Korespondencja seryjna Przemek Piszwajc & Paweł Górecki gr. 20

Co to jest korespondencja seryjna? Korespondencja seryjna - technika tworzenia w edytorze tekstów jednobrzmiących dokumentów, różniących się jedynie zawartością kluczowych pól dokumentu, które są automatycznie wypełniane treścią pól pobieranych z zewnętrznej bazy danych. Utworzenie korespondencji seryjnej wymaga napisania dokumentu wzorcowego z tekstem oraz wstawienia do niego pól odpowiadających np. bazie adresowej - imię, nazwisko, adres pocztowy.

Do czego stosujemy korespondencję seryjną? Wykorzystujemy ją do: tworzenia jednej wiadomości do wielu adresatów, zaproszeń dla gości na imprezy okolicznościowe itp.

Przykład wykorzystania korespondencji seryjnej przy tworzeniu zaproszenia

Piszemy treść zaproszenia Tworzymy listę adresatów (zakładka Korespondencja) -> Wybierz adresatów -> Wpisz nową listę…

3) Dostosowujemy kolumny według uznania (tytuł, imię, nazwisko) 4) Wypełniamy wybrane pola i potwierdzamy przyciskiem „OK”

5) Klikamy na „Wstaw pola korespondencji seryjnej” wyświetli się nam lista możliwości, które wstawiamy w odpowiednie pola naszego zaproszenia 6) Aby przed imieniem i nazwiskiem pojawiło się odpowiednie słowo(Pana lub Pani) korzystamy z reguły „Jeśli....to…inaczej…”

7) W okienku, które się pojawi wybieramy interesującą nas opcję oraz wypełniamy puste pola i klikamy „OK” 8)Następnie klikamy „Zakończ i scal”

9) Efekt końcowy 

Przykłady zastosowania najważniejszych reguł

Zastosowanie reguły Pytaj… Reguła Pytaj… Powoduje wyświetlenie monitu o wpisanie informacji w czasie scalania dokumentu

Po otwarciu się okienka uzupełniamy nazwę zakładki, monit oraz domyślny tekst zakładki i klikamy „OK.” Aby użycie reguły było możliwe tworzymy puste pole za pomocą skrótu klawiszowego CTRL + F9 i wpisujemy w nim nazwę zakładki

3) Przy scalaniu dokumentu będziemy musieli odpowiedzieć na pytania 4) Efekt końcowy 

Zastosowanie reguły Wypełnij… Reguła Wypełnij… umożliwia monitowanie użytkownika o wprowadzenie tekstu. Odpowiedź jest wyświetlana w miejscu pola.

W okienku, które się pojawiło uzupełniamy monit oraz tekst domyślny Odpowiedź po scaleniu pojawi się w miejscu, w którym znajdował się kursor w czasie wstawiania reguły

3) Efekt końcowy 

Zastosowanie funkcji Przypisz zakładkę… Reguła ta pozwala na wprowadzenie kilku danych, które możemy dowolnie oznaczyć i przypisać im jakąś wartość. Dzięki temu w łatwy sposób jesteśmy w stanie odwołać się do zmiennych, których chcemy użyć.

Rozwijamy listę „Reguły” => wybieramy funkcję „Przypisz zakładkę”. W polu „Zakładka” wpisujemy zmienne a po prawo przypisane im wartości. W miejscu w którym wartość ma się wyświetlić ustawiamy kursor. Przy pomocy kombinacji klawiszy Ctrl+F9 tworzymy pole. W nim wpisujemy zakładkę np: a itp.

Ćwiczenia Zad. 1 Napisz zaproszenie do 5 osób na imprezę charytatywną. Wykorzystaj regułę Jeśli…to…inaczej… Zad. 2 Edytuj listę adresatów, dodaj kolumnę „Miejscowość”, „Adres”. Zaadresuj i napisz kartkę świąteczną.

Bibliografia pl.wikipedia.org office.microsoft.com