Audyt wewnętrzny w systemie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej Izba Celna w Przemyślu Audyt wewnętrzny w systemie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej na przykładzie Izby Celnej w Przemyślu ul. Sielecka 9 37-700 Przemyśl tel.: +48 16 676 43 00 fax :+48 16 676 44 44 www.przemysl.ic.gov.pl

Planowanie strategiczne w Służbie Celnej Służba Celna działa w oparciu o plany strategiczne od 1999 roku. Podstawy i wyzwania ówczesnych strategii: Aktualnie strategia działania Służby Celnej odwołuje się m.in. do dokumentów strategicznych: wymagania sformułowanych w Customs Blueprints – wytycznych Komisji Europejskiej dla administracji celnych państw kandydujących do Unii Europejskiej, istotne dla SC wyzwania: uzyskanie, a następnie umocnienie pozycji Polski w Unii Europejskiej, zmiany zasad działania aparatu finansowego państwa oraz rosnące oczekiwania podmiotów gospodarczych. „Wieloletniego planu strategicznego dla elektronicznej administracji celnej” (Multi-Annual Strategic Plan –MASP) . Strategii Przyszłości Cła (Future Customs Initiative) oraz programu e-Cło.

Strategia Służby Celnej Strategia działania Służby Celnej na lata 2010-2015 Strategia Służby Celnej 2010-2015 (BSC, zarządzenie MF) Misja, Wizja cele strategiczne w perspektywie zewnętrznej – klientów cele pośrednie z perspektywy wewnętrznych procesów biznesowych (Jak powinni nas postrzegać klienci, abyśmy zrealizowali swoją wizję?), cele pośrednie z perspektywy rozwoju (Jakie procesy wewnętrzne musimy doskonalić, aby klienci byli zadowoleni?), INICJATYWY STRATEGICZNE KROKI MILOWE (Jak zachować zdolność do zmian i poprawy efektywności, aby zrealizować naszą wizję?),

System kontroli zarządczej w Służbie Celnej Strategia Służby Celnej 2010-2015 Inicjatywa strategiczna – Wdrożenie jednolitego systemu kontroli zarządczej w Służbie Celnej Minister Finansów decyzją nr 36/SC z dnia 1.10.2010r. powołał Zespół ds opracowania jednolitego systemu kontroli zarządczej w Służbie Celnej System kontroli zarządczej w Służbie Celnej, 25 kwietnia 2011r. zatwierdzony przez Szefa Służby Celnej (KSIAZKA)

System kontroli zarządczej w Służbie Celnej Komponenty i zasoby strategiczne budowy systemu System wyznaczania celów i zadań Polityka zarządzania ryzykiem Zasady monitorowania i oceny kontroli zarządczej Obszary działalności/ryzyka (podstawowa, zarządcza, wspomagająca) Mierniki

Model współzależności komponentów kontroli zarządczej w Służbie Celnej organizacyjna Kultura Ludzie Procesy Systemy Środowisko wewnętrzne Ministerstwo Finansów I i II poziom Cele i zarządzanie ryzykiem Izba Celna I poziom Mechanizmy kontroli Informacja i komunikacja Monitorowanie i ocena

Kultura Organizacyjna Strategiczne zasoby budowy kontroli zarządczej Ludzie Systemy Procesy Kultura Organizacyjna Zasoby strategiczne – fundament budowy SKZ w SC. Każdy z zasobów składa się z szeregu komponentów, które dla sprawności działania organizacji jako całości powinny mieć kształt jednolitych systemów, procesów, procedur, polityk, dobrych praktyk itp. Kontrola Zarządcza Zasoby strategiczne oceniamy cyklicznie - metodą CAF I etap ocena istniejącego stanu (” jakimi zasobami strategicznymi dysponuje jednostka i jaki jest poziom rozwoju tych zasobów”.) II etap ocena poziomu zarządzania zasobami strategicznymi. EFEKT - kompleksowa ocena poziomu dojrzałości organizacji w zakresie zarządzania zasobami strategicznymi. Ocena powinna być przeprowadzana okresowo, nie rzadziej niż raz na trzy lata.

System wyznaczania celów i zadań Cele strategiczne Cele pośrednie / inicjatywy strategiczne Cele i zadania Ministra Finansów określone w planie działalności Cele i zadania dyrektora izby celnej określone w planie działalności Poziom strategiczny (Minister Finansów) Poziom operacyjny (dyrektor izby celnej)

Plan działalności Izby Celnej Propozycje celów Szefa Służby Celnej Plan działalności Ministerstwa Finansów części A,B,C Plan działalności Izby Celnej część A część B Cele z planu MF dotyczące Służby Celnej Cele sformułowane przez IC w obszarach działalności Służby Celnej

Zarządzanie ryzykiem TERMINY Identyfikacja ryzyka w obszarach działalności SC, zadania statutowe (ryzyka operacyjne), cele IC (ryzyka strategiczne) Analiza ryzyka oddziaływania ryzyka (5 stopni), prawdopodobieństwo (5 stopni), ocena, mapa ryzyka, hierarchizacja i rejestr ryzyka Reakcja na ryzyko apetyt na ryzyko, mechanizmy kontrolne i inne działania, monitoring i raportowanie. TERMINY Proces identyfikacji i analizy ryzyka - raz do roku Raporty z oceny poziomu ryzyka, skuteczności mechanizmów kontrolnych i podejmowanych działań: z obszaru o najwyższym zagrożeniu – raz na kwartał z obszaru o średnim zagrożeniu – raz na pół roku z obszaru o najniższym zagrożeniu – raz do roku

Monitoring źródeł kontroli zarządczej Monitoring realizacji planu działalności Realizacja zadań statutowych Monitoring ryzyk Kontrole instytucjonalne, funkcjonalne, zewnętrzne Audyt wewnętrzny Protokoły z okresowych narad kierownictwa Realizacja dochodów i wydatków budżetowych Analiza skarg i wniosków Samoocena systemu kontroli zarządczej Sprawozdawczość Inne źródła

Oświadczenie o stanie KZ System zbierania informacji o stanie kontroli zarządczej Źródło informacji o stanie KZ Kto dostarcza informację Kryterium oceny Czy stwierdzono nieprawidłowość/problem/słabość KZ RAPORT TAK NIE Działania zaproponowane i podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w danym obszarze 1-oznacza nieprawidłowość małą istotną 2-oznacza nieprawidłowość istotną 3-oznacza nieprawidłowość bardzo istotną Oświadczenie o stanie KZ

Kontrola zarządcza Audyt wewnętrzny Kontrola zarządcza a audyt wewnętrzny Kontrola zarządcza Co to jest ? ogół działań Po co ? działania podejmowane są dla zapewnienia realizacji celów i zadań jednostki Jak ? w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze

Komórka organizacyjna IC Rola i zadania komórki organizacyjnej Izby Celnej oraz audytu wewnętrznego w zakresie funkcjonowania systemu KZ Komórka organizacyjna IC wspomaga Dyrektora IC w kształtowaniu procesów zarządczych m.in. w zakresie kontroli zarządczej. Audyt Wewnętrzny systematyczna ocena funkcjonującego systemu kontroli zarządczej, realizacja zadań zapewniających oraz świadczenie usług doradczych na rzecz dyrektora izby, współpraca z komitetem audytu i komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie Finansów; WSPÓŁPRACA

Audyt - zadania zapewniające Ocena kontroli zarządczej dotycząca Skuteczności i efektywności działania Przepływu informacji wewnętrznej/ zewnętrznej Zarządzanie ryzykiem Ochrona zasobów Wiarygodność sprawozdań Zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi Ocena kontroli zarządczej dotycząca

Audyt - doskonalenie kontroli zarządczej w wyniku czynności doradczych propozycje działań naprawczych w obszarach Przepływu informacji wewnętrznej /zewnętrznej Upowszechniania standardów kontroli zarządczej Dostosowania wewnętrznej uregulowań do potrzeb kontroli zarządczej Wizerunku IC – jako nowoczesnej i skierowanej na potrzeby klientów jednostki Zespól ds. wdrożenia projektów działań doskonalących – wdrożenie metody CAF Weryfikacja celów zadań i mierników w planie działalności IC Przemyśl Zespół projektowy „Klient w centrum uwagi” Samoocena kontroli zarządczej Szkolenie kadry kierowniczej – upowszechnienie standardów kadry kierowniczej Udział w analizie ryzyka oraz konsultacje w zakresie kształtu RR Opiniowanie uregulowań wewnętrznych /zewnętrznych Ocena zasobów strategicznych IC metoda CAF Kurs e-lerningowy z kontroli zarządczej

OŚWIADCZENIE O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ Istota funkcjonowania oświadczenia – systematyczne dokonywanie oceny stanu kontroli zarządczej oraz stałe jej usprawnianie. Cel: dokonanie rzetelnej oceny funkcjonowania jednostki, systematyczne, planowe usprawnianie jej funkcjonowania, wyraz odpowiedzialnego i rzetelnego podejścia do systemu zarządzania. Realny sens ma tylko taka ocena, która w prawdziwy i rzetelny sposób podsumuje sytuację jednostki. Narzędzie doskonalenia instytucji – kreuje wyzwania, mobilizuje do poszukiwania rozwiązań doskonalących

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Izbie Celnej w Przemyślu za 2011r. Część B w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Zastrzeżenia: Obszar komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej Styczność ze zjawiskami niepożądanymi (mobbing, molestowanie, nietolerancja, demotywowanie, faworyzowanie). Niski poziom identyfikacji z KZ Wiarygodność sprawozdań Ale podejmujemy działania „Klient w centrum uwagi administracji” (Opracowanie katalogu i kart usług oraz udostępnienie ich klientom zewnętrznym, strategia komunikacyjna, optymalizacja procesów) Przeprowadzenie w IC i UC samooceny w oparciu o metodę CAF 2006 oraz opracowanie planów doskonalących Wdrożenie systematycznego badania satysfakcji funkcjonariuszy i pracowników IC oraz wdrożenie działań naprawczych Innowacyjne projekty usprawniające funkcjonowanie IC w kontekście przygotowań do EURO 2012 Inicjatywa 3I

Zapewnienie o stanie kontroli zarządczej Plany doskonalenia Monitoring Źródeł KZ Badania ankietowe Inicjatywa 3i Strategia komunikacji Klient w centrum uwagi administracji CAF Zespoły zadaniowe EURO 2012 Zapewnienie o stanie kontroli zarządczej

DOŚWIADCZENIA PERSPEKTYWY Opór wobec zmiany (odejście od utartych sposobów działania) Kolejne zadanie do realizacji obok codziennych obowiązków Niezrozumienie - po co mi kontrola zarządcza? Sprawny start, solidny fundament – jednolity system KZ w całej Służbie Celnej Profesjonalne wsparcie we wdrażaniu kontroli zarządczej PERSPEKTYWY skupienie uwagi na istotnych aspektach, eliminacja zbędnych czynności, innowacja, kreatywność, wykorzystanie szans możliwość minimalizacji biurokracji szybka i sprawna reakcja na problemy - identyfikacja najsłabszych ogniw działania zmiana mentalności – angażowanie ludzi, pobudzanie do aktywności, motywacja, przełamywanie uprzedzeń, integracja (współudział w projektowaniu) Samodoskonalenie się organizacji

Dziękuję za uwagę ul. Sielecka 9 37-700 Przemyśl tel.: +48 16 676 43 00 fax :+48 16 676 44 44 www.przemysl.ic.gov.pl