Audyt wewnętrzny w systemie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej

Prezentacja na temat: "Audyt wewnętrzny w systemie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej"— Zapis prezentacji:

1 Audyt wewnętrzny w systemie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej
Izba Celna w Przemyślu Audyt wewnętrzny w systemie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej na przykładzie Izby Celnej w Przemyślu ul. Sielecka 9 Przemyśl tel.: fax :

2 Planowanie strategiczne w Służbie Celnej
Służba Celna działa w oparciu o plany strategiczne od 1999 roku. Podstawy i wyzwania ówczesnych strategii: Aktualnie strategia działania Służby Celnej odwołuje się m.in. do dokumentów strategicznych: wymagania sformułowanych w Customs Blueprints – wytycznych Komisji Europejskiej dla administracji celnych państw kandydujących do Unii Europejskiej, istotne dla SC wyzwania: uzyskanie, a następnie umocnienie pozycji Polski w Unii Europejskiej, zmiany zasad działania aparatu finansowego państwa oraz rosnące oczekiwania podmiotów gospodarczych. „Wieloletniego planu strategicznego dla elektronicznej administracji celnej” (Multi-Annual Strategic Plan –MASP) . Strategii Przyszłości Cła (Future Customs Initiative) oraz programu e-Cło.

3 Strategia Służby Celnej
Strategia działania Służby Celnej na lata Strategia Służby Celnej (BSC, zarządzenie MF) Misja, Wizja cele strategiczne w perspektywie zewnętrznej – klientów cele pośrednie z perspektywy wewnętrznych procesów biznesowych (Jak powinni nas postrzegać klienci, abyśmy zrealizowali swoją wizję?), cele pośrednie z perspektywy rozwoju (Jakie procesy wewnętrzne musimy doskonalić, aby klienci byli zadowoleni?), INICJATYWY STRATEGICZNE KROKI MILOWE (Jak zachować zdolność do zmian i poprawy efektywności, aby zrealizować naszą wizję?),

4 System kontroli zarządczej w Służbie Celnej
Strategia Służby Celnej Inicjatywa strategiczna – Wdrożenie jednolitego systemu kontroli zarządczej w Służbie Celnej Minister Finansów decyzją nr 36/SC z dnia r. powołał Zespół ds opracowania jednolitego systemu kontroli zarządczej w Służbie Celnej System kontroli zarządczej w Służbie Celnej, 25 kwietnia 2011r. zatwierdzony przez Szefa Służby Celnej (KSIAZKA)

5 System kontroli zarządczej w Służbie Celnej
Komponenty i zasoby strategiczne budowy systemu System wyznaczania celów i zadań Polityka zarządzania ryzykiem Zasady monitorowania i oceny kontroli zarządczej Obszary działalności/ryzyka (podstawowa, zarządcza, wspomagająca) Mierniki

6 Model współzależności komponentów kontroli zarządczej w Służbie Celnej
organizacyjna Kultura Ludzie Procesy Systemy Środowisko wewnętrzne Ministerstwo Finansów I i II poziom Cele i zarządzanie ryzykiem Izba Celna I poziom Mechanizmy kontroli Informacja i komunikacja Monitorowanie i ocena

7 Kultura Organizacyjna
Strategiczne zasoby budowy kontroli zarządczej Ludzie Systemy Procesy Kultura Organizacyjna Zasoby strategiczne – fundament budowy SKZ w SC. Każdy z zasobów składa się z szeregu komponentów, które dla sprawności działania organizacji jako całości powinny mieć kształt jednolitych systemów, procesów, procedur, polityk, dobrych praktyk itp. Kontrola Zarządcza Zasoby strategiczne oceniamy cyklicznie - metodą CAF I etap ocena istniejącego stanu (” jakimi zasobami strategicznymi dysponuje jednostka i jaki jest poziom rozwoju tych zasobów”.) II etap ocena poziomu zarządzania zasobami strategicznymi. EFEKT - kompleksowa ocena poziomu dojrzałości organizacji w zakresie zarządzania zasobami strategicznymi. Ocena powinna być przeprowadzana okresowo, nie rzadziej niż raz na trzy lata.

8 System wyznaczania celów i zadań
Cele strategiczne Cele pośrednie / inicjatywy strategiczne Cele i zadania Ministra Finansów określone w planie działalności Cele i zadania dyrektora izby celnej określone w planie działalności Poziom strategiczny (Minister Finansów) Poziom operacyjny (dyrektor izby celnej)

9 Plan działalności Izby Celnej
Propozycje celów Szefa Służby Celnej Plan działalności Ministerstwa Finansów części A,B,C Plan działalności Izby Celnej część A część B Cele z planu MF dotyczące Służby Celnej Cele sformułowane przez IC w obszarach działalności Służby Celnej

10 Zarządzanie ryzykiem TERMINY
Identyfikacja ryzyka w obszarach działalności SC, zadania statutowe (ryzyka operacyjne), cele IC (ryzyka strategiczne) Analiza ryzyka oddziaływania ryzyka (5 stopni), prawdopodobieństwo (5 stopni), ocena, mapa ryzyka, hierarchizacja i rejestr ryzyka Reakcja na ryzyko apetyt na ryzyko, mechanizmy kontrolne i inne działania, monitoring i raportowanie. TERMINY Proces identyfikacji i analizy ryzyka - raz do roku Raporty z oceny poziomu ryzyka, skuteczności mechanizmów kontrolnych i podejmowanych działań: z obszaru o najwyższym zagrożeniu – raz na kwartał z obszaru o średnim zagrożeniu – raz na pół roku z obszaru o najniższym zagrożeniu – raz do roku

11 Monitoring źródeł kontroli zarządczej
Monitoring realizacji planu działalności Realizacja zadań statutowych Monitoring ryzyk Kontrole instytucjonalne, funkcjonalne, zewnętrzne Audyt wewnętrzny Protokoły z okresowych narad kierownictwa Realizacja dochodów i wydatków budżetowych Analiza skarg i wniosków Samoocena systemu kontroli zarządczej Sprawozdawczość Inne źródła

12 Oświadczenie o stanie KZ
System zbierania informacji o stanie kontroli zarządczej Źródło informacji o stanie KZ Kto dostarcza informację Kryterium oceny Czy stwierdzono nieprawidłowość/problem/słabość KZ RAPORT TAK NIE Działania zaproponowane i podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w danym obszarze 1-oznacza nieprawidłowość małą istotną 2-oznacza nieprawidłowość istotną 3-oznacza nieprawidłowość bardzo istotną Oświadczenie o stanie KZ

13 Kontrola zarządcza Audyt wewnętrzny
Kontrola zarządcza a audyt wewnętrzny Kontrola zarządcza Co to jest ? ogół działań Po co ? działania podejmowane są dla zapewnienia realizacji celów i zadań jednostki Jak ? w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze

14 Komórka organizacyjna IC
Rola i zadania komórki organizacyjnej Izby Celnej oraz audytu wewnętrznego w zakresie funkcjonowania systemu KZ Komórka organizacyjna IC wspomaga Dyrektora IC w kształtowaniu procesów zarządczych m.in. w zakresie kontroli zarządczej. Audyt Wewnętrzny systematyczna ocena funkcjonującego systemu kontroli zarządczej, realizacja zadań zapewniających oraz świadczenie usług doradczych na rzecz dyrektora izby, współpraca z komitetem audytu i komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie Finansów; WSPÓŁPRACA

15 Audyt - zadania zapewniające Ocena kontroli zarządczej dotycząca
Skuteczności i efektywności działania Przepływu informacji wewnętrznej/ zewnętrznej Zarządzanie ryzykiem Ochrona zasobów Wiarygodność sprawozdań Zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi Ocena kontroli zarządczej dotycząca

16 Audyt - doskonalenie kontroli zarządczej w wyniku czynności doradczych
propozycje działań naprawczych w obszarach Przepływu informacji wewnętrznej /zewnętrznej Upowszechniania standardów kontroli zarządczej Dostosowania wewnętrznej uregulowań do potrzeb kontroli zarządczej Wizerunku IC – jako nowoczesnej i skierowanej na potrzeby klientów jednostki Zespól ds. wdrożenia projektów działań doskonalących – wdrożenie metody CAF Weryfikacja celów zadań i mierników w planie działalności IC Przemyśl Zespół projektowy „Klient w centrum uwagi” Samoocena kontroli zarządczej Szkolenie kadry kierowniczej – upowszechnienie standardów kadry kierowniczej Udział w analizie ryzyka oraz konsultacje w zakresie kształtu RR Opiniowanie uregulowań wewnętrznych /zewnętrznych Ocena zasobów strategicznych IC metoda CAF Kurs e-lerningowy z kontroli zarządczej

17 OŚWIADCZENIE O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ
Istota funkcjonowania oświadczenia – systematyczne dokonywanie oceny stanu kontroli zarządczej oraz stałe jej usprawnianie. Cel: dokonanie rzetelnej oceny funkcjonowania jednostki, systematyczne, planowe usprawnianie jej funkcjonowania, wyraz odpowiedzialnego i rzetelnego podejścia do systemu zarządzania. Realny sens ma tylko taka ocena, która w prawdziwy i rzetelny sposób podsumuje sytuację jednostki. Narzędzie doskonalenia instytucji – kreuje wyzwania, mobilizuje do poszukiwania rozwiązań doskonalących

18 Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
w Izbie Celnej w Przemyślu za 2011r. Część B w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Zastrzeżenia: Obszar komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej Styczność ze zjawiskami niepożądanymi (mobbing, molestowanie, nietolerancja, demotywowanie, faworyzowanie). Niski poziom identyfikacji z KZ Wiarygodność sprawozdań Ale podejmujemy działania „Klient w centrum uwagi administracji” (Opracowanie katalogu i kart usług oraz udostępnienie ich klientom zewnętrznym, strategia komunikacyjna, optymalizacja procesów) Przeprowadzenie w IC i UC samooceny w oparciu o metodę CAF oraz opracowanie planów doskonalących Wdrożenie systematycznego badania satysfakcji funkcjonariuszy i pracowników IC oraz wdrożenie działań naprawczych Innowacyjne projekty usprawniające funkcjonowanie IC w kontekście przygotowań do EURO 2012 Inicjatywa 3I

19 Zapewnienie o stanie kontroli zarządczej
Plany doskonalenia Monitoring Źródeł KZ Badania ankietowe Inicjatywa 3i Strategia komunikacji Klient w centrum uwagi administracji CAF Zespoły zadaniowe EURO 2012 Zapewnienie o stanie kontroli zarządczej

20 DOŚWIADCZENIA PERSPEKTYWY
Opór wobec zmiany (odejście od utartych sposobów działania) Kolejne zadanie do realizacji obok codziennych obowiązków Niezrozumienie - po co mi kontrola zarządcza? Sprawny start, solidny fundament – jednolity system KZ w całej Służbie Celnej Profesjonalne wsparcie we wdrażaniu kontroli zarządczej PERSPEKTYWY skupienie uwagi na istotnych aspektach, eliminacja zbędnych czynności, innowacja, kreatywność, wykorzystanie szans możliwość minimalizacji biurokracji szybka i sprawna reakcja na problemy - identyfikacja najsłabszych ogniw działania zmiana mentalności – angażowanie ludzi, pobudzanie do aktywności, motywacja, przełamywanie uprzedzeń, integracja (współudział w projektowaniu) Samodoskonalenie się organizacji

21 Dziękuję za uwagę ul. Sielecka 9 37-700 Przemyśl
tel.: fax :