Innowacyjne podejście do administracji i księgowości.

Prezentacja na temat: "Innowacyjne podejście do administracji i księgowości."— Zapis prezentacji:

1 Innowacyjne podejście do administracji i księgowości

2

3 Wirtualne Osiedle – to system administracyjno – księgowy dla osiedli mieszkaniowych System ma na celu zastąpienie obecnej formy administracji osiedli formą elektroniczną. Oznacza to, że administrator wprowadzał by dane (np.: odczyty liczników) nie do swojego zeszytu, ale do Wirtualnego Osiedla. Dzięki temu mieszkańcy od razu na swoim koncie mogli by zauważyć nowe wpisy. To samo dotyczy księgowości. Księgowi wprowadzając dane do Wirtualnego Osiedla, automatycznie aktualizowali by widoki np.: sald mieszkańców. Każdy mieszkaniec mógłby w dowolnej chwili przeanalizować co i dlaczego zostało mu naliczone.

4 Czy wyobrażacie sobie dzisiaj bank bez dostępu dla klientów za pomocą WWW? Nie ma ograniczenia co do miejsca pracy. Na przykład księgowy, który zachorował nie musi odkładać swojej pracy na później. Może zalogować się z domu. Koniec z marnowaniem papieru na powiadomienia. Cała komunikacja odbywa się za pomocą e-maili i sms-ów. Dzięki temu dużo szybciej można powiadomić mieszkańców. Co sprawdzasz częściej: skrzynkę pocztową na klatce, czy skrzynkę e-mail ?

5 Przechowywanie danych, zarówno papierowych jak i elektronicznych to odpowiedzialność. Używając Wirtualnego Osiedla cała odpowiedzialność jest przerzucana na usługodawcę. Najczęstsze przyczyny utraty danych: -pożar -kradzież -awaria dysku -bark aktualnych kopi zapasowych

6 Dzięki popularnym protokołom bezpieczeństwa, widzianym przez użytkowników jako https. Nie możliwe jest przechwycenie przesyłanych informacji. O wiele łatwiej jest wysłać w czyimś imieniu list Pocztą Polską niż za pomocą maila. Używając elektronicznej formy komunikacji mamy większą pewność, że osoba z którą się komunikujemy jest tą za którą się podaje.

7 Osiedle może posiadać osobno firmę administrującą i księgową. Każda firma będzie posiadała swoje obowiązki, a zarząd będzie mógł spokojnie nadzorować czy wszystko jest prowadzone poprawnie. Zmiana firmy administracyjnej, nie będzie stanowiła utrudnienia dla mieszkańców. Przychodzi nowy administrator loguje się i wszystkie potrzebne dane posiada. Podobnie z firmą księgową.

8 Znacznie upraszcza pracę administratorów. Polepsza komunikację z mieszkańcami. Daje czytelny dostęp do kart mieszkańców i lokali. Upraszcza prowadzenie ewidencji mieszkańców i stanów lokali. System automatycznie księguje. Powiadamia mieszkańców o zmianach ich sald. Wykonuje rozliczenia roczne i sprawozdania finansowe. Pozwala zarządowi kontrolować pracę administracji i księgowości. Mieszkańcy mają dostęp do swoich kart, gdzie mogą sprawdzić np.: salda i stany liczników.

9 Ograniczenie wydatków na komunikację z mieszkańcami. Komunikacja odbywa się tylko za pomocą e-mail (ewentualnie sms). Nie ma potrzeby wysyłania listów poleconych. Jasność dla mieszkańców za co płacą i ile mają nadpłaty bądź niedopłaty. Dzięki informowaniu mieszkańców o ich należnościach w prosty sposób można polepszyć finanse osiedla i uniknąć wielu spraw sądowych. Odpowiednio wcześnie poinformowany mieszkaniec może spłacić swoją należność, natomiast poinformowany po np.: roku nie jest w stanie spłacić zobowiązań i pozostaje tylko sąd.

10 Dodawanie, usuwanie Edycja wpisów finansowych. Podgląd wprowadzonych danych, sald, SMS, Email, Liczniki, ewidencja Podgląd tylko swoich danych, sald, kosztów Podgląd

11 1) Łatwe naliczanie opłat czynszowych Opłaty są naliczane w następujący sposób. Każdy lokal generuje koszty i każdy lokal posiada swojego właściciela. Klikając przycisk nalicz opłaty można automatycznie wszystkim mieszkańcom wprowadzić z odpowiednią datą opłaty czynszowe.

12 1) Łatwe naliczanie opłat czynszowych 2) Automatyczne księgowanie wpływów i wypływów z konta Księgowy wczytuje plik z wyciągiem z banku i tyle. System automatycznie rozpozna na kogo konto zaksięgować pozycję. Jeżeli to mieszkaniec wyśle maila z informacją o zmianie wielkości salda. Po zatwierdzeniu przez księgowego wpłat zmieni się bilans na kartach mieszkańca.

13 1) Łatwe naliczanie opłat czynszowych 2) Automatyczne księgowanie wpływów i wypływów z konta 3) Obsługa kont księgowych Dzięki obsłudze kont księgowych. Zmiana z obecnego systemu księgowego nie powinna sprawić problemu.

14 1) Łatwe naliczanie opłat czynszowych 2) Automatyczne księgowanie wpływów i wypływów z konta 3) Obsługa kont księgowych 4) Intuicyjne grupowanie kosztów i przychodów Każda pozycja kosztowo-przychodowa jest powiązana z kontem kosztowym i odpowiednim typem. Dzięki temu automatycznie można generować czytelne Zestawienia i raporty.

15 1) Ewidencja lokali Każdy lokal posiada dwie powierzchnie: udziałową i ogólną. Powierzchnia udziałowa służy do określania udziału właściciela lokalu podczas głosowania. Na przykład piwniczka może mieć 20 m, udziałowej 0. Lokal także zawiera opis, numer Lokalizację, a przede wszystkim właściciela To właśnie właścicielowi będą naliczane koszty lokalu

16 1) Ewidencja lokali 2) Ewidencja mieszkańców Lista mieszkańców z ich podstawowymi danymi. Umożliwia administratorowi uzyskanie kontaktu do mieszkańca. Generowanie sald wszystkich mieszkańców.

17 1) Ewidencja lokali 2) Ewidencja mieszkańców 3) Kartoteka mieszkańca W kartotece mieszkańca znajdują się szczegółowe dane wybranego mieszkańca

18 1) Ewidencja lokali 2) Ewidencja mieszkańców 3) Kartoteka mieszkańca Zestawienie naliczeń i wpłat pogrupowane po miesiącach

19 1) Ewidencja lokali 2) Ewidencja mieszkańców 3) Kartoteka mieszkańca Szczegółowe wyliczenie z podziałem na poszczególne pozycje i typy.

20 1) Ewidencja lokali 2) Ewidencja mieszkańców 3) Kartoteka mieszkańca Lista lokali i koszty jakie generują co miesiąc posiadane lokale

21 1) Ewidencja lokali 2) Ewidencja mieszkańców 3) Kartoteka mieszkańca Prywatne pliki mieszkańca dołączone przez administratora Liczniki i ich stany Konfiguracja kartoteki mieszkańca Lista wysłanych emaili do mieszkańca Lista wysłanych smsów do mieszkańca Głosowania mieszkańca i wartości głosów Wspólne pliki osiedla: uchwały, zdjęcia, instrukcje …

22 1) Ewidencja lokali 2) Ewidencja mieszkańców 3) Kartoteka mieszkańca 4) Ewidencja liczników Każdy licznik jest określonego typu

23 1) Ewidencja lokali 2) Ewidencja mieszkańców 3) Kartoteka mieszkańca 4) Ewidencja liczników W kontekście typu licznika występują liczniki i punkty pomiarowe.

24 1) Ewidencja lokali 2) Ewidencja mieszkańców 3) Kartoteka mieszkańca 4) Ewidencja liczników 5) Głosowania System korzystając z ewidencji mieszkańców i lokali pomaga przeprowadzić głosowania.

25 1) Ewidencja lokali 2) Ewidencja mieszkańców 3) Kartoteka mieszkańca 4) Ewidencja liczników 5) Głosowania Głosowania są przeprowadzane za pomocą e-maili. Każdy mieszkaniec dostaje e-mail, na którym jest opis na co głosuje i trzy odnośniki do wybrania (TAK, NIE, WSTRZYMUJE SIĘ) Aby zagłosować wystarczy kliknąć odpowiedni link. Po zagłosowaniu dostaje się e-maila potwierdzającego oddanie głosu.

26 1) Ewidencja lokali 2) Ewidencja mieszkańców 3) Kartoteka mieszkańca 4) Ewidencja liczników 5) Głosowania 6) Funkcyjne e-maile E-maile mogą zawierać specjalne znaczniki, które przed wysłaniem są tłumaczone przez system. Na przykład: imię, nazwisko, saldo, posiadane lokale, zestawienie miesięczne itd. Dzięki tym znacznikom można w bardzo elegancki sposób zrobić hurtową wysyłką. Witam {Zwrot grzecznościowy} {Imię} {Nazwisko} {Zwrot grzecznościowy} saldo wynosi {saldo} Pozdrawiam Główny Księgowy Witam Pana Michał Walkusz Pana saldo wynosi 123,92 zł. Pozdrawiam Główny Księgowy

27 Każdy mieszkaniec może się zalogować do systemu i mieć wgląd w swoje dane. Może sobie spokojnie przeanalizować naliczenia, czy zgadzają się stany liczników lub oddane głosy.

28 System jest ciągle rozwijany i udoskonalany, wobec czego można dostosować go do swoich indywidualnych potrzeb. Można system osadzić pod swoją domeną, używać własnych serwerów pocztowych. SMS – mogą być podpisywane numerem administratora, więc mieszkańcy odpowiadali by na jego telefon. Indywidualne podejście do bezpieczeństwa danych. Klienci mogą dostawać kopie na nośnikach optycznych, co sprawi, że będą oni również posiadali dodatkowe zabezpieczenie.

29 ?

30 Dziękuję za uwagę Bożena Walkusz