Zarządzanie oczekiwaniami hufców Prowadząca warsztaty: hm. Anna Zielińska

Potrzeby hufców Chorągiew jako wsparcie kształceniowe Łatwy dostęp do informacji o chorągwianych formach kształcenia Zbieranie i upublicznianie informacji o szkoleniach w hufcach Pośrednictwo w kontaktach z miastem Tworzenie miejsca do rozwoju instruktorskiego ponad hufcem Praca z komendami hufców – rozmowa, motywowanie Sprawne referaty metodyczne i merytoryczne Współpraca międzyhufcowa (forum współpracy, rada hufców) i dopuszczanie uczestnictwa hufców w procesie decyzyjnym w Chorągwi

Obowiązki hufców (1/2) Formalne: Odprowadzanie składek (60%) Składanie rozliczeń miesięcznych (uproszczona księgowość) Inwentaryzacja sprzętu i składników majątkowych Informowanie Komendy Chorągwi o działaniach podejmowanych na podstawie pełnomocnictwa Sprawozdawczość w przód – dotycząca planów (pracy, kształcenia, budżetowych) w tył – rozkazy, uchwały, dokumenty zjazdowe

Obowiązki hufców (2/2) Nieformalne, powinności: Przekazywanie chorągwianych informacji w hufcach Delegowanie kadry do władz i zespołów chorągwianych Dobre wykonywanie swojej pracy Jednocześnie, w każdym takim przypadku Komendant Hufca powinien zostać osobiście poinformowany o planowanym zaangażowaniu jego instruktora, najlepiej wcześniej niż inni

Zarządzanie oczekiwaniami hufców (1/4) Żeby skutecznie pracować z hufcami, konieczne jest stworzenie atmosfery możliwości dzielenia się oczekiwaniami. W tym celu konieczne jest zaufanie do Komendy i Komendanta Chorągwi, które można osiągnąć dzięki jednoczesnym: Transparentności działań – mówienie prosto z mostu Spójności i szybkości przekazywania komunikatów wychodzących od władz Chorągwi Możliwości poznania członków Komendy jako ludzi, prywatnie (kontakty nieformalne) Mediacji członka Komendy Chorągwi ds. hufców

Zarządzanie oczekiwaniami hufców (2/4) Kluczowe jest poznanie realnych potrzeb hufców, szczególnie dzięki: Konsultacjom (różne formy, zwłaszcza spotkanie instruktorskie, konferencje) Ankietom (raczej w formie elektronicznej – konieczny przemyślany dobór respondentów!) Udział instruktorów chorągwi w życiu hufców (np. raz w roku), przy zachowaniu względnej równości w częstotliwości i zakresie odwiedzin i wsparcia Wykorzystanie pełnomocników na zjazdy hufców oraz samych zjazdów do rozmów o oczekiwaniach Wykorzystaniu referatów metodycznych i merytorycznych Pracy członka Komendy Chorągwi ds. hufców Poznanie oczekiwań

Zarządzanie oczekiwaniami hufców (3/4) Do uszczegółowienia przez Komendę Chorągwi – we współpracy z hufcami. Priorytetyzacja oczekiwań Przygotowanie wstępnej propozycji ze strony KCh Do uszczegółowienia przez Komendę Chorągwi.

Zarządzanie oczekiwaniami hufców (4/4) Konsultacja powinna odbywać się z odpowiednimi zespołami hufcowymi, przy uwzględnieniu różnych modeli pracy komendantów hufców – należy zapewnić odpowiedni (ani za duży, ani za mały) poziom informacji komendantom. Poziom ten nie powinien być jednakowy dla wszystkich (część komendantów kontroluje całość działań hufca, część deleguje te zadania na innych członków swoich komend. Konsultacje na forum rady hufców (np. odprawy komendantów hufców). Konsultacja propozycji z hufcami Realizacja wspólnego planu Realizacja planu we współpracy z odpowiednimi zespołami hufcowymi i chorągwianymi.

Proces komunikacji (1/4) – Jak jest? Ilość informacji przytłacza komendantów hufców – brakuje możliwości selekcji i delegowania Wykorzystywane są różne kanały komunikacji – trudno jest je wszystkie śledzić Długim konsultacjom poddawane są mało ważne rzeczy, które nie odpowiadają na najpilniejsze i najważniejsze potrzeby hufców Najważniejsze informacje docierają do hufcowych z opóźnieniem

Proces komunikacji (2/4) – Jak powinno być? Wykorzystywane są tylko skuteczne kanały komunikacji Informacje podawane są w pigułce, jeżeli dotyczą spraw, które są bezdyskusyjne, np..: Informacje o nowych kursach Propozycje programowe z zewnątrz lub z Głównej Kwatery Obowiązujące procedury (HALiZ, inwentaryzacje) Kwestie dotyczące hufców finansowo lub w zakresie wymagań i standardów są konsultowane przed ich uchwaleniem Szanowany jest czas obu stron – comiesięczne odprawy dotyczą spraw, których nie można lub nie należy przedstawiać mailowo

Proces komunikacji (3/4) – Dlaczego nie jest tak, jak powinno być? Panuje chaos informacyjny Sugester jest nieprzyjazny użytkownikom Nie ma planu, kto powinien otrzymywać jakie informacje Brakuje ludzi, którzy mogliby to zrobić Brakuje pomysłów na narzędzia Istnieją konflikty interesów między hufcami a Chorągwią i między różnymi hufcami nawzajem Obustronne przekonanie o braku zrozumienia: Przez Komendę Chorągwi – jej służebnej roli względem hufców Przez hufce – istnienia i potrzeby wspólnoty celów oraz partycypacji w życiu chorągwi

Proces komunikacji (4/4) – Wnioski Celem poprawy komunikacji z hufcami, potrzebne są: Weryfikacja kanałów informacji ze względu na użytkowników Wdrożenie procesu zarządzania oczekiwaniami, jak zaproponowano wcześniej Wzajemny szacunek i wysłuchanie Otwartość informacji i dobre nią zarządzanie: Formularz zapisu na chorągwiany newsletter w wybranych dziedzinach dla wszystkich instruktorów, w szczególności dla komendantów hufców Weryfikacja poziomu uprawnień do pewnych list mailowych Niezwłoczne przekazywanie ważnych informacji (standard: uchwały publikowane są w dniu ich podjęcia) Traktowanie odpraw hufcowych jako forum konsultacji, a nie informacji Nawiązanie bezpośrednich relacji pomiędzy komendą chorągwi a komendantami hufców