Instrukcja USOS Rozliczanie etapów studentów wersja by Marek Opacki

1. Rozliczenie etapu studentów - automatyczne Formularz Programy -> Rozliczanie etapów, umożliwia automatyczne rozliczanie etap studentom. Po wybraniu odpowiedniego cyklu dydaktycznego, programu oraz etapu zaznaczamy opcję przepisywania ocen, rozliczania ostatecznego oraz przepisywania na następny etap. Na liście osób uwzględniani są studenci studiujący aktywnie na wskazanym cyklu (statusy X i W). Po wciśnięciu przycisku Wszystkim, studentom zostaną zaproponowane nowe statusy aktualnych etapów. Dopiero po zapisaniu zmian zostaną one wprowadzone do systemu. Za pomocą przycisków Program osoby i Imform. o wymag., można sprawdzić dokładniej problematyczne przypadki.

2. Rozliczenie etapu studenta - ręczne Aby rozliczyć etap studenta wskazujemy odpowiedni wiersz na zakładce Etapy osoby, a następnie wciskamy przycisk Rozlicz. W nowym oknie zaznaczamy opcję Czy ostatecznie i zatwierdzamy zmianę. W większości przypadków operacja ta powinna rozliczyć etap studenta zamieniając status X na A oraz statusy W na S.

3. Problemy z rozliczaniem etapów W przypadku wystąpienia problemu z rozliczeniem etapu, w pierwszej kolejności sprawdzamy wymagania wciskając przycisk Inform. o wymag. W nowym oknie sprawdzamy dane na zakładce Wymagania przedmiotowe czy wszystkie przedmioty są zaliczone. Brak zaliczenia może wynikać z następujących powodów: - brak oceny, na którymś z zajęć (przedmioty powtarzane powinny mieć przepisaną ocenę z zajęć zaliczonych wcześniej) - brak podpięcia przedmiotu, w formularzu Programy osoby wciskamy przycisk Podpięcia, zaliczane przedmioty powinny być Zaakceptowane i podpięte pod odpowiedni etap i cykl dydaktyczny

4. Problemy z rozliczaniem etapów Na zakładce Wymagania punktowe, sprawdzamy czy student ma odpowiednią ilość punktów. Wciskając przycisk Szczegóły otrzymamy informacje, za które przedmioty student zdobył punkty. Brak punktów może wynikać z następujących powodów: - nie wszystkie przedmioty mają zdefiniowane punkty lub ilość punktów jest nieodpowiednia, sprawdzamy to w formularzu Przedmioty na zakładce Punkty w cyklach - nie wszystkie przedmioty zostały powiązane z grupą przedmiotów wskazaną w punktacji ECTS, sprawdzamy to w formularzu Przedmioty na zakładce Grupy przed. w cyklach - wymagania punktowe mogą dotyczyć złej grupy przedmiotów, poprawić to można w Słowniki -> Programy studiów, następnie wybieramy odpowiedni etap i wciskamy przycisk Wymag. etapowe, tu ewentualnych zmian dokonujemy na zakładce Wym. punkt. w cyklach - poprawiane przedmioty mogły zmienić ilość punktów, z różnicy trzeba zwolnić za pomocą decyzji i zaznaczyć opcję Osiągnięcia

5. Zaliczenie etapu warunkowego W przypadku, gdy student nie uzyska wymaganej do zaliczenia ilości punktów, etap może być zaliczony warunkowo pod warunkiem zdobycia minimalnej ilości punktów. Zaległe przedmioty muszą być zaliczone w kolejnych etapach. Do momentu zaliczenia tych przedmiotów wszystkie etapy będą zaliczane warunkowo mimo zdobycia maksymalnej ilości punktów. W kolumnie Ile razy warunek koniecznie trzeba podać ile razy każdy z etapów może być zaliczany warunkowo. Przy każdym rozliczeniu liczba ta będzie automatycznie zmniejszana o jeden. W przypadku, gdy wartość ta spadnie do zera, kolejna próba rozliczenia etapów spowoduje jego automatyczne niezaliczenie warunku i zmiana statusu na T. Zaliczenie warunku zmienia status na S.

6. Zaliczenie etapu warunkowego cd. W celu zaliczenia zaległego przedmiotu, student musi być najpierw na niego zapisany. W tym celu wybieramy z menu opcję Programy -> Wpisywanie na przedmioty. Tu wybieramy odpowiedniego studenta i cykl, a następnie dodajemy zaległe przedmioty. W przypadku, gdy przedmiot oferowany jest przez inną jednostkę niż jednostka osoby, konieczna jest jej zmiana za pomocą przycisku Filtruj po jed. Po wybraniu nowej jednostki otrzymamy przedmioty przez nią oferowane.

7. Zaliczenie etapu warunkowego cd. Po wpisaniu studenta na przedmiot konieczne jest odpowiednie podpięcie. W formularzy Program osoby, dla aktualnego etapu wciskamy przycisk Podpięcia. W nowym formularzu zaległy przedmiot podpinamy pod etap, w którym pierwotnie był rozpoczęty. Na koniec wpisujemy jeszcze studenta do odpowiednich grup zajęciowych.

8. Zaliczenie etapu warunkowego cd. W przypadku, gdy przedmiot został zastąpiony przedmiotem równoważnym, do poprawy wybieramy nowy przedmiot. W sytuacji, gdy przedmiot w nowym etapie zmienił ilość punktów konieczne jest uzupełnienie brakujących punktów za pomocą decyzji. W formularzu Program osoby wciskamy przycisk Decyzje, a w otwartym formularzu dodajemy nową decyzję. Na zakładce Wymagania pkt. – zwol. uzupełniamy różnicę punktów dla odpowiedniej grupy przedmiotów, z której pochodzi powtarzany przedmiot. W przypadku, gdy przedmiot zmniejszył ilość punktów, w decyzji podajemy dodatnią ilość punktów, jeśli zaś zwiększył podajemy ujemną ilość punktów. Konieczne jest również zaznaczenie opcji Osiągnięcia w ostatniej kolumnie.

9. Niezaliczenie etapu W przypadku, gdy student nie spełnia wymagań zaliczenia warunkowego, etap otrzymuje status niezaliczony automatycznie (R). Dodatkowo dokonywany jest ponowny wpis na ten sam etap w kolejnym cyklu dydaktycznym. Cykl należy skorygować, jeśli student będzie powtarzał etap w innym semestrze niż kolejny.

10. Niezaliczenie etapu cd. Po automatycznym niezaliczeniu etapu wygenerowana zostaje również decyzja ze stanem Zatwierdzona oraz rodzajem Zastąpienie. Oznacza to, że podane w niej wymagania całkowicie zastąpią odgórne wymagania etapowe. W wymaganiach przedmiotowych wstawione zostaną automatycznie wszystkie przedmioty, dla których student nie uzyskał zaliczenia oraz wymagania punktowe identyczne jak na niezaliczonym etapie. W przypadku, gdy student zalicza zaległy etap w innym cyklu niż przydzielony automatycznie, podobnie jak w przypadku etapu, również w decyzji konieczna jest ręczna korekta cyklu.

11. Rozliczanie etapu po wyjeździe Rozliczanie studenta z etapu odbytego na innej uczelni, odbywać się powinno za pośrednictwem decyzji zastępującej standardowe wymagania etapowe (rodzaj Zastąpienie). Decyzja powinna dotyczyć etapu i cyklu, w czasie którego student studiował na wyjeździe. Na zakładce Przedmioty zew., po wciśnięciu przycisku Szczegóły przechodzimy do formularza, w którym wpisujemy wszystkie przedmioty jakie student zaliczył na wyjeździe. W tabeli podajemy cykl dydaktyczny, nazwę przedmiotu, punkty ECTS oraz status Z (zaliczony). Poniżej, dla każdego przedmiotu osobno, podajemy ilość ocen z przedmiotu i łączną ich sumę. Jest to niezbędne do liczenia średniej.

12. Skreślenie z programu W przypadku konieczności skreślenia studenta z programu, na zakładce Skreślenia/Wznowienia, podajemy datę skreślenia oraz wybieramy z listy powód, dodatkowo można ręcznie zmodyfikować domyślne uzasadnienie skreślenia. Czynność ta spowoduje automatyczną zamianę statusu na programie na Skreślony oraz Planowanej daty ukończenia na zgodną z datą skreślenia.

13. Anulowanie skreślenia W przypadku, gdy skreślenie okaże się pomyłkowe lub w terminie do dwóch tygodni od wystawienia decyzji przestaną występować przesłanki do skreślenia, decyzję taką można anulować co skutkuje automatyczną zmianą statusu na Student oraz przywrócenie wartości pola Planowana data ukończenia zgodnie z tokiem studiów. W tym celu na zakładce Skreślenia/Wznowienia podajemy datę anulowania i wybieramy z listy opcję Anulowanie. Anulowanie skreślenia powinno być opatrzone stosownym komentarzem.

14. Wznowienie studiów W przypadku, gdy skreślenie nabrało już mocy prawnej, a mimo tego student wznawia studia na danym programie, konieczne jest wycofanie skreślenia. W tym celu na zakładce Skreślenia/Wznowienia podajemy datę wznowienia i z listy wybieramy opcję Wznowienia. Wznowienie powinno być opatrzone stosownym komentarzem. Czynność ta spowoduje automatyczną zmianę statusu na Student oraz Daty przyjęcia na datę wznowienia. W przypadku, gdy student rozpoczął studia przed na programie bez KRK i po wznowieniu kontynuuje studia na programie bez KRK, konieczne jest ręczne skorygowanie pola Data przyjęcia na wartość pola Data rozpoczęcia studiów. Czynność ta jest konieczna by podczas eksportu danych do systemu POL-on została przesłana informacja ze starym kodem kierunku, a nie nowym.