Zarządzanie partnerstwem z wykorzystaniem zasad dotyczących współpracy w zespołach wirtualnych/ rozproszonych. Włodawski Obszar Funkcjonalny Gmina Miejska Włodawa

Rozwiązanie wdrożono w partnerstwie 11 JST, które tworzą małe gminy z terenów wiejskich. Cel: sprawna komunikacja w partnerstwie; zapewnienie terminowego przygotowywania dokumentów, podejmowania decyzji, realizacji kluczowych zadań; wzmocnienie zaangażowania Partnerów we wspólne działania i skłonienie do przejawiania inicjatywy. Działania: zbudowanie zespołu koordynatorów zapewniającego szybki przepływ informacji i umożliwiającego sprawną komunikację zwrotną. zbudowanie elastycznego, nowoczesnego systemu komunikacji i zarządzania zespołem.

Idealny zespół: zaufanie, zaangażowanie, kreatywność, współpraca, różnorodność; Lider pełniący rolę mentora; Pierwszy poziom zarządzania i systemu komunikacji - osoby decyzyjne/ tradycyjny przepływ informacji; Elastyczny i dynamiczny zespół roboczy – rozproszony, oparty na powiązaniu między lokalnymi koordynatorami. Głównym atutem metody jest wygenerowanie motywacji i zaangażowania po stronie Partnerów Podstawą funkcjonowania systemu zarządzania jest wykorzystanie nowoczesnych technik komunikacji jakie umożliwia Internet.

Wybór Koordynatora posiadającego cechy Lidera - lokomotywa Budowa systemu komunikacji w zespole oraz zasad pracy zespołu: –spotkanie robocze; baza danych teleadresowych; poznanie koordynatorów Zarządzanie partnerstwem z wykorzystaniem zasad dotyczących współpracy w zespołach wirtualnych/ rozproszonych: wykorzystywanie Internetu (strona projektu); częste rozmowy telefoniczne; budowanie zaufania w zespole; działania wspierające, zachęcanie, wzmacnianie kreatywności, dzielenie się, chwalenie; przyjęcie zasady otwartej komunikacji pozwalającej na indywidualność – konsultowanie każdej decyzji, słuchanie sugestii, prowokowanie dyskusji; używanie języka korzyści w budowaniu zaangażowania po stronie partnerów; budowanie atmosfery życzliwości; regularne spotkania zespołu roboczego na konferencjach; budowanie relacji; budowanie wokół realizowanych zadań pozytywnych emocji;

Osiągnięte rezultaty wdrożenia metody Terminowa realizacja wszystkich zadań objętych projektem „Włodawski Obszar Funkcjonalny - nowy wymiar partnerstwa w polityce regionalnej”. Wysokiej jakości dokumenty o charakterze planistycznym. Przyjęcie przez wszystkich 11 członków partnerstwa uchwał w sprawie realizacji wspólnej strategii rozwoju. Wysokiej jakości materiały promocyjne obszaru. Partnerstwo nadal aktywnie współpracuje. Wykorzystywanie powstałych struktur w codziennej komunikacji, planowaniu i projektach.

Możliwość replikowalności przez inne partnerstwa Zgłaszane rozwiązanie jest uniwersalne i można je dowolnie modyfikować w zależności od potrzeb. Rozwiązanie możliwe jest do zaadoptowania w innych partnerstwach Wdrożenie rozwiązania nie wymaga nakładów finansowych ani specjalnych przygotowań. Rozwiązanie dotyczy zmiany podejścia do zarządzania partnerstwem bylejakość - wysoka jakość marazm - zaangażowanie negatywne emocje – pozytywne emocje muszę, trzeba – chcę, warto zrobione – zrobione najlepiej jak można