Metodyki zarządzania projektami International Competence Baseline (IPMA)

ICB jest zbiorem wytycznych, kierunkujących rozwój project management a nie metodyką, dającą konkretne rozwiązania

Kompetencje Techniczne Behawioralne Kontekstowe Interesariusze Wymagania i cele Ryzyko Jakość Organizacja projektu Praca zespołowa Rozwiązywania problemów Struktury projektu Zakres i produkty cząstkowe Zasoby Koszty Zamówienia i kontrakty Zmiany Kontrola i raporty Dokumentacja Komunikacja Przywództwo Zaangażowanie Samokontrola Asertywność Odprężanie Otwartość Kreatywność Zorientowanie na wyniki Sprawność Konsultowanie Negocjowanie Konflikty i kryzysy Wiarygodność Docenianie wartości Etyka Orientacja na projekty Orientacja na programy Orientacja na portfele Wdrażanie systemu zarządzania Stałe struktury organizacji Działalność gospodarcza Systemy produkty, technologie Zarządzania zasobami ludzkimi Zdrowie, ochrona, bezpieczeństwo, środowisko Finanse Prawo

Trzy grupy kompetencji Techniczne Behawioralne Kontekstowe

Oko kompetencji

Kompetencje techniczne Zarządzanie interesariuszami Wymagania i cele Organizacja projektu Ryzyko Jakość Praca zespołowa Rozwiązywanie problemów Zakres i produkty cząstkowe Zasoby Koszty Zamówienia i kontrakty Zmiany Kontrola i raporty Dokumentacja Komunikacja

Kompetencje behawioralne Przywództwo Zaangażowanie Samokontrola Asertywność Odprężanie Otwartość Kreatywność Zorientowanie na wyniki Sprawność Konsultowanie Negocjowanie Konflikty i kryzysy Wiarygodność Docenianie wartości Etyka

Kompetencje kontekstowe Orientacja na projekty Orientacja na programy Orientacja na portfele Wdrażanie systemu zarządzania Stałe struktury organizacji Działalność gospodarcza Zarządzanie zasobami ludzkimi Zdrowie, ochrona, bezpieczeństwo, środowisko Finanse Prawo

Podsumowanie

idea inicjująca Mapa interesariuszy Work-shop Hierarchia celów Etapy/kamienie mil. Techniki kreatywne idea inicjująca Karta projektu (1) Plan zarządzania proj. (2) Uzasadnienie biznesowe (3) Plan zarządzania zmianą Plan komunikacji Rejestr ryzyk Rozpoczynanie Planowanie Sterowanie Zakończenie Komitet sterujący Kierownik projektu SPP, CPM, PERT Macierz RAM Techniki budżetowania Spotkania projektowe Techniki kreatywne Uaktualnienia (1)(2)(3) Plan etapu/projektu Dokumentacja techniczna Budżet, harmonogram Plan sterowania Zmiana Żądanie zmiany Akceptacja Odrzucenie Analizy trendu EVA Postęp (50-50, 0-100, [%]) Spotkania projektowe Check-list Raporty postępu Protokoły odb. produktów Raport podsumowujący Protokoły przekazania Formalne zamknięcie

idea inicjująca Mapa interesariuszy Work-shop Hierarchia celów Etapy/kamienie mil. Techniki kreatywne idea inicjująca Karta projektu (1) Plan zarządzania proj. (2) Uzasadnienie biznesowe (3) Plan zarządzania zmianą Plan komunikacji Rejestr ryzyk Rozpoczynanie Planowanie Sterowanie Zakończenie Komitet sterujący Kierownik projektu SPP, CPM, PERT Macierz RAM Techniki budżetowania Spotkania projektowe Techniki kreatywne Uaktualnienia (1)(2)(3) Plan etapu/projektu Dokumentacja techniczna Budżet, harmonogram Plan sterowania Zmiana Żądanie zmiany Akceptacja Odrzucenie Analizy trendu EVA Postęp (50-50, 0-100, [%]) Spotkania projektowe Check-list Raporty postępu Protokoły odb. produktów Raport podsumowujący Protokoły przekazania Formalne zamknięcie

Organizacja i etapowanie projektu

Etapy i cykl życia projektu Etap projektu – skończony przedział czasowy przebiegu projektu, który w swej treści różni się od pozostałych przedziałów

Etapy i cykl życia projektu Cykl życia projektu jest sekwencją etapów, przez które projektu musi przejść od momentu otwarcia do zamknięcia

Etapy i cykl życia projektu Przejścia między etapami są definiowane jako kamienie milowe to kluczowe wydarzenia, w których należy podjąć odpowiednią decyzję

Ogólny model cyklu projektowego Rozpoczynanie Rozpoczynanie Planowanie Planowanie Rozpoczynanie Zamykanie Wykonanie Wykonanie mile stone mile stone Zamykanie Zamykanie

Praca zespołowa Cel: Podział projektu na etapy wraz z podaniem kamieni milowych każdego z nich Organizacja koncertu charytatywnego w Łodzi z udziałem gwiazd Zespół: 4-5 osób Czas: 20 min przygotowanie, 10 min prezentacja

Zamówienia i kontrakty

Zarządzanie zamówieniami Prowadzi się w celu uzyskania najlepszego stosunku wartości do ceny od dostawców wyrobów i usług wykorzystywanych w projekcie Swym zakresem obejmuje: sformalizowanie prac wykonywanych przez dostawców precyzyjne określenie oczekiwań w stosunku do tych organizacji kontrolę odbiorów określenie zobowiązań każdej ze stron

Zarządzanie zamówieniami Zwykle zarządzaniem zamówieniami zajmuje się zespół zakupów i dostaw (np. dział zamówień, dział zakupów itp.) będący w stałych strukturach organizacji Zadania zespołu zakupów przy współpracy z PM: ustalenie potencjalnych dostawców uzyskanie ofert cenowych przygotowanie przetargów wybór dostawcy negocjacje umów długoterminowych

Zarządzanie kontraktami Kontrakt to wiążąca w świetle prawa umowa pomiędzy dwiema lub więcej stronami, przewidująca wykonanie pracy lub dostarczenie wyrobów bądź usług zgodnie z określonymi warunkami Zarządzanie kontraktami to kontrola formalizacji kontraktu przed podpisaniem oraz zarządzanie nim w czasie realizacji Konieczne jest współdziałanie PM z działem prawnym

Praca zespołowa Cel: Sprecyzowanie potrzeb, które będą realizowane w drodze zamówień – przygotować dokument „Zapotrzebowanie na materiały i usługi” określając jego zakres i treść Zespół: 4-5 osób Czas: 20 min przygotowanie, 5 min prezentacja

Zmiany

Zarządzanie zmianami Zmiany spowodowane są nieprzewidzianymi wydarzeniami Zmiany mogą dotyczyć: specyfikacji projektu warunków kontraktu Problemami wynikającymi ze zmian są: błędy jakości (oczekiwania są błędnie zdefiniowane lub w ogóle nie zostały zdefiniowane opóźnienia ostatecznych terminów dodatkowe koszty

Zarządzanie zmianami Zmiany są nie do uniknięcia, są naturalne Ograniczyć liczbę zmian można poprzez odpowiednio ostrożne przygotowanie i planowanie projektu Analiza konsekwencji co do jakości, kosztów czy terminów, planowanie i kontrola każdej wprowadzanej zmiany może minimalizować konsekwencje

Zarządzanie zmianami Proces zarządzania zmianami powinien być uzgodniony ze wszystkimi istotnymi interesariuszami na początku projektu Proces zarządzania zmianami powinien być formalny, aktywny i wyprzedzający, tj. przewidujący potrzebę zmiany

Zarządzanie zmianami Zarządzanie zmianą to: określanie opisywanie klasyfikowanie ocenianie akceptacja bądź odrzucenie zmiany wdrożenie zmiany

Praca zespołowa Cel: Opracowanie planu procesu zarządzania zmianą dla projektu „Plac zabaw” Zespół: 4-5 osób Czas: 20 min przygotowanie, 5 min prezentacja

Informacje i dokumentacja

Zarządzanie informacjami Modelowanie, gromadzenie, wybieranie, przechowywanie, wyszukiwanie danych dotyczących projektu Kierowanie odpowiednich informacji do właściwych osób/interesariuszy Każdy interesariusz otrzymuje te informacje, których potrzebuje, w odpowiedniej formie, pozwalającej na podejmowanie działań, których się oczekuje

System dokumentacji Określa rodzaje dokumentów potrzebnych w projekcie, w taki sposób aby każdy dokument w pełni służył celowi, dla którego został opracowany System precyzuje: informacje zawarte w dokumencie formę tych informacji (opis, grafika, kody itp.) postać dokumentu (wydruk, format pliku itp.)

System dokumentacji Dokumentacja obejmuje zebrane podczas projektu: dane informacje wiedzę oraz doświadczenie W szczególności te dotyczące: konfiguracji (produkty i ich wymagania) zamian w projekcie zarządzania projektem

Rozpoczynanie

Rozpoczynanie Dobre rozpoczęcie jest podstawą udanego przeprowadzenia projektu Cechy etapu rozpoczynania: niepewność informacje o charakterze wstępnym lub całkowity brak informacji nieprecyzyjne wymagania interesariuszy i nierealistyczne oczekiwania narzucone terminy nierealne

Rozpoczynanie Narzędzia etapu rozpoczynania projektu: karta projektu plan zarządzania projektem (master plan) warsztat rozpoczynający projekt

Rozpoczynanie Narzędzia etapu rozpoczynania projektu: karta projektu plan zarządzania projektem (master plan) warsztat rozpoczynający projekt

Zamykanie

Zamykanie Proces zamykania dotyczy zakończenia przedsięwzięcia lub etapu następującego po dostarczeniu rezultatów projektu Każdy etap powinien być formalnie zamknięty, oceniony i udokumentowany W przypadku zamykania etapu należy wziąć pod uwagę: opracowanie i ocenę planu kolejnego etapu aktualizację planu projektu przekazanie podjęcia decyzji na właściwy poziom

Zamykanie W przypadku zamykania etapu należy wziąć pod uwagę: opracowanie i ocenę planu kolejnego etapu aktualizację planu projektu przekazanie podjęcia decyzji na właściwy poziom

Zamykanie Zamykając projekt oparty na formalnym kontrakcie bierze się pod uwagę: przekazanie odpowiedzialności na rzecz właściciela rozpoczęcie okresu gwarancyjnego końcowe płatności wymagające wystawienia faktur Formalne zwolnienie członków zespołu z pełnionych przez nich ról

Podsumowanie

idea inicjująca Mapa interesariuszy Work-shop Hierarchia celów Etapy/kamienie mil. Techniki kreatywne idea inicjująca Karta projektu (1) Plan zarządzania proj. (2) Uzasadnienie biznesowe (3) Plan zarządzania zmianą Plan komunikacji Rejestr ryzyk Rozpoczynanie Planowanie Sterowanie Zakończenie Komitet sterujący Kierownik projektu SPP, CPM, PERT Macierz RAM Techniki budżetowania Spotkania projektowe Techniki kreatywne Uaktualnienia (1)(2)(3) Plan etapu/projektu Dokumentacja techniczna Budżet, harmonogram Plan sterowania Zmiana Żądanie zmiany Akceptacja Odrzucenie Analizy trendu EVA Postęp (50-50, 0-100, [%]) Spotkania projektowe Check-list Raporty postępu Protokoły odb. produktów Raport podsumowujący Protokoły przekazania Formalne zamknięcie