Tworzenie projektu i wniosku o dotację Prowadzenie Stołecznego Centrum Współpracy Obywatelskiej www.centrumwspolpracy.org.pl

PROJEKT

WPROWADZENIE DO PRACY METODĄ PROJEKTÓW DEFINICJE PROJEKTU: “Projekt jest określonym w czasie przedsięwzięciem, podjętym w celu osiągnięcia unikalnego produktu lub usługi” Projekt jest przedsięwzięciem, które ma początek i koniec. Jest to proces zaplanowany i kontrolowany, ma doprowadzić do pozytywnego skutku i tworzy nową jakość. Projekt zawsze wprowadza zmianę. 3

WPROWADZENIE DO PRACY METODĄ PROJEKTÓW KLUCZOWE PYTANIA: DLACZEGO należy zrealizować projekt - jakie są problemy społeczne, ekonomiczne, na które odpowiada projekt ? PO CO realizować projekt – jaką zmianę chcemy osiągnąć? JAK projekt będzie realizowany? KTO powinien być zaangażowany w realizację projektu? KIEDY projekt będzie realizowany? ILE projekt będzie kosztował? CO zostanie zmienione po zakończeniu projektu? 4

FUNKCJE PROJEKTU PORZĄDKOWANIE DZIAŁAŃ – dzięki niemu wiemy dokładnie co chcemy osiągnąć i jak to osiągnąć. ZWIĘKSZENIE EFEKTYWNOŚCI I SKUTECZNOŚCI - zwiększa to prawdopodobieństwo sukcesu, oszczędza czas i użyte zasoby. ZBIERANIE FUNDUSZY – projekt jest zawsze częścią każdego wniosku grantowego, jest także opisem przedsięwzięcia, który można zostawić u sponsora. BUDOWANIE ZESPOŁU – przygotowania projektu powinno się odbywać w grupie, a nie indywidualnie, najlepiej, gdy realizatorzy są twórcami lub współtwórcami projektu PROMOCJA – jesteśmy lepiej, wyraziściej widziani.

PROJEKT A WNIOSEK Wniosek (aplikacja) jest formą przedstawienia projektu do realizacji. Jest to oferta instytucji/ organizacji do wybranego źródła finansowania. Pisanie wniosków wymaga zatem znajomości: struktury instytucjonalnej wdrażania danego funduszu; odpowiednich procedur aplikacyjnych; zasad wypełniania wniosku i przygotowania załączników; technik przedstawienia projektu w formie aplikacji.

Podstawowe elementy projektu Adresaci projektu Charakterystyka problemu Cele Metody działania/ zadania Rezultaty Monitoring i ocena Budżet 7

sytuacja trudna, którą chcemy rozwiązać PROBLEM sytuacja trudna, którą chcemy rozwiązać

Jeden projekt obejmuje jedynie jeden problem Jeden projekt obejmuje jedynie jeden problem. Zajmuj się tylko tym fragmentem problemu, na który możesz mieć wpływ. 9

Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu CHARAKTERYSTYKA PROBLEMU Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu DRZEWO PROBLEMÓW Wszystkie projekty zaczynają się od problemu/potrzeby. Nie ma problemu = nie ma projektu. Drzewa problemowe dają całościowy obraz istniejącej złej sytuacji. Drzewa są narzędziem służącym ustaleniu głównego problemu, do którego program/projekt powinien się odnieść. Analiza problemu musi opierać się na obiektywnych źródłach danych np. lokalne analizy, badania, statystyki PUP-ów, OPS 10

DRZEWO PROBLEMU: Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu SKUTKI PROBLEM 1 PROBLEM 2 PROBLEM 3 PROBLEM GŁÓWNY PROBLEM 1 PROBLEM 2 PROBLEM 3 PROBLEM 2.3 PROBLEM 2.1 PROBLEM 2.2 PRZYCZYNY 11

DRZEWO PROBLEMU: Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu Wskaż problem wyjściowy, od którego rozpoczynasz analizę Wypisz wszystkie problemy Ustal zależności pomiędzy nimi i związki przyczynowo-skutkowe: w drzewie problemowym przyczyny umieszczane są na dole, a ich skutki – na górze ANALIZA PROBLEMU POWINNA OPIERAĆ SIĘ NA OBIEKTYWNYCH ŹRÓDŁACH DANYCH !!! 12

Drzewo problemu Skutki Przyczyny 13 Pogarszanie się warunków życia rolników i ich rodzin. Nieuświadomienie potrzeb samorozwoju. Utrata wielu szans przez rolników. Dominacja tradycyjnej wiedzy i kompetencji rolników. Skupianie się na tradycyjnej i schyłkowej działalności rolniczej Niewielka liczba inicjatyw podejmowanych przez rolników. Brak wiedzy w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej Niewielka motywacja do działania brak wiary we własne siły. Ograniczony dostęp do kapitału Małe zdolności interpersonalne wśród rolników. Przestarzałe programy kształcenia dla rolników. Mało ofert szkoleniowych dla mieszkańców wsi. Niedostępność wzorów i postaw godnych naśladowania. Ograniczenie możliwości prowadzenia działalności pozarolniczej przez mieszkańców wsi Przyczyny 13

Charakterystyka problemu Opis Analiza Diagnoza 14

Charakterystyka problemu OPIS: Charakterystyka miejscowości (kontekst do opisu problemy, statystyka); Jakiego konkretnego terenu dotyczy problem; Ilu i jakich osób dotyczy problem; Skąd wiemy, że jest to problem. 15

Charakterystyka problemu ANALIZA: Jakie są objawy, przyczyny i skutki problemu (co dzieje się podopiecznemu?) Jakie są społeczne konsekwencje tego problemu, jakie będą skutki jego zaniechania? Czy jesteście jedyną organizacją/instytucją, która zauważyła i zajmuje się tym problemem? Kto również zajmuje się tym problemem, z jakim skutkiem i dlaczego osiąga takie, a nie inne rezultaty? Czy istnieją tendencje społeczne, które wskazują na to, że problem pogłębi się w najbliższych latach? 16

Charakterystyka problemu DIAGNOZA: Co jest istotą problemu, którym się zajmujesz ? Iloma osobami możecie się zająć? Jakie są konkretne potrzeby tych ludzi? 17

CEL CEL NIE JEST DZIAŁANIEM JEST PRÓBĄ OKREŚLENIA ZMIANY JAKA MA ZAJŚĆ !! 18

CEL PROJEKTU powinien spełniać kryteria SMART:  S – specific numbers – określony liczbowo (ściśle określona ilość odbiorców), M –measurable – wymierny (określony słowami – kluczami: zmniejszenie, zwiększenie... ),  A – area specific – określony teren,  R – realistic – realność,  T – time bound – określony w czasie. Dobrze sformułowany cel odpowiada na pytanie co, gdzie, kiedy, dla kogo zostanie zmienione dzięki realizacji projektu. Cel projektu powinien być zgodny z celami statutowymi organizacji/instytucji 19

CEL PROJEKTU Co chcemy zmienić (wyeliminować lub zwiększyć, zmniejszyć) ? Dla ilu osób jest przeznaczony projekt ? Dla jakich osób jest przeznaczony ? Na jakim terenie będzie realizowany ? W jakim czasie chcemy go zrealizować ? 20

Drzewo celów Cele Środki 21 Wzmocnienie potrzeby samorozwoju. Poprawa warunków życia rolników i ich rodzin. Wzmocnienie potrzeby samorozwoju. Wykorzystanie szans przez rolników. Podniesienie wiedzy i kompetencji zawodowych rolników Zwiększenie mobilności zawodowej mieszkańców wsi. Wzrost liczby inicjatyw podejmowanych przez rolników Objęcie szkoleniami mieszkańców wsi. Opracowanie nowoczesnych programów kształcenia Promocja kształcenia przez całe życie wśród rolników. Uzyskanie wiedzy w zakresie działalności gospodarczej Zwiększenie motywacji do działania i wiary we własne siły. Łatwiejszy dostęp do kapitału Rozwój zdolności interpersonalnych wśród rolników Wskazanie pozytywnych przykładów i dobrych praktyk. Stworzenie warunków dla mieszkańców wsi do prowadzenia działalności pozarolniczej Cele Środki 21

Poziomy celów Cel główny Cele szczegółowe Opisuje korzyści w dłuższej perspektywie Jego osiągnięcie wymaga zmian systemowych Nasz projekt jedynie w niewielkim stopniu przyczyni się do osiągnięcia celu głównego Cele szczegółowe Odnoszą się do wybranych problemów Są określone poprzez korzyści, jakie odniosą beneficjenci w wyniku skorzystania z usług oferowanych przez projekt 22

Elementy projektu planowane zadania i działania Kryteria wyboru działań Kwalifikowalność w ramach konursów grantowych Efektywność kosztowa (najlepsza jakość za rozsądną cenę) Wykonalność przez zespół projektowy Uwaga! Usuwamy działania i ich rezultaty nie spełniające choćby jednego z powyższych kryteriów 23

HARMONOGRAM DZIAŁAŃ Wykres Gantta: Zadanie Czas realizacji I II III Jednostka czasu: Tydzień/miesiąc/kwartał I II III ... Zadanie 1 : a) działanie1 b) działanie 2 Zadanie 2: a) działanie 1 24

EFEKTY PROJEKTU Efekty: jakie zmiany zajdą w wyniku realizacji projektu w odniesieniu do celów bezpośrednich projektu. Mogą być ilościowe i jakościowe. 25

To co powstało w ramach projektu i jest trwałe PRODUKTY: To co powstało w ramach projektu i jest trwałe REZULTATY MIĘKKIE Zminany zachodzące w grupie docelowej REZULTATY TWARDE Wykonane zadania/efekty zadań 26

BUDŻET 27

Zanim usiądziemy do pisania budżetu powinniśmy znać: ramy czasowe budżetu (budżet roczny, kwartalny, miesięczny), format budżetu (grupy kosztów, wybór arkusza kalkulacyjnego), dane finansowe z ubiegłych lat, przewidywane zmiany w prawie finansowym, prognozy dotyczące inflacji, sposoby kalkulacji nowych usług, programów, produktów. 28

BUDŻET pozapłacowe koszty personelu, koszty rozwoju organizacji, Najczęściej zapominane i niedoszacowane koszty: pozapłacowe koszty personelu, koszty rozwoju organizacji, koszty remontów, konserwacji i napraw, koszty ubezpieczeń, koszty obowiązkowych opłat i podatków o kosztowym charakterze, koszty ochotników, koszty promocji, rezerwa finansowa. 29

BUDŻET: Planowanie zadaniowe wydatków PRZYKŁADOWY SPOSÓB KALKULACJI WYDATKÓW Rodzaj wydatku Jednostka Ilość jedn. cena Razem Zadanie 1 Przeprowadzenie szkoleń Wynagrodzenie trenera dzień 10 500 5 000 Poczęstunek osoba 50 30 1 500 Materiały sztuka 15 150 Zadanie 2 …… 30

Podsumowując 31

Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia projektów Chęć osiągnięcia wszystkiego w ramach jednego projektu (NIEREALNE) Niewłaściwe PRZEDSTAWIENIE SPRAWY (niewystarczające uzasadnienie) Nieuwzględnienie w przygotowaniach wszystkich zainteresowanych stron (tzw. interesariuszy) Brak wskazania, jak i na ile projekt pasuje do istniejących strategii, programów, potrzeb odbiorców itd. 32

Dobrze przygotowany projekt Jasny , prosty i łatwy zrozumiały Możliwy do zrealizowania, tzn. realny/wykonalny Oparty na RZECZYWISTYM zrozumieniu potrzeby/problemu Realnie oszacowany Nie jest pracą doktorską 33

8 powodów niepowodzenia projektów Brak udziału zespołu w planowaniu. Brak udziału zespołu w rozwiązywaniu problemów. Nieumiejętność komunikowania się. Nieodpowiednie umiejętności techniczne. Niewystarczające umiejętności administracyjne. Nierealny harmonogram projektu. Niejasne cele projektu 34

PAMIĘTAJ, że ... Projekt musi odpowiadać na zidentyfikowane i udokumentowane potrzeby Projekt musi wskazywać ściśle określoną grupę odbiorców (beneficjent ostateczny) Projekt musi mieć jasno określone, realne cele, sposoby ich realizacji oraz efekty Koszty projektu muszą być powiązane z przedsięwzięciem i być oszacowane na podstawie cen rynkowych 35

Stowarzyszenie BORIS ul. Ogrodowa 50 lok. 1 00-876 Warszawa Dziękujemy za uwagę Stowarzyszenie BORIS ul. Ogrodowa 50 lok. 1 00-876 Warszawa Infolinia: 22 620 31 92 www.boris.org.pl