu audytowegoObjaśnienie Jako źródło dowodowe Jest to osoba lub rzecz będącą źródłem wiadomości o faktach (na przykład: pracownik komórki audytowanej, rzeczoznawca, przedmiot oględzin, dokument) Jako czynność dowodowa Rozmowa z pracownikiem komórki audytowanej, analiza treści dokumentu, analiza opinii rzeczoznawcy, przeprowadzenie oględzin Jako środek dowodowy Jest to wiadomość o faktach uzyskanych w wyniku czynności dowodowej ( na przykład: treść dokumentu, wynik oględzin, opinia rzeczoznawcy, wyjaśnienie pracownika komórki audytowanej) Jako dowodzenie Rozumowanie, wnioskowanie o istnieniu, względnie nieistnieniu pewnych faktów na podstawie środków dowodowych Jako wynik dowodzenia Stwierdzenie prawdziwości faktu (stwierdzenie istnienia lub nieistnienia dowodzonego faktu) Źródło. Sadowska T, Dowody i dokumenty audytowe, Zeszyty Naukowe, Prace katedry Rachunkowości nr 29 20

Przykładowy podział dowodów ze względu na źródło informacji Dowody Rzeczowe źródła informacji (cechy danej rzeczy- oględziny) Osobowe źródła informacji są osoby (oświadczenia, wywiady) Rzeczowo-osobowe, które zostały utrwalone i przekazane w formie pisemnej Źródło informacji 21

Przykładowe dokumenty wewnętrzne w audycie na etapie planowania zadania Zadanie audytowe Przegląd wstępny Analiza ryzyka Program zadania Harmonogramy Upoważnienia Przygotowanie narzędzi Planowanie 22

Przykładowe dokumenty wewnętrzne wytwarzane na etapie czynności audytowych Zadanie audytowe Oświadczenia Kwestionariusze Wywiady/rozmowy Analizy Testy Weryfikacje Matryce Obliczenia Notatki Czynności audytowe 23

Przykładowe dokumenty wewnętrzne wytwarzane na etapie sprawozdawczości Zadanie audytowe Sprawozdanie wstępne Stanowisko audytora Sprawozdanie ostateczne Sprawozdawczość 24

Budujemy opinię 25 Budujemy opinię - zbieramy materiał. Jak sprawić, żeby to był solidny budynek a nie lepianka? Materiał powinien być właściwy i wystarczający dla wyciagnięcia racjonalnych wniosków, na których można oprzeć wyniki. Błędy popełnione na początku eskalują.

Desygnaty Audyt bada problemy, z którymi kierownik jednostki musi się zmierzyć. Zwierciadło problemu. Zaufanie do opinii audytora. Użyteczność tego, co audyt wnosi. 26

Przechowywanie 27 Nadrzędne zasady: Audytor nie jest właścicielem informacji, w posiadanie której wszedł prowadząc audyt, zachowanie poufność informacji. Ponadto kwestię przechowywania dokumentów wytworzonych i zgromadzonych w trakcie prowadzenia audytu określają: przepisy prawa powszechnie obowiązującego np. ustawa o ochronie danych osobowych, ustawa o informacjach niejawnych itp. wewnętrzne procedury i polityki bezpieczeństwa w zakresie przechowywania informacji przy uwzględnieniu kryterium nośnika, na którym przechowywana jest informacja.

Archiwizacja Archiwizacja to proces tworzenia, zabezpieczania i klasyfikowania zbiorów dokumentów. Odpowiednio przygotowane i oznaczone dokumenty są przechowywane przez jednostkę organizacyjną przez określony w latach czas. 28

Udostępnianie art (uofp) Plan audytu oraz sprawozdanie z wykonania planu audytu stanowią, udostępnianą na wniosek, informację publiczną w rozumieniu ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Dostęp do dokumentów audytowych, zawierających informację publiczną – po usunięciu z systemu prawa art. 284 ust. 2 ww. ustawy – będzie następować na zasadach ogólnych uregulowanych w ustawie o dostępie do informacji publicznej. 29

Udostępnianie Wewnętrzne zasady udostępniana dokumentów wytwarzanych przez audyt: udostępnienie pracownikom KAW. udostępnienie innym pracownikom organizacji. udostępnienie innym organom. 30

Podsumowanie 1.Przedstawione metody gromadzenia informacji w audycie wewnętrznym mają fundamentalne znaczenie dla właściwego zdiagnozowania i oceny badanego obszaru. 2.Właściwe dobranie odpowiednich narzędzi przyczynia się do uzyskania wiarygodnych, rzetelnych, istotnych i wystarczających informacji. 3.Zastosowane narzędzia zbierania informacji powinny pozostawać w logicznym związku z tym, czego mają dowodzić. 31

Podsumowanie do dowodów Dowody w procesie audytu: są ważne ponieważ tak samo, jak z punktu widzenia prawa ciężar dowodu spoczywa na tym, kto twierdzi, a nie na tym, kto zaprzecza. muszą być wiarygodne, a ich koncepcja musi opierać się na prawdzie, a nie prawdopodobieństwie. muszą posiadać logiczny związek z tym, czego mają dowodzić. Koszt ich uzyskania powinien być mniejszy od uzyskanego efektu. Jakość zgromadzonych dowodów wpływa się na jakość zadania. 32

Dziękuję za uwagę. Dane kontaktowe: 33

Załączniki 34

Kodeks karny W kodeksie karnym jasno ujęto pojęcie dokumentu. Do nowelizacji z dnia r. art. 115 § 14 mówił że: „Dokumentem jest każdy przedmiot lub zapis na komputerowym nośniku informacji, z którym związane jest określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne” Po r., czyli gdy nowelizacja weszła w życie: „Dokumentem jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym związane jest określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne” 35

Kodeks postępowania karnego W ustawie tej nie ma legalnej definicji dokumentu. Kodeks postępowania karnego posługuje się definicją z kodeksu karnego. Ponieważ jest to definicja szeroka, jak wskazuje Sąd Najwyższy, status dokumentu zależy niejednokrotnie od indywidualnej oceny i dlatego też o tym, czy określony przedmiot stanowi dokument decyduje jego faktyczna i subiektywna ocena w konkretnej sprawie. Z punktu widzenia kodeksu postępowania karnego istotnymi cechami są: - postać pisemna - wykonanie ręcznie lub wydruk - wyrażona myśl ludzka w postaci oświadczenia woli lub wiedzy - materiał na którym dokument został wykonany - autor dokumentu. 36

Kodeks postępowania cywilnego Nie pojawia się tu ogólna definicja dokumentu, ale wprowadzone jest rozróżnienie dokumentów na dokumenty urzędowe i prywatne. Art. 244 § 1 kpc wskazuje istotne cechy dokumentu urzędowego: „Dokumenty urzędowe, sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone” natomiast art. 245 kpc – dokumentu prywatnego: „Dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie” Cechy istotne dla dokumentu to: - oznaczenie wystawcy, - data i miejsce sporządzenia, - oświadczenie woli wystawcy, - podpis. 37

Kodeks postępowania administracyjnego W kodeksie tym pojawia się tylko określenie dokumentu urzędowego. Art. 76 § 1 kpa mówi, że: „Dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone” Jak widać tylko w kodeksie karnym znaleźć można legalną definicje dokumentu. Prawo administracyjne i cywilne rozróżnia tylko opisy dokumentu urzędowego, gdzie istotą jest jego zawartość i legitymacja organu do wystawienia tego dokumentu, oraz dokumenty prywatne, w których ważny jest podpis osoby składającej oświadczenie. 38

Klasyfikacja dokumentów księgowych Kryterium klasyfikacjiRodzaj dokumentuPrzykład Źródła pochodzenia Zewnętrzne obce otrzymane od kontrahenta Zewnętrzne własne przekazane w oryginale kontrahentom Wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz podmiotu Faktura zakupu, noty odsetkowe, rachunki Faktury sprzedaży, noty odsetkowe dotyczące należności Rw, Kp, Mn, OT, LT Podstawa wystawienia Pierwotne bezpośrednio powiązane z występującą operacją gospodarczą Wtórne (zbiorcze) stanowiące zestawienie dokumentów źródłowych Faktury rachunki, wyciągi bankowe Raporty kasowe, raporty bankowe, karty zarobkowe Rodzaj operacji gospodarcze Kasowe Bankowe Materiałowe Kosztowe Przychodowe Inwestycyjne Dotyczące środków trwałych KP, KW, Faktury WB polecenie przelewu PZ, Rw, Mn Faktury, rachunki zakupu Faktury sprzedaży Faktury, rachunki OT, LT, PT Spełniana funkcja Dyspozycje zawierające polecenia dokonania pewnych czynności lub zapisów Wykonawcze stanowiące potwierdzenie powstania operacji Dyspozycyjno-wykonawcze będące poleceniem wykonania określonej operacji, a po jej wykonaniu potwierdzającej to wykonanie Żródło: J Chłuska, 2005 Polecenie przelewu, polecenie wyjazdu służbowego Faktury wyciągi bankowe Asygnaty kasowe 39