Kryteria wyboru systemów: Branża Wielkość firmy Poziom informatyzacji Kultura pracy Rodzaj i obieg dokumentów Stopień proceduralności Firma wdrażająca

Branża: Należy określić w jakiej branży działa firma, jeśli funkcjonuje w różnych płaszczyznach, określić jak ściśle powiązane są te profile działalności. Na tej podstawie można wybrać czy potrzebny jest dla firmy zintegrowany system zarządzania czy oddzielne systemy dla każdej branży. Drugie rozwiązanie będzie lepsze, gdy jako systemy branżowe będą zastosowane nie aplikacje "ogólne", lecz pisane dla konkretnych zastosowań.

Wielkość firmy: Czy firma posiada jedną siedzibę, czy kilka oddziałów i jak są one rozmieszczone. Wpływa to na rodzaj połączeń wykorzystywanych do przesyłania informacji, który musi być zaimplementowany w wybranym systemie. Kolejny parametr - liczba użytkowników, rodzaj danych, jaki jest stopień ich tajności oraz dostępności dla użytkowników. Istotne jest także, czy sieć korporacyjna jest otwarta, czyli czy ma połączenie z innymi sieciami. Na podstawie tego określamy poziom zabezpieczeń, które system musi nam zaoferować.

Poziom informatyzacji: Dokonując wyboru nowego systemu należy pamiętać, że mają pracować przy nim pracownicy naszej firmy a nie innej, należy wybrać takie rozwiązanie, które będzie najbardziej odpowiednie. Istotne jest wcześniejsze przeprowadzenie szkoleń dla pracowników z zakresu nowego systemu.

Kultura pracy: Każdy system tworzony jest według określonej zasady zarządzania. Wymaga on wykorzystania pewnych technik, wzorców pracy. Są to elementy zazwyczaj związane z określonymi uwarunkowaniami kulturowymi. System z jednej strony skierowany jest ku pracownikom, a z drugiej zaś ku kadrze zarządzającej. Jeśli nie będzie spełniał tych dwóch warunków jednocześnie, to ani pracownikom ani kadrze, nie będzie się efektywnie współpracowało w sztucznie wymuszonych warunkach.

Rodzaj i obieg dokumentów: Rodzaj dokumentów oraz ich obieg w każdej jednostce gospodarczej jest inny, pod względem formy i treści. Systemy są pisane w taki sposób, by można dostosować do konkretnych, indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Natomiast proponowany układ w nowym systemie może się okazać lepszy, prostszy od istniejącego w naszej firmie. Wówczas nasza firma, jej struktura powinna zostać poddana modyfikacjom, aby zmienić istniejący stan.

Stopień proceduralności: Przedsiębiorstwo, aby mogło efektywnie działać, być sprawne i szybko reagować na zmiany rynku, musi mieć wypracowane własne schematy, plany działania, które są odwzorowane w postaci funkcji oraz procedur w systemie zarządzania. Należy określić jakie procedury trzeba stworzyć, a jakie zmodyfikować i czy nasza firma potrafi wprowadzić je w życie. Następnie sprawdzany, które systemy mają gotowe schematy, najbardziej zbliżone do tego, co wypracowaliśmy w naszym przedsiębiorstwie.

Firma wdrażająca: Na pewno dużego systemu firma nie jest w stanie wdrożyć sama, we własnym zakresie. Musi znaleźć odpowiedniego partnera. Przy wyborze konkretnej firmy, należy sprawdzić czy jest znana na rynku, jaką cieszy się opinią wśród innych odbiorców jej produktów. Proces wdrażania może trwać kilka miesięcy a nawet lat, dlatego trzeba mieć pewność, iż firma wdrażająca przez cały ten czas będzie obecna na rynku. Ważne jest wiedzieć kto był klientem tej firmy, z jakie branży i jakie referencje może wystawić.

Pozostałe kryteria wyboru systemów: spełnienie wymogów prawnych; przewidywane koszty systemu; czas wdrożenia systemu; spodziewane zyski. 9

Metodyka wyboru systemu informatycznego: 1. Zdefiniowanie wymagań - utworzenie zespołu projektowego - określenie wymagań funkcjonalnych dla systemu - opracowanie kryteriów wyboru systemu i dostawcy 2. Zidentyfikowanie systemów i dostawców - przegląd systemów IT na rynku - przegląd raportów nt. wdrożeń i systemów - sporządzenie krótkiej listy systemów - opracowanie Zapytania o Informację (RFI) 10

Metodyka wyboru systemu informatycznego: 3. Porównanie systemów i dostawców - opracowanie Zapytania Ofertowego (RFP) - przeprowadzenie prezentacji systemów - dokonanie kompleksowej oceny rozwiązań 4. Wybór systemu i dostawcy - dokonanie analizy prawnej i merytorycznej umów - przeprowadzenie negocjacji - podpisanie umowy 11

Wdrożenie systemu: Wdrożenie systemu informatycznego to złożone przedsięwzięcie, a jego efekty mają wpływ na kondycję operacyjną i finansową przedsiębiorstwa. Nie jest to jednak operacja tylko techniczna - zakup komputerów, okablowanie budynku oraz instalacja oprogramowania. Ze względu na strategiczne znaczenie tej decyzji dla przedsiębiorstwa wdrożenie powinno być procesem samooceny, analizy, gruntownej zmiany procesów biznesowych oraz uczenia się.

11 etapów wdrożenia zintegrowanego systemu według APICS: Przygotowanie kierownictwa firmy do zarządzania w warunkach stosowania systemu komputerowego oraz planowania procesu wdrożeniowego (pierwszy miesiąc). Określenie zamierzeń oraz wyznaczenie celów komputeryzacji przedsiębiorstwa i wdrażania poszczególnych modułów systemu (drugi miesiąc). Szkolenie zespołu wdrożeniowego w zakresie zasad systemu i znajomości modułów składających się na Closed Loop systemu (2-4 miesiąc). Inwentaryzacja obecnego otoczenia organizacyjnego, wybór użytkowników, zaprojektowanie przyszłego otoczenia systemu (3-6 miesiąc).

Projektowanie Systemu Informowania Kierownictwa w powiązaniu z modułami systemu, projektowanie konfiguracji sprzętowej i programowej (5-6 miesiąc). Instalowanie komputerów, sieci, stacji roboczych lub terminali, systemu operacyjnego, oprogramowania systemu (6-9 miesiąc). Stworzenie tzw. pilota systemu i szkolenie pracowników z wykorzystaniem pilota (9-12 miesiąc). Sukcesywne dostosowanie modułów systemu do codziennej działalności przedsiębiorstwa i zastąpienie dotychczasowego systemu (12-15 miesiąc). Przeprowadzenie konwersji zasobów danych i sukcesywne wdrażanie Closed Loop systemu (15-18 miesiąc). Rozszerzenie stopnia przetwarzania do pełnego zakresu systemu (18-24 miesiąc). Przegląd rozwiązań po wdrożeniu i przeprowadzenie ewentualnych zmian (20-26 miesiąc).

APICS: APICS The Association for Operations Management (APICS Stowarzyszenie dla zarządzania operacyjnego) – organizacja non-profit zajmująca się standaryzacją metod sterowania produkcją znanych jako MRP i MRPII. Założona w 1957 roku jako American Production and Inventory Control Society (amerykańskie stowarzyszenie sterowania produkcją i zapasami).

Metodyka wdrożenia: Przygotowanie – etap ten ma na celu ustrukturyzowanie projektu, zbudowanie zespołów, ułożenie harmonogramu prac oraz sposobu oceny postępów, uzgadniane są wymagania dotyczące systemu oraz sposób, w jaki zostaną spełnione; Projektowanie – na tym etapie tworzone są rozwiązania szczegółowe, konfigurowane jest środowisko systemu oraz parametryzowane obszary działalności, które system ma wspierać. Szczegółowo opisywane są też interfejsy oraz ewentualne modyfikacje, które zostaną wykonane w trakcie dalszych prac; Wykonanie – to etap, w którym realizowane są zaplanowane modyfikacje systemu. Grupa projektowa poznaje szczegóły działania systemu, dzięki czemu na kolejnych etapach może wspierać użytkowników końcowych (np. szkolić ich); 16

Metodyka wdrożenia: Zatwierdzanie - służy sprawdzeniu czy system działa zgodnie z założeniami, czy ma właściwe parametry i prawidłowo wykonane modyfikacje. Użytkownicy sprawdzają poprawność danych w systemie oraz testują możliwości wykonania wszystkich czynności. Procesy te poddawane są testowaniu w pełnym zakresie na zestawie rzeczywistych danych, np. danych przykładowych przeniesionych z poprzedniego okresu. Po zatwierdzeniu rozwiązania rozpoczynają się szkolenia dla użytkowników końcowych; Etap uruchomienia - po ogłoszeniu wdrożenia produkcyjnego, do systemu zostają wczytane dane ze starych systemów. Po walidacji danych, w starych systemach zamykane są wszystkie operacje. Istotnym elementem tego etapu jest zapewnienie niezbędnego wsparcia użytkownikom końcowym. 17

Korzyści z wdrożenia systemów ERP: optymalizacja kosztów, dzięki możliwości ich śledzenia w rozbiciu na miejsca ich powstawania. poprawa przepływów pieniężnych, poprzez śledzenie aktualnych i planowanych płatności, zobowiązań oraz należności. poprawa współczynnika rotacji zapasów i materiałów w magazynach dzięki wykorzystaniu mechanizmów MRP. ułatwienia w planowaniu, sterowaniu i monitorowaniu produkcji. możliwość planowania krótko i długoterminowego na podstawie posiadanych informacji historycznych oraz sygnałów z rynku. zmniejszenie pracochłonności wprowadzania informacji (wprowadzanie tylko w jednym miejscu), większe jej uporządkowanie oraz zwiększenie jakości przepływu i dostępu do informacji w ramach całego przedsiębiorstwa.

Korzyści z wdrożenia ERP w obszarze produkcji: zapewnienie ciągłości produkcji poprzez obniżenie poziomu zapasów do minimum dotrzymywanie terminów dostaw poprzez projektowanie szczegółowych planów produkcyjnych koordynowanie wszystkich środków produkcji, w tym maszyn, narzędzi i materiałów pełna przejrzystość kosztów produkcji zaawansowane analizy klientów w celu optymalizacji przyszłych planów produkcyjnych

Korzyści z wdrożenia ERP w obszarze logistyki: sprawna ocena i wybór dostawców skuteczna wymiana informacji pomiędzy pracownikami zaawansowane raportowanie odzwierciedlenie zasobów w czasie rzeczywistym oszczędność czasu i kapitału, dzięki stałemu dostępowi do wszystkich danych

Korzyści z wdrożenia ERP w obszarze zarządzania finansami: szybsza analiza stanu należności i zobowiązań sprawniejsze zarządzanie płatnościami szerokie spektrum możliwości w zakresie obsługi i rozliczenia podatku VAT automatyzacja procesu dekretacji (potwierdzania podpisem) dokumentów szerokie wsparcie procesów windykacyjnych zaawansowana kontrola okresu sprawozdawczego

Korzyści z wdrożenia ERP w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi: sprawniejsza obsługa procesów kadrowo-płacowych bezpieczne przechowywanie i przetwarzanie danych osobowych możliwość planowania i ewidencji czasu pracy łatwiejsze badanie potrzeb szkoleniowych, budżetowanie oraz ocenianie uprawnienie przeprowadzania okresowych ocen pracowników